プロジェクト管理
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プロジェクト管理の基本：プロジェクト計画を確実に実行するための6つのステップ
月曜日の朝です。役員が今四半期に達成したい重要なプランをチェックするためにあなたをミーティングに呼びます。 あなたは、チームがこれらのプランを実行できるように、プロジェクト計画を簡潔にまとめるよう指示されています。締切は今週末、あなたは何からスタートしますか？ でも慌てないでください。プロジェクトを成功させるために、プロジェクト管理の基本をすべて知っている必要はありません。 下記の6つのステップを実行して確実な計画を作成し、自信をもってチームをリードしてください。 待ってください！ 計画をスタートする場所はありますか？ Wrikeの無料トライアルを開始して、プロジェクト計画を共有してください ステップ1: ステークホルダーを特定し、約束して会う ステークホルダーは、プロジェクトの結果に影響を受ける人です。 ステークホルダーには、あなたの顧客および実際の製品やサービスの使用者が含まれます。 プロジェクトを計画する際は、必ずステークホルダー全員を特定し、彼らの関心を念頭に置いてください。 プロジェクトのスポンサープロジェクトの範囲、予算、タイムラインのベースを確立します。 次に、プロジェクトの詳細を決定し記録するスコープ記述書を作成し、全員が共通認識を持つようにして、コストのかかる伝達ミスを減らします。 スコープ記述書テンプレートを使用してスタートします。 ヒント: ステークホルダーが述べたニーズの根底にあるメリットを見極めます。 これらのメリットをもたらすことがプロジェクトで達成すべき目標です。 ステップ2：目標の設定と優先順位付け ステークホルダーのニーズのリストを入手したら、それらに優先順位を付けて特定のプロジェクト目標を設定します。 これらの目標にはプロジェクトの目的、または達成したいメトリクスやメリットを概説します。 プロジェクトが明確かつ簡単に共有できるように、あなたの目標およびステークホルダーがプロジェクト計画で求めているニーズを記入します。 ヒント: 「すべてが重要なのですが..」 優先順位付けが困難な場合は、緊急性と重要性に基づいて目標をランク付けするか、意思決定に役立つヒントを調べてください。 ステップ3：成果物を定義する プロジェクトの目標を達成するために必要な成果物とプロジェクト計画ステップを特定します。期待される具体的なアウトプットは何ですか？ 次に、プロジェクトの各成果物の期日を見積もります。 (次のステップでプロジェクトのスケジュールを定義する際に、これらの日付を確定することができます。） ヒント: 重要な期限と成果物について、明確なマイルストーンを設定します。 作業が開始されると進捗状況を追跡すると、予定通りにタスクを完了し、ステークホルダーを満足させることができます。 ステップ4：プロジェクトのスケジュールを作成する 各成果物を見て、それぞれを達成するために完了しなければならない一連のタスクを定義します。 タスクごとに、所要時間、必要なリソース、および責任者を決定します。 次に、依存関係を特定します。 他の人が始める前に、特定のタスクを完了する必要がありますか？ 成果物、依存関係、およびマイルストーンをガントチャートに入力するか、利用可能な多数のオンラインテンプレートおよびアプリケーションから選択します。 そのために、 Wrikeのガントチャートをぜひ無料でお試しください。 ヒント:計画プロセスにチームを関与させます。 作業の実行者は、タスクを完了する過程、完了までに要する時間、タスクの取り組みに最適な人について把握し理解している筈ですので、 彼らの知識を引き出すよう試みてください。 彼らがプロジェクトのスケジュールに同意し、作業を円滑に進められるように目標を設定してもらう必要があります。 ステップ5：問題を特定し、リスク評価を完了する リスクのないプロジェクトはありません。 ただ成功を祈り、最高の成果を願っても叶えられません。例えば、主要メンバーの休暇取得予定のように、プロジェクト計画プロセスに影響を与えることが前もって分かるような問題はありますか？ 一時的な中断に陥らせるような、思いがけない事態 (世界の休日、入荷待ちのパーツ、または繁忙期等々)にはどのようなものが想定されるでしょうか? プロジェクト計画を作成する場合は、特定のリスクが発生するのを防ぐか、またはそれらの悪影響を最小限に抑えるために取るべきステップを検討してください。 リスクアセスメントを実施し、リスク管理戦略を策定して準備を万全にします。 ヒント: 可能であれば、プロジェクトの早い段階でリスクの高い項目に取り組みます。 あるいは、バッファを設け、遅延が発生した場合でもプロジェクトを常に順調に進めるよう手助けします。 ステップ6：プロジェクトの計画をステークホルダーに提示する あなたの計画がステークホルダーの期待にどのように応えるかを説明、あらゆる反論に対するソリューションを提示しプレゼンテーションが一方的でないことを理解させてください。 ステークホルダーとはオープンに意見交換を行ってください。 次に、役割を決定する必要があります：誰がどのレポートをどのくらいの頻度で確認する必要がありますか？ どの決定を承認する必要がありますか、また誰が承認しますか？ プロジェクトの概要を明確にし、ステークホルダー全員がアクセスできるようにすることで、彼らは小さなアップデートの有無を知るためにあなたを追いかける必要がなくなります。 コラボレーションツールのように、プロジェクトの全データを1か所に格納することで、カレンダーをミーティングで埋めることなく、進捗状況の把握、アップデートの共有および編集を簡単に行うことができます。 はっきりと伝えることが大切です。 ステークホルダーが、プロジェクトに期待されていること、および彼らが取るべき行動を正確に理解していることを確認してください。 あなたにとってクリアであることが彼らにってもクリアであるとは限りません。 次のステークホルダーとのオープンディスカッションは楽しみですか？ プロジェクトの計画を前進させ続けるために、気難しいステークホルダーに常に対応するためのヒントがあります。 ヒント: 計画やスケジュールがステークホルダーの当初の期待と一致しない場合は、すぐそれを伝えることでネガティブに驚かせたり、張り詰めた会話になってしまうことを避けてください。 ステークホルダーに対して、「期待や要求が現実的ではない」と言うよりはむしろ、期待や要求の実現に必要な、例えば時間、お金、あるいはマンパワーなどを彼らに伝え、 別のリソースを費やす価値があるかどうかを彼らに決定させてください。 プロジェクト計画の作成後 おめでとうございます、あなたはプロジェクト計画を完了しました！ 次のステップ：プロジェクトのキックオフミーティングをスケジュールする。 さて、実際の作業が始まります。 キックオフミーティングで良い雰囲気を作ることがプロジェクトの成功を左右する可能性があります。 10ステップのプロジェクトキックオフチェックリストに従ってスタートをきってください。 プロジェクト計画を立てる準備は完了しましたか？ Wrikeでプロジェクト作業計画テンプレートを作成するための迅速な3ステップのプロセスがあります。 プロジェクト計画の立案に関する他の資料 プロジェクト計画を成功させる方法の詳細については、目標達成を手助けする5つのプロジェクト計画のヒントをチェックしてください。 ハーバードビジネスレビューの「計画を立てることが嫌だとしても、とりあえずしてみること」は、計画作成と時間管理の重要性について論じています。 他のプロジェクト管理のステップと戦略については、「プロジェクト管理ガイド」をご覧ください。 「完璧なプロジェクト計画を作成する方法」を読んでください。 プロジェクトの計画に関する他のヒントについては、「決定版ガイド」を参照してください。
プログラムマネージャーと プロジェクトマネージャーの違い
プログラムマネージャー対 プロジェクトマネージャー、、、肩書は似ていますが役割も同じ様なものでしょうか？ いいえ、全く別物です！ プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーは同様の責任を負いますが、両者の立場には重要な違いがあります。 したがって、あなたが将来それらのポジションに就こうと考えている場合でも、こうした立場にある両者のコラボレーションを理解しようとしている場合でも、相互にどのように関わっているのかを知ることが重要です。 プロジェクト対 プログラム 2つの役割の類似点と相違点について話し合う前に、プロジェクトとプログラムは別物である点を理解することが大切です。 プロジェクトは一時的な、一度限りのものです。 プロジェクトは通常、コスト、リソース、予算、時間制約によって束縛されます。 プロジェクトには目に見える成果や成果物が得られるよう、明確な終了日と短期目標が設定されます。 プログラムは、基本的な、相互に関連し合うプロジェクトで構成されています。 これらのプロジェクトは相互に補完し合い機能することで、より規模が大きく長期的なビジネス目標を達成します。 成功すると、目に見える単一の成果物のみならず、戦略面のメリットや組織の成長を促進します。 ある会社がより多くのCIO(最高情報責任者)を獲得したいと考えていると仮定しましょう。 その会社はマーケティングチームに対して、ダイレクトにCIOに訴求して、コンバージョンを促進するデマンドジェネレーションのプログラムを要求する可能性があります。 たとえば、CIOをターゲットとした電子ブックの作成やCIO関連のウェビナーの開催など、いくつかのプロジェクトがこのプログラムに導入される可能性があります。 以下の表は、プロジェクトとプログラムを並べて比較するのに 役立ちます： プログラムマネージャーとは？ プログラムマネージャーは、プログラムの戦略と目的を明確にし、それがビジネスにどのような影響を与えるかを評価します。 