¿Por qué la visibilidad es fundamental para mejorar el flujo de trabajo de tu equipo?

¿Sabes de qué se encarga cada miembro del equipo en todo el proceso de un proyecto? ¿Qué sucede cuando tu equipo experimenta retrasos en las entregas o misteriosos atascos en la producción? ¿Sabes cómo resolver estos problemas?

Cuando hablamos con Bailey Shemenski, antigua jefa de operaciones de la empresa de análisis predictivo SimpleRelevance, nos contó cómo solía solucionar este problema llevando con ella una libreta repleta de detalles de los proyectos. Al mismo tiempo, sus compañeros usaban sus propias pizarras con listas de tareas pendientes. Opciones bastante alejadas de la solución ideal.

Su equipo de operaciones estaba obligado a dedicar tiempo a buscar elementos en cuadernos o conversaciones por correo electrónico para seguir el rastro de las tareas.

Shemenski afirma lo siguiente: "A veces, los pequeños detalles se nos escapan si no hay fechas de vencimiento en el calendario o si no se pueden compartir mis notas con los miembros del equipo".

Del mismo modo, la empresa mundial de alquiler de apartamentos Only-apartments luchaba con prácticamente los mismos problemas. Su departamento de marketing tenía ocho divisiones distintas e iban a lanzar un novedoso sitio web con las cuestiones cotidianas. Sobrevivieron enviando cientos de correos electrónicos y programando cantidad de reuniones. De nuevo, muy lejos de la solución ideal.

Según Ramon Glieneke, director de marketing de Only-apartments, necesitaban una visión clara sobre cómo colaboraba cada una de las divisiones y quién se encargaba de tareas concretas.

La solución consistía en una visibilidad adecuada del flujo de trabajo completo del equipo.

Qué no es la visibilidad empresarial

La visibilidad empresarial es uno de los términos de moda sobre los que leemos en cada sitio web de Software como Servicio B2B (de empresa a empresa). No en el inquietante sentido de cámaras de vigilancia y espías remotos de ordenadores, sino más bien en el sentido de una información transparente que ofrece una visión más completa de lo que pasa en tu empresa.

Por lo tanto, la visibilidad no justifica la microgestión o la vigilancia a los empleados. Es más bien una forma de comprender mejor los entresijos de tu equipo para que puedas mejorar el modo en que se realiza el trabajo.

Una mejor visibilidad repercute en los resultados

En los casos de SimpleRelevance y Only-apartments, lograron mejorar su tan deseada visibilidad con la implementación de Wrike, que se convirtió en la plataforma central para concentrar todos los datos de proyectos y acceder a ellos. Actualmente, los equipos pueden encontrar datos o información de clientes sin tener que buscar entre cadenas de correos electrónicos, celebrar reuniones de estado o esperar respuestas de correos.

"Nos permite entregar el trabajo mucho más rápido", cuenta Steve Rose, responsable de la satisfacción del cliente y operaciones de SimpleRelevance. "La ventaja de tener todo en un solo sistema facilita muchísimo la colaboración en los proyectos y rompe algunas de las habituales barreras de conocimiento".

Añadió Shemenski: "La claridad y la posibilidad de disponer de una visión general de la carga de trabajo de todos los miembros del equipo nos ha permitido realizar nuestras entregas a los clientes de manera mucho más rápida y eficaz".

Pero, ¿cuál fue el resultado final de esta visibilidad? SimpleRelevance incrementó su capacidad de producción para los clientes en un 30 %.

¿Cómo se mejora la visibilidad con las herramientas adecuadas?

La visibilidad no se logra simplemente diciendo que quieres ver cómo va todo. Necesitas la herramienta de trabajo correcta con las funciones adecuadas. Al buscar una herramienta, es necesario que incluya las siguientes características:

  • Paneles de control: para poder acceder a datos fundamentales de un solo vistazo.
  • Elaboración de informes: informes recurrentes y automatizados sobre el rendimiento del equipo, los estados de los proyectos y otros datos específicos personalizables.
  • Vista de carga de trabajo: un modo de visualizar la carga de trabajo de los miembros del equipo a nivel individual o de conjunto.
  • Gestión de recursos: un modo de gestionar los recursos del equipo, ya sean los físicos o económicos.

Glieneke, de Only-apartments, afirma que: “Los informes personalizados y detallados sobre proyectos, empleados y progreso del equipo nos ayudaron a lograr grandes resultados en el lanzamiento de nuestros proyectos”.

¿Listo para mejorar la visibilidad empresarial?

Puedes seguir procediendo del mismo modo que siempre para gestionar tu empresa, esforzándote en ver lo que tu equipo está haciendo y cómo progresan los proyectos. Probablemente lo conseguirás enviando más correos electrónicos y celebrando más tediosas reuniones.

O puedes analizar más detenidamente algunas opciones para mejorar la visibilidad implementando una herramienta de gestión del trabajo como Wrike.

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