Gestión de equipos virtuales y trabajadores remotos | Wrike

Gestión de equipos virtuales y trabajadores remotos

Gestionar equipos es complicado. Según un informe, los responsables de mandos medios declaran estar estresados durante casi tres días y medio de la típica semana de trabajo de cinco días. Pero el liderazgo se vuelve aún más complicado cuando has de gestionar empleados remotos. 

Cuando los trabajadores están dispersos y no pueden trabajar uno al lado del otro, no tienes una visibilidad inmediata de lo que están haciendo todos. Hay malentendidos, los mensajes importantes se pierden en medio de la confusión y la frustración aumenta.

Pero no entres en pánico. Estamos investigando todo lo que necesitas saber para gestionar un equipo remoto con mucha más confianza y menos confusión. 

Por qué los equipos remotos son una gran parte del futuro

El trabajo remoto no pertenece solo al futuro, sino que es ya parte del presente. Cuando la pandemia de la COVID-19 obligó a los equipos presenciales a abandonar repentinamente la oficina, el trabajo remoto se disparó. Una investigación de Stanford dice que el 42 % de los trabajadores de EE. UU. trabajan ahora desde casa a tiempo completo.

Pero, aparte de la pandemia mundial, el trabajo remoto ha sido un tema candente durante muchos años. El informe del estado del trabajo remoto de 2020 de Buffer concluyó que un 98 % de los empleados deseaban trabajar de forma remota al menos de manera parcial durante el resto de su carrera.

¿Por qué el trabajo remoto es tan atractivo para los empleadores y los empleados? Esta modalidad de trabajo ofrece numerosas ventajas, como:

• Mayor productividad: En una encuesta de FlexJobs, el 66 % de los encuestados dijeron que eran más productivos en una oficina en casa que en un espacio de oficina convencional. Citaron menos interrupciones de sus compañeros, menos distracciones y un ambiente más tranquilo como varias de las razones por las que pueden abordar sus listas de tareas de manera más eficiente. 
• Mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal: Los equipos remotos suelen disfrutar de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, y eso es algo que les importa a los empleados. Una encuesta de Gallup descubrió que el 53 % de los empleados afirman que le dan especial importancia a los puestos que les permiten tener un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. 
• Mayor grupo de talentos: Una de las mejores ventajas para los gestores y los empleadores es que su grupo de talentos no está limitado por la ubicación. Pueden elegir a la mejor persona para sus puestos vacantes, independientemente de dónde resida actualmente.

Combina todos esos beneficios y tendrás un equipo remoto feliz y de alto rendimiento que hace un gran trabajo, desde sus respectivos sofás y oficinas en casa. 

¿Qué desafíos supone gestionar empleados remotos?

Trabajar de forma remota ofrece muchas ventajas, pero la gestión remota no está exenta de desafíos. Cuando tú y los miembros de tu equipo no trabajéis codo con codo, es probable que tengas que afrontar tu cuota propia de obstáculos. Hablaremos aquí sobre los más comunes.

Transparencia y visibilidad 

¿Conoces el viejo cliché de que lo que no se ve no existe? Esto puede llegarle a pasar fácilmente a tu equipo virtual. Los miembros de tu equipo pueden sentirse aislados y desconectados cuando carecen de visibilidad del trabajo que otras personas están realizando. 

Además, los trabajadores remotos se sienten menos visibles para sus gestores y demás miembros del equipo. Puede que sientan que están trabajando en el vacío y que su arduo trabajo pasa desapercibido o no es valorado. Lamentablemente, cuando los miembros de tu equipo remoto no se sienten vistos y valorados, son menos innovadores, colaborativos y solidarios. 

Comunicación y colaboración

La comunicación efectiva es un desafío para cualquier equipo. Sin embargo, es un reto especialmente grande en los equipos remotos. 

En el teletrabajo no hay ocasiones para que la gente mantenga conversaciones rápidas de pasada ni para que los miembros del equipo escuchen algo importante que se menciona sobre la marcha. Los miembros del equipo deben tener la intención de comunicarse abiertamente. 

Eso no resulta natural para todo el mundo, por lo que no es de extrañar que el Informe sobre el estado del trabajo remoto 2020 de Buffer haya identificado la comunicación y la colaboración como los mayores desafíos de trabajar de forma remota. 

Mantener una cultura empresarial positiva

La cultura empresarial tiene mucho peso para los empleados. En una encuesta realizada por Nulab, el 83 % de los empleados declararon que la cultura empresarial es importante a la hora de elegir dónde trabajar. 

Pero es difícil enriquecer tu cultura cuando todo tu equipo está disperso. No hay actividades de equipo fuera de las instalaciones, happy hours o almuerzos. Esta es otra cosa sobre la que tienes que comunicar con un propósito aún más definido.

