Des « nomades digitaux », aux équipes dispersées aux 4 coins du monde, en passant par ceux qui essaient tout simplement d'éviter les bouchons du vendredi : le télétravail n'a jamais été aussi populaire et collaboratif. Cette tendance très répandue, aussi vieille que le monde du travail lui-même, est pourtant indubitablement en plein boum.

Le télétravail peut toutefois donner des résultats mitigés pour beaucoup d'entreprises ; maintenir une bonne communication et une collaboration efficace au sein des équipes se révélant difficile à défaut de contact direct. Pour qu'un employé réussisse grâce au télétravail, il doit faire preuve aussi bien d'esprit d'équipe que de motivation afin de favoriser de solides relations professionnelles.

Que signifie « à distance » ?

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Photo : Andrew Slate pour Wrike

Le travail à distance est défini comme tout travail réalisé de façon décentralisé. Le télétravail peut prendre la forme d'une journée ponctuelle de travail à domicile ou d'une semaine complète de travail en ligne mais se réfère aussi au fait de travailler dans un bureau satellite. Il existe même des entreprises à distance qui opèrent selon un modèle décentralisé, avec une collaboration au sein des équipes entièrement coordonnée via l'utilisation d'outils numériques.

Uniquement limité par une connexion Wifi fiable, vous pouvez travailler à distance de pratiquement n'importe où, depuis le confort de chez vous ou depuis un espace de coworking tendance à Bali. Des entreprises comme WeWork ont connu un énorme succès en offrant des espaces de coworking et de collaboration dans la plupart des grandes zones métropolitaines.

Les défis des travailleurs à distance

Malgré les possibilités diverses et variées qui s'offrent à eux, pratiquement tous les travailleurs à distance rencontrent les mêmes difficultés : un sentiment d'isolement, une certaine insécurité et un manque de visibilité sur les objectifs principaux de l'équipe.

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Source : https://hbr.org/2017/11/a-study-of-1100-employees-found-that-remote-workers-feel-shunned-and-left-out

Lorsqu'ils rencontrent une difficulté, 84 % des travailleurs à distance affirment que celle-ci les préoccupe pendant plusieurs jours. Les travailleurs à distance ont d'autre part davantage l'impression que leurs collègues disent du mal dans leur dos par rapport à des collègues partageant le même bureau.  

Beaucoup d'entreprises réputées ont été frileuses à l'idée de permettre à leurs employés de mettre en place le télétravail : Yahoo et Marissa Mayer ont lancé la tendance impopulaire de révoquer les privilèges des employés travaillant à distance, reprise plus tard par IBM et Reddit. Ces derniers soutiennent que la flexibilité du télétravail a lieu au détriment d'une collaboration et d'une communication plus directe à l'intérieur comme à l'extérieur du bureau.

Il existe néanmoins des moyens de maximiser la collaboration des travailleurs à distance. Renforcer la confiance de ces travailleurs aura un impact positif sur la collaboration et la productivité de votre équipe.

Télétravail : un exercice d'auto-efficacité

L'auto-efficacité, ou la confiance en sa capacité à accomplir la tâche qu'on a entre les mains est peut-être la caractéristique principale de tout travailleur à distance. Elle est déterminante dans ce mode de travail. Selon une étude portant sur près de 400 travailleurs à distance le recours à des évaluations en matière d'auto-efficacité « a influencé de manière significative l'efficacité de leur travail à distance, la manière dont ils percevaient leur productivité et leur capacité à s'en sortir ». Cette confiance peut néanmoins être difficile à maintenir en tant que travailleur à distance, notamment lorsque des conflits en milieu professionnel se prolongent.

Comment développer cette qualité intrinsèque chez les travailleurs à distance ? La solution se trouve dans une combinaison d'outils numériques et de stratégies visant à lever les obstacles au feedback, à construire la confiance et à établir des flux de travail inspirant la confiance et la collaboration au sein de l'équipe.  

Conseils en matière de collaboration à distance

Nous avons dressé une liste de conseils clés pour renforcer la collaboration entre les travailleurs à distance, permettant d'améliorer leur auto-efficacité, tout en apportant une collaboration et une contribution de meilleure qualité à leurs équipes.

Conseil n°1 : les travailleurs à distance recherchent le feedback

C'est un fait quand on travaille à distance : si vous n'êtes pas au bureau, il est plus difficile de recevoir des retours sur la qualité de votre travail, sur votre niveau de contribution et sur votre place au sein de la structure. Le feedback s'est avéré être un facteur de motivation intrinsèque très efficace et il a été démontré qu'il favorise l'apprentissage, renforce la confiance et rend les travailleurs plus heureux. Les travailleurs à distance n'en reçoivent pas suffisamment.