プログラムの目標全体の達成に必要な依存関係プロジェクトのリストを定義し、マネージしなければなりません。 プログラムマネージャーを、下絵をデザインする建築家として考えてください。 建築家は配管や乾式壁を取り付けませんが、これらのパーツの配置を決めて美しい家を建築します。 プログラムマネージャーの役割は、個々のプロジェクトの完了に留まらず、プログラム全体を長期的に実現することにまで及びます。 彼らには、チームの組織、戦略の実行、ROI(投資対効果)の測定、その他、管理者視点での行動、といった責任があります。 CIOの例に戻ると、プログラムマネージャーの職務には、プロジェクトチーム間のコラボレーションを俯瞰し、CIOのリード獲得の上昇が成功の指標になるかどうかを見極めること、がそれに該当します。 プログラムマネージャーの一日を理解するには、一般的なプログラムマネージャーのジョブ・ディスクリプション(職務記述書)をここでチェックしてみてください。 プロジェクトマネージャーとは？ プロジェクトマネージャーは、プログラム内の個々のプロジェクトを管理します。 彼らは、プログラムのガイドラインに沿って、作業を完了するための時間、予算、およびリソースを調整し、進捗状況および当初のプロジェクト計画に加えられた変更についてプログラムマネージャーに報告します。 プロジェクトマネージャーの役割はプログラムマネージャーの役割よりも戦術的です。 プログラムマネージャーを建築家とするならば、プロジェクトマネージャーは画家であり、配管工であり、電気技術者であると言えます。 彼らは主にプロジェクトの機能要素を実行し管理することに集中します。 これには、期限を守る、予算内に留まる、タスクを委任する、成果物を完成させることなどが含まれます。 一般的なプロジェクトマネージャーのジョブ・ディスクリプション(職務記述書)をここでチェックしてください。 プログラムマネージャー対 プロジェクトマネージャー プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーの 3つの大きな違いを要約しましょう： プログラムマネージャーはプロジェクトのグループを管理し、プロジェクトマネージャーは個々のプロジェクトを管理します プログラムマネージャーは、長期的な事業目標に焦点を当てています。一方、プロジェクトマネージャーには、短期間で具体的な成果物が求められます。 プログラムマネージャーは戦略的であり、プロジェクトマネージャーは戦術的です もっと詳しい説明が必要でしたら、こちらビデオをチェックしてください。 異なる役割、同様の課題 日々の責任は異なりますが、プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーはいずれも、数多くの未確定要素を管理し、組織や効率性に行き過ぎがあれば明示しなければなりません。 両者は同じ課題に遭遇することが多く、同様の手法やツールを使うことで問題を解決します： ダッシュボード:成功の主な要素がチームの人数と不確定要素に左右される場合、タスクの状況と進捗状況を可視化して把握することが重要です。 プログラムマネージャーおよびプロジェクトマネージャーは、誰が何に取り組んでいるのかを一覧で正確に把握できるダッシュボードを持つ必要があります。 このダッシュボードでは、状況を大局的に把握するだけでなく、必要に応じて掘り下げられることが理想的です。 テンプレート:多くのプログラムは同じようなプロジェクトを含むことがあります。 例えば、すべてのマーケティングプロジェクトに広告キャンペーンが含まれている場合などです。 そのような場合、プロジェクトマネージャーおよびプログラムマネージャーは、プロジェクトをテンプレート化することによって、ゼロから作業を開始することなく、さらに、過去の成功を再現しやすくなります。 柔軟な作業ビュー:全員が同じように作業するわけではありません。 プログラムマネージャーおよびプロジェクトマネージャーの仕事は、自分自身のスタイルを他のメンバーに押し付けないことで簡単になります。 単一のプログラムやプロジェクトを様々な視点で見れることが重要なのです ― かんばんや、表、リスト、およびタイムラインを考えてみてください。 これは、関係者全員が快適に作業しつつ同じ目標の達成に集中できることを意味します。 情報を集約したコラボレーション:すべてのアセット、アップデート、およびリクエストを追跡し続けることが困難な場合があります。 詳細を知るために電子メールやスプレッドシートを探し回ることは、プロジェクトマネージャーおよびプログラムマネージャーの時間の無駄です。 プログラムやプロジェクトに関するコミュニケーションのすべてを参照しやすい単一のスレッドにまとめておくことは極めて役に立ちます。 いかがでしたでしょうか。 プログラムやプロジェクトを整理し管理するツールが必要でしたら、 Wrikeがいかにチームの効率性を高め期限内でのプロジェクトの完了をサポートできるのかをチェックしてください！
