«Мы уже почти закончили, вот только ждем, пока Иван Иванович одобрит...»

Звучит знакомо? Сначала работа кипит, а потом внезапно начинается затишье, потому что все ждут, пока руководитель скажет свое веское слово. И дело не в том, что вклад, который вносит руководитель, не имеет значения — напротив, его вклад так важен, что все вокруг требуют его внимания.

Руководитель постоянно занят. А когда ему нужно внести свой вклад в работу над проектом, часто оказывается, что он либо не в курсе последних событий, и поэтому не может принять решение (пока не прояснит ситуацию, а на это требуется время), либо задерживает своими действиями всю команду.

В результате сдача проекта откладывается, а участники команды чувствуют себя не лучшим образом. Их вынуждают ждать, но это еще не самое худшее. Сильней всего сотрудники боятся, что после вмешательства руководителя им придется вернуться к предыдущему этапу работы и срочно вносить изменения.

Лучший способ предотвратить подобную ситуацию — позаботиться о том, чтобы руководитель держал руку на пульсе, начиная с запуска проекта. Первым делом нужно создать бриф проекта и согласовать его со всеми заинтересованными сторонами. Это инструмент, который служит для организации работы, и его можно использовать для противодействия руководителям, если те начнут обращаться с запросами, выходящими за рамки первоначального объема проекта. Далее потребуется постоянный обмен информацией, чтобы предотвратить недоразумения или нарушение обязательств.

Остается вопрос: как обеспечить такой уровень информированности, не замедляя рабочий процесс?

Предлагаем пять простых идей, как держать руководителя в курсе событий и не терять темп.

1. Проводите ежедневные планерки


В ходе работы над проектом запланируйте на каждый день пятиминутные совещания. Проводите такие планерки стоя, а не сидя (даже если речь идет об удаленных сотрудниках), чтобы все обсуждения были краткими и по существу. На планерке должен обсуждаться ход проекта и возникшие препятствия, а длительных дискуссий о методах решения проблем следует избегать. Главная цель — обменяться информацией в сжатом виде, а если потребуется углубиться в проблему, для этого можно будет провести дополнительную встречу.

Обязательно приглашайте на такие планерки основных заинтересованных лиц и руководителей. Почему? У совещаний такого формата есть два преимущества. Во-первых, руководитель при всей своей занятости сможет выделить по пять минут несколько раз в неделю (особенно если проект относится к числу приоритетных). Во-вторых, поскольку планерки проводятся ежедневно, руководитель может пропустить одну или даже несколько подряд, но упустит не так уж много информации.

2. Создайте канал чата


Многие команды используют чаты, например в мессенджере Slack, чтобы поддерживать общение на протяжении всего рабочего дня. Создайте канал чата для проекта и пригласите в него всю проектную команду и руководителей. Руководитель может настроить канал таким образом, чтобы получать уведомления не о каждом сообщении подряд, а только о сообщениях с @упоминаниями.

Этот метод позволяет создать цифровую летопись событий, и руководитель сможет в любое время прочитать прошлые сообщения или дождаться обсуждения в чате. Особенно полезен этот инструмент, если он интегрирован с системой управления проектами.

3. Визуализируйте рабочие процессы


Многие системы управления проектами предлагают инструменты визуализации рабочего процесса, например скрам-доски или канбан-доски. Такие инструменты являются цифровым подобием лекционной доски с наклеенными на нее стикерами, но к ним можно легко открыть доступ даже удаленным сотрудникам.

Именно элемент визуализации делает такие инструменты особенно удобными для вовлечения руководителей в рабочий процесс. Человеческий мозг обрабатывает изображения в 60 тысяч раз быстрее, чем текст. Руководитель, имеющий доступ к системе управления проектами, сможет войти в систему, бросить взгляд на доски и получить нужную информацию гораздо быстрее, чем в ходе почтовой переписки или при личном общении.

4. Используйте автоматизацию


Инструменты автоматизации Zapier и IFTTT позволяют создавать формулы, автоматизирующие операции между различными приложениями. Например, вы можете автоматизировать размещение записи из RSS-канала в аккаунте социальной сети или превратить почтовое сообщение в задачу в системе управления проектами.

Узнайте, какие предлагаются возможности интеграции между вашей системой управления проектами и программными инструментами, которыми пользуется руководитель. В идеале вашему руководителю даже не придется переходить от одного приложения к другому. Вы сможете отправлять ему задачи в его любимый менеджер задач или непосредственно в календарь (и ассистент не даст ему их пропустить).

5. Назначьте «посредника»


Есть ли у вас в штате менеджер проектов или нет, очень важно, чтобы при выполнении любого проекта нашелся специалист, играющий роль посредника между проектной группой и руководителем. Он станет фильтровать информацию, передаваемую в обоих направлениях, чтобы ни одной из сторон не пришлось вязнуть в ненужных деталях.

Общаясь с проектной группой, посредник собирает данные о продвижении проекта и передает их руководителю во время личных встреч или по почте. Затем, общаясь с руководством, он собирает отзывы, вычеркивая не относящиеся к делу разговоры.

Но, прежде всего, посредник может дать отпор — если руководитель потребует расширить объем работ, сдвинуть строки, подготовить больше творческих материалов и т. п. Основная задача посредника к тому и сводится, чтобы защитить интересы участников проектной группы и не дать проекту разрастись.

По данным Университета Оттавы, в 33% случаев проекты срываются из-за отсутствия вклада высшего руководства. Руководитель может внести в работу над проектом поистине бесценный вклад, потому что именно он видит целостную картину и связи между различными подразделениями, бюджетом и общей стратегией.

Но время руководителей очень дорого, и поэтому, включая руководителя в рабочий процесс, вы рискуете выбиться из графика, а не включая — получить недостаточно качественный результат. Золотая середина заключается в формировании таких процессов, когда руководитель всегда будет в курсе событий, и при этом ход работ не станет замедляться. Добившись этого, вы встанете на верный путь к успеху.

-------

Тейлор Бёрк (Taylor Burke) пишет статьи для сайта TechnologyAdvice.com на темы маркетинга и коммуникаций. Если она не сидит за компьютером, то наверняка читает, готовит, бегает или гуляет с собакой — не одновременно, конечно. Вы можете пообщаться с ней в LinkedIn.

комментарии 0