Collaboration : pourquoi est-ce essentiel, comment l'améliorer ?
A la base, la collaboration d'entreprise se résume principalement à la façon dont une grande entreprise communique - notamment au travers des diverses technologies et plates-formes qu'utilisent les employés pour engager des discussions professionnelles, formuler leurs commentaires et échanger leurs idées. Mais cela concerne également la culture de l'entreprise et la façon dont ses valeurs encouragent ou empêchent le partage des idées et des informations. Pourquoi la collaboration d'entreprise est-elle importante ? Dans un article paru dans Inc.com, le CEO de Wrike, Andrew Filev, épingle deux atouts indéniables de la collaboration : La collaboration en interne, par l'intermédiaire des outils de partage, wikis, vidéoconférences et autres, augmente la productivité. La collaboration externe avec les clients, les partenaires et les revendeurs, par l'intermédiaire des forums d'utilisateurs, blogs, réseaux sociaux, webinaires, conférences et autres réunions, permet de recueillir des informations et de favoriser l'innovation. Il est donc logique que la collaboration interne dans l'ensemble de l'entreprise et la collaboration externe avec les parties prenantes améliorent à la fois l'efficacité et la rentabilité. Lorsque les canaux de communication sont ouverts, il est plus facile de trouver l'information souhaitée ou de solliciter un avis ou de l'aide auprès de collègues et de clients. Par ailleurs, la collaboration aide l'entreprise à atteindre ses principaux objectifs prioritaires, comme l'amélioration des processus commerciaux ou la réduction des coûts. Le Groupe Aberdeen a mené une enquête auprès de 299 sociétés, révélant les avantages significatifs de la collaboration globale au sein d'une entreprise : amélioration de 53 % au niveau des métriques du service client amélioration de 49 % au niveau de la productivité de la main-d'œuvre La collaboration d'entreprise commence par la culture, PAS par les outils Au cours de cette dernière décennie, le nombre d'outils de collaboration offerts aux entreprises a littéralement explosé. Toutefois, sans sous-estimer leur utilité, il ne s'agit jamais de solutions prêtes à l'emploi, capables de répondre aux besoins immédiats d'une entreprise souhaitant renforcer l'efficacité du travail en équipe. En définitive, une technologie destinée à renforcer la collaboration ne permet pas, à elle seule, d'apporter le changement. Il s'agit également de ne se fera pas en un jour. L'entreprise doit s'y atteler au quotidien dans le cadre des politiques et processus mis en place. L'un des moyens de favoriser la collaboration globale au sein de l'entreprise consiste à habituer les équipes à partager des informations via une plate-forme collaborative. Installez une plate-forme logicielle permettant de partager des fichiers et de communiquer sans se perdre dans de longues chaînes d'e-mails. Il vous faudra procéder étape par étape pour amener les employés à partager délibérément leurs tâches, télécharger les fichiers sur lesquels ils travaillent, donner leur avis sur les bonnes pratiques et même participer aux projets d'autres collègues dans le cadre d'une collaboration en équipe. Une fois que cette simple habitude de partager l'information sera ancrée dans la culture de l'entreprise, il sera plus facile d'instaurer des processus permettant de renforcer la collaboration entre les équipes. Il n'est pas demandé à votre entreprise de foncer tête baissée dans la collaboration ni de partager chacune de ses tâches. Commencez par créer un espace permettant aux employés d'être connectés au sein de l'entreprise et de concrétiser rapidement des idées grâce au partage des ressources. Il s'agit tout d'abord de créer un cadre d'entreprise global pour la productivité, l'innovation et la vélocité. Wrike peut aider votre entreprise à améliorer la collaboration entre toutes vos équipes. Commencez votre essai gratuit dès aujourd'hui et testez-le auprès de vos équipes.
15 activités de résolution de problèmes en équipe
Certaines personnes parlent de problèmes, d’autres de solutions : les activités de résolution de problèmes sont une excellente façon d’apprendre à connaître le fonctionnement de votre équipe (à la fois de chacun de ses membres et de l’équipe dans son ensemble). De plus, ces activités permettront à votre équipe de découvrir des stratégies qui l’aideront à réagir rapidement lorsqu’elle sera confrontée à un obstacle l’empêchant d'atteindre ses objectifs.
Quel est le point commun entre Verizon Media et HelloFresh ?
