Wann verwendet man einen Projektkalender oder ein Gantt-Diagramm?

Wenn es darum geht, einen Projektzeitplan zu erstellen und eine Zeitleiste zu überwachen, haben Projektmanager einige Optionen.

Diese Vielfalt an Möglichkeiten gibt Ihnen die Flexibilität ein System zu finden, das gut für Sie und Ihr Team funktioniert. Doch diese Auswahl kann zugleich auch sehr überwältigend sein. Wie kann man bei so vielen Angeboten ermitteln, welches Format sich am besten für die eigenen Projektanforderungen eignet?

Beginnen wir mit einem Blick auf zwei der häufigsten Planungstools: ein traditioneller Projektkalender und ein Gantt-Diagramm.

Das eine ist nicht unbedingt besser als das andere - sie überschneiden sich sogar recht stark (beispielsweise können beide die Dauer der Aufgaben anzeigen und sie machen es einfach, den Projektfortschritt zu überwachen).

Es gibt jedoch auch einige deutliche Unterschiede – und es sind genau diese Unterschiede, die jedes der Formate in bestimmten Szenarien zu einer passenderen Wahl machen.

Verwirrt? Keine Sorge. Wir werden hier die wichtigsten Unterschiede zwischen einem Projektkalender und einem Gantt-Diagramm aufzeigen und einige bestimmte Szenarien skizzieren, die hervorheben, wann sich welches am besten eignet.

Projektkalender gegenüber Gantt-Diagramm: Was ist der Unterschied?

Nochmal: Projektkalender und Gantt-Diagramme unterscheiden sich gar nicht mal so sehr. Beide werden verwendet, um die Projektzeitleiste zu planen und zu verfolgen, und beide könnten in fast allen Situationen zumindest auf einer grundlegenden Ebene funktionieren.

Es gibt jedoch einige deutliche Unterschiede, die Sie beachten sollten. Der Einfachheit halber, werden wir diese in drei Hauptkategorien unterteilen:

1. Aussehen

Der Blick auf einen Projektkalender und einen Gantt-Zeitplan zeigt den größten Unterschied: das Format. Es ist leicht zu erkennen, dass sie sich deutlich von einander unterscheiden.

Ein Projektkalender sieht einem traditionellen Kalender sehr ähnlich und kann in einer Vielzahl von Programmen (wie Google oder Outlook-Kalender, Excel, Wrike Kalender und mehr) erstellt und verwendet werden. Hier sehen Sie ein Beispiel für einen Projektkalender:

Wann benutzt man einen Projektkalender im Gegensatz zu einem Gantt-Diagramm? 2

Im Gegensatz dazu ist ein Gantt-Diagramm eine visuelle Darstellung Ihrer Projektzeitleiste, die Projektaufgaben in einen zeitlichen Zusammenhang setzt. Bestimmte Aufgaben werden als horizontale Balken angezeigt, und die Länge der Balken gibt jeweils an, wie lange diese Aufgabe dauern soll.

Gantt-Diagramme können auch in einer Vielzahl von Programmen erstellt werden. Einige Projektmanager bevorzugen es, Google-Kalender Gantt-Diagramme oder sogar Gantt-Diagramme in Google Sheets zu erstellen. Andere entscheiden sich für eine Gantt-Diagramm-Software (was wir empfehlen!), dadurch kann eine Menge manueller Aktualisierung, wenn sich etwas mit der Projektzeitleiste ändert, vermieden werden.

Hier sehen Sie ein einfaches Gantt-Diagramm, das die Aufgaben zeigt, die mit der Freigabe eines neuen Produkts verbunden sind:

Wann benutzt man einen Projektkalender im Gegensatz zu einem Gantt-Diagramm? 3

2. Benutzerfreundlichkeit

Da die Formate so unterschiedlich aussehen, ist Benutzerfreundlichkeit ein weiterer Faktor, der einen Gantt-Zeitplan von einem Projektkalender unterscheidet.

Die meisten Menschen können sich einen Standardkalender ansehen und verstehen sofort, welche Informationen dort geteilt werden. Sprich, ein Projektkalender nur sehr wenig Schulung oder Training erfordert, um von Ihrem Team verwendet werden zu können.

Ein Gantt-Diagramm ist nicht ganz so intuitiv, daher kann es etwas Arbeit erfordern, um Ihr Team auf den neuesten Stand zu bringen. Was dem Gantt-Diagramm vielleicht an anfänglicher Benutzerfreundlichkeit fehlen mag, macht es funktionell jedoch wieder wett.