Etant donné que 39 % des travailleurs dans notre Rapport sur le stress et la productivité citent la mauvaise communication comme principal facteur de stress en milieu professionnel, il n'est pas étonnant que les travailleurs à distance rencontrent les mêmes difficultés. On tombe facilement dans le doute lorsque l'on travaille à distance. Encourager un processus de feedback continu peut améliorer la qualité des relations professionnelles et, par conséquent, la santé mentale.

Conseil n°2 : renforcer la confiance et l'empathie

La confiance est le fondement de toute relation professionnelle à distance. La confiance est d'ailleurs considérée, selon Gallup, comme la pierre angulaire de toute relation commerciale. Et pourtant, pour 55 % des grands PDG la confiance est encore un problème important dans leur structure.

Établir la confiance est aussi simple que de laisser aux travailleurs un peu d'intimité et d'indépendance dans leurs tâches quotidiennes. Il n'est certes pas conseillé d'interrompre constamment la communication, mais si vous accordez le bénéfice du doute à vos travailleurs à distance lors de petites retards de communication, ils seront plus flexibles avec les travailleurs du bureau en pareil cas. Le responsable d'équipe devrait avoir suffisamment confiance en la capacité de ses travailleurs à distance à réaliser leur travail dans les délais et de façon satisfaisante. Et le travailleur à distance devrait avoir une bonne compréhension des difficultés inhérentes à la collaboration à distance et être aussi responsable que possible.

Si cela est possible, programmez des réunions périodiques en personne pour faire le point. Sinon, essayez d'utiliser les services d'appel vidéo tels que Zoom, lorsque la situation le permet. Dans une étude réalisée par HBR un quart des sondés affirmaient que les responsables insistant pour organiser des rencontres avec les employés à distance avaient en général plus de succès.

Conseil n°3 : établir des flux de travail bien définis

Beaucoup d'entreprises négligent, sans le vouloir, le processus de travail en mettant en place un système de télétravail. Comment les outils numériques peuvent être utiles si vous ne les utilisez pas correctement ?

Essayez de commencer avec une liste d'attentes spécifiques et concrètes en ce qui concerne le travail à distance de votre équipe. Cela aide à dissiper toute confusion et permet au travailleur à distance de savoir à qui s'adresser en cas de questions. Ensuite, investissez dans des outils numériques offrant le niveau de flexibilité répondant aux attentes de vos travailleurs à distance. Des outils offrant une visibilité sur le travail, des fonctionnalités de rapports, des capacités collaboratives, et des fonctionnalités d'automatisation pour les processus répétitifs.

Les outils de collaboration synchrone qui favorisent la communication des deux parties au même moment sont précieux pour les conversations spontanées mais peuvent présenter des difficultés lorsque les horaires de travail sont différents. Lorsque l'on travaille à distance, les outils digitaux (comme Wrike !) peuvent offrir la flexibilité nécessaire pour collaborer de façon efficace à travers différents fuseaux horaires.

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Avantages du télétravail

Mis à part ces difficultés, la flexibilité au travail est en train de devenir l'avantage le plus recherché chez les travailleurs, à l'échelle nationale, selon les conclusions de notre Rapport sur l'épidémie du stress. Travailler à distance est une récompense tout à fait méritée pour les équipes bien intégrées et surchargées. En outre, travailler à distance permet d'éviter les distractions en tous genres des bureaux modernes, de maintenir un meilleure concentration et de réduire les déplacements grâce aux outils numériques d'aujourd'hui.

Voici quelques-uns des avantages du travail à distance :

  • Travailler dans le confort de chez soi
  • Réduire les distractions quotidiennes du bureau qui rendent la concentration difficile
  • Éliminer des trajets et des déplacements stressants
  • Programmer le travail en fonction des impératifs de votre vie mouvementée

Ressources pour le travailleur à distance

Le télétravail n'est pas prêt de disparaître : d'ailleurs, selon une étude menée par LinkedIn 64 % des employés renonceraient à une augmentation pour une meilleure flexibilité au travail. Vous trouverez ci-après quelques liens pour aller plus loin sur le télétravail. Laissez un commentaire pour vous exprimer sur le sujet !

Photos en bannière : Andrew Slate pour Wrike

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