Oracle, Verizon Media, HelloFresh et diverses autres marques se sont joints à Wrike pour discuter des défis auxquels les entreprises sont actuellement confrontées et des opportunités qui se présentent à elles — découvrez ce que nous avons appris !
12 astuces et pratiques reconnues pour collaborer en équipe
Vous avez un projet avec un délai serré, ce qui est assez stressant en soi. Mais vous avez de surcroît une équipe pluridisciplinaire composée de personnes de départements différents qui n'ont jamais travaillé ensemble auparavant et soudain, vous devez faire en sorte que tout le monde pense et travaille ensemble comme un groupe intégré. Comment faites-vous donc pour que ces personnes coordonnent leurs efforts et travaillent en équipe ? Nous avons interrogé les experts pour qu'ils nous donnent des conseils approuvés, ou, si vous préférez, des astuces de collaboration ; voici ce qu'ils nous ont appris. Astuces pour la collaboration en vue d'une meilleure communication 1. Communiquez de façon directe Laura MacLeod, consultante en RH, travailleur social, et collaboratrice de From The Inside Out Project®, affirme que ce qui marche le mieux c'est de s'exprimer clairement et simplement lorsque les problèmes surviennent. Ne pas prendre de pincettes ni essayer d'édulcorer la situation : « Sans honnêteté ou authenticité, vous n'allez nulle part, en d'autres termes, vous devez reconnaître et accepter qu'il existe un problème et le formuler. ‹ Joe, il semble que tu n'as pas tellement avancé sur ça. Ton projet n'est pas dans les délais, voyons voir ce qui se passe. 2. Ne vous limitez pas à parler, essayez le dessin ! William Gadea, fondateur et directeur artistique de IdeaRocket, qui propose des vidéos animées pour les entreprises, connaît une astuce : tous les nouveaux outils de vidéoconférence disposent d'une option tableau blanc. Utilisez-là ! « Quand on voit le succès des tableaux blancs lors des réunions, je me dis que les fonctions de dessin des applications de téléconférences ne sont pas suffisamment utilisées. Pratiquement toutes les applications offrent ce genre de fonction : WebEx, Gotomeeting, Skype, Hangouts. Vous pouvez dessiner sur votre bureau ou sur un écran vide. C'est également utile pour décrire les flux de travail avec des diagrammes. Pour nous c'est une bénédiction car nous devons donner des instructions artistiques à des personnes à distance. » 3. Appliquez une politique de portes ouvertes Evan Harris, co-fondateur et directeur général de SD Equity Partners, met l'accent sur l'instauration d'une culture de collaboration. Son meilleur conseil ? La mise en place d'une politique de portes ouvertes. Selon lui « Même si les bureaux de vos employés ne sont pas fermés par une porte physique, il est important de créer un environnement où le personnel peut communiquer ouvertement et poser des questions ou faire part de ses préoccupations à tout moment, pas seulement lors d'une réunion. C'est un moyen de montrer que les idées et les opinions de tout le monde comptent et doivent êtres exprimées à tout moment ». Astuces pour la collaboration afin de développer l'esprit d'équipe 4. Changez de bureau Sam Shank, directeur général et co-fondateur de HotelTonight, a récemment écrit à propos de son conseil de collaboration préféré : l'échange de bureau. L'idée est que les gens se déplacent physiquement et travaillent dans différents espaces du bureau pour qu'ils nouent des relations avec des personnes avec qui ils n'ont habituellement pas beaucoup de contact. Cela contribue à créer des relations professionnelle plus solides. Shank ajoute « Personnellement, j'ai eu une révélation lorsque je travaillais aux côtés de l'équipe financière ; nous parlions de leur travail, je leur racontais à quoi je consacrais mon temps et nous avons établi une relation ». 5. Offrez-leur des vacances ! Simon Slade, directeur général et co-fondateur de SaleHoo, a trouvé la manière idéale de réunir son équipe dispersée : leur offrir un avantage supplémentaire. Selon ses propres mots, « Avec 24 de mes 29 employés travaillant à distance, c'est compliqué de développer un esprit d'équipe et de favoriser un sentiment de fierté à l'égard de la société. Plus de la moitié de mes employés à distance travaillent hors des Philippines. J'ai décidé de me rendre aux Philippines une fois par an avec mes employés et leur famille pour des vacances tous frais payés ! Mes employés sont d'une part ravis de bénéficier d'un magnifique cadeau de la société, mais ils peuvent d'autre part développer un formidable esprit d'équipe, ce qui est rare chez les télétravailleurs. » 6. Trouvez les forces de chacun David Finkelstein, responsable des approvisionnements de Bedgear.com, nous rappelle que chacun a un ensemble de compétences différentes et qu'il est important de connaître les forces des gens pour tirer le meilleur parti du potentiel de son équipe. « Au début de ma carrière, j'ai lu le livre StrengthsFinder 2.0 qui m'a ouvert les yeux. J'ai également demandé à mon équipe de le lire, puis nous avons fait des jeux de rôle