3. Funktion

Reden wir über das Puzzleteil ‚Funktion‘. Da Projektkalender und Gantt-Diagramme die oben genannten Unterschiede aufweisen, haben sie offensichtlich unterschiedliche Funktionen und Vorteile – was bedeutet, dass sie in bestimmten Szenarien besonderen Zwecken dienen.

Zum Beispiel? Im Folgenden werden wir einige verschiedene Anwendungsfälle untersuchen, bei denen Sie sich gegenüber einem Projektkalender zugunsten eines Gantt-Diagramms entscheiden werden oder umgekehrt.

Benutzen Sie einen Projektkalender wenn…

  • Sie nur einen Überblick über die wichtigsten Termine benötigen

Da ein traditioneller Kalender sehr intuitiv zu verwenden ist, eignet er sich ideal, um die wichtigsten Projekttermine auf einen Blick zu erfassen.

Mit einem Projektkalender können Sie Dinge festhalten, wie:

  • Termine für Projekt Live-Schaltungen
  • Termine für Meetings und Events
  • Wichtige Meilensteine

Wenn sich ein Teammitglied fragt, wann das gesamte Projekt gestartet werden soll, oder wann der individuelle Beitrag fällig ist, kann diese Informationen praktisch sofort aus dem Projektkalender bezogen werden – ohne benötigtes Vorwissen, wie man ein Gantt-Diagramm verwendet.

  • Sie möchten etwas Einfaches mit anderen Stakeholdern teilen

Ein Gantt-Diagramm ist großartig darin, die Feinheiten Ihres Projekts anzuzeigen; diese Details werden jedoch nicht von jedermann benötigt.

Vielleicht muss Ihr Vorstand nur einige ausgewählte Termine kennen (z.B. wann das Projekt abgeschlossen sein wird). Oder vielleicht möchte der Kunde nicht in den Details stecken bleiben und lieber einen einfachen Kalender haben, um den Fortschritt im Auge zu behalten.

In diesen Situationen ist ein Projektkalender Ihre beste Wahl. Er bietet Ihnen eine überschaubare und verschlankte Möglichkeit, die benötigten Informationen zu teilen, ohne die Menschen mit allen Komplexitäten der Projektzeitleiste zu überfordern.

  • Sie müssen ein Meeting zeitlich planen

Besonders komplexe und vielschichtige Projekte beinhalten viele Meetings und Besprechungen. Es gibt Brainstorming-Gespräche, Statusaktualisierungen, Arbeitssitzungen und vieles mehr.

Das sind Dinge, die nicht unbedingt einen speziellen Platz in einem Gantt-Diagramm verdienen, da es sich nur um kurze Programmpunkte, im Gegensatz zu echten Projektaufgaben handelt. Zum Beispiel ist die Unterhaltung über den Textinhalt einer E-Mail wahrscheinlich nur ein kleiner Teil der Aufgabe „E-Mail Text entwerfen“ auf dem Gantt-Diagramm, so dass das Meeting selbst nicht einzeln angezeigt wird.

Allerdings müssen diese Arte von Ereignisse dennoch geplant und eingehalten werden und im Idealfall haben Sie eine einfache Möglichkeit, dies zu tun. Diese Meetings lassen sich in einem traditionellen Kalender viel bequemer anzeigen als in einem Gantt-Diagramm.

Und, je nach verwendetem Kalender-Tool erhalten Sie und die Besprechungsteilnehmer möglicherweise sogar eine Erinnerung an die bevorstehende Besprechung – was Ihnen ein Gantt-Zeitplan nicht bieten würde.

Benutzen Sie ein Gantt-Diagramm, um…

  • die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu verstehen

Obwohl sich ein traditioneller Projektkalender für die Darstellung einzelner Aufgaben eignet, werden die Abhängigkeiten untereinander nicht dargestellt. Wie wirken sich vorhergehende Aufgaben auf die nachfolgenden aus? Was muss erledigt werden, bevor diese spezielle Aufgabe in Angriff genommen werden kann?

Dies sind wichtige Informationen, die Sie kennen müssen, um einen realistischen Zeitplan und Arbeitsablauf zu planen und sie lassen sich mit einem Gantt-Diagramm viel bequemer ermitteln.

