Abhängigkeiten oder benutzerdefinierte Arbeitsabläufe: Wann Sie welche Funktion in Wrike nutzen sollten

Wrike ist ein unglaublich flexibles Tool: es bietet mehrere Möglichkeiten, um Projekte zu erstellen, den Aufgabenstatus zu verfolgen und Ihre Ziele zu erreichen. Wenn man Wrike benutzt, kann es einem so vorkommen, als ob man in einer Eisdiele vor 20 verschiedenen Eiscremesorten steht und alle probieren möchte.

Nutzer von Wrike stehen oft vor der Entscheidung, ob sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe oder eine Kette von Abhängigkeiten für die Überprüfung ihrer Projekte anwenden wollen.

Wir geben Ihnen einige hilfreiche Tipps, um Ihnen die Entscheidung leichter zu machen. Vergessen Sie nicht – es geht nicht um entweder/oder, da Sie beide Methoden kombinieren können, um Ihre Arbeit effizient zu organisieren.

Wann bei Wrike die Nutzung einer Kette von Abhängigkeiten empfehlenswert ist

Beispiel einer Kette von Anordnungsbeziehungen von Wrike

Die Erstellung einer Kette von verknüpften Einzelaufgaben mit Hilfe von Abhängigkeiten ermöglicht Ihnen, sich einen klaren Überblick darüber zu verschaffen, welche Abläufe wann stattfinden, in welcher Reihenfolge und von wem sie ausgeführt werden. Abhängigkeiten sind von enormer Bedeutung und Wert für jedes projektbasierte Team, das bestimmte Ergebnisse zu festgelegten Terminen liefern muss.

Es gibt zwei Gründe, warum Sie in Betracht ziehen sollten, ihre Arbeitsabläufe auf diese Art zu organisieren:

1. Zeitleisten, die sich automatisch aktualisieren

Abhängigkeiten in Wrike geben an, in welcher Reihenfolge die Aufgaben ausgeführt werden müssen. Zum Beispiel: Sie haben 5 Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden sollen (Aufgabe 1 und dann Aufgabe 2 usw.).

Zeitleisten, die sich automatisch anpassen, helfen Ihnen dabei, die Fristen von verknüpften Aufgaben zu ändern, wenn Ihre Pläne vorrücken oder sich verzögern. Falls bei Aufgabe 3 mehr Zeit beansprucht wurde, können Sie dort den Fertigstellungstermin ändern. Das Anfangsdatum und der Fertigstellungstermin von Aufgabe 4 und 5 werden automatisch dem neuen Terminplan angepasst. Das funktioniert auch andersherum: Wenn Sie feststellen, dass Aufgabe 2 schneller erledigt werden konnte, können Sie die Verkürzung der Dauer in der Aufgabe angeben, was automatisch den Fertigstellungstermin von Aufgabe 2 auf ein früheres Datum verschiebt und somit auch die Termine der Aufgaben 3 bis 5 – es wäre schließlich sinnlos, herumzusitzen und auf den nächsten Anfangstermin zu warten, um weiterarbeiten zu können.

2. E-Mail-Benachrichtungen, sobald Sie loslegen können

Die größten Engpässe in einem Projekt entstehen, wenn Sie nicht merken, dass Sie anfangen können an dem Teil des Projektes zu arbeiten, der ihnen zugewiesen wurde. Im Normalfall müssen Sie entweder die Arbeitsvorgänge Ihrer Kollegen genau überwachen (was Ihren Kollegen ganz bestimmt auf die Nerven gehen wird, das können wir ihnen versichern) oder Ihre Kollegen müssen Ihnen sofort mitteilen, wenn sie ihre Aufgabe beendet haben (was sie garantiert nicht tun werden, großes Indianer-Ehrenwort), oder Sie müssen Sie auf das nächste Statusmeeting warten, um zu erfahren, dass Sie schon vor drei Tagen mit der Projektbearbeitung hätten anfangen können.

Stattdessen können Sie eine Kette von verknüpften Aufgaben bei Wrike nutzen, um sofort per E-Mail benachrichtigt zu werden, wenn die Aufgabe, auf die Sie gewartet haben, erledigt wurde. Richten Sie Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ein und versichern Sie sich, dass Sie der Aufgabe zugeordnet sind, für die Sie im Arbeitsablauf zuständig sind. Sobald Peter bei Aufgabe 1 auf “Erledigt” klickt, bekommt der Beauftragte für Aufgabe 2 eine E-Mail, die ihm mitteilt, dass es an der Zeit ist, mit der Arbeit loszulegen. Wrike bietet Ihnen hiermit die Möglichkeit, die Projektabläufe zu beschleunigen, weil Ihr Team keine Zeit mehr damit verschwendet, die einzelnen Aufgaben zu überwachen.

