Wie Ihre Projektmanagement-Software bei Kunden auf dreierlei Weise versagt

Sie haben sich endlich aus dem Excel-Tabellenloch befreit und eine glitzerndes neue Projektmanagement-Software gekauft. Es farbcodiert und visualisiert Projektaufgaben, so dass alle an der Aufgabe dran bleiben und die Kunden begeistert sind. Sie zeigen ihnen, wie ihr Projekt ablaufen wird und erklären, wie sie sich direkt einloggen können, um zu sehen, wo ein Projekt steht. Grün für "In Bearbeitung", gelb für "Verzögerungen" und rot für "On Hold". Wundervoll!

Das Problem dabei? Ihre Kunden benutzen es nicht. Sie rufen immer noch an, senden Ihnen Nachrichten und E-Mails, um Aktualisierungen zu erhalten und bitten um Statusmeetings über die nächsten Schritte. Sie müssen sich immer noch durch E-Mail-Threads kämpfen, um Feedback zu Assets zu erhalten und Kunden sind zögerlich, wenn es darum geht Ihnen alle Daten zu geben, die Sie benötigen. Und was bedeutet nochmal „gelbes“ Ereignis? Frustriert bitten sie um einen Rabatt oder drohen abzuwandern.

Laut Hinge‘s High Growth Study 2019 haben Fachdienstleistungen seit 2017 um 20% zugenommen und Teams stehen zunehmend vor 2 großen Bedrohungen: erhöhter Wettbewerb und Preisdruck. Ihre Kunden sind sehr beschäftigt und Sie müssen ihnen ein Projektmanagement-Software zur Verfügung stellen, das sich nahtlos übernehmen lässt, ihnen Zeit spart und Ihren Wert beweist.

Sie sind sich nicht sicher, worauf Sie speziell bei einer Projektmanagement-Software achten sollten, um diese Herausforderungen zu lösen? Nun, Ihr aktuelles Tool kann auf dreierlei Weise bei Ihren Kunden versagen.

Wie Ihre Projektmanagement-Software bei Kunden auf dreierlei Weise versagt – und wie Sie das beheben können

1. Ihre Projektmanagement-Software bietet den Kunden keine vollständige Sichtbarkeit des Projektfortschritts

Rot, Gelb und Grün eignen sich hervorragend für eine Kreuzungsampel, nicht so sehr für die Statusübersicht in einer Projektmanagement-Software. Farben ohne Bedeutung sind genau das – für den Kunden bedeutungslos. Ihre Projektstatus müssen mehr Information bereitzustellen, damit sowohl Ihr Kunde als auch Ihr Team vollständige Sichtbarkeit haben.

Kommunikationsschwierigkeiten und mangelnde Sichtbarkeit sind der zweit- und drittwichtigste Grund für Kundenabwanderung. Ohne das richtige Tool ist es für Fachdienstleistungs-Teams eine große Herausforderung, Kunden über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Aus vielen Gründen. Verblüfft oder einfach nur neugierig, erwarten Kunden regelmäßige Aktualisierungen und einen klaren Überblick darüber, wie Aufgaben abgehandelt werden – zumal die meisten Fachdienstleistungen auf abgerechneten Stunden basieren.

Wenn Ihre Projektmanagement-Software nicht einfach zu verstehen und in andere Teile Ihres Projekt-Arbeitsablaufes zu integrieren ist, werden Kunden nicht erkennen, welchen Wert es hat sich damit vertraut zu machen. Für sie ist es viel einfacher, eine Nachricht oder E-Mail zu senden, um Auskunft zu erhalten. Das verursacht aber Kommunikationslücken und ein Chaos an Informationen, die über mehrere Kanäle strömen.

Kundenabwanderung oder Kommunikationsfrust ist aber nicht die einzige Bedrohung. In unserer Umfrage zu Fachdienstleistungen gaben 60% der Befragten an, 1-3 Stunden pro Woche für den Versand von Aktualisierungs-E-Mails, das Erstellen von Statusberichten oder für Statusmeetings aufzuwenden – und 11% verbringen damit mehr als 4 Stunden pro Woche! Oftmals werden diese Aktivitäten auch nicht zeitlich erfasst. Überlegen Sie mal, wie die Zeit Ihres Teams besser eingesetzt werden könnte, wenn sie wirklich für Ihre Kunden arbeiten würden. Wenn Ihre aktuelle Projektmanagement-Software nicht dazu beiträgt, den Arbeitsaufwand zu reduzieren, der dafür erforderlich ist, Projektsichtbarkeit für Ihre Kunden zu schaffen, dann finden Sie hier einige Funktionen, nach denen Sie Ausschau halten können.