pour réfléchir à la manière d'utiliser les forces de chacun pour mettre en œuvre des projets. » 7. Donnez-leur l'occasion d'exposer un travail Bill Winn, chargé des relations publiques digitales et des médias de Inseev Interactive, une agence marketing de San Diego, connaît une astuce pour créer un climat de camaraderie au sein d'une équipe : soumettez-les au stress que suppose le fait de parler en public. « Demandez à l'équipe de préparer et d'exposer une présentation face à un public large », suggère-t-il. « Laissez-leur choisir un thème en lien avec un nouveau processus, un outil, de bonnes pratiques ou un développement dans votre secteur, ou bien avec une étude de cas de clients. Laissez l'équipe décider qui dirigera le projet et comment elle s'organisera. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe se charge d'un aspect de la présentation pour que chacun ait une responsabilité et puisse se tenir devant l'auditoire et exposer sa partie. Étant donné que beaucoup de gens ont peur de parler en public et qu'ils ont besoin de faire des recherches pour produire une belle présentation, ceci est un excellent moyen de favoriser la collaboration et le travail d'équipe. De plus, les avantages de cet exercice perdureront bien après la fin de la présentation. » 8. Montez le son de la playlist du jour Jordan Wan, fondateur et directeur général de CloserIQ, développe le travail en équipe en créant une atmosphère joviale au sein de son entreprise — la musique est un vecteur idéal pour cela. « La musique est une excellente façon de créer une culture et de rendre l'espace de travail agréable. Essayez une séance improvisée le lundi matin et encouragez les gens à parler de leur propres goûts musicaux. » Astuces pour la collaboration en vue d'une meilleure exécution 9. Argumentez dès le début Airto Zamorano, directeur général de Becker Ears, Nose, and Throat Center, met au défi son équipe de négocier les responsabilités avec lui dès le départ : « lors de l'étape de planification, nous encourageons les gens à questionner certains aspects du plan afin d'éliminer des tâches inutiles ou de l'adapter, le cas échéant. ». Je plaisante avec eux en leur disant : « argumentez autant que vous voudrez le premier jour, mais après ça on s'en tient tous au plan choisi ! ». C'est une approche qui les convainc. Lorsqu'ils prennent part à la planification et sentent qu'ils exercent un contrôle sur leur travail, les gens font preuve d'un grand sens des responsabilités. » 10. Faites très tôt des analyses de concept Brad Palmer, directeur général et co-fondateur de Jostle Corporation, propose un moyen d'impliquer les parties prenantes du projet, avant même qu'un produit soit viable : « Effectuer des analyses de concept informelles réunissant les parties prenantes dès le début du projet. Ainsi, on clarifie les exigences, on détecte les difficultés et on élargit la réflexion dès le départ. Partager les idées grâce à des résumés ou des ébauches aboutit à des contributions beaucoup plus constructives et créatives. Les gens hésitent beaucoup plus à critiquer un projet terminé qui a déjà été soumis à révision. » 11. Laissez-les gérer leur projet eux-mêmes Tyler Benedict, fondateur et éditeur de BikeRumor.com, a trouvé un excellent moyen de gérer le flux quotidien des communiqués sur les produits et les demandes des auteurs (aussi bien internes qu'externes) en vue de confier des tâches. Au lieu d'avoir une personne qui distribue le travail, il a créé une boîte de réception des tâches en attente, à laquelle il a donné accès à toute l'équipe. « Ainsi, les différents éditeurs peuvent tout simplement y envoyer des informations et les auteurs y ont accès dans l'ordre de leur arrivée pour écrire leurs articles », dit-il. Il leur suffit de choisir les communiqués lorsqu'ils sont prêts à travailler et à les supprimer de la boîte de réception partagée. » 12. Créez des manuels de stratégie Steven Benson, fondateur et directeur général de Badger Maps, pense que la clé pour promouvoir la collaboration est de mettre à disposition des gens une plateforme leur permettant d'apprendre les uns des autres. « Cette stratégie fonctionne particulièrement bien lorsque beaucoup de membres d'une équipe réalisent le même type de tâches, c'est par exemple le cas des équipes commerciales. Nous avons partagé des présentations sur Google que tout le monde peut modifier et qui sont classées par thème. Lorsque quelqu'un se pose une question ou trouve une solution, il peut créer une diapositive sur le sujet pour que tout le monde puisse en profiter. Étant donné que nous effectuons une classification par poste, ces ressources se sont par ailleurs avérées extrêmement efficaces pour intégrer rapidement les nouveaux employés à l'équipe. » Mais ce n'est pas tout ! 18 conseils supplémentaires d'experts en collaboration Vous cherchez des conseils plus concrets sur la manière de transformer votre équipe indisciplinée en une unité d'élite efficace ? Lisez cet article : 18 conseils d'experts pour que votre équipe collabore de manière efficace.
Le guide des règles du brainstorming pour les manager
La définition de brainstorming Brainstorming. Il s'agit d'une pratique nécessaire, inculquée dès l'enfance pour générer de nouvelles idées. « C'est le moment du brainstorming pour notre exposé scientifique. » « On va faire un brainstorming pour analyser pourquoi Elizabeth ne supporte pas M. Darcy. » . Le brainstorming a été usé jusqu'à la corde. Les managers en ont même oublié pourquoi on y avait recours au départ. La plupart des managers pensent que ce n'est que la première étape pour générer la prochaine grande idée. Et si cette grande idée ne venait pas ? Ils auraient recours au deuxième meilleur concept et passeraient à autre chose. . Avec des délais qui approchent rapidement et des ressources limitées, il est important que les quelques heures que vous avez consacrées au brainstorming vous apportent quelque chose de positif. . Nous ne vous demandons pas d'emmener votre équipe dehors pour lui faire chanter « kumbaya » et d'atteindre cet état euphorique libérant la vague de créativité. Nous voulons juste vous donner quelques conseils sur ce que vous devriez faire (et ce que vous ne devez pas faire, mais que vous faites probablement). L'origine du brainstorming L'idée du brainstorming est née quand Alex Osborn, directeur de publicité, se sentit frustré par le manque de créativité de ses employés. Il a publié en 1953 un livre intitulé Applied Imagination, défendant le principe selon lequel le brainstorming en groupe est nettement plus efficace que la recherche d'idées de façon indépendante. . Il a développé une théorie selon laquelle pour avoir une séance de brainstorming efficace, le groupe doit : Reporter tout jugement : ne pas critiquer les mauvaises idées. Tabler sur la quantité : mettre l'accent sur la quantité d'idées plutôt que sur la qualité. . Selon Osborn il s'agit des principes fondamentaux pour entamer une séance de brainstorming productive et réussie. Mais la difficulté se pose lorsque vous tentez de mettre en œuvre ces principes de façon uniforme. . Repassons la liste des choses à faire et à ne pas faire lors d'un brainstorming et certaines techniques pour lutter contre les mauvaises habitudes, afin de vous assurer que votre prochaine séance de brainstorming sera réussie et efficace : Les règles du brainstorming RÈGLE N°1 À ne pas faire : impliquer immédiatement tout le monde dans le brainstorming À faire : Donnez aux gens le temps de réfléchir . Souvent, la première étape du brainstorming est de réunir l'équipe dans une pièce et commencer à réfléchir. Cependant, il est important de mettre le hola au brainstorming de groupe tout de suite. . Dans le livre 59 Seconds: Think a Little, Change a Lot, Richard Wiseman révèle pourquoi le brainstorming dans un groupe n'est pas toujours le meilleur moyen de trouver des idées. . « Plus de 50 ans de recherche ont montré que les décisions prises en groupe sont souvent irrationnelles... et les interprétations de la réalité sont souvent biaisées... », affirme-t-il. « Les personnes déterminées qui dominent les discussions de groupe peuvent faire pression sur les autres pour qu'ils se conforment et s'auto-censurent et ainsi créer l'illusion de l'unanimité. Les gens font preuve de plus de créativité lorsqu'ils s'éloignent de la foule. » . Au lieu de cela, faites en sorte que les participants viennent avec leurs idées avant une séance de brainstorming. Donnez-leur le temps de réfléchir et de noter leurs idées avant de les partager avec le groupe. Cela permet aux idées de circuler librement sans influence, intimidation ou consensus involontaire. RÈGLE N°2 À ne pas faire: Mettre des limites à la séance de brainstorming À faire : Laisser les gens s'exprimer librement sans contrainte . Vous êtes peut-être en train de penser « N'est-ce pas contradictoire de publier un article sur les règles du brainstorming, puis de suggérer qu'il ne devrait pas y avoir de règles de brainstorming ? » En fait, si vous ne savez pas comment tirer parti de votre séance de brainstorming, vous posez déjà probablement sans le savoir des limites à celle-ci. . S'efforcer de garder la séance ouverte sans porter de jugement ou d'étiquette avec des affirmations du genre, « C'est une mauvaise idée » est la seule règle que vous devriez suivre. Les autres règles peuvent constituer des limites à la créativité et peuvent empêcher votre équipe d'explorer toutes les options possibles. . Nous ne disons pas qu'il est nécessaire d'organiser une séance de brainstorming sur une journée complète. Bloquez juste une heure de votre agenda. Si les idées fusent, allez au bout de la séance. S'il y a des signes de fatigue dès le début, interrompez la réunion et reprogrammez-la. RÈGLE N°3 À ne pas faire : Rejeter des idées sur le coup À faire : S'assurer que tout le monde partage au moins une idée . Il est facile de rejeter des idées qui semblent complètement farfelues ou totalement irréalisables. Cependant, ce n'est pas l'idéal pour le brainstorming. . Certaines personnes ont tendance à se laisser dominer par leurs inhibitions sociales lorsqu'on leur demande de partager leurs idées. La clé du brainstorming est donc d'écouter tout le monde, même si cela signifie écouter les idées les plus extravagantes possibles (car parfois ce sont les meilleures). . Pour éviter ce jugement, le meilleur moyen est de faire en sorte que tout le monde partage ses idées avant de commencer à donner son avis sur celles-ci. C'est ce que l'on appelle le Round Robin Brainstorming, qui permet de faire taire les participants ayant tendance à dominer la conversation et de donner la parole aux plus discrets. . Aaron Levie, directeur général et co-fondateur de Box l'a parfaitement bien exprimé : People's reaction to ideas: Bad ideas: "That'll never work" Good ideas: "That could work" Great ideas: "That'll never work" — Aaron Levie (@levie) September 14, 2013 RÈGLE N°4 À ne pas faire : Se concentrer sur la qualité des idées À faire : Tabler sur la quantité d'idées . Dans la plupart des cas, la qualité est plus importante que la quantité. Lorsqu'on écrit un article, il vaut mieux mettre l'accent sur la qualité de celui-ci plutôt que sur sa longueur. Ce n'est pas le cas pour le brainstorming de groupe. . Lorsque l'on cherche des solutions, il est important de produire un maximum d'idées le plus vite possible. Il n'y a pas de mauvaise idée. . Il s'agit de la technique de l'idéation rapide. Son but est de générer des idées rapidement pour ne pas laisser de temps au jugement ou à la réflexion après coup. Cela permet à votre équipe d'explorer tous les domaines de la créativité, sans imposer de limites aux « mauvaises idées ». RÈGLE N°5 À ne pas faire : Annoter uniquement les bonnes idées À faire : Tout annoter . La règle de base lors de toute réunion est de prendre des notes. C'est la même chose pour les séances de brainstorming. Cependant, il est préférable que votre équipe ne note pas uniquement les idées qui ont du sens ou qui sont réalistes. Ne vous attendez pas à trouver tout de suite l'idée brillante ; cela viendra lorsque vous sélectionnerez les idées pour ne garder que les meilleures. . Désignez quelqu'un de votre équipe pour noter toutes les idées sur un bloc-notes ou un outil de gestion du travail consolidé tel que Wrike. Cela permet à tout le monde de voir les notes prises en temps réel et offre la possibilité aux autres d'ajouter quelque chose qui aurait été omis. . Disposer d'un emplacement dédié aux notes du brainstorming permet également de les retrouver facilement et de les modifier ultérieurement, car qu'elles ont été partagées avec l'ensemble de l'équipe. RÈGLE N°6 À ne pas faire : Limiter la génération d'idées à une seule séance de brainstorming À faire : Permettre aux gens d'ajouter des idées dans un deuxième temps . Une fois la séance de brainstorming terminée, il est important de continuer à susciter la créativité. Et si une idée en faisait jaillir une autre ? Assurez-vous que chacun prenne 10-20 minutes après la réunion, ou plus tard dans la semaine, pour consacrer du temps à leurs propres idées qui pourraient alimenter celles partagées lors de la réunion. . Limitez la durée de cette tâche. Convenez d'un délai pour le projet afin que votre équipe puisse évaluer le temps qu'elle peut consacrer au brainstorming et savoir quand s'y mettre. . . Impliquer votre équipe dans le processus de brainstorming n'est pas uniquement bénéfique pour le projet lui-même, cela permet également à votre équipe de se faire entendre et d'intervenir dans la réalisation d'un projet dès le début. Préparer vos séances de brainstorming en prenant en compte ces conseils et techniques au lieu de se lancer dans un brainstorming ad hoc favorisera l'efficacité et la productivité des séances. Cela rendra par ailleurs la tâche plus ludique et imaginative. Autres ressources de brainstorming 4 Conseils pour un brainstorming réussi - Vous cherchez des règles de base supplémentaires sur le brainstorming ? Découvrez quelques-uns de ces conseils utiles. Pourquoi le brainstorming fonctionne mieux en ligne - Si vous manquez de temps pour une réunion en personne, il peut être judicieux de vous réunir en ligne. Augmentez votre créativité en utilisant le modèle B.U.I.L.D. (Infographie) - Il ne s'agit pas seulement de suivre les règles pour réussir une séance de brainstorming. Découvrez ces quelques conseils pour augmenter votre créativité.
5 conseils pour éviter à votre équipe des erreurs de communication
Le mélange des différents points de vue et personnalités, que chaque personne apporte dans un groupe, contribue à rendre une équipe excellente. Mais ces différences signifient aussi que des incompréhensions et des malentendus peuvent surgir à tout moment. Et lorsque cela se produit, une certaine tension peut naître au sein de votre équipe, risquant ainsi de compromettre le succès de votre projet, voire même, de votre organisation. Lorsque la communication au sein de votre équipe commence à se détériorer, que faites-vous ? Et comment faites-vous pour réduire le nombre d’incidents en chemin ? Chez Wrike, un des principaux objectifs est de simplifier la communication des équipes pour travailler ensemble. D’autant plus que nous sommes une équipe dispersée et que nous avons connu notre lot d’erreurs de communication. Voici les solutions et les stratégies de communication que nous avons tirées de notre expérience au cours de ces dernières années. Définissez préalablement les objectifs et les attentes La collaboration se passe bien mieux si tout le monde est sur la même longueur d’onde. Ne quittez donc pas les réunions ou les sessions de remue-méninge en pensant que chacun connaît bien les rôles, les actions à mener, les délais et les objectifs. Vous pourriez finir par entendre « n’était-ce pas à Jeff de s’occuper de ça ? » ou « je croyais que c’était à terminer pour la semaine prochaine. » Reportez par écrit les actions à mener, les tâches et les délais lors des réunions. À la fin de chaque réunion, rappelez brièvement les responsabilités et délais de chacun et envoyez une note de suivi pour que tout le monde soit totalement sûr des étapes à suivre. Encore mieux, assignez des tâches avec votre logiciel de gestion du travail. Grâce à Wrike, le Monterey Bay Aquarium (Aquarium de la baie de Monterey) peut définir les priorités au début de chaque projet pour que les membres de l’équipe puissent avoir accès aux références et savoir exactement ce qu’ils doivent faire. Katy Scott, responsable de l’apprentissage numérique au Monterey Bay Aquarium a déclaré : « Savoir clairement quel est l’objectif pour ensuite travailler dessus fait partie intégrante d’une progression continue. » Arrêtez d’envoyer des e-mails... Trop de messages, trop de pièces jointes, trop de commentaires imprécis sans contexte clairement défini... L’e-mail favorise les erreurs de communication. De plus, tout ce désordre numérique provoque un stress qui n’est pas nécessaire ! Transférez les communications de votre équipe vers votre outil de gestion du travail, qui vous permet de discuter du travail et de joindre des fichiers associés directement à la tâche. Ou optez pour des applis de messagerie instantanée destinées aux équipes telles que Slack ou HipChat qui vous permettent de créer des fils de discussion professionnels propres à un service ou à un projet. « Sans Wrike, vous êtes noyés sous les e-mails. Avec Wrike, vous