Sécurité : le nouvel avantage compétitif des équipes de services professionnels

Entre mars 2017 et 2018, 2 216 violations de données ont été recensées, ainsi que plus de 53 000 incidents liés à la cybersécurité, dans 65 pays. Ces chiffres devraient encore augmenter en 2019.

Naturellement, les entreprises et les clients s'inquiètent de la sécurité de leurs données, mais sont-ils suffisamment armés ?

Toute relation repose sur la confiance, et les relations B2B ne font pas exception. Mais la confiance passe par la communication et, pour les équipes de services professionnels, la communication est de plus en plus freinée par des inquiétudes au sujet de la confidentialité. Les équipes de services professionnels doivent souvent manipuler les données sensibles de leurs clients, mais ces derniers sont réticents à l'idée de partager ces informations à cause des problèmes de sécurité qui émergent régulièrement. Dans notre rapport d'enquête sur les services professionnels, 60 % des dirigeants s'accordent à dire que la sécurité des données empêche leurs équipes d'être flexibles et d'établir de meilleures relations avec leurs clients.

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Il faut aussi du temps pour construire des relations : comment votre équipe peut-elle gagner immédiatement la confiance de vos nouveaux clients ? En offrant un environnement rassurant où les clients peuvent communiquer, partager des données et collaborer.

Considérez la sécurité non pas comme un obstacle mais comme votre arme secrète qui vous différencie de vos concurrents. Voici trois façons dont votre plateforme de gestion du travail collaboratif peut aider votre équipe à développer une stratégie de sécurité qui protège les données de vos clients et à devenir ainsi leur héros.

1. Offrir la possibilité à des réviseurs invités de commenter et d'approuver des documents

Imaginons que vous travaillez sur un projet et que vous venez de créer un document confidentiel pour votre client. Que vous ayez simplement besoin de l'avis de votre client ou que celui-ci souhaite recevoir l'avis d'un tiers, le partage de documents confidentiels en tant que pièces jointes est risqué à plus d'un égard.

Il n'est déjà pas simple d'obtenir des commentaires de la part des clients. Notre enquête a d'ailleurs montré que l'attente de commentaires et d'approbations de la part des clients est la principale cause de retard des projets. De plus, le dépassement de budget ou le non-respect des échéances sont les principales raisons du phénomène de churn. Les équipes de services professionnels peuvent avoir encore plus de mal à équilibrer visibilité des projets et sécurité alors qu'elles demandent les avis de plusieurs sources.

Les clients recherchent des équipes de services professionnels avec qui la collaboration est facile et sûre. Cependant, comme nous venons de le souligner, le sujet n'est pas toujours simple. En effet, le regroupement de commentaires et d'informations qui circulent dans des discussions par e-mails, dans des tableurs, etc. est l'une des cinq principales difficultés rencontrées dans le monde du travail.

La collaboration est essentielle pour obtenir la confiance des clients. Pourtant, sans les bons outils, il vous faut trier un monceau d'e-mails et de messages instantanés. La plupart des professionnels connaissent les protocoles de sécurité de base listés par Consultants 500, comme éviter d'ouvrir des pièces jointes suspectes, de cliquer sur des liens suspects ou de télécharger des fichiers compressés issus de sources inconnues. Mais quel que soit le niveau de formation de votre équipe, les pièces jointes aux e-mails peuvent toujours contenir des virus qui mettent en danger votre sécurité. En outre, des erreurs involontaires, comme le transfert d'un e-mail contenant des informations confidentielles à la mauvaise personne, peuvent mettre votre client en danger. Et vos clients méritent mieux.

Comment Wrike aide à garantir l'efficacité et la sécurité de votre collaboration

Wrike dispose d'un outil de révision et d'approbation qui repose sur l'échange d'e-mails. Les clients peuvent générer des invitations sécurisées grâce à la fonctionnalité de révision par un invité incluse dans Wrike. Un lien protégé par mot de passe amène le réviseur au document dans Wrike Proof. Les commentaires sont directement associés au document et les permissions accordées aux tiers, ainsi que la visibilité dont ceux-ci disposent, sont définies par le client. Le client contrôle entièrement ses informations confidentielles, tout en améliorant le processus d'approbation.

Disons que votre document passe par plusieurs itérations. Vous pouvez facilement masquer les versions précédentes pour éviter toute confusion et mettre l'accent sur la version en cours. Le document est conservé dans l'espace de gestion de projet pour que les commentaires soient sûrs et concrets.

Les clients sont ravis de ce fonctionnement, car les commentaires sont regroupés dans le même espace que le projet tout en optimisant la sécurité : ils gardent le contrôle, en toute confiance.

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2. Déterminer les permissions associées au dossier du projet en vue d'en limiter la visibilité en interne et en externe

Imaginons que vous êtes une agence avec une liste de clients concurrents. La sécurité des projets de chacun, même vis-à-vis de vos chefs de projet, est cruciale. Si l'employé A de votre entreprise peut consulter les informations client de l'employé B, le risque en matière de sécurité est majeur. Même si la plupart des employés sont bien intentionnés, la meilleure option reste de limiter les risques autant que possible.

