Produktivität Archives | Blog Wrike
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Produktivität

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Playlist: Unsere 25 Lieblings-Weihnachtslieder
Produktivität 3 Min. Lesezeit

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Wenn Sie sich die Arbeitszeit bis zum Weihnachtsurlaub versüßen möchten, dann hören Sie doch mal in diese Playlist unserer 25 Lieblings-Weihnachtslieder.

Was ist Ressourcenmanagement und warum ist es so wichtig?
Produktivität 5 Min. Lesezeit

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Ressourcenmanagement erfordert ein gründliches Verständnis für und Transparenz in Ihre Ziele und Kapazitäten. Durch die Schaffung eines guten Prozesses für die Ressourcenplanung sorgen Sie für eine maximale Effizienz und Sie überwachen die Nutzung Ihrer Ressourcen.

Die 5 größten Probleme bei der Arbeit mit dem Smartphone überwinden
Produktivität 5 Min. Lesezeit

Die 5 größten Probleme bei der Arbeit mit dem Smartphone überwinden

Sehr viele von uns nutzen beim Pendeln das Smartphone, um zu arbeiten oder bei wichtigen Projekten nach Feierabend nach dem Status zu sehen. Aber so nützlich Mobilgeräte auch sein mögen, sind sie doch nicht darauf ausgelegt, mit ihnen produktiv arbeiten zu können. Teilnehmer unserer jüngsten Mobile Productivity-Umfrage benannten ihre Hauptstressfaktoren bei der Arbeit mit Mobilgeräten. Lesen Sie weiter, um einige der größten Hindernisse für mobile Produktivität sowie einige effektive Tipps zu entdecken, die bei der Arbeit unterwegs hilfreich sind. 1. "Detaillierte Arbeit oder ausführliches Schreiben sind schwierig." Wir alle wissen, dass der Blick auf den Smartphone-Bildschirm und das umständliche Eintippen eines komplexen Gedankengangs oder längerer Anweisungen mit dem Daumen ein Problem darstellen. Warum es also versuchen? Nutzen Sie stattdessen Ihren Ärger über das Tippen auf Mobilgeräten als Antrieb, um E-Mails, Anweisungen und Feedback kurz und präzise zu halten. Nutzen Sie die Einschränkung zu Ihrem Vorteil und anstatt ein ganzes Projekt oder eine Präsentation auf Ihrem iPhone oder Galaxy Note zu erstellen, konzentrieren Sie sich lieber auf das Ausarbeiten eines kompakten Entwurfs und eines logischen Plans, die sie später an Ihrem Laptop mit Leben füllen. Falls Sie die Idee aber sofort ausarbeiten müssen, investieren Sie in eine gute Bluetooth-Tastatur, mit der Sie unterwegs besser tippen können. 2. “Ich werde oft von Anrufen und eingehenden Nachrichten gestört.” Zum Glück verfügen die meisten Smartphones heutzutage über eine "Bitte nicht stören"-Funktion, mit der eingehende Anrufe und Benachrichtigungen mit einem Tastendruck abgestellt werden können. Sowohl mit iOS als auch mit Android können Sie für "Bitte nicht stören" einen Timer einstellen, so dass Sie ein bis zwei Stunden lang ungestört arbeiten können und dann automatisch Ihre neuesten Benachrichtigungen erhalten und etwaige verpasste Anrufe beantworten können. 3. "Es ist schwierig, mehrere Anwendungen gleichzeitig zu nutzen." Benutzen Sie Apps wie Workflow oder IF by IFTTT zum Verbinden von Apps und zur Automatisierung von mehrschrittigen Aufgaben. Beispielsweise können Sie, anstatt mehrere verschiedene Anwendungen zum Aufnehmen und Hochladen einer Sprachnachricht auf Evernote zu öffnen, einen Workflow erstellen und die gleiche Aufgabe mit nur einem Klick erledigen. Noch besser: Sie durchsuchen die von anderen Leuten erstellten Workflows nach einer Anregung und nehmen sich einfach die nützlichsten Shortcuts. 4. "Rechtschreibfehler und Autokorrektur verlangsamen mich." Benutzen Sie zum Aufschreiben Ihrer Ideen eine handschriftliche Notizapp, statt vollständige Gedankengänge und lange Absätze mit einer winzigen Tastatur einzutippen und sich mit der Autokorrektur herumzuärgern. Versuchen Sie Notes Plus für das iPad oder Squid für Android, Windows Phones und Kindle. Falls Ihre Handschrift so schlecht ist wie meine, sollten Sie jedoch stattdessen eine Diktiergerät-App wie Dragon Dictation erwägen. 5. "Ich werde von anderen Apps wie Instagram oder Candy Crush abgelenkt." Apps wie z. B. Focus können soziale Medien, persönliche E-Mails und Spiele während eines eingestellten Zeitraums sperren, damit Sie sich auf Ihre Aufgabe konzentrieren können. Außerdem können Sie den Lockruf Ihrer Lieblingsspiele als Motivation zum Fertigstellen einer wichtigen Aufgabe nutzen und sich dann damit für eine erledigte Arbeit belohnen. Fördern Sie Ihre mobile Produktivität Leisten Sie mit Wrike mehr im Büro und unterwegs! Starten Sie eine kostenlose Probeversion und laden Sie sich die kostenlosen Apps für iOS und Android herunter. Lesen Sie mehr über die Produktivitätstrends, die die mobile Arbeit beeinflussen Sind Sie an weiteren Einsichten zu mobiler Produktivität interessiert? Laden Sie den vollständigen Ergebnisbericht aus unserer Umfrage herunter, um zu erfahren, wie sehr wir für die Arbeit tatsächlich von unseren Mobilgeräten abhängen, wie die überraschende Auswirkung auf unsere Work-Life-Balance aussieht und wie aktuelle mobile Arbeitstrends in den nächsten Jahren unsere Zusammenarbeit mit Kollegen beeinflussen werden.