disposez d’un emplacement centralisé accessible par toutes les parties prenantes et les créateurs de contenus pour communiquer : définissez un calendrier, un contenu, un design ou regroupez des problèmes. » - Brian Lam, coordinateur des opérations marketing chez Hootsuite ...ou augmentez votre productivité grâce aux e-mails Pour certaines équipes, réduire le nombre de communications par e-mails est simplement irréaliste. Mais de petits ajustements sur l’utilisation des e-mails peuvent grandement améliorer la communication au sein de votre équipe. Tout d’abord, l’objet du message doit être clair et concis. Si une personne ne lit que l’objet du message, sait-elle exactement ce que vous attendez d’elle ? Cela permet à tout le monde de parcourir sa boîte de réception et de définir efficacement quelles sont les priorités, sans avoir à ouvrir chaque message, et cela facilite les futures recherches de message. Autre astuce : si vous répondez à un long fil d’e-mails ou que vous ajoutez un nouveau participant, résumez les éléments clés au début de l’e-mail sous forme de liste à puce ou de liste numérotée. Une personne peut alors facilement intégrer une conversation et comprendre rapidement et précisément ce qui est attendu d’elle. Découvrez le type de communication préféré de votre équipe Certains membres de votre équipe voudront régler la situation à l’oral ou proposer des idées sans en parler au groupe entier. D’autres préféreront écouter et réfléchir sur ce que les autres ont à dire, pour ensuite noter leurs idées sur une feuille. Découvrez les préférences de communication de chaque membre de votre équipe et essayez de vous y plier dès que c’est possible. En faisant cela, vous leur permettrez de partager leurs opinions plus efficacement pour que leurs collègues entendent réellement ce qu’ils ont à dire. Créez une base de connaissances Vous ajoutez peut-être un nouveau membre à l’équipe qui doit assimiler rapidement les techniques à utiliser. Ou peut-être que vous souhaitez enregistrer les enseignements reçus pour améliorer la façon dont votre équipe travaille. Ou vous souhaitez juste éviter les malentendus en donnant à votre équipe des informations professionnelles précises. Quelle que soit la raison, faciliter l’enregistrement et le partage de connaissances pour votre équipe est un réel moyen d’améliorer la communication. Chez Wrike, nous utilisons une base de connaissances interne qui permet à tout le monde d’accéder facilement aux informations actualisées, à des instructions précises et à des modèles qui permettent de gagner du temps. Voici comment fonctionne notre base de connaissances interne : Chaque fragment d’information ou d’enseignement reçu est stocké dans une tâche et enregistré dans le dossier de la base de connaissances, qui est partagé avec l’ensemble de l’entreprise. Ces tâches ne sont pas attribuées et restent en attente (aucune date d’échéance ne leur est associée). Elles sont donc toujours accessibles en tant que référence. Chaque élément est inclus dans des sous-dossiers relatifs aux services ou aux projets. Puisque les tâches peuvent être modifiées dans plusieurs dossiers en même temps, nous n’avons pas besoin de chercher dans chaque dossier pour trouver l’élément qui nous intéresse ou risquer de passer à côté d’une information utile cachée dans le dossier d’une autre équipe. Pour simplifier un référencement, les fichiers associés sont directement joints aux tâches, avec un affichage clair des versions, ce qui permet d’avoir en tout temps des informations et des instructions à jour. Techniques + Outils = Meilleure communication au sein de l’équipe Nul besoin d’être voyant pour avoir une bonne communication avec votre équipe (même si cela aiderait sûrement). L’application de ces stratégies simples, en compléments de bons outils de communication et de collaboration, favorise les relations au sein de votre équipe, encourage le partage de nouvelles idées et de bonnes pratiques et améliore le processus (et les résultats !) de collaboration au sein de l’équipe. Sources : Inc.com, FastCompany.com
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