Supervisar la productividad

Cuando gestionas empleados remotos, no puedes asomar la cabeza por la puerta de tu oficina y asegurarte de que tu equipo está trabajando duro. La gestión remota requiere un alto grado de confianza, así como algunos sistemas eficaces para controlar la productividad. 

Muchos gestores recurren a herramientas de trabajo remoto como aplicaciones de control del tiempo para controlar cuánto trabajo está realizando su equipo. Afortunadamente, el 79 % de los encuestados en un estudio afirmaron que ven bien que los empleadores supervisen sus actividades relativas al trabajo. 

Soluciones para gestionar equipos remotos

Dirigir a los miembros de un equipo remoto comporta varios desafíos, pero la buena noticia es que no son insuperables. 

Además, la tecnología está de tu lado. La pila tecnológica adecuada puede ayudarte a gestionar un equipo remoto positivo y productivo. Estas son algunas de las soluciones que debes tener sin falta en tu kit de herramientas: 

• Software de gestión de proyectos: Una plataforma de gestión de proyectos colaborativos  como Wrike proporciona a tu equipo visibilidad de las tareas, los plazos y los encargos. Los miembros del equipo pueden comprender fácilmente el trabajo que les compete, pero también pueden tomar distancia para comprender qué trabajo está haciendo todo el equipo o toda la organización. 
• Solución de control del tiempo: Si te preocupa que la productividad caiga en picado cuando tu equipo está trabajando de forma remota, una aplicación de control del tiempo puede aumentar la rendición de cuentas y proporcionaros a ti y a tu equipo datos reales que pueden serviros para trabajar de la manera más eficiente posible.
• Herramienta de videoconferencia: Lamentablemente, más de un tercio de los trabajadores remotos dicen que nunca pasan tiempo real cara a cara con su equipo. Sin embargo, el 40 % afirmó que les ayudaría a forjar relaciones más profundas. No subestimes la importancia de la comunicación cara a cara, incluso si no puedes estar en la misma habitación. El software de videoconferencia es el mejor sustituto de las conversaciones en persona.
• Plataforma de mensajería instantánea: Tu equipo remoto necesita un canal para las conversaciones rápidas, desde preguntas relacionadas con el trabajo hasta una charla de café sobre sus fines de semana. Una plataforma de mensajería instantánea ayuda a tu equipo a conectarse y crear vínculos más estrechos entre sus miembros. 

Cómo apoyar a los nuevos trabajadores remotos

Si tu equipo es nuevo en el estilo de vida remoto, la transición no estará exenta de obstáculos. Cuando te encargas de gestionar un equipo remoto, es tu responsabilidad ayudarlo a descubrir su nuevo entorno. 

Pero, ¿cómo? A continuación, presentamos algunos consejos para ofrecer apoyo y estímulo a los nuevos trabajadores remotos, al mismo tiempo que se mantiene un alto rendimiento.

Vuelve a evaluar y definir de nuevo las expectativas

Todo tu equipo está trabajando de una manera totalmente nueva y no puedes esperar que se adapten enseguida, como si todo eso les sonara familiar. Las investigaciones muestran que incluso los empleados de alto rendimiento a veces tienen un desempeño más bajo cuando se ven obligados a trabajar virtualmente.

Comunícate abiertamente sobre lo que es diferente ahora. ¿Qué metas se están ajustando? ¿Qué normas y expectativas de todo el equipo deben cambiar? ¿Qué nuevas herramientas y flujos de trabajo has implantado? Cuanto más le expliques esto de forma proactiva a tu equipo, más respaldo sentirá. 

Haz revisiones periódicas

Si trabajabas en una oficina convencional, es probable que te comunicaras con tus empleados de forma frecuente y predecible. Eso debería continuar en la modalidad de trabajo remoto.

Programa controles semanales en los que puedas charlar sobre objetivos, desafíos y progreso. Ponerse al día con el trabajo es importante, pero asegúrate de hablar también sobre asuntos personales. Así se mantendrán los vínculos sólidos, incluso si no estás trabajando en el mismo espacio.

Ofrece canales de interacción social

Es posible que tus happy hours mensuales y tus almuerzos de equipo no estén sucediendo en este momento, pero proponte encontrar otras formas de inyectar ligereza y conexión personal en tu equipo.

Por ejemplo, puedes organizar un desafío semanal para compartir fotos en Slack. O tal vez quieras hacer una hora feliz virtual mensual o un concurso de trivial. Dales a los miembros de tu equipo la oportunidad de mantener esos vínculos sociales. La comunicación remota puede transformarse muy rápido en comunicación estrictamente comercial, y debes hacer un esfuerzo consciente para ir más allá. 

Mantente positivo

Como explica Harvard Business Review , los empleados a menudo buscan en sus gestores pistas sobre cómo deben responder a los cambios repentinos y las crisis. Si tú, como gestor, pareces agotado o te quejas constantemente, esas emociones pueden ser contagiosas para tus empleados. 