Die Lösung, die Ihre Projektmanagement-Software bieten sollte:

In unserer Umfrage, über welche Funktionen die größten Auswirkungen auf ihr Geschäft haben würden, gaben 22% der Befragten an, „ein Dashboard, auf dem Kunden und interne Stakeholder Projektfortschritte in Echtzeit sehen und automatisierte Benachrichtigungen erhalten über wichtige Statusänderungen bei Projekten oder wenn diese in Verzug geraten oder abgeschlossen sind“.

Individualisierbare Dashboard-Ansichten und detaillierte Arbeitsablauf-Status bieten Kunden die Sichtbarkeit genau zu wissen, wo ein Projekt steht – ohne dass die Kunden Sie nach Aktualisierungen fragen müssen. Automatisierte Benachrichtigungen machen aus Ihrem Projektmanagement-Tool mehr als nur eine hübsche Zeitleiste, die Sie Kunden zeigen. Wenn Sie von Anfang an die Erwartungen setzen, dass Statusaktualisierungen automatisch aus der Projektmanagement-Software kommen, erkennen Kunden wie wertvoll der Einsatz dieses Tools ist.

Wrike verwendet beispielsweise individualisierbare Arbeitsablauf-Status – sowie eine Reihe von farbcodierten Etiketten – damit Projektmitglieder wissen, ob eine Aufgabe „in Bearbeitung“, „abgeschlossen“, „auf Feedback wartend“ und vieles mehr ist. Das ist von großem Vorteil, denn intern ermöglicht dies Ihren Teams konsistent mit ihren Projektprozessen zu arbeiten und gleichzeitig flexibel für Kunden zu bleiben.

Wrike benutzt auch automatische Benachrichtigungen, wenn sich diese Status ändern, und jedes Mitglied kann @-Erwähnungen verwenden, um Fragen zu stellen oder andere Personen direkt innerhalb der Projektaufgabe zu informieren – wobei Gespräche außerhalb von E-Mails geführt werden, so dass wirklich jeder auf dem Laufenden ist.

2. Ihre Projektmanagement-Software ist nicht flexibel genug, um sich bequem an Verzögerungen anzupassen, während mehrere Projektzeitleisten ausgeführt werden

Besteht Ihre wichtigste Herausforderung darin, Projekte auf Kurs zu halten und Termine einzuhalten? Keine Sorge – damit stehen Sie nicht alleine da. Bis zu einem gewissen Grad erleben 96% aller Teams Projektverzögerungen. Egal, wie gut Ihr Team eingespielt sein mag, es muss agil sein, um Engpässe und Hindernisse zu bewältigen wenn gleichzeitig mehrere Projekte für Kunden bearbeitet werden. Auch wenn Verzögerungen an der Tagesordnung sein können, unterm Strich bedeutet das für Sie eine Gefahr. Aus unserer Umfrage geht hervor, dass Projekte, die Budgets oder Fristen überschreiten, der wichtigste Grund für Kundenabwanderung sind.

Wenn Ihre aktuelle Projektmanagement-Software nur eine lineare Ansicht der Schritte zeigt, die erforderlich sind, um das Projekt abzuschließen, wird Ihr Team nicht in der Lage sein, sich schnell anzupassen und alles wieder auf Kurs zu bringen. Jede Aufgabe hat Abhängigkeiten, und wenn sich eine Aufgabe verzögert, wirkt sich das auf die gesamte Zeitleiste aus. Wenn Ihr Team mit mehreren Kunden arbeitet, wirkt sich eine Verzögerung bei einem Kunden wiederum auf andere Kunden aus.

Aber noch ist nicht alles verloren. Mit den richtigen Fähigkeiten kann Ihre Projektmanagement-Software diese Herausforderung in eine der größten Chancen verwandeln, Kunden zu begeistern.

Die Lösung, die Ihre Projektmanagement-Software bieten sollte:

Der Hauptgrund für Projektverzögerungen? Last-Minute-Änderungen an den Anforderungen der Kunden. Verzögerungen sind nicht immer leicht vorherzusehen, aber mit dem richtigen Tool können Sie viel bequemer damit umgehen.

Erstens, sorgen individualisierbare Anfrageformulare dafür, dass Sie von Anfang an klar definierte Anforderungen erhalten. Die Standardisierung des Projektstarts stellt sicher, dass die Erwartungen aller Beteiligten erfüllt werden und reduziert so die sich ändernden Anforderungen.

Treten Änderungen während des Projekts auf, können leicht Anpassungen vorgenommen werden, sofern Ihre Projektmanagement-Software unterschiedliche Ressourcen-Ansichten hat.

Mit einem Gantt-Diagramm lassen sich Abhängigkeiten abbilden und Zeitleisten-Erwartungen festlegen. Dieses visuelle Diagramm hilft Ihrem Kunden zu sehen, wie sich Änderungen oder Verzögerungen auf seine gesamte Zeitleiste auswirken werden. Wenn Sie eine Aufgabe verschieben müssen, werden mit einem einfachen Klick auch alle abhängigen Aufgaben entsprechend verschoben. Sie können dann schnell schalten und nach Bedarf neu priorisieren, während Sie mit Ihrem Kunden auf dem Laufenden bleiben.