8 Snacks, mit denen Sie produktiv durch den Arbeitstag kommen
Beiträge 5 Min. Lesezeit

8 Snacks, mit denen Sie produktiv durch den Arbeitstag kommen

Harte Arbeit erfordert einen scharfen Verstand und viel Energie. Die richtige Ernährung kann Ihnen helfen, Ihre Produktivität zu steigern. Wenn Sie also das nächste Mal auf der Suche nach etwas Essbarem sind, das sich förderlich auf Ihre Produktivität auswirkt, dann lassen Sie die Chipstüte liegen und versuchen Sie's mal mit einer der folgenden Alternativen:

Neu: Wrike Workspace-Motive für mehr Persönlichkeit und Produktivität
Neue Funktionen 3 Min. Lesezeit

Neu: Wrike Workspace-Motive für mehr Persönlichkeit und Produktivität

Jetzt gibt es für Ihren Wrike-Workspace neue Hintergrund-Motive - als Ausdruck Ihrer Persönlichkeit und für ein konzentrierteres und produktiveres Arbeiten.

Sind die „7 Wege zur Effektivität″ noch aktuell?
Business-Tipps 7 Min. Lesezeit

Sind die „7 Wege zur Effektivität″ noch aktuell?

Wir rezensieren und greifen Stephen Coveys "7 Wege zur Effektivität" noch einmal auf, um die Frage zu stellen: sind diese 7 Wege auch noch in einer rasanten Welt relevant, die eher zu viele Produktivitäts- und Führungsmantras kennt als zu wenige?

Streben nach einem positiven Arbeitsumfeld: Interview mit Glücks-Experte Shawn Achor
Führung 10 Min. Lesezeit

Streben nach einem positiven Arbeitsumfeld: Interview mit Glücks-Experte Shawn Achor