Aufgabenabhängigkeiten sind in einem Gantt-Diagramm sofort ersichtlich. Das liegt zum Teil daran, dass das gesamte Diagramm wie ein Stapel von Dominosteinen aufgebaut ist, um Ihnen zu helfen den Ablauf und die Interaktion von Aufgaben zu verstehen.

Gantt-Diagramme bringen jedoch die Darstellung von Abhängigkeiten auf eine neue Ebene, indem sie diese Beziehungen deutlich durch eine Linie zwischen den Aufgabensäulen klar machen. Diese Linien zeigen sofort an, ob eine Aufgabe von einer anderen abhängig ist.

Wann benutzt man einen Projektkalender im Gegensatz zu einem Gantt-Diagramm? 4

  • den kritischen Pfad Ihres Projekts zu identifizieren

Unerwartete Dinge treten ein und das bedeutet, dass Sie wissen möchten, wo Sie etwas Spielraum in Ihrer Projektzeitleiste haben und wo die Dinge unbedingt auf Kurs bleiben müssen.

Das lässt sich am besten mit der Methode des kritischen Pfades ermitteln. Der kritische Pfad Ihres Projekts ist die längste Reihe abhängiger Aufgaben vom Projektstart bis zum Ende. Wenn etwas auf diesem Pfad in Verzug gerät, besteht die Gefahr, dass Ihr gesamtes Projekt verspätet abgeschlossen wird.

Der kritische Pfad lässt sich in einem Standard-Projektkalender fast unmöglich identifizieren, mit einem Gantt-Diagramm lässt er sich dagegen überraschend einfach ermitteln. Sie können die Aufgaben, die voneinander abhängig sind, buchstäblich verfolgen, so dass sich die längste Reihe abhängiger Projektaktivitäten identifizieren lässt.

Diese Informationen ermöglichen es Ihnen, flexibel zu bleiben und Prioritäten bei Bedarf schnell zu verschieben, ohne Ihre Meilensteine oder Termine zu beeinflussen. Beispielsweise können Sie die Frist für die Erstellung von Social Media Beiträgen, die für Ihre Veranstaltung werben, wahrscheinlich verlängern ohne das Veranstaltungsdatum selbst verschieben zu müssen.

  • mehrere Projekte gleichzeitig verwalten

Meistens steht mehr als ein Projekt an. Es erfordert eine Menge Arbeit, um den Überblick zu behalten und all diese Aufgaben und Fristen in einem einzigen Kalender zu betrachten ist kompliziert. Dennoch ist es genau so umständlich, für jedes Projekt völlig getrennte Kalender zu haben und macht es schwieriger für Sie den Fortschritt zu überwachen.

Mit Gantt-Diagrammen ist es einfach, mehrere Projekte gleichzeitig anzuzeigen. Sie können separate Gantt-Diagramme für Projekte haben und diese auch übereinander schichten, um zu verstehen wie die Dinge zusammenpassen.

Dieser Ansatz ist nicht nur viel schlanker (Tschüss, 14 verschiedene Kalender!) und verständlicher, sondern hilft Ihnen auch zu begreifen, wie sich diese gleichzeitig laufenden Projekte zeitlich überschneiden, so dass Sie Arbeitsauslastungen und Ressourcen entsprechend verwalten können.

Projektkalender und Gantt-Diagramme: Zusammen besser

Wenn es um Projektkalender und Gantt-Diagramme geht, ist keines von beiden eindeutig überlegen. Sie haben jeweils ihre einzigartigen Vorzüge, Nachteile und spezifischen Anwendungsfälle.

Tatsächlich können die besten Ergebnisse mit einer kombinierten Verwendung erzielt werden. Es gibt keine Regel die besagt, dass Sie nicht sowohl Kalender als auch Gantt-Diagramm verwenden können und beide können Ihnen helfen, spezifische Bedürfnisse für Ihr Projekt und Ihr Team zu erfüllen.

Glücklicherweise bietet Ihnen eine kollaborative Arbeitsverwaltungsplattform wie Wrike – die sowohl Wrike-Kalender als auch Gantt-Diagramm-Software bietet, die Möglichkeit, beide Optionen zu nutzen, um die verschiedenen Aspekte Ihres Projekts erfolgreich zu verwalten.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie man Kalender benutzt, um Projekte zu verwalten? Schauen Sie sich diese Ressourcen an:

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