Por lo tanto, si bien debes ser transparente sobre los baches en el camino, trata de mantener una actitud positiva. Eso contribuirá en gran medida a mantener alta la moral. 

Demuestra empatía

¿Consideras que cambiar al trabajo a distancia puede ser estresante o desestabilizador? Tus empleados probablemente también piensen como tú. Recuerda que no eres el único que está afrontando esa transición. Es probable que tus empleados también estén un poco abrumados, especialmente si están haciendo malabares con otras obligaciones y prioridades personales. 

En una encuesta reciente, el 96 % de los empleados indicaron que creen que es importante que sus empleadores demuestren empatía. Por lo tanto, expresa comprensión por todo lo que están pasando tus empleados. Recuerda, estáis todos juntos en esto. 

Cinco consejos para motivar a los equipos virtuales

Tu equipo no funciona como con un piloto automático, pero tú tal vez quieras asegurarte de que los estás capacitando para que den lo mejor de sí cuando trabajan de forma remota. Aquí van cinco consejos para motivar a los equipos remotos:

1. Establecer expectativas claras

Lo creas o no, más de la mitad de los empleados admite que no saben realmente qué se espera de ellos en el trabajo. Es importante que describas claramente las expectativas de los empleados, ya sea que trabajes de forma remota o en persona.

• Entre las preguntas que debes responder con tus empleados se incluyen:
• ¿Cuáles son las responsabilidades principales de su puesto?
• ¿Cuáles son sus objetivos más importantes para este mes, trimestre, año, etc.?
• ¿Cómo definirás y medirás el éxito con cada uno de esos objetivos?

Proporciona a tus empleados directrices tangibles y cuantificables. Estarán mucho más motivados para ponerse a trabajar cuando sientan que saben bien lo que deben hacer. 

2. Permite flexibilidad y autonomía

El informe 2020 State of Remote Work Report de Buffer concluyó que la flexibilidad —tanto en términos de programa como de entorno de trabajo— es la mayor ventaja de trabajar de forma remota. 

Entonces, cuando te estés preguntando cómo gestionar un equipo remoto, recuerda que los miembros del equipo deberían poder disfrutar de esa ventaja. Debes evitar caer en la microgestión estableciendo expectativas claras y dejándoles pista libre. Desafortunadamente, uno de cada cinco empleados no siente que tiene suficiente libertad para decidir cómo hacer su trabajo. 

3.Conecta su trabajo diario a los objetivos generales

Hay poco que motive a los empleados más que un sentido de propósito. De hecho, según una encuesta, nueve de cada 10 profesionales dijo que sacrificaría el 23 % de su sueldo futuro «por un trabajo que siempre tenga un sentido». 

Una de las mejores formas de mostrarles a los miembros de tu equipo remoto el sentido que tiene su trabajo es permitiéndoles ver cómo sus tareas diarias se conectan con el panorama general. ¿Cómo afecta su trabajo a todo tu equipo o incluso a toda la empresa?

Tal vez a tu empleado le parezca que rellenar esa hoja de cálculo es sinónimo de trabajo inútil. Pero, si se le da la oportunidad de comprender que eso ayuda a la empresa a asegurar una gran cantidad de ingresos cada año, de repente esa tarea aparentemente mundana se percibe como mucho más importante y significativa. 

4. Fomenta la responsabilidad

Cuando hay transparencia y los empleados ven cómo contribuye su trabajo, la responsabilidad propia naturalmente recibe un impulso. Entienden que si sus tareas no se completan de forma correcta o a tiempo, esto puede tener un efecto dominó.

Esa responsabilidad inherente es un beneficio importante, especialmente cuando una buena parte de los responsables dicen que se esfuerzan por enfatizar esto en sus propios equipos. Según un informe, el 18 % de los directores generales reconoce que una de sus mayores debilidades es pedir responsabilidades a los demás. 

Puedes aumentar aún más la responsabilidad con una plataforma de gestión de proyectos y actualizaciones de estado periódicas de los miembros del equipo. 

5. Brinda el reconocimiento adecuado

La gente quiere sentirse reconocida y apreciada por un trabajo bien hecho. Y ese gesto de aprecio no tiene por qué ser nada complejo. La mayoría de la gente dice que le basta con un simple «gracias».

Si bien la crítica constructiva y los comentarios son importantes, no olvides manifestar reconocimiento cuando un empleado completa un proyecto o alcanza el objetivo marcado. 

También es útil preguntar a sus empleados cómo prefieren esos gestos de reconocimiento. Algunas personas pueden sentirse más apreciadas si son aplaudidas en una reunión de equipo, mientras que otras responden mejor a los comentarios positivos individuales. 

¿Cómo identificar a los buenos trabajadores remotos?