Wie beschreiben Sie Glück? Welchen Einfluss hat Glück Ihrer Meinung nach auf die Leistungsfähigkeit Ihres Teams? Sind Ihre Mitarbeiter und Kollegen zufrieden? Die Antworten auf diese Fragen haben nicht nur Auswirkungen auf die täglichen Emotionen und den gemeinsamen Umgang. Sie haben auch Auswirkungen auf die Einnahmen und die Kultur eines Unternehmens. Während wir versuchen, uns von sämtlichen Ablenkungen frei zu machen und endlos recherchieren, um herauszufinden wie wir unsere Konkurrenz überholen können, vergessen wir komplett, was uns wirklich wettbewerbsfähig macht und die Leistung fördert: ein positives Arbeitsumfeld! Wir haben uns mit Shawn Achor — Glücks-Autor, Mitgründer und CEO von GoodThink und Redner bei TED Talk — darüber unterhalten, wie wichtig Glück am Arbeitsplatz ist und welche wissenschaftlichen Belege es dafür gibt, dass positive Einstellungen einen ausschlaggebenden Einfluss auf das Unternehmen haben. Lesen Sie das vollständige Interview: 1. Wie beschreiben Sie Glück? Ändert sich die Definition von Glück, wenn man älter wird? Wir müssen Glück neu definieren. Vor vielen Jahrtausenden beschrieben die Griechen Glück mit “Freude, die wir empfinden, wenn wir danach streben, unser Potenzial zu entfalten”. Diese Sichtweise ändert die Art, wie wir nach Glück streben. Glück ist etwas, das auch in den Höhen und Tiefen des Lebens präsent ist und empfunden werden kann, wenn die Umstände gerade nicht so rosig sind. Glück verleiht uns das Gefühl, unserem eigenen Potenzial und persönlichem Wachstum näher zu kommen. Wir kommen unserem Potenzial näher, wenn wir unsere Beziehungen ausbauen, uns ein besseres Weltverständnis aneignen oder uns als selbstlose und mitfühlende Menschen weiter entwickeln. Das Gegenteil von Glück ist nicht Unglück. Unglück kann uns dazu motivieren, positive Veränderungen vorzunehmen. Das Gegenteil von Glück ist Apathie, der Verlust von Freude am Leben. Für mich ist diese Definition von Glück zeitlos. 2. Wie kann man andauerndes Glück von sporadischen Momenten und gelegentlichem Vergnügen und Erfolg unterscheiden? In den vergangenen fünf Jahren bereiste ich 51 Länder und habe dabei zwei Dinge gelernt: Jeder hat seine eigene Definition von Glück, aber die Faktoren, die Menschen glücklich machen, sind überall die gleichen. Wenn wir Glück messen, erlauben wir den Menschen ihre eigenen Definitionen anzuwenden. Genauso wie es im Krankenhaus keine Messgeräte für den Schmerz gibt, gilt das Gleiche auch für das Glück. Sie sind einfach so glücklich, wie sie sich fühlen. Aber die Ursachen von Glück sind universell. Soziale Anerkennung und Beziehungen sind die wichtigsten Anzeichen von langfristigem Glück. Anhand meiner Studie habe ich festgestellt, dass ein Zusammenhang von 0,7 zwischen sozialer Anerkennung und Glück besteht (was unglaublich hoch ist) – höher als der Zusammenhang zwischen Rauchen und Krebs! Generell gesagt hängt Glück stark davon ab, wie wir die Realität wahrnehmen. Deswegen gibt es Leute, die in Armut leben, aber trotzdem sehr glücklich sind, und wohlhabende Menschen, die zutiefst unglücklich sind. In den USA wurde bereits erkannt, dass es ausschlaggebend ist, nach Glück zu streben und nicht nur nach Erfolg. Dennoch haben die USA noch einen langen Weg vor sich, um sich in punkto Glück auf der Stufe von anderen, weniger entwickelten Ländern wiederzufinden, in denen soziale Beziehungen, körperlicher Aktivität und Zeit in der Natur zu verbringen zu den entscheidenden Glücksfaktoren zählen, und nicht, das Spiel des Materialismus mitzuspielen. Ich hoffe, dass in den Schulen und Unternehmen die Philosophie “wenn man erfolgreich ist, dann ist man auch glücklich” nicht mehr angewendet wird, weil es sich längst herausgestellt hat, dass dem nicht so ist. Vielmehr müssen wir uns im Klaren darüber sein, dass Glück den Erfolg einer Nation und der Einzelpersonen gleichermaßen ankurbelt. [inlinetweet] “Jeder hat seine eigene Definition von #Glück, aber die Faktoren, die Menschen glücklich machen, sind überall die gleichen”, via @shawnachor @wrike[/inlinetweet] 3. Welche Barrieren verhindern, dass Menschen glücklich werden? Das größte Hindernis ist der feste Glaube vieler Menschen, dass sie sich nicht ändern können. Viele sind der Meinung, dass die Eigenschaft, positiv zu sein, angeboren ist und dass man sie sich nicht aneignen kann. Diese Denkweise ist nach wissenschaftlichen Belegen seit 20 Jahren veraltet. Wir sind uns natürlich bewusst, dass die genetische Veranlagung anscheinend einen Einfluss auf Glück, Intelligenz und Erfolg hat, aber das liegt größtenteils daran, dass die durchschnittlichen Bürger nicht gegen ihre genetische Veranlagung angehen. Es kommt eher selten vor, dass wir uns von unserer genetischen Erbschaft lösen und selbstständig Gewohnheiten entwickelt, um unser Gehirn zu trainieren, sich anders zu verhalten. Wenn man die Genforschung unter die Lupe nimmt, die “beweist” dass die genetische Veranlagung einen starken Einfluss auf uns hat, werden Sie gleichzeitig feststellen, dass es überall Ausnahmen gibt, die belegen, dass unser Erbgut längst nicht das letzte Wort hat. Das sind die Forschungsergebnisse, die wir überall auf der Welt bekannt machen müssen. Wir können der Tyrannei unserer genetischen Veranlagung und unserem Umfeld entkommen und glücklich sein. Glück ist eine Möglichkeit, die wir selber auswählen können. 4. Welche 3 Tipps würden Sie jemandem geben, der große Schwierigkeiten hat, langfristiges Glück zu finden? 1. Üben Sie täglich dankbar zu sein, während Sie sich die Zähne putzen. Forscher haben herausgefunden, dass Menschen wesentlich optimistischer werden, wenn sie täglich drei neue Dinge entdecken, für die sie dankbar sind. 2. Schreiben Sie täglich eine positive Notiz oder eine E-Mail an jemandem, um Ihre Dankbarkeit oder Ihre Anerkennung gegenüber dieser Person auszudrücken. Es hat sich herausgestellt, dass diese kurzen Mitteilungen, für die Sie weniger als zwei Minuten brauchen, eine sehr positive Auswirkung auf die sozialen Beziehungen haben. Forscher haben festgestellt, dass unsere soziale Beziehungen ein genauso entscheidender Faktor für unsere Lebensdauer sind, wie Rauchen und Übergewicht. 3. Täglich 15 Minuten oder dreimal pro Woche eine halbe Stunde Cardio-Übungen zu machen, hat die gleiche Wirkung wie die Einnahme eines Antidepressivums. [inlinetweet]"15 Min. täglich oder 30 Min. drei Mal wöchentlich Cardio-Übungen zu machen hat die gleiche Wirkung wie die Einnahme eines Antidepressivums.“ via @shawnachor @wrike [/inlinetweet] 5. Wenn Glück zum Erfolg führt (und nicht umgekehrt), welche Maßnahmen können wir am Arbeitsplatz ergreifen, um die Gesamtzufriedenheit der Mitarbeiter zu verbessern? Die Zusammenfassung meines Harvard Business Review Artikels lautet: der größte Wettbewerbsvorteil in der heutigen Wirtschaft ist ein positives und engagiertes Gehirn. Ein positiv denkendes Gehirn hat einen fast unfairen Vorteil gegenüber demselben Gehirn in einem negativen oder neutralen Zustand. Wenn wir eine positive Einstellung haben, sind wir 31 % leistungsfähiger, haben eine 40 % höhere Wahrscheinlichkeitsquote befördert zu werden, 23 % weniger stressbedingte Symptome, 37 % höhere Verkaufsraten und die Liste hört hier längst noch nicht auf! In meinem Buch “Before Happiness” beschreibe ich die X-Spot-Forschung, die belegt, dass wir uns umso schneller auf ein Ziel zubewegen, desto näher wir uns dem Erfolg fühlen. Nehmen wir als Beispielsfall ein Kaffee- und Teehaus, das den Kunden Bonuskarten anbietet, mit der Sie ein Kaffeepäckchen umsonst bekommen, wenn sie insgesamt 10 Päckchen kaufen. Diese Strategie funktioniert viel besser, wenn Sie den Kunden das Gefühl geben, dass sie schon einen großen Fortschritt gemacht haben: Sie schenken dem Kunden 2 Bonuspunkte, allerdings muss er dann 12 Kaffeepäckchen kaufen, um eins umsonst zu bekommen. In dem ersten Fall fängt der Kunde bei 0 % an. Im zweiten Fall hat er seinen Weg zum Ziel schon zu 18 % zurückgelegt. Deswegen sollten Sie darauf achten, wenn Sie Umsatzziele, Ziele für Ihre Produkte usw. aufstellen, ja sogar beim Erstellen von Checklisten, dass sie bereits Fortschritte beinhalten. Sogar die kleinste Wahrnehmung von Fortschritt wirkt sich auf das Gehirn als Erfolgsbeschleuniger aus. Der X-Spot in einem Marathon liegt bei 42 km. Hier werden häufig medizinische Helfer an der Strecke aufgestellt, weil der Körper einen so großen Ansturm auf die neurochemischen Rezeptoren erhält, dass es manche Personen komplett überfordert. Natürlich wollen wir nicht, dass die Menschen einen Herzinfarkt bekommen, aber es verdeutlicht wie leistungsstark wahrgenommener Erfolg sein kann. Auf der Arbeit können wir einige dieser Beschleuniger einsetzen, um Progression zu fördern. Glück ist eine Wahlmöglichkeit! Führungskräfte und Unternehmen können dazu beitragen, diese Wahl einfacher zu gestalten, indem sie den Mitarbeitern Positivitätstraining anbieten, soziales Engagement fördern und die Kollegen loben. Meine Aufgabe besteht darin, Unternehmen anhand von wissenschaftlichen Befunden zu überzeugen, dass der größte Wettbewerbsvorteil in der modernen Wirtschaft positiv eingestellte und engagierte Mitarbeiter sind. Diejenigen, die diese Erkenntnis verinnerlicht haben, können sie sich zunutze machen. [inlinetweet]"Der größte Wettbewerbsvorteil in der modernen Wirtschaft sind positiv eingestellte und engagierte Mitarbeiter.“ via @shawnachor @wrike[/inlinetweet] 6. Nennen Sie mir einen großen neuen Trend, dem nicht genug Aufmerksamkeit gewidmet wird. Genetische Veranlagung und die Lebensumstände bestimmen Ihr Glück, außer in dem Fall, dass Sie bewusst Ihre Mentalität und Ihre Gewohnheiten ändern. Wenn Sie dies schaffen, wird Ihr Glück nicht länger von der Tyrannei Ihrer genetischen Veranlagung, Ihrer Kindheit und den Lebensumständen bestimmt. Glück besteht nicht darin, zu glauben, dass wir uns nicht ändern müssen, sondern aus der Überzeugung, dass wir uns ändern können. Wie fördern Sie positive Einstellungen am Arbeitsplatz? Bitte teilen Sie in den Kommentaren Ihre Erfahrungen und Ideen mit uns. Biografie: Nach zwölf Jahren an der Harvard University ist Shawn Achor einer der führenden Experten auf dem Gebiet des Zusammenhangs zwischen Glück und Erfolg. Seine Forschung zum Thema Glück erschien auf der Titelseite der Harvard Business Review, sein TED talk war einer der beliebtesten, mit mehr als 8 Millionen Zuschauern, und seine Vorträge auf PBS (amerikanischer öffentlicher Rundfunk) wurden von Millionen verfolgt. Shawn hat mit einem Drittel der Fortune 100-Unternehmen zusammengearbeitet, Vorträge in mehr als 50 Ländern gehalten: Gespräche mit Vorstandsvorsitzenden in China, mit Führungskräften des Pentagons, Schulkindern in Afrika, Bauern aus Zimbabwe usw. Sein Glücks-Vorteil-Training ist das am weitesten verbreitete und erfolgreichste Trainingsprogramm für Unternehmen im Bereich der positiven Psychologie. Shawn ist Autor von New York Times-Artikeln und den Bestsellern The Happiness Advantage (2010), Before Happiness (2013), Ripple’s Effect und The Orange Frog. Ein Artikel über Shawns Zusammenarbeit mit UBS in enger Partnerschaft mit der Yale University, um ein effektiveres Stresstraining zu entwickeln, wurde letztes Jahr in einer der wichtigsten psychologischen Fachzeitschriften veröffentlicht. Überdies hatte er vor kurzem ein Interview mit Oprah zum Thema Glücks-Forschung und Erfolgs-Wahrnehmung.