3. Ihre Projektmanagement-Software gibt Kunden nicht das Gefühl, dass ihre sensiblen Informationen sicher sind

In unserer Umfrage stimmten 60% der Befragten zu, dass sie aufgrund von Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit davon abgehalten werden, flexibel zu sein und bessere Beziehungen zu Kunden aufzubauen. 77% der Teams sagten, dass sie über Tools verfügen, die dafür sorgen sollen, dass die Daten der Kunden sicher sind; aber hat Ihr Team sich mal Gedanken darüber gemacht, wie hoch das Sicherheitsniveau Ihre Projektmanagement-Software ist?

Angenommen, Ihre Projektmanagement-Software verfügt nicht über die Fähigkeit, Proofing und Freigaben zu verwalten. Wie übermitteln Sie Inhalte an den Kunden zwecks Freigabe? Das Versenden sensibler Dokumente per E-Mail ist eine gängige Methode, stellt aber eine große Sicherheitsbedrohung dar. Neben dem zerstückelten Feedback, das Sie erhalten, auf das nur schwer reagiert werden kann, sind E-Mail-Anhänge gefährlich, da E-Mails versehentlich weitergeleitet oder mit falschen Personen geteilt werden können. Viren stellen auch immer ein Risiko da.

Nehmen wir in einem anderen Beispiel an, Sie sind eine Agentur, die für Kunden arbeitet, die miteinander im Wettbewerb stehen. Wie können Sie sicherstellen, dass die Daten dieser verschiedenen Kunden zwischen Ihren Projektmanagern sicher sind? Gibt Ihr Projektmanagement-Tool Kunden die Macht, genau zu sagen, wer was in ihren Projekten sehen kann?

Die Lösung, die Ihre Projektmanagement-Software bieten sollte:

18% der Befragten gaben an, dass „die Möglichkeit Sicherheitsvorschriften einzuhalten mit Kundentransparenz in Einklang zu bringen“ eine der Fähigkeiten sei, die die größten positiven Auswirkungen auf ihr Team haben würde. Ihre Projektmanagement-Software kann Kunden diesen sicheren Raum bieten, in dem sie ihre sensiblen Informationen vertrauensvoll teilen können.

Eine der besten Möglichkeiten, die Sicherheit in Ihrem Arbeitsablauf zu gewährleisten, besteht darin, den Proofing- und Freigabeprozess in Ihre Projektmanagement-Software einzubringen. Auf diese Weise bleiben alle Daten an einem einzigen Ort und außerhalb anfälliger Kanäle wie E-Mails. Ein zusätzlicher Bonus besteht darin, dass der Prozess, umsetzbares Feedback zu erhalten, schneller abläuft, da sich alles an einem Ort befindet. Tools wie Wrike bieten auch Gastprüfer-Funktionen, die es externen Stakeholdern ermöglichen, Feedback zu geben und Freigaben zu erteilen. Kunden können einen begrenzten Link zu einem zu prüfenden Asset teilen, und genau festlegen, wer es sehen darf.

Tools wie Wrike ermöglichen es den Kunden auch, Projektordner-Berechtigungen einzurichten, die die Sichtbarkeit nach Bedarf einschränken können. Eine kollaborative Arbeitsmanagement-Plattform mit strengen Berechtigungsfunktionen schützt das geistige Eigentum des Kunden und sorgt gleichzeitig für Transparenz. Sie können sogar rollenbasierte Berechtigungen erstellen, damit Kunden festlegen können, wer in ihrem eigenen Team verschiedene Projekte sehen darf.

Holen Sie sich das richtige Tool, um Ihre Konkurrenz zu übertrumpfen

Letztendlich suchen Sie nach einer Projektmanagement-Software, das Ihnen hilft, die Kundenzufriedenheit und -bindung zu steigern. Ohne das richtige Tool lassen sich diese nicht einfach Ziele erreichen. Die Bereitstellung von umsetzbarer Sichtbarkeit, Flexibilität und Sicherheit wird Ihnen helfen, Projekte auf Kurs zu halten und einen Erfolg zu gewährleisten, der Kunden begeistert.

Vor kurzem haben wir einen Benchmark-Bericht für die Fachdienstleistungsbranche veröffentlicht, in dem wir mehr als 1.000 Fachdienstleister befragt haben, um ihre wichtigsten Herausforderungen im Projektmanagement zu verstehen. Tatsächlich entstammen viele unserer heutigen Statistiken diesem Bericht.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie mit der richtigen Projektmanagement-Software die Kundenabwanderung gestoppt werden kann? Oder wie man sich durch Automatisierung und Sicherheit vom Wettbewerb abheben kann? Klicken Sie hier oder füllen Sie das nachfolgende Formular aus, um den vollständigen, kostenlosen Bericht zu lesen.

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