Si te estás preguntando cómo dar la bienvenida a un nuevo empleado, probablemente ya te hayas dado cuenta de que la incorporación de los empleados sí que es importante. Pero, por si acaso, ahondemos en esta afirmación con la ayuda de algunas estadísticas.
El 69 % de los empleados tienen más probabilidades de permanecer en una empresa durante tres años si su experiencia de incorporación fue óptima. En cambio, hasta un 20 % de la rotación de empleados tiene lugar dentro de los primeros 45 días de empleo. Además, casi el 33 % de los nuevos empleados buscan un nuevo trabajo en sus primeros seis meses en un empleo.
¿No crees que el dato es preocupante? Y lo que es aún más aterrador: una investigación de Gallup concluyó que solo el 12 % de los empleados están totalmente de acuerdo en que sus empleadores hacen una labor eficaz en la incorporación de nuevos empleados. ¿¿En serio??
El período de incorporación es innegablemente delicado y comienza con algo en apariencia simple: cómo dar la bienvenida al nuevo empleado.
Analicemos todo lo que necesitas saber, incluido cómo dar la bienvenida a un nuevo empleado con un kit de bienvenida para nuevos empleados y la plantilla perfecta para comunicaciones dirigidas a nuevos empleados. Cuando se hace correctamente, los procedimientos de incorporación pueden hacer que los nuevos empleados se queden en la empresa a largo plazo.
¿Qué incluir en tu mensaje de bienvenida a un nuevo empleado?
El período de incorporación comenzará con una carta de bienvenida al nuevo empleado. Este mensaje de correo electrónico constará de algunas informaciones básicas y detalles importantes sobre su primer día.
No hay necesidad de abordarlo todo (con seguridad, habrá tiempo para eso más adelante); simplemente, bríndale la información que necesita de inmediato:
- Confirma su puesto y la fecha de inicio: asegúrate de que ambos tenéis la misma información.
- Proporciona instrucciones para su llegada: dónde aparcar, qué entrada utilizar y dónde debe ir o por quién debe preguntar cuando llegue.
- Explícale detalladamente el código de vestimenta: qué tipo de indumentaria debe llevar.
- Comparte un programa: qué puede esperar en su primer día (ya es bastante estresante incluso si va preparado).
Si vas a dar la bienvenida de manera virtual a un empleado que va a teletrabajar, asegúrate de incluir información sobre cuándo recibirá su equipo (ordenadores portátiles, auriculares, etc.) y otros paquetes de bienvenida. Tu mensaje de bienvenida podría incluso incluir detalles para un encuentro virtual con su nuevo equipo.
En ese mensaje, también debes mostrar entusiasmo y reiterar que estás emocionado de que el nuevo empleado se una a tu equipo. Hay mucha información logística que abordar, pero eso no significa que el tono de toda la carta de bienvenida deba ser frío.
¿Quién envía la carta de bienvenida al nuevo empleado?
Depende. En algunos casos, tu equipo de recursos humanos enviará una carta de bienvenida estandarizada a los empleados que se incorporen.
Pero, por lo general, es recomendable que el supervisor directo del nuevo empleado sea quien envíe este mensaje de correo electrónico para establecer una conexión más personal de forma inmediata.
La relación empleado-jefe es crucial para impulsar la implicación del empleado, y una comunicación fluida tiene un gran peso en ello. Por lo tanto, incluso si el jefe no es responsable de enviarle la información principal al empleado, debe tener previsto ponerse en contacto con él antes de su incorporación.
¿Cuándo enviar la carta de bienvenida al nuevo empleado?
Dado que este mensaje contiene información importante para el primer día del empleado, debe enviarse mucho antes de su fecha de inicio (enviarlo a las 21:00 de la noche anterior no vale).
Desde tres días hasta una semana antes de su incorporación es tiempo suficiente para que procese esa información y haga cualquier pregunta que tenga; no más, porque podría olvidar los detalles.
¿Cómo deber ser tu carta de bienvenida?
No es necesario que el mensaje sea largo. De hecho, es mejor que sea concreto y breve. A continuación, mostramos un ejemplo de carta de bienvenida a un nuevo empleado, que te puede servir de inspiración para redactar el tuyo:
Hola, Ana:
¡En EmpresaXYZ estamos muy contentos de darte la bienvenida como responsable de satisfacción del cliente! Sabemos que realizarás grandes aportaciones a la forma en que atendemos a nuestros clientes.
No olvides que tu fecha de inicio es el 15 de octubre. Por favor, llega a las 8:30 y aparca en el aparcamiento del lado oeste. Puedes entrar por la entrada oeste y encontrarás a Kyle en la recepción. Él te acompañará a tu puesto.
En lo que respecta al código de vestimenta, estoy segura de que observaste que aquí nos gusta vestir de manera informal. ¡Usa ropa con la que te sientas más cómoda!