6 Möglichkeiten, wie Sie Ihr Team nach der Urlaubszeit wieder voll in Schwung bringen
Produktivität 7 Min. Lesezeit

6 Möglichkeiten, wie Sie Ihr Team nach der Urlaubszeit wieder voll in Schwung bringen

Wenn Sie das Team auf einen erholsamen Urlaub fernab der Arbeit vorbereiten, wird es dazu beitragen, dass danach alle mit einer frischen Denkweise (und schöner Bräune!) zur Arbeit zurückkehren. Statt des Drucks, arbeiten zu "müssen", wenn sie sich doch eigentlich im Urlaub erholen sollten, untersuchen wir mal einige Möglichkeiten, wie Ihr Team im Urlaub losgelöst und ungestört bleiben kann.

5 Mittel gegen Kopfschmerzen, die produktives Arbeiten unterwegs bereitet (Infografik)
Beiträge 3 Min. Lesezeit

5 Mittel gegen Kopfschmerzen, die produktives Arbeiten unterwegs bereitet (Infografik)

Um geschäftliche E-Mails nachzusehen, unseren Kalender im Blick zu haben oder mit Kollegen zu chatten - wir sind auf unsere Smartphones und Tablets angewiesen, um mit dem Büro in Kontakt zu bleiben. Aber es ist nicht immer einfach, die Mobilgeräte auch wirklich auf produktive Weise zu nutzen. Einschränkungen wie kleinere Bildschirme, Mini-Tastaturen und eingehende berufliche, aber auch private Mitteilungen machen es manchmal unmöglich, sich nicht ablenken zu lassen und können zu erhebliche Kopfschmerzen führen. Die Teilnehmer unserer jüngsten Mobile Productivity-Umfrage haben uns ihre größten Stressfaktoren bei der Arbeit mit Mobilgeräten verraten. Werfen Sie einen Blick auf die Infografik unten, in der die Gegenmittel für die 5-Top-Herausforderungen aufgelistet sind. Nutzen Sie diese, um Ihr Mobilgerät in eine Geheimwaffe für Ihre Produktivität bei der Arbeit zu verwandeln. Teilen Sie diese Infografik über soziale Medien mit Ihren Kollegen oder verwenden Sie diesen Embed-Code, um sie auf Ihrer Website zu veröffentlichen:

11 einfache Möglichkeiten, wie Sie Wrike konfigurieren können, um produktiver zu werden
Produktivität 7 Min. Lesezeit

11 einfache Möglichkeiten, wie Sie Wrike konfigurieren können, um produktiver zu werden

Coole Teams setzen Tools ein, die ihren Bedürfnissen entsprechen, nicht umgekehrt. Von der Auswahl eines Workspace-Motivs bis hin zum Erstellen benutzerdefinierter Anfrageformulare, finden Sie hier 11 Möglichkeiten, Ihren Workspace in Wrike zu konfigurieren.

Der Traum von „Inbox Zero“ und wie Benachrichtigungen unser Gehirn verändern
Produktivität 7 Min. Lesezeit

Der Traum von „Inbox Zero“ und wie Benachrichtigungen unser Gehirn verändern

Was ist „Inbox Zero“? Und sollte das wirklich unser Ziel sein? Erfahren Sie mehr über die Inbox-Zero-Philosophie und wie Sie Ihre Benachrichtigungen mit Wrike in den Griff bekommen.

Die 5 Pfeiler der Produktivität
Beiträge 10 Min. Lesezeit

Die 5 Pfeiler der Produktivität

Über den Autor: Frank Hamm unterstützt als unabhängiger Berater für Kommunikation und Kollaboration Unternehmen auf dem Weg in eine digitalisierte Welt in den Themen Social Business, Social Collaboration, Intranet sowie Office & Productivity. Seit 2005 begleitet und kommentiert er im INJELEA-Blog die Veränderungen in der Arbeits- und Kommunikationswelt. Schneller, weiter, höher, die Welt dreht sich immer schneller. Mehr E-Mails, mehr Meetings, mehr Arbeit und mehr Kommunikation führen dazu, dass gerade Büro- und Wissensarbeiter ihre Work-Life-Balance in den Griff bekommen möchten und ihre persönliche Produktivität steigern möchten. Doch bevor Sie sich auf Methoden, Tools und Techniken stürzen, sollten Sie sich ein solides Fundament verschaffen. Im englischsprachigen Raum hat sich weitgehend der Begriff "Productivity" durchgesetzt, wenn es um die eigene Organisation und Produktivität geht. Im deutschsprachigen Raum werden weiterhin Begriffe wie Zeitmanagement, Selbstmanagement und Selbstorganisation verwendet. Was ist jedoch unter "Produktivität" zu verstehen? Genauso, wie es unterschiedliche Begriffe gibt, so gibt es auch keine einheitliche Definition. Ich empfehle Ihnen, mit dieser Definition zu starten und sich im Laufe der Zeit eine persönliche Definition zu erarbeiten: Die Arbeit - gleich, ob beruflich, persönlich oder privat - so planen, organisieren und durchführen, dass Sie bei angemessenem Aufwand gute bis sehr gute Ergebnisse erreichen und Sie ein ausgeglichenes Leben dabei führen. Viele Menschen verstehen unter Arbeit nur das, was ihre berufliche Tätigkeit betrifft. Es ist jedoch wichtig zu akzeptieren, dass es keine scharfe Trennung zwischen der beruflichen Arbeit (beispielsweise für einen Arbeitgeber oder als Selbstständiger) und anderer Arbeit (beispielsweise im Hobby oder in der Familie) gibt. Sehen Sie alles als Arbeit an, was irgendwie Energie verbraucht, und womit Sie eine bestimmte Zielsetzung verfolgen. Das kann durchaus Arbeit für einen Arbeitgeber oder einen Kunden sein, das können aber auch das Pflanzen eines Baumes oder der Jogging-Lauf sein. Gerade weil heutzutage die verschiedenen Sphären wie Beruf, Hobbys und das Private in ständiger Beziehung zueinander stehen und sich oft überschneiden, geht es darum, Arbeit gesamthaft zu sehen und zu organisieren. Wenn es um Produktivität geht, stürzen sich viele sehr schnell auf einzelne Methoden, Techniken oder Werkzeuge. Das kann Spaß machen, das kann aber schnell zu einer Frustration führen, wenn die verschiedenen Teile einfach nicht zueinander passen. Besser ist es, sich zunächst ein grundlegendes Gerüst zu schaffen und sich anschließend auf dieser Basis die verschiedenen Methoden, Techniken und Werkzeuge anzuschauen und auf die persönliche Mentalität anzupassen. Ich empfehle Ihnen als Basis diese fünf Pfeiler der persönlichen Produktivität: Fokus Rituale Timeboxing Ausgewogenheit Selbstbedienung Diese Pfeiler bilden ein Fundament, auf denen alle Methoden, Prinzipien oder Techniken (beispielsweise Eisenhower-Prinzip, Paretoprinzip, "Getting Things Done"-Methode oder ALPEN-Methode aufsetzen sollten. Wenn Sie ein neues Werkzeug ausprobieren, dann überlegen Sie sich zunächst, wie es zu diesen Pfeilern passt, damit Sie eine stabile und gleichzeitig flexible Produktivität erreichen- 1. Fokus Ein wichtiger Pfeiler ist das Fokussieren auf die Tätigkeit, die Sie gerade ausüben. Versuchen Sie, wann immer es Ihnen möglich ist, Ihre Aufmerksamkeit auf eine Tätigkeit zu konzentrieren. Aufmerksamkeit ist die Zuweisung von (beschränkten) Bewusstseinsressourcen auf Bewusstseinsinhalte, beispielsweise auf Wahrnehmungen der Umwelt oder des eigenen Verhaltens und Handelns, sowie Gedanken und Gefühle. Als Maß für die Intensität und Dauer der Aufmerksamkeit gilt die Konzentration (Bleuler 1916/1983). (Seite „Aufmerksamkeit“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 13. Januar 2016, 07:54 UTC. (Abgerufen: 27. April 2016, 13:18 UTC)) Dazu gehört eine ablenkungsfreie Umgebung. Das bedeutet beispielsweise kein Multitasking, denn das zieht Ihnen wichtige Ressourcen von Ihrer eigentlichen Tätigkeit ab. Wenn Sie Multitasking nicht vermeiden können, dann schalten Sie auch gezielt und bewusst in das Multitasking. Ansonsten können Sie sich eine ablenkungsfreie Umgebung schaffen: Schalten Sie das Telefon auf "Lautlos" und leiten Sie Anrufe direkt auf die Sprachbox. Deaktivieren Sie an Ihrem Rechner oder Tablet die Benachrichtigungen. Sowohl Töne als auch plötzlich auftauchende Benachrichtigungen lenken Sie von Ihrer Tätigkeit ab. Signalisieren Sie Ihrer Umgebung, dass Sie nicht gestört werden wollen (beispielsweise mit einem Schild an der Tür oder dem Monitor, oder durch Aktivierung einer entsprechenden Anzeige in Ihren Messengern wie "Beschäftigt"). Öffnen Sie nur die Programme auf dem Rechner, die Sie auch wirklich für Ihre Arbeit benutzen. Schalten Sie die Programme in die Vollbilddarstellung und blenden Sie darin unnötige Symbolleisten und Menüs aus. Wenn es geht, nutzen Sie insbesondere zum Schreiben "ablenkungsfreie Software" wie beispielsweise iA Writer (Mac, iOS, Android) oder WriteMonkey. Insbesondere beim ersten Entwurf eines Textes werden Sie viel schneller vorankommen. 