Allerdings sollten Sie beachten, dass eine Kette von abhängigen Aufgaben eventuell zu unflexibel für Ihr Team ist. Wenn Sie nicht zu sehr an Ihren Zeitplan gebunden sind, ist es einfacher, ihren Arbeitsablauf zu ändern, wenn Sie benutzerdefinierte Status- und Arbeitsabläufe nutzen. Alles Ungeplante (z.B. eine weitere Zwischenaufgabe, unvorhergesehener Zeitmangel usw.) wird Ihre Zeitleiste beeinflussen und muss in Ihre Kette von Abhängigkeiten eingegliedert werden, was zusätzliche Arbeit bedeuten kann. Wir empfehlen, dass jemand, der Abhängigkeiten verwenden möchte, sich vorher unbedingt etwas Zeit nimmt und mindesten einen Grundkurs in Projektmanagement belegt, um sich mit Themen wie kritischer Pfad, Scope Creep und Risikomanagement vertraut zu machen.

Vorteile von Abhängigkeiten:

  • Präzise Zeitleisten mit übersichtlichen Fertigstellungs- und Meilensteinterminen
  • Verantwortungen werden auf transparente Weise delegiert – jeder weiß, wer wann an was arbeitet und in welcher Reihenfolge
  • Die Übersicht, in verschiedenen Schichten dargestellt, ermöglicht dem Projektmanager komplexe Initiativen zu überwachen, während Mitarbeiter sich nur auf das konzentrieren müssen, was sie gerade bearbeiten
  • Anhand Ihres Basisplan-Diagramms können Sie überprüfen, wie die Aufgaben-Fertigstellung von Ihrem Team, im Vergleich zum ursprünglichen Plan, verlaufen ist.
  • Sehr gut geeignet, wenn Sie nur zwei oder drei voneinander abhängige Aufgaben verknüpfen wollen, um die Sofort-loslege-E-Mails zu erhalten

Nachteile von Abhängigkeiten:

  • Die Methode basiert auf stark ausgeprägten Projektmanagement-Praktiken und Teamvereinbarungen über Fristen und Verantwortlichkeiten
  • Erfordert die permanente Überwachung durch die Projektträger, um sicherzustellen, dass keine Planänderungen notwendig sind
  • Nicht einfach bei Projekten einzusetzen, die viele nicht planbare, unvorhergesehene Elemente enthalten, wie zum Beispiel Freigaben, Bewertungen oder mehrfache Bearbeitungen

Wann es sinnvoll ist, den benutzerdefinierten Arbeitsablauf von Wrike zu nutzen

Beispiel eines benutzerdefinierten Arbeitsablauf mit Wrike

Wrike Enterprise ermöglicht Ihre Prozesse mit benutzerdefinierten Arbeitsabläufen flexibler zu machen. Es gibt zwei Gründe, um eine Aufgabe mit Hilfe von individuellen Status-Bezeichnungen in einem benutzerdefinierten Arbeitsablauf zu bewältigen:

1. Informationen erhalten

Wenn Sie Inhalte erstellen, deren Ergebnis vom Beitrag von mehreren Personen abhängt, ist es ungünstig, Abhängigkeiten zu verwenden. Sie würden Ihre Version in einer Datei an die Aufgabe hängen, als erledigt markieren und die nächste Person in der Aufgabenkette benachrichtigen. Diese Person wäre gezwungen, erstmal zurück zu Ihrer Aufgabe zu gehen und Ihre Datei runterzuladen, um die Version zu bearbeiten. Danach müsste dieses Teammitglied seine Datei an die eigene Aufgabe hängen, als erledigt markieren und die nächste Person benachrichtigen usw.

Stattdessen können Sie mit der Versionsverwaltungs-Funktion in Wrike den ganzen Arbeitsablauf Ihres Teams rationalisieren, indem Sie alle Ihre Dateien und Versionen an einem einzigen Ort speichern und dann nur noch den benutzerdefinierten Status und den Beauftragten innerhalb einer einzigen Aufgabe ändern müssen.

Ebenso sind Notizen im Beschreibungsfeld, die von einer Person zu anderen weitergegeben werden müssen, wesentlich einfacher zu finden und zu bearbeiten. Sie sind besser für alle zugänglich, wenn sie in einer einzigen Aufgabe gespeichert werden, als wenn sie zwischen Aufgaben hin und her geschickt und mehrfach dupliziert werden. Indem Sie alles in einer einzigen Aufgabe abwickeln, können Sie vermeiden, dass Teammitglieder Ihre Zeit vergeuden müssen, um die aktuellste Information in verschiedenen Aufgaben ausfindig zu machen.

