Comment accueillir un nouveau collaborateur

Si vous avez à l'esprit la question de l'accueil des nouveaux collaborateurs, vous avez probablement déjà réalisé à quel point l'intégration des employés est importante. Et, si vous n'en étiez pas encore totalement convaincu, les chiffres sont là pour le prouver.

69 % des employés sont plus susceptibles de rester au sein de leur entreprise au moins trois ans lorsque leur intégration a été menée correctement. En parallèle, jusqu'à 20 % du roulement des employés a lieu lors des 45 premiers jours de travail. Enfin, près de 33 % des nouvelles recrues cherchent un autre emploi au cours de leurs premiers six mois en poste. 

Des chiffres inquiétants, confirmés par un résultat d'étude encore plus alarmant : selon Gallup, seuls 12 % des employés sont convaincus que leur entreprise dispose d'une procédure efficace d'accueil et d'intégration. Une véritable claque pour les employeurs.

La période d'intégration est un exercice périlleux, et tout commence par un geste simple : l'accueil de votre nouvel employé.

Voyons ensemble tout ce dont vous aurez besoin pour bien accueillir vos nouvelles recrues, en commençant par un kit de bienvenue et un modèle de message idéal pour faire les présentations. Lorsqu'elles sont correctement pensées, vos procédures d'intégration constituent un véritable outil pour fidéliser les talents.

Que doit-on inclure dans le message de bienvenue d'un nouvel employé ?

Tout commence par votre lettre de bienvenue. Cet e-mail devra couvrir toutes les informations pratiques et donner à votre employé tous le détails dont il aura besoin pour démarrer sa première journée sereinement.

Il n'est pas nécessaire de tout aborder (ne vous inquiétez pas, vous aurez le temps de le faire plus tard). Concentrez-vous plutôt sur les informations dont il a besoin dans l'immédiat.

  • Confirmez son intitulé de poste et la date de début de son contrat : vous vous assurez ainsi d'être sur la même longueur d'onde.
  • Fournissez-lui des informations concernant son arrivée : où se garer, quelle entrée utiliser, où se rendre dans les locaux et le nom de la personne qui l'accueillera.
  • Précisez votre code vestimentaire : la tenue appropriée.
  • Prévoyez un emploi du temps : ce qui l'attend lors de son premier jour (un bon moyen de calmer ses inquiétudes).

Si vous intégrez un employé distant de manière virtuelle, assurez-vous de donner des informations sur la date d'arrivée de son équipement (ordinateur portable, casque, etc.) et de son kit de bienvenue. Votre message d'accueil peut éventuellement inclure des détails sur une réunion de bienvenue virtuelle avec l'ensemble de l'équipe.

Dans ce message, vous devrez également montrer de l'enthousiasme et réaffirmer que vous êtes impatient de l'intégrer à l'équipe. Ce n'est pas parce qu'il inclut un grand nombre d'informations logistiques que votre message doit être sans âme.

Qui envoie la lettre de bienvenue ?

Il n'y a pas de règle établie. Dans certains cas, votre équipe des RH enverra une lettre de bienvenue standard à toutes les nouvelles recrues.

Cependant, il est préférable de confier cette tâche au supérieur direct du nouvel employé, de façon à créer du lien dès les premiers échanges.

La relation employé-supérieur est essentielle pour l'engagement, et une communication sincère y contribue. Ainsi, même s'il n'est pas chargé de lui communiquer les informations pratiques, le responsable sera bien inspiré de se mettre en relation avec son employé avant son premier jour. 

Quand envoyer une lettre de bienvenue à un employé ?

Parce que ce message contient des informations importantes concernant le premier jour de l'employé, il doit bien évidemment être envoyé avant son arrivée (et cela ne veut pas dire la veille à 21 h !).

Envoyez-le entre une semaine et trois jours avant la date de début, un délai suffisant pour lui permettre de consulter les informations et de vous poser des questions sans pour autant lui laisser le temps d'en perdre la trace.

À quoi doit ressembler votre lettre de bienvenue ?

Il n'est pas nécessaire d'écrire un roman. Il est même peut-être préférable d'écrire un message concis et précis. Voici un exemple de lettre de bienvenue dont vous pouvez vous inspirer :

Bonjour Freya,

Nous sommes vraiment impatients de vous accueillir parmi nous, chez EntrepriseXYZ, en tant que Responsable de la réussite client ! Nous sommes convaincus que vous aurez une influence des plus positives sur la façon dont nous abordons notre service client.

Petit rappel : vous commencez le 15 octobre. Veuillez arriver à 8 h 30 et vous garer dans le parc de stationnement Ouest. Vous pourrez ensuite emprunter l'entrée Ouest et retrouver Benjamin à la réception. Il vous accompagnera à votre bureau.

Vous avez dû remarquer que notre code vestimentaire est plutôt décontracté. N'hésitez donc pas à adopter une tenue dans laquelle vous vous sentirez à l'aise, tant qu'elle est propre et décente.