2. Rituale Routinen im Sinne von Gewohnheiten unterstützen die Konzentration, indem Sie Abläufe quasi automatisch ablaufen lassen, ohne dass Sie sich darauf konzentrieren müssen. Ihre Aufmerksamkeit können Sie direkt auf Ihre Tätigkeiten richten, ohne auf Abläufe und Reihenfolgen achten zu müssen. Routinen sorgen durch ihre regelmäßige Wiederholung dafür, dass Sie nichts vergessen - weil sie sie mit der Zeit auswendig können. Anfangs werden Sie vielleicht noch eine Liste abarbeiten, aber mit der Zeit brauchen Sie sie nicht mehr. A habit (or wont) is a routine of behavior that is repeated regularly and tends to occur unconsciously (Habit. (2016, March 17). In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:32, April 27, 2016) Mit kleinen Tricks können Sie die Wirkung von Routinen noch verstärken und sie zu Ritualen werden lassen. Rituals may be prescribed by the traditions of a community, including a religious community. Rituals are characterized by formalism, traditionalism, invariance, rule-governance, sacral symbolism, and performance. (Ritual. (2016, April 12). In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:34, April 27, 2016, siehe auch "Ritual" in der deutschen Wikipedia) Beginnen Sie Ihre Rituale mit bestimmten Handlungen, um sich so in einen "Ritual-Modus" zu versetzen. Ziehen Sie sich beispielsweise "büromäßig" an, gehen Sie an Ihren Schreibtisch, legen Sie Ihre Arbeitsmittel zurecht, starten Sie Ihren Rechner und beginnen Sie damit Ihren Arbeitstag - auch wenn Sie im Home Office sind. Irgendwann schaltet Ihr Kopf unbewusst in den Arbeitsmodus, wenn Sie sich anziehen und in Richtung Büro bewegen. Belohnen Sie sich (und feiern Sie sich dadurch), wenn Sie ein Ritual abgeschlossen haben. Gönnen Sie sich beispielsweise jedes Mal nach Ihrem Morgenritual einen besonders guten Kaffee oder Tee. Setzen Sie sich Erinnerungen in Ihrem Kalender oder Aufgabentool, um "Anschubser" für Ihre Rituale zu erhalten. Für Viele hat sich beispielsweise ein Morgenritual bewährt, das sie zu Beginn jeden Tages durchgehen. Ein Morgenritual könnte so aussehen: Nach dem Starten Ihres Rechners (oder Öffnen des Tablets) öffnen Sie Ihren Kalender, damit Sie wissen, was auf Sie an diesem Tag zukommt und Sie keinen Morgentermin verpassen. Schreiben Sie den Morgeneintrag für Ihr Journal (beispielsweise in Evernote. Was war gestern los, was hat Ihnen (nicht) gefallen, worauf freuen Sie sich für den heutigen Tag. Überprüfen Sie Ihre Eingangsfächer. Gehen Sie Ihre Inboxen durch und bearbeiten Sie die Nachrichten/Briefe. Inzwischen gibt es neben dem Eingangsfach für die Brief- oder Hauspost weitere Eingangsfächer wie beispielsweise in E-Mail, Messaging (z.B. Facebook) oder Eingangsfächer in Collaboration- oder Intranet-Tools. Löschen Sie unwichtige Nachrichten, archivieren Sie sie oder bearbeiten Sie sie sofort, wenn das innerhalb von zwei Minuten möglich ist. Wenn Sie länger dafür brauchen würden, machen Sie eine Aufgabe daraus. Gehen Sie Ihre Aufgaben durch und legen Sie fest, welche Aufgaben Sie heute erledigen wollen. Anregungen für Ihr Morgenrituale können Sie sich auf My Morning Routine holen, wo die unterschiedlichsten Personen Ihre Art und Weise vorstellen, wie sie in den Tag starten. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Rituale gelegentlich überprüfen, ob Sie sie nicht etwas verbessern können oder abwandeln müssen. 3. Timeboxing Ursprünglich kommt der Begriff Timeboxing aus dem Projektmanagement und -planung (siehe deutscher Wikipedia-Eintrag "Timeboxing"). Im englischen Wikipedia-Beitrag wird klarer, dass Timeboxing auch für die persönliche Produktivität genutzt werden kann: In time management, timeboxing allocates a fixed time period, called a time box, to each planned activity. [...] Individuals can use timeboxing for personal tasks, as well. This technique utilizes a reduced scale of time (e.g., thirty minutes instead of a week) and deliverables (e.g., chores instead of a component of a business project). (Timeboxing. (2016, April 26). In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:21, April 27, 2016) Dadurch, dass Sie ähnliche oder fachlich zusammenhängende Tätigkeiten in gemeinsame Zeitabschnitte ("Timeboxes") packen und Sie dann erledigen, schaffen Sie sich einen stabilen Rahmen. Außerdem können Sie sich sowohl besser konzentrieren als auch dadurch Rituale bilden (z.b. jeden Freitag von 14 bis 16 Uhr Wochenplanung). Legen Sie sich in Ihrem Kalender Termine für diese Zeitabschnitte, in denen Sie zusammenhängende Tätigkeiten be- beziehungsweise abarbeiten. Mehrere kleine Aufgaben können Sie in einen "Zeugs"-Zeitkasten legen, in dem Sie sie nacheinander abarbeiten. Sie können sich beispielsweise eine halbe Stunde reservieren, in der Sie ein paar kleine Telefonate erledigen oder in der Sie alle E-Mails durchgehen. Wenn Sie konzentriert an einer Tätigkeit arbeiten wollen, dann planen Sie sich einen Zeitabschnitt dafür ein (beispielsweise 3 Stunden an einem Konzept arbeiten). Das blockiert und sichert Ihnen die Zeit für diese Arbeit. Probieren Sie die Pomodoro-Technik für solche Zeitabschnitte aus. Mir persönlich sind 25-Minuten-Abschnitte oft zu kurz, so dass ich je nach Tätigkeit auch eine andere Zeitdauer und andere Intervalle verwende. Mit Zeitabschnitten, die Sie in Ihren Kalender eintragen, können Sie Ihrer Umgebung zeitig signalisieren, dass Sie nicht gestört werden wollen (achten Sie auch auf andere Hinweise wie die Präsenzanzeige des Messengers). Denken Sie daran, dass Sie nicht den ganzen Tag verplanen. Halten Sie sich immer Freiräume für ungeplante Themen und Aufgaben. Wenn Sie keine "Leerpuffer" einbauen, kommen Sie mit Ihrer Planung schnell in Schwierigkeiten. 