Die Welt ist bereits online: ist Ihr Job auch auf dem neuesten Stand? Vorbei sind die Zeiten, in denen man Aufgaben noch mit Stiften, Papier, Whiteboards, wasserlöslichen Markern und Klebezetteln in seinen vier Wänden der Bürozelle organisierte. Microsoft Word- und Excel-Dokumente in einem Ordner auf Ihrem Computer zu speichern, gehört inzwischen auch längst der Vergangenheit an.
Heutzutage haben digitale Projektmanager ihre Teamarbeit und Vorgänge längst auf online umgestellt. Aufgaben werden wesentlich effektiver ausgeführt und erzielen bessere Ergebnisse, wenn Online-Projektmanagement, Collaboration-Software und Cloud-Datenspeicherung angewandt werden.
Wie digitales Projektmanagement mit Hilfe der Cloud verbessert wird:
1. Arbeitsdetails sind transparenter
Wenn Sie Ihre Projekte und Aufgaben in einem webbasierten Projektmanagement-Tool organisieren, das Sie mit Ihrem Team teilen, können Verantwortliche leicht den Status des Projektes verfolgen. Jeder hat einen Überblick darüber, wer mit was beauftragt ist, wann Aufgaben fällig sind, in welchem Status sich der Arbeitsablauf befindet, wo Engpässe erzeugt werden und was als nächstes gemacht werden muss. Sie bieten Ihrem Team die Informationen, die es braucht, um effektiver zu sein.
2. Sie erhalten aktualisierte Fortschrittsberichte in Echtzeit
Cloud-basierte Projektmanagement- und Collaboration-Tools zeigen genau an, an welchem Punkt sich der Arbeitsablauf gerade befindet. Wenn die Arbeit mit demselben Tool erledigt wird, das Ihnen auch zur Überprüfung des Fortschritts dient, verfügen Sie immer über den aktuellsten Arbeitsstand und können mit Echtzeit-Daten in der Hand mit Stakeholdern kommunizieren. Es ermöglicht Ihnen, auf Status-Update-Meetings zu verzichten, weil Sie nur einen Blick auf Ihr Projektmanagement-Tool werfen müssen, um sich ein klares Bild von der aktuellen Situation zu verschaffen.
3. Wichtige Informationen sind leicht zugänglich
Wenn Sie alle Ihre Dokumente, Bilder und Informationen in einem Cloud-basierten Projektmanagement-Tool und/oder in einem Dateispeicherungs-Tool aufbewahren, können Personen die Dateien, die sie brauchen, zu jedem Zeitpunkt herunterladen — ohne Sie zu stören. Außerdem müssen sie nicht 24 Stunden auf Ihre E-Mail-Antwort warten, um endlich mit der Arbeit fortzufahren, was den Arbeitsablauf wesentlich beschleunigt.
4. Zeitleisten und Aufgaben-Zuordnungen sind einstellbar
Hat eine Schlüsselfigur Ihres Teams unerwartet für ein paar Tage Urlaub genommen? Das könnte eine enorme Verzögerung im Terminplan verursachen. Projektmanagement-Software mit Gantt-Diagrammen bieten Ihnen einfache Optionen, die Situation zu beheben:
- Werfen Sie einen Blick auf Ihr Gantt-Diagramm, um zu überprüfen, ob Sie sich es leisten können, auf Ihr Teammitglied zu warten.
- Wenn Sie warten können, dann ordnen Sie die Aufgaben in Ihrem Gantt-Diagramm neu an, um die neuen Fertigstellungstermine festzulegen, und teilen Sie Ihrem Team mit, dass sie den aktualisierten Zeitplan überprüfen sollen. Die zentrale Datenbank (Single Version of the Truth - SVOT) wird beibehalten.
- Wenn Sie nicht warten können, weisen Sie die Aufgabe jemand anderem zu. Da der ursprünglich Beauftragte alle Fortschritte im Projektmanagement-Tool hinterlegt hat, hat der neue Beauftragte Zugriff auf alle Informationen, die er benötigt, um mit der Aufgabe seines Arbeitskollegen fortzufahren.
5. Sie haben immer eine Version der zentralen Datenbank (Single Version of the Truth - SVOT)
Da Arbeit und Feedback im selben Tool gespeichert werden, können Sie es so oft abrufen, wie Sie möchten. Damit vermeiden Sie Auseinandersetzungen über “er/sie hat gesagt” oder “ich war mir nicht bewusst darüber, dass ich dafür verantwortlich bin”, da alles an einem einzigen Ort eindeutig dokumentiert ist und jeder Zugang hat.
Was bedeutet es für Sie, ein digitaler Projektmanager zu sein?
Wenn Sie bereits mit digitalem Projektmanagement vertraut sind, teilen Sie bitte Ihre Erfahrungen mit uns. Was hat sich geändert, seit Sie in der Cloud arbeiten?
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