Cuando tienes que ampliar tu equipo virtual, el proceso de contratación puede parecer un desafío totalmente novedoso. ¿Cómo se supone que vas a saber si alguien encaja bien sin conocerlo cara a cara? 

Al igual que cuando contratas para cualquier puesto, tendrás que buscar a alguien con capacidades técnicas específicas para el trabajo. Sin embargo, las competencias sociales también tienen mucho peso en puestos remotos. Algunas de las habilidades más importantes a tener en cuenta incluyen:

• Automotivación
• Priorización y gestión del tiempo
• Organización
• Comunicación

Pero, ¿cómo se pueden evaluar estas capacidades durante el proceso de contratación? Aquí van algunos consejos para encontrar a los mejores candidatos: 

• Presta atención a cómo se comunican durante el proceso de contratación. ¿Responden a los mensajes de correo electrónico con prontitud? ¿Está clara su comunicación escrita? ¿Cómo son vuestras conversaciones de vídeo o teléfono? Esos intercambios te darán muchas pistas sobre su forma de trabajar y de comunicarse.
• Haz preguntas de entrevista relativas al comportamiento. Nos referimos a preguntas tipo «Háblame de una vez…» que los candidatos tanto temen. Preguntas como: «Háblame de una vez en la que estuvieras bajo la presión de un plazo muy ajustado » o «Háblame de una vez en la que tuvieras que resolver un problema sin mucha orientación» pueden ayudarte a evaluar las habilidades anteriores basándote en los ejemplos del mundo real de los que hablen.
• Pregunta por su experiencia trabajando de forma remota. Si tienen experiencia previa en un puesto remoto, pregúntales cómo lo vivieron. Si no tienen experiencia trabajando en equipos remotos, puedes preguntarles qué les atrae del trabajo remoto, así como cuáles creen que serían sus mayores desafíos. Estas respuestas pueden darte muchas pistas para saber si prosperarían o no en tu equipo. 

¿Cómo presentar a los nuevos empleados en un equipo virtual?

Tienes un nuevo empleado en tu equipo remoto y quieres que se sienta como en casa. 

Si no puedes hacerle un recorrido por la oficina o invitarlo a un almuerzo con todo el equipo, hay otras formas de darle la bienvenida y entusiasmarlo con su puesto y tu equipo. 

• Programa una videollamada: Un sorprendente 40 % de los empleados se sienten ignorados y aislados en el trabajo, y eso se agrava cuando los empleados no trabajan en el mismo espacio físico. Cuando contrates a un nuevo empleado, haz una videollamada de equipo para que pueda conocer a todas las personas con las que trabajará estrechamente. Ofrece bonificaciones por hacer un rompehielos o algún tipo de juego para conocerse. 
• Emplea el buddy system: El emparejamiento del nuevo empleado con otra persona de tu equipo puede ser efectivo. El nuevo miembro del equipo tendrá una persona de confianza (aparte de su jefe directo) a la que podrá consultar si quiere saber dónde puede encontrar un documento específico o quién está a cargo de aprobar las solicitudes de PTO.
• Establece un sistema de incorporación: Hay muchas cosas que supervisar cuando incorporas a un nuevo empleado. Es fácil olvidar aspectos importantes, como un inicio de sesión o una formación. Elabora un documento donde describas paso a paso el proceso de incorporación formal para que puedas asegurarte de no dejar ningún cabo suelto. Ponlo también a disposición de los nuevos empleados para que sepan qué esperar en sus primeras semanas y meses. Para ello, una fácil solución es nuestra plantilla de incorporación de empleados . 
• Ponte en contacto con él con frecuencia: ¿Crees que tu empleado es «nuevo» solo durante sus primeras semanas? Piénsalo bien. El período de incorporación debe extenderse al menos hasta los primeros 90 días del empleado. Ponte en contacto con él con frecuencia para que se sienta apoyado a medida que se pone al día con el equipo. Esto es importante, sobre todo si tenemos en cuenta que el 29 % de los empleados han dejado de trabajar en algún momento de su carrera dentro de los primeros 90 días de empleo. 

Gestionar a empleados remotos es difícil, pero tú también eres uno

Gestionar a empleados remotos no es un trabajo fácil, especialmente cuando parece que el mundo se ha puesto del revés.

El liderazgo requiere compromiso y trabajo duro, independientemente de si lo haces en persona o de forma remota. Esta guía te proporcionará toda la información que necesitas para gestionar un equipo virtual que no solo sea de alto rendimiento, sino que también esté comprometido y satisfecho. 

Pon en práctica estas estrategias y empezarás a trabajar de forma remota con confianza. Y si necesitas un poco de orientación, Wrike te puede ayudar. Nuestra plataforma flexible de gestión del trabajo permite a los equipos gestionar proyectos, colaborar y comunicarse sin problemas, sin importar dónde se encuentren.