2. Nichtlineare Prozesse

Wenn Sie von A bis Z gehen, fangen Sie manchmal bei A,B,C an und gehen alle 26 Buchstaben der Reihe nach durch, um Ihr Projekt zu beenden. Aber meistens verlaufen Projekte nicht so. Sie tanzen im Viereck, müssen zwischen den einzelnen Schritten und verschiedenen Personen hin und her, usw. bis Sie endlich bei Z angekommen sind. So etwas kann bei einem Arbeitsablauf vollkommen normal sein, allerdings könnte es ein Chaos auslösen, wenn sie eine Aufgabenkette, mit einem festgelegten Ablauf aufgestellt haben.

Wenn Sie allerdings einen benutzerdefinierten Arbeitsablauf anwenden, können Sie sich frei zwischen den verschiedenen Status bewegen und den “Staffelstab” für die weitere Bearbeitung an jegliche Person je nach Bedarf weitergeben.

Die Erstellung von Inhalten ist auch hier ein wunderbares Beispiel! Die Erstellung von Inhalten beginnt oft mit einer Idee, die dann verfasst, bearbeitet, formatiert, mit Grafiken versehen, freigegeben und veröffentlicht wird. Die Problematik besteht darin, dass ein Teil des Inhalts unzählige Male bearbeitet und entworfen werden kann, womit es quasi unmöglich ist, vorher festzulegen, wie viele “Überprüfungs-Schritte” notwendig sind. Wenn Sie einen benutzerdefinierten Arbeitsablauf verwenden, können Sie den Inhalt-Status ganz leicht von “Entwurf” auf “Überprüfen” ändern oder umgekehrt und das so oft Sie wollen. Das einzige was Sie tun müssen, ist angeben, wer für diese Phase verantwortlich ist.

Vorteile von benutzerdefinierten Arbeitsabläufen:

  • Große Flexibilität (wie oben dargestellt)
  • Ausführliches Reporting, vor allem mit Dashboards. Es wird genau angegeben, in welchem Status sich eine bestimmte Aufgabe innerhalb des Prozesses befindet und Manager haben einen klaren Überblick darüber was noch „zu Überprüfen“ ist und wofür eine Freigabe gebraucht wird
  • Farbcodierung ermöglicht den Fortschritt der verschiedenen Aufgaben auf einen Blick zu erfassen
  • Verringert die Anzahl der Aufgaben und macht ihren Arbeitsbereich übersichtlicher
  • Deutliche Fortschrittsanzeiger verringern die Notwendigkeit, zusätzliche Status-Update-Meetings zu organisieren

Nachteile von benutzerdefinierten Arbeitsabläufen:

  • Fertigstellungstermine sind nicht mit Statusänderungen verbunden. Was bedeutet, dass sie ständig den Fertigstellungstermin der Aufgabe ändern müssen, um anzugeben, wann der nächste Schritt eingeleitet werden soll
  • Nicht sehr wichtig, aber erwähnenswert: Beauftragte sind nicht an einen Status gebunden, dementsprechend wenn eine Person für das Schreiben zuständig ist und eine andere für die Überprüfung, müssen entweder, (1) beide für diese Aufgabe zuständig sein und wissen wer für welchen Status verantwortlich ist oder (2) der Beauftragte muss jedes Mal gewechselt werden, wenn sich der Status ändert

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Abhängigkeiten anwenden können

Deswegen haben wir sie entwickelt! Sich nur auf eine lange Kette von Anordnungsbeziehungen zu verlassen, kann ohne die richtige Projektmanagement-Ausbildung sehr schwierig sein.

Vergessen Sie nicht, dass diese zwei Methoden kombiniert werden können, um unglaublich effektive Collaboration zu erzielen! Einige Projektschritte innerhalb einer Zeitleiste brauchen eventuell einen besonderen Status, können aber ohne Weiteres in eine längere Aufgabenkette, die durch Abhängigkeiten verbunden sind, eingegliedert werden. Letztendlich haben unterschiedliche Projekte unterschiedliche Anforderungen und wir sind dafür da, Sie auf die Art und Weise zu unterstützen, wie Sie am besten arbeiten.

Wenn Sie sich immer noch nicht ganz im Klaren darüber sind, wie Sie am besten benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Abhängigkeiten anwenden können und gerne mehr darüber erfahren möchten, dann setzen Sie sich bitte mit uns per E-Mail in Verbindung (support@team.wrike.com) oder reden Sie mit uns in den Kommentaren weiter unten. Wir beantworten Ihnen gerne alle Fragen!

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