4. Ausgewogenheit Genauso, wie eine einseitige Ernährung auf Dauer schädlich ist, so gilt das auch bei einer gesamthaften Betrachtung Ihres Lebens. Und Ihr Leben sollte auf keinen Fall nur aus Arbeit, Produktivität und Planung bestehen. Der oft verwendete Begriff Work-Life-Balance suggeriert, es gäbe auf der einen Seite die Arbeit und auf der anderen Seite das (eigene) Leben. Doch tatsächlich gibt es diese Trennung nicht. "Arbeit" ist Teil des Lebens, ebenso wie es das Privatleben, die Hobbys und Ihre Freunde sind. Des Öfteren fällt der Begriff "Work Life Integration" (siehe Forbes - Work Life Integration: The New Norm). Doch Work ist eben nur ein Teil des Lebens. Achten Sie daher auf eine Mischung aus Arbeit, geplanten Zeiten und Aufgaben einerseits sowie auf eine Mischung aus Freiräumen, Entspannungen und Ablenkungen andererseits. Trennen Sie dabei nicht zwischen Beruf, Privat oder anderen Sphären, sondern nehmen Sie sich als Ziel, sich im Gesamtpaket wohlzufühlen. Dazu gehört, dass Sie sich entspannen, sich ausgewogen ernähren und sich körperlich betätigen. Dabei werden sich die Schwerpunkte gelegentlich in die eine oder in eine andere Richtung bewegen. Wichtig ist, dass Sie über die Zeit hinweg einen Zustand der Ausgewogenheit halten. Balancieren bedeutet, sich selbst, einen Gegenstand oder auch andere Personen unter dem Einfluss des Schwerefeldes im mechanischen Gleichgewicht zu halten, wobei das Gleichgewicht wie beim inversen Pendel durch fortwährende Feinkorrekturen erreicht wird, da die Position selbst instabil ist. (Seite „Balancieren“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 7. April 2016, 16:52 UTC. (Abgerufen: 27. April 2016, 14:05 UTC)) Manch einem hilft entspannende Hintergrundmusik beim Arbeiten. Planen Sie auch "Timeboxes" für Ihre Entspannung ein. Entschleunigen Sie bewusst, indem Sie beispielsweise Zeit für ein gemütliches Frühstück einplanen oder eine Playlist auf Spotify oder Deezer starten (oder eine CD einwerfen). Nutzen Sie Sport als Ausgleich und zum Auspowern. Oft gelangen gerade bei körperlicher Betätigung die Gedanken ins Fliegen, und Sie kommen mit freiem Kopf auf neue Ideen für die Arbeit. Durch eine ausgewogene und gesunde Ernährung können Sie Ihre Produktivität steuern. Mit leichter Kost zum Mittagessen gelingt es Ihnen besser, das Konzentrationstief nach der Mittagspause zu überwinden. Probieren Sie, ob Sie mit Meditation oder Autogenem Training entspannen können. Gehen Sie in die Natur. Sie müssen dafür nicht Joggen oder einen Marathon laufen. Gehen Sie einfach einmal in einem Park Ihrer Stadt spazieren. Achten Sie einfach darauf, nicht ständig beschäftigt zu sein (siehe The Importance of Not Staying Busy). Oder, um mit Loriot zu sprechen: Bleiben Sie einfach hier sitzen: 5. Selbstbedienung Jeder Mensch ist und "tickt" anders. Manch einer ist ein "Morgenmuffel", oder eben doch mehr der "Morgentyp". Deswegen gibt es kein Patentrezept, mit dem alles für jeden wunderbar funktioniert. Übernehmen Sie nicht einfach das, was Ihnen andere (wie der Autor dieses Artikels!) als Rezept darstellen. Eine meiner wichtigsten Erfahrungen lautet, dass zur persönlichen Produktivität das Ausprobieren gehört. Zögern Sie nicht, ein paar Dinge (Methoden, Techniken, Tools) auszuprobieren, auch wenn Sie Ihnen fremd oder "irgendwie blöd" vorkommen. Mit der Zeit lernen Sie, was am besten für Sie selbst passt und funktioniert. Ever tried. Ever failed. No matter. 
Try again. Fail again. Fail better. (Samuel Becket, in Worstward Ho) Sehen Sie die verschiedenen Rezepte, Methoden, Techniken und Werkzeuge als verschiedene Geschäfte an, die unterschiedliche Waren anbieten. Manche davon werden Ihnen zusagen, andere nicht. Gehen Sie von Geschäft zu Geschäft und probieren Sie aus, was jeweils am besten zu Ihnen passt, und organisieren Sie sich Ihre Arbeit nach und nach. Organization is about figuring out how your brain works, and then structuring your work naturally. (Bill Meade, Easy GTD, Hervorhebung von mir) Wenn Sie beispielsweise der "Morgentyp" sind, dann planen Sie konzentrierte Arbeiten für den Morgen ein. Wenn Sie merken, dass Sie trotz ausgewogener Ernährung am Nachmittag zu bestimmten Zeiten oft unkonzentriert oder abgelenkt sind, dann planen Sie leichte "Zeugs"-Arbeiten ein. Vielen ist beispielsweise die Getting-Things-Done-Methode zu detailliert und zu kompliziert, doch Sie übernehmen die Teile, die ihnen zusagen und die zu ihrer Art der Person, Arbeit und der Organisation am besten passt. Ihre Produktivität Begeben Sie sich auf die Suche nach Ihrer persönlichen Produktivität. Wenn Sie arbeiten, dann arbeiten Sie fokussiert. Schaffen Sie sich mit Ritualen und Timeboxen Freiräume. Und achten Sie auf Ausgewogenheit in Ihrem Leben. Probieren Sie verschiedene Vorgehen aus. Überlegen Sie sich, wie Sie vorgehen wollen, so dass es am besten für Sie passt, und nutzen Sie Werkzeuge und Software, um Ihren Kopf frei zu halten. Für Ihre Suche nach Ihrer persönlichen Produktivität finden Sie Anregungen in diesen Quellen: Asian Efficiency Grace Marshall INJELEA-Blog, Office, Productivity & Job Office & Productivity Magazine (Flipboard) Productive! Magazine Productivtyist Productivity Report Todoist Blog Toolblog Wrike-Blog, Kategorie Produktivität Zapier Blog Zen Habits Ich freue mich, wenn Sie andere Anregungen oder Kommentare für mich haben, denn ich bin immer auf der Suche nach meiner persönlichen Produktivität ;-)

