So perfektionieren Sie Ihren Projekt-Zeitplan

Stellen Sie sich vor, Sie wollen ein Haus bauen. Würden Sie gleich loslegen und ein Loch für den Keller graben, in der Hoffnung, dass Sie dabei irgendwie herausfinden werden, wie es danach weitergeht? Wahrscheinlich nicht. Bevor sie auch nur ein einziges Werkzeug in die Hand nehmen, würden Sie einen Plan skizzieren.

Sie würden sich ein Verständnis für alle notwendigen Schritte und involvierten Teams aneignen, bevor sie loslegen. Sie würden ermitteln, in welcher Reihenfolge Aufgaben erledigt werden müssen (schließlich können Sie nicht das Dach aufsetzen, bevor die Wände stehen). Und ganz wichtig - Sie würden einen Zeitplan erstellen, um alle Einzelaufgaben zu überschauen.

Die Bedeutung der Planung scheint in diesem Zusammenhang offensichtlich, nicht wahr?

Es sind vielleicht nicht immer Häuser, die Sie bauen, dennoch ist man als Projektmanager stets dafür verantwortlich, dass Projekte effektiv und effizient ausgeführt werden. Der Planungsprozess ist entscheidend für die Beseitigung von Hindernissen, für die effektive Nutzung Ihrer Ressourcen und für die termin- und budgetgerechte Einhaltung der Zielsetzung.

Genau hier setzt Ihr Zeitplan für die Projektabwicklung an. Also lassen Sie uns einmal darüber nachdenken, was es mit einem Zeitplan auf sich hat und wie man diesen erstellen kann, um zu vermeiden, dass Ihr Haus (Projekt) auf ein wackeliges Fundament aufgebaut wird.  

Was genau ist ein Zeitplan für die Projektabwicklung?

Diese Zeitleiste (oft in Form eines Gantt-Diagramms) beschreibt alle Schritte, die erforderlich sind, um ein Projekt abzuschließen, vom Auftakt bis zur Projektablieferung.

Es ist wichtig, dass man diese Deadline beachtet. Die Zeitleiste sollte nicht schon dort enden, wo die Einzelteile des Projekts fertig sind und alles zusammengestellt ist.

Beispielsweise sollte eine Marketingagentur das E-Book-Projekt eines Kunden nicht schon als abgeschlossen betrachten, wenn man den PDF-Entwurf in den Händen hält. Abgeschlossen ist das Projekt erst, wenn es ausgeliefert wurde – das heißt, wenn der Kunde sein Feedback abgegeben, das E-Book abgesegnet und es offiziell auf seiner Website veröffentlicht hat.

Die Ablieferung ist ein wichtiger (wohl der wichtigste) letzter Schritt. Tatsächlich haben zahlreiche Unternehmen neben einem Projektmanager, der den Fortschritt koordiniert und überwacht, auch einen Projekt-Bereitstellungsmanager, der das Projekt bis zum Ende begleitet.

Was ist, wenn Sie nicht beide Positionen in Ihrem Team haben? Keine Sorge. Ein Zeitplan für die Projektlieferung wird Ihnen helfen, eine Überblick auf das Projekt zu behalten, so dass Sie sicherstellen können, dass Sie es tatsächlich über die Ziellinie schaffen.

6 Schritte, um den Zeitplan für die Projektlieferung erfolgreich aufzustellen

Ein Zeitplan ist wichtig – wirklich effektiv ist sie jedoch nur, wenn sie richtig aufgestellt wird.

Was müssen Sie wissen, bevor Sie Ihre eigene Zeitleiste erstellen, um den entscheidenden Projektmanagement-Lieferprozess erfolgreich abzuschließen? Folgen Sie einfach diesen 6 Schritten.

1. Bestimmen Sie den Umfang der Arbeit

Bevor Sie anfangen können, einen Zeitplan für Ihr Projekt zu erstellen, benötigen Sie ein solides Verständnis dafür, welche Aufgaben es umfasst. Das wiederum hilft Ihnen entsprechend zu planen, während Sie gleichzeitig alle Mitglieder Ihres Projektteams darüber auf den gleichen Stand bringen können, was mit dem Projekt verbunden ist.

Schreiben Sie zunächst eine kurze Projektumfangs-Erklärung. Eine solche Erklärung kann von einfach bis komplex reichen (je nach Komplexität des Projekts). Auf einer sehr grundlegenden Ebene sollte Ihre Erklärung jedoch Folgendes enthalten:

  • Ziel: Geben Sie einen Kontext dafür an, warum dieses Projekt stattfindet und was es leisten soll
  • Leistungen: Erklären Sie, welche wichtigen Leistungen Sie in Ihren Zeitplan für die Projektlieferung aufnehmen möchten 
  • Abnahmekriterien: Beschreiben Sie die Kriterien, die erfüllt werden müssen, damit die Leistungen als vollständig angesehen werden können

Viele Projektumfangs-Erklärungen beinhalten auch Elemente wie Budget, Stakeholder, Einschränkungen oder Begrenzungen, Ausschlüsse und Annahmen. Bleiben wir jedoch zunächst bei den unkomplizierten Dingen.

Wenn wir bei dem Beispiel der Marketingagentur bleiben, die ein E-Book für einen Kunden erstellt, haben wir hier ein Muster dafür, wie eine einfache Produkt-Umfangserklärung aussehen könnte:

Wir werden ein 12-seitiges E-Book für den Kunden XYZ erstellen, das Tipps und Strategien für einen integrativen Einstellungsprozess enthält mit dem Ziel, die Liste der E-Mail-Abonnenten des Kunden zu erhöhen.

Erkennen Sie die Kernkomponenten in dieser Produkt-Umfangserklärung? Hier sind sie:

  • Ziel: Anzahl der E-Mail-Abonnenten des Kunden erhöhen
  • Leistung: Ein E-Book, das auf integrative Einstellungsprozesse fokussiert
  • Abnahmekriterien: Das E-Book muss 12 Seiten lang sein

Vor allem, wenn man hauptsächlich daran interessiert ist, das Projekt voranzutreiben, könnte dieser Schritt wie eine unnötige Formalität erscheinen. Er ist jedoch unglaublich hilfreich, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf der selben Grundlage arbeiten.

Betrachten Sie es als Entscheidung, welche Art von Haus Sie bauen werden, bevor Sie damit beginnen, die Baupläne zu erstellen. Farmhaus? Stadthaus? Zweistöckig? Kolonialstil? Das ist wichtiger Kontext, den man haben muss, bevor man mit irgendetwas anderem vorangeht.

2. Erstellen Sie Ihren Projektstrukturplan (PSP)

Jetzt, wo Sie Ihre wichtigstes Ergebnis identifiziert haben, ist es an der Zeit, dieses in noch kleinere Teilziele zu definieren. Ein Projektstrukturplan kann hochtrabend oder einschüchternd klingen, muss es aber nicht sein.

Während dieses Prozesses müssen Sie nur darüber nachdenken, welche Meilensteine zu Ihrem abgeschlossenen Projekt führen. Verwechseln Sie diese nicht mit individuellen Aufgaben oder Verantwortlichkeiten – es sollten tatsächliche, greifbare Leistungen im Zusammenhang mit Ihrem Projekt sein.

Für unser Beispiel des E-Books wissen wir, dass es sich bei der Kernleistung, um ein fertiggestelltes 12-seitiges E-Book handelt. Aber während des gesamten Projektprozesses werden wir es mit mehreren kleineren Leistungen zu tun haben, einschließlich:

  • Entwurf des schriftlichen Inhalts
  • Vollständig gestalteter E-Book-Entwurf
  • Landingpage
  • E-Mail-Versandt zur Ankündigung des E-Books

Diese 4 Leistungen müssen abgeschlossen werden, damit das gesamte Projekt fertiggestellt ist. Teilen Sie Ihr eigenes Projekt in ähnliche Arbeitsbereiche auf.

3. Erstellen Sie eine Liste Ihrer Aufgaben

Anstelle Ihres großen Projekts haben Sie jetzt 4 Meilensteine, mit denen Sie arbeiten (Ihr Content-Entwurf, Design-Entwurf, Landingpage und E-Mail-Aussendung).

Durch diese überschaubarere Struktur wird es leichter sein, alle Aufgaben zu identifizieren, die mit Ihrem Projekt zusammenhängen. Denken Sie darüber nach, welche Aufgaben mit jeder dieser kleineren Leistungen verbunden sind. Welche Schritte müssen unternommen werden, damit jede dieser Leistungen abgeschlossen ist?

Für den Entwurf des schriftlichen Inhalts des E-Books wird Ihr Team beispielsweise folgende Schritte gehen müssen:

  • Recherche betreiben
  • Interviews mit fachkundigen Experten planen
  • Interviews durchführen
  • Eine Gliederung erarbeiten
  • Einen Entwurf erstellen
  • Den Entwurf überarbeiten

Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede der von Ihnen identifizierten Etappen. Am Ende erhalten Sie eine umfassende Liste von Aufgaben, die alle zusammenspielen, um Ihr Projekt zu realisieren.

4. Identifizieren Sie alle Aufgabenabhängigkeiten

Jede Aufgabe für sich genommen – das scheint recht einfach. Projektmanager wissen jedoch, dass alle diese Aufgaben tatsächlich stark miteinander verbunden sind, wodurch das gesamte Projekt viel komplexer wird.

Das spricht dafür, wie wichtig es ist, Projektabhängigkeiten frühzeitig in diesen Planungsphasen zu erkennen – bevor Sie überhaupt Ihren Zeitplan für die Projektlieferung festlegen. Indem Sie verstehen, welche Aufgaben voneinander abhängig sind, können Sie einen Projektauftrag erstellen, der weitaus sinnvoller und effizienter ist.

Anhand Ihrer Aufgabenliste, untersuchen Sie nun, wie die Aufgaben miteinander verbunden sind. Das Design-Team muss Diagramme und Infografiken für das E-Book erstellen. Können sie aber damit beginnen, bevor sie den Text und die Statistiken vom Content-Team erhalten? Wahrscheinlich nicht.

Notieren Sie sich diese Arten von Abhängigkeiten jetzt, damit Sie sie in den folgenden Schritten im Auge behalten können.

5. Schätzen Sie den Zeitaufwand für Ihre Aufgaben

Um eine möglichst genauen Projektzeitplan zu erstellen, müssen Sie zumindest ein grobes Verständnis dafür haben, wie lange jede dieser Aufgaben dauern wird. Auf diese Weise haben Sie eine realistischere Vorstellung Ihres Zeitplans und Ihrer Fristen.

Seien wir ehrlich – einzuschätzen, wie viel Zeit erforderlich sein wird, um eine Aufgabe zu erledigen kann eine Herausforderung sein. Vor allem, wenn Störenfriede wie Fehlplanungen und der Überoptimismus im Spiel sind. Um Ihnen zu helfen diesen angeborenen Idealismus zu bekämpfen, der Sie dazu bewegt unerreichbare Fristen festzulegen, beziehen Sie Ihre Projektakteure in den Prozess mit ein.

6. Erstellen Sie Ihr Gantt-Diagramm

Sie haben sich mit Ihren Projektzielen, Ihren Leistungen, Ihren Aufgaben, Ihren Abhängigkeiten und Ihren Zeitschätzungen vorbereitet. Das bedeutet, dass Sie alles haben, was Sie brauchen, um Ihren Zeitplan für die Projektabwicklung zu erstellen – in Form eines Gantt-Diagramms.

Ein Gantt-Diagramm zeigt projektbezogene Aufgaben im zeitlichen Verlauf. Auf dem Diagramm werden Aufgaben durch horizontale Balken dargestellt. Die Länge dieser Balken gibt die Zeit an, die für die Fertigstellung der entsprechenden Aufgaben geschätzt wurde. Dieses Diagramm ist eine visuelle Darstellung, die Ihnen hilft, Ihre Zeitachse zu verstehen (und zu verfolgen!) sowie den Gesamtablauf Ihres Projekts zu begreifen.

Während des Projektlebenszyklus kann ein Projektmanager ein Gantt-Diagramm verwenden, um Dauer, Fristen und Abhängigkeiten anzupassen, um sich verändernde Prioritäten zu berücksichtigen und mögliche Verzögerungen zu vermeiden.

Um eine maximale Wirkung zu erzielen, sollte Ihr Gantt-Diagramm mit allen Projekt-Teammitgliedern gleich zu Beginn des Projekts geteilt werden (nicht erst dann, wenn die einzelnen Teilstücke ins Spiel kommen). Dabei wird eine stärker integrierte Projektabwicklungsmethode angewandt, ein sehr auf Zusammenarbeit ausgerichteter Ansatz, bei dem alle Projektmitglieder von Anfang an beteiligt sind, und nicht erst in verschiedenen Phasen eingebunden werden. Das verbessert die Transparenz und erhöht die Rechenschaftspflicht in Ihrem Team.

Vernachlässigen Sie die Auslieferung nicht

Technisch gesehen ist Ihr Projekt nicht fertig, bevor es nicht ausgeliefert worden ist, und das ist vielleicht auch der Grund, warum der Projektmanagement-Lieferprozess in vielen Unternehmen als vollständig getrennte Funktion umgesetzt wird. Dieser letzte Schritt zählt — und zwar sehr.

Seien Sie jedoch sicher, um diesen wichtigen Schritt zu bewältigen brauchen Sie nicht unbedingt ein separates Teammitglied, das sich der Abwicklung widmet.

Ihr Zeitplan für die Projektabwicklung kann Ihnen helfen, einen soliden Plan zu erstellen, den gesamten Projektfortschritt zu überwachen und sicherstellen, dass Sie das Projekt auch wirklich über die Ziellinie bringen. Weitere Informationen zu Projektzeitleisten finden Sie unter Warum Ihre Projektzeitleiste ungenau ist (und wie man dieses Problem behebt).

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