Voici votre emploi du temps provisoire pour cette première journée :

8 h 30 - 10 h 00 : visite du bureau et rencontre de l'équipe

10 h 00 - 11 h 30 : configuration et présentation des outils informatiques

11 h 30 - 12 h 30 : déjeuner avec l'équipe (restauration prévue)

12 h 30 - 14 h 00 : réunion avec les RH et procédures administratives

14 h 00 - 15 h 30 : réunion avec les chefs de service et aperçu de l'entreprise

15 h 30 - 17 h 00 : début de la formation pratique

Entretemps, n'hésitez pas à envoyer vos questions à cette adresse e-mail. Nous serons ravis de vous répondre !

Si tout est clair, nous nous verrons le 15 octobre, en espérant que vous avez aussi hâte que nous de commencer cette aventure !

Cordialement,

Sarah

Élaborer votre kit de bienvenue : idées de contenu

Vous avez envoyé votre message de bienvenue, et votre nouveau collaborateur se présente pour sa première journée. Et maintenant ? Plutôt que de le faire s'assoir à un bureau vide, élaborez un kit de bienvenue pour lui permettre de partir du bon pied.

Que devra-t-il inclure ? Même s'il ne faut pas hésiter à sortir des sentiers battus, il y a cependant quelques impératifs :

  • Coordonnées des principaux interlocuteurs : comment contacter les personnes importantes (par exemple, son représentant des RH et le service informatique).
  • Organigramme du service : il pourra ainsi se familiariser avec les noms et les postes de ses collègues, avant de tous les rencontrer. 
  • Politiques et procédures : depuis votre manuel pour les employés jusqu'aux instructions pour demander des jours de vacances.
  • Avantages sociaux : informations sur les avantages disponibles (y compris les mutuelles et plans de retraite).
  • Identifiants de connexion : demandez à votre service informatique de faire le nécessaire à l'avance (téléphone, adresse e-mail, identifiants), puis veillez à lui fournir toutes les informations nécessaires.
  • Antisèche : un document ludique qui réunit des informations légères sur l'emplacement des toilettes ou comment se procurer des filtres à café.
  • Les goodies : rien de mieux pour souhaiter la bienvenue à quelqu'un que de lui offrir un t-shirt ou un mug à café avec le logo de l'entreprise.

Placez le kit sur le bureau de votre employé avant son arrivée. De cette façon, il aura de quoi s'occuper dès les premières minutes plutôt que de se tourner les pouces en attendant des instructions.

Comment annoncer l'arrivée d'un nouvel employé ?

Vous avez organisé un accueil chaleureux à votre employé, mais il reste un obstacle à franchir : présenter ce nouveau collaborateur à son équipe.

L'arrivée d'un nouvel élément peut demander une certaine adaptation, et c'est pour cela qu'il est important de présenter ce nouvel employé aux membres de l'équipe en s'assurant qu'ils en connaissent les responsabilités.

Avant le premier jour de cet employé, envoyez un e-mail à votre équipe en précisant :

  • le nom du nouveau collaborateur,
  • son poste,
  • la date de son arrivée,
  • son expérience (ses anciens employeurs et l'expertise qu'il possède),
  • à qui s'adresser en cas de question (par exemple, si certains membres de l'équipe souhaitent dores et déjà connaître les projets sur lesquels travaillera ce nouveau collaborateur ou l'étendue de ses responsabilités).

Ces éléments sont suffisants pour donner à votre équipe une idée de la personne qui les rejoint.

Lors de la première journée du nouvel employé, vous pouvez également organiser une réunion afin que les membres de l'équipe puissent faire sa connaissance. Ou, au minimum, envoyer un second e-mail (en incluant le nouveau collaborateur), qui sera un peu plus chaleureux et personnel.

Si plusieurs personnes commencent le même jour ou la même semaine, envisagez d'organiser des activités d'orientation pour briser la glace, qui permettront aux nouvelles recrues de nouer des liens. Et n'hésitez pas à rendre vos intégrations virtuelles moins intimidantes en utilisant des emojis !

Comment accueillir un nouvel employé avec les modèles d'intégration de Wrike

Nous avons abordé le message de bienvenue, mais il ne s'agit que de l'une des pièces de ce grand puzzle.

Des procédures administratives à la configuration de l'espace de travail, les tâches associées à l'accueil et l'intégration se démultiplient. Pour ne rien oublier et vous faciliter la vie, ainsi que celle de votre équipe, utilisez le modèle d'intégration des employés de Wrike.

Ce modèle vous aidera à établir une liste de contrôle afin de vous assurer que vous avez couvert tous les fondamentaux, ainsi qu'un formulaire de demande personnalisé qui collectera toutes les informations indispensables auprès de vos nouveaux employés.

La réussite des employés commence par un accueil chaleureux

La période d'intégration est une période délicate, et rien ne compte plus qu'une bonne première impression pour mettre vos employés sur la voie du succès et les convaincre de s'engager auprès de vous sur le long terme.

Et la meilleure façon d'y arriver est d'organiser un accueil chaleureux. Inspirez-vous de ces éléments pour veiller à ce que vos nouveaux collaborateurs se sentent appréciés et soutenus, bien avant leur premier jour.

N'oubliez pas d'utiliser le modèle d'intégration des employés de Wrike pour tout préparer avant leur arrivée.

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