Les meilleures équipes de services professionnels limitent les risques de ce type à l'aide de dossiers dont les permissions sont personnalisables au sein des projets. Une plateforme de gestion du travail collaboratif dotée de fonctionnalités de gestion stricte des permissions protège la propriété intellectuelle du client dans le cadre d'un projet. Les permissions personnalisables des dossiers optimisent à la fois la visibilité et la sécurité. Des permissions qui reposent sur des rôles peuvent également aider votre client à décider qui de son équipe est habilité à voir les différents projets.

La clé la plus étonnante en matière de visibilité et de sécurité ? La flexibilité. Lorsque vous proposez ces options à vos clients, la collaboration est regroupée dans un emplacement unique, mais les projets sont séparés et protégés. Et 18 % des prestataires de service qui ont répondu à notre enquête ont estimé que « la capacité à trouver le bon équilibre entre la conformité aux normes de sécurité et la visibilité des clients » est celle qui a le plus d'impact positif sur leur équipe. Ne laissez pas les inquiétudes vous empêcher d'obtenir une vue d'ensemble de votre client.

Wrike vous aide à optimiser la visibilité et la sécurité de vos projets, tout en vous offrant plus de flexibilité

Avec Wrike, vos clients peuvent segmenter leurs projets et différencier les données internes et les données externes. Ils peuvent gérer qui voit quoi au sein de leur organisation et de la vôtre. Il suffit de personnaliser les accès au projet en fonction des rôles.

Grâce aux permissions basées sur les rôles, vos clients contrôlent la façon dont les intervenants interagissent avec les projets. Chaque intervenant peut disposer des droits complets d'édition, n'être autorisé qu'à modifier certains éléments ou uniquement à consulter les documents. Ces fonctionnalités vous permettent d'établir immédiatement une relation de confiance avec vos clients.

3. Utiliser le cloud pour rester flexible et répondre aux besoins des clients en matière de sécurité, tout en préservant visibilité et collaboration

L'utilisation d'un outil SaaS pour la gestion de projet implique le stockage d'informations confidentielles dans le cloud. Qu'en pensez-vous ? De nombreuses entreprises s'inquiètent de la sécurité, car le cloud semble plus ouvert et vulnérable. De telles inquiétudes vous font cependant perdre beaucoup de retard par rapport à vos concurrents qui utilisent des outils de pointe pour collaborer avec leurs clients. En réalité, les équipes de services professionnels doivent être agiles pour ajuster les processus, styles de communication et exigences de sécurité des clients. Le Saas offre cette flexibilité.

Toute tentative d'utilisation d'outils de sécurité existants installés sur site, qui n'exploitent pas le cloud et ses API, compromet les ajustements aux besoins des clients. Le mélange d'outils de sécurité existants qui ne peuvent communiquer avec des API conduit à d'importants manquements en matière de visibilité et de contrôle. Les API vous permettent d'échanger des données entre les différents systèmes impliqués, de façon très fluide, ce qui rend possible la collaboration en temps réel et garantit la sécurité et l'évolutivité de vos services professionnels.

Toutes vos fonctionnalités de sécurité doivent viser un objectif : permettre une collaboration sans accroc. Tant que vous veillez à ce que votre plateforme de gestion du travail suive une liste de contrôle stricte en matière de sécurité, votre collaboration sera sécurisée. La sécurité du cloud offre plus de temps d'activité et plus de ressources. Les entreprises investissent plus que jamais dans la sécurité sur le cloud. Selon Gartner, les dépenses mondiales consacrées à des produits de sécurité des informations dans le secteur des services atteindront 114 milliards en 2018, soit une augmentation de 12,4 %.

Vos équipes et clients ne peuvent travailler en confiance et facilement que s'ils savent que les données confidentielles sont protégées par le meilleur de la sécurité du cloud. En plus d'être une plateforme de gestion du travail collaboratif de pointe, Wrike ajoute en permanence de nouveaux outils et fonctionnalités pour aider les équipes à rester agiles en toute sécurité. Par exemple, avec Wrike Lock, vous disposez des clés de cryptage de vos données Wrike, leur contrôle reste donc entièrement entre vos mains, notamment dans le cloud. Laissez une équipe spécialisée comme la nôtre se concentrer sur la protection de vos données dans le cloud, et vous pourrez vous consacrer à vos clients.

Ajouter la sécurité à la liste de vos services professionnels

Dans notre rapport d'enquête sur les services professionnels, 77 % des participants ont déclaré qu'ils disposent d'outils pour veiller à la sécurité des données des clients. Cependant, au vu de l'augmentation du nombre de violations de la sécurité, pouvez-vous vous permettre de faire partie des 23 % qui ne sont pas équipés ?

La sécurité est un différenciateur qui donne les moyens aux prestataires de services professionnels de repousser les cyberattaques et qui vous fait sortir du lot. Lorsque votre plateforme de gestion du travail est sécurisée, vous et vos clients disposez d'un espace sûr pour créer des stratégies gagnantes. Quel que soit l'outil de gestion du travail que vous choisissez, assurez-vous que celui-ci vous aide à gérer les projets de vos clients et offre une protection de pointe pour une collaboration complète.

Prêt à offrir à votre équipe de services professionnels une arme secrète ? Consultez notre nouvel e-book ci-dessous. Nous avons enquêté auprès de plus de 1 000 professionnels du secteur pour comprendre leurs plus grandes difficultés en matière de gestion du travail. En exploitant les informations fournies par les réponses, votre activité peut passer à la vitesse supérieure dès aujourd'hui !

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