30 Tage Digital Detox: Zügeln Sie Ihre Techniksucht, um produktiv zu bleiben
Produktivität 10 Min. Lesezeit

30 Tage Digital Detox: Zügeln Sie Ihre Techniksucht, um produktiv zu bleiben

Unlängst haben wir einen Blog-Beitrag zum Thema Gewohnheiten geschrieben: Wie man gefestigte Routinen auf ihre Sinnhaftigkeit untersuchen und bei Bedarf so aufrütteln kann, dass sich dies positiv auf Ihre Produktivität, Konzentration und sogar Kreativität auswirkt. Es ist wichtig, immer mal wieder darüber nachzudenken, was wir in unserem Autopilot-Modus eigentlich alles machen, um dann den Ballast abzustrampeln und nur das zu behalten, was hilfreich ist. Andernfalls könnten wir eine Techniksucht entwickeln, genauso wie Andrew Sullivan, Gründer und Autor des Politikblogs The Dish (ehemals The Daily Dish). Er schrieb kürzlich einen Essay darüber, wie seine Sucht nach Nachrichten und Online-Informationen seine Gesundheit ruinierte. In dem letzten Jahr, in dem er tagtäglich noch mehrere Beiträge veröffentlichte, kämpfte er mit vier Bronchialinfekten, und sein eigener Witz darüber, dass das Internet töten könne, wurde für ihn zu real, um noch lustig zu sein. Ich habe früher gewitzelt: Sollte das Internet töten können, dann wäre ich der Erste, der das erfahren würde. Jahre später ist der Witz recht fad geworden. Man gewöhnt sich schnell an die tägliche Nutzung digitaler Werkzeuge und kann dann das Gleichgewicht verlieren. Sogar am Arