Les fondamentaux d'une réunion parfaite

Les réunions professionnelles. Vous voyez ce que je veux dire ?

Vous voyez ce que je veux dire ?

La statistique qui suit est édifiante : 127 % des gens détestent les réunions. Oui ok, je viens de l'inventer. Mais connaissez-vous quelqu'un qui aime vraiment assister à des réunions ? Vous n'avez jamais entendu un collègue vous dire, lorsque vous lui demandez comment il va, « Très bien, mais j'aurais vraiment aimé avoir plus de réunions aujourd'hui. » Moi non plus.

En réalité, les réunions sont nécessaires au succès d'une entreprise. Une réunion bien menée est un moment productif de collaboration, de résolution de problèmes et d'émergence de nouvelles idées intéressantes, qui font avancer l'entreprise.

Alors, comment organiser des réunions d'où les participants sortent en disant « C'était une bonne réunion », sans aucun sarcasme ? Nous avons rassemblé des conseils prodigués par de grands dirigeants, des connaissances partagées par d'éminents psychologues, ainsi que les derniers outils et tendances en matière de réunion.

Utiliser des notions de base de psychologie pour améliorer vos réunions

  • L'endroit où vous êtes assis vous définit — La prochaine fois que vous participez à une réunion, observez la salle et remarquez la place de chacun. Il s'avère que la place que vous choisissez lors des réunions reflète votre personnalité et la dynamique de l'équipe. Apprenez à changer la disposition des places pour améliorer les relations au sein de l'équipe et ses résultats.
  • Les réunions debout peuvent améliorer la productivité du groupe — Découvrez les éléments de psychologie qui indiquent que toutes vos réunions devraient avoir lieu debout : un simple changement comme la disparition de la table et des chaises peut rendre vos réunions d'équipe plus collaboratives et créatives (et plus courtes aussi !).
  • Pourquoi les réunions tuent la productivité — D'après Kathleen Vohs, psychologue à l'université du Minnesota, tout le monde dispose d'un nombre limité de ressources cognitives — et une fois que celles-ci sont épuisées, nous commençons à prendre de mauvaises décisions. Utilisez ces sept principes pour veiller à ce que votre équipe quitte chaque réunion en se sentant motivée et productive, plutôt qu'épuisée mentalement.
  • Réduire au silence la pensée de groupe dans votre entreprise — Découvrez comment éliminer les dangers de la pensée de groupe de vos réunions d'équipe, tout en intégrant de façon productive les désaccords et les points de vue divergents.
  • Quatre façons de donner la parole aux introvertis lors des réunions — Utilisez ces conseils pour profiter de la diversité des personnalités et des points de vue au sein de votre équipe, notamment les façons différentes d'interagir avec des personnes introverties lors des réunions d'équipe.

Idées de réunion innovantes à adopter d'urgence

Les tendances à suivre en matière de réunion

  • Utiliser des tableaux de bord — Concentrez votre réunion sur des indicateurs et rendez les progrès mesurables à l'aide de tableaux de bord partagés. Puisque les tableaux de bord de projet en temps réel éliminent le besoin de mises à jour régulières du statut, vous pouvez consacrer le temps de réunion aux discussions importantes et à la prise de décision. Ce livre blanc couvre cinq pratiques recommandées en matière de tableaux de bord de réunion pour que vous puissiez les utiliser efficacement.
  • Incorporer des éléments visuels — Le consultant en gestion et auteur Dan Roam indique que l'ajout d'éléments visuels tels que croquis, mindmaps, maquettes à vos réunions stimule une nouvelle partie du cerveau et maintient l'intérêt de l'équipe. Voici huit conseils pour commencer à incorporer des éléments visuels dans vos réunions régulières.
  • Priorité aux actions — Rendez toutes vos réunions productives en les clôturant par une question : qui fait quoi et quand ? La coach en productivité de Wrike, Errette Dunn, explique dans cette courte vidéo pourquoi il s'agit du conseil principal en matière de réunion.
  • Combiner réunions et mobilité — Les équipes qui travaillent à distance font de moins en moins exception, les réunions doivent intégrer cette mobilité. Même si votre équipe travaille habituellement dans le même bureau, donnez la possibilité à chacun d'appeler facilement avec un appareil mobile depuis un train, une réunion avec un client, un aéroport et de participer via Skype, GoToMeeting ou toute autre application de réunion virtuelle.
  • Rendre les réunions amusantes ! — Les sept idées simples d'entrepreneur vont amener de la vie et du rire dans vos réunions les plus barbantes.

Conseils pour des réunions virtuelles

Outils de réunion et listes de vérification

Partagez vos meilleurs conseils en matière de réunion

Qu'est-ce qui fonctionne avec votre équipe ? Qu'est-ce qui rendait insupportables les pires réunions auxquelles vous avez assisté ? Partagez vos conseils sur ce qu'il faut faire et ce qu'il faut éviter avec d'autres lecteurs dans les commentaires ci-dessous. Crédit image : Meeting Table de mnadi sur Flickr. Certains droits sont réservés. Modifications effectuées.

 

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