A continuación te indico un programa provisional para tu primer día:
8:30 – 10:00: Recorrido por la oficina y reunión con todo el equipo
10:00 – 11:30: Configuración y guía de TI
11:30 – 12:30: Almuerzo preparado por el equipo
12:30 – 14:00: Reunión con RR. HH. e inscripción a prestaciones
14:00 – 15:30: Reunión con jefes de departamento y descripción general de la empresa
15:30 – 17:00: Inicio de la formación en el trabajo
Si tienes alguna pregunta antes de empezar, envíala a esta dirección de correo electrónico. ¡Estaremos encantados de aclarar todas tus dudas!
En todo caso, nos vemos el 15 de octubre. ¡Estamos muy entusiasmados y esperamos que tú también!
Un saludo,
Sara
Creación del kit de bienvenida para nuevos empleados: ideas sobre contenidos
Ya enviaste el mensaje de bienvenida y hoy es el primer día del nuevo empleado. ¿Y ahora qué? En lugar de hacer que se siente en un escritorio vacío, crea un kit de bienvenida para nuevos empleados para que comience con buen pie.
Puedes ser bastante creativo en cuanto a los elementos de este kit, pero te indicamos algunas cosas que no pueden faltar:
- Información de contacto: cómo ponerse en contacto con departamentos importantes (como el responsable de RR. HH. o el servicio de soporte de TI).
- Plantilla del departamento: puede comenzar a aprenderse los nombres y las funciones de los miembros de su equipo, antes de abrumarlo con presentaciones.
- Políticas y procedimientos: desde el manual del empleado hasta las instrucciones para solicitar un día de vacaciones.
- Paquetes y folletos sobre prestaciones: información sobre los beneficios disponibles (incluidos seguros y planes de pensiones).
- Instrucciones de inicio de sesión: haz que tu departamento de TI configure con antelación el teléfono, la dirección de correo electrónico y otros inicios de sesión del nuevo empleado y, luego, proporciónale esa información.
- Hoja de referencia: un ameno documento con información curiosa como, por ejemplo, dónde está el baño o dónde se guardan los filtros de café de repuesto.
- Material promocional: el mejor mensaje de bienvenida es el que da una camiseta o una taza de café de la marca.
Coloca todas estas cosas en el escritorio del nuevo empleado antes de que llegue. De esa manera, tendrá cosas con las que entretenerse desde el momento de su llegada, en lugar de quedarse merodeando y esperando directrices.
¿Cómo se hace el anuncio de un nuevo empleado?
Una vez que has recibido con una cálida bienvenida al nuevo empleado, se te presenta un nuevo desafío: cómo presentar al nuevo empleado a su equipo.
Traer a alguien nuevo puede suponer un gran cambio, y debes asegurarte de que los miembros actuales del equipo están al tanto de quién es esa persona y cuáles serán sus funciones.
Antes de la fecha de inicio de ese empleado, envía un mensaje de correo electrónico a tu equipo con los siguientes contenidos:
- Nombre del nuevo empleado
- Cargo
- Fecha de inicio
- Experiencia (puestos anteriores y qué conocimientos especializados tiene)
- A quién deben dirigir los miembros del equipo sus preguntas sobre este nuevo empleado (por ejemplo, ¿esta persona ayudará en un proyecto específico o asumirá ciertas responsabilidades?)
Los puntos anteriores son suficientes para informar a tu equipo sobre quién va a incorporarse.
En la fecha de inicio real del nuevo empleado, puedes organizar una reunión en persona en la que todos puedan conocerlo mejor. O, al menos, envía otra comunicación por correo electrónico (e incluye al nuevo empleado) que sea un poco más cálida y personal.
Si varias personas comienzan el mismo día o la misma semana, puedes utilizar estos rompehielos de orientación para nuevos empleados, que les ayudarán a conocerse entre sí. Incluso la incorporación virtual se vuelve mucho menos incómoda con juegos como «Preguntas emoji».
Cómo dar la bienvenida a un nuevo empleado con las plantillas de incorporación de empleados de Wrike
Ya hemos abordado el mensaje de bienvenida para nuevos empleados, pero eso es solo una pequeña pieza del gran rompecabezas que supone la incorporación de empleados.
Desde la configuración del espacio de trabajo hasta la recopilación de la documentación correcta, hay muchas cosas que supervisar. Puedes hacerlo más fácil para ti y todo tu equipo utilizando la plantilla de incorporación de empleados de Wrike.
Esta plantilla te ayudará a elaborar una lista de verificación para dejarlo todo bien atado, así como un formulario de solicitud personalizado para obtener toda la información necesaria de tus nuevos empleados.
El éxito de un empleado empieza con una cálida bienvenida
El período de incorporación es un momento delicado, y dar una impresión positiva es fundamental para preparar a tus empleados para el éxito y mantenerlos a largo plazo.
Organizar una bienvenida efusiva es la mejor forma de comenzar. Utiliza estos consejos y lograrás que tus nuevos empleados se sientan valorados y apoyados, incluso antes de que lleguen el primer día.
No te olvides de utilizar la plantilla de incorporación de empleados de Wrike para asegurarte de no dejar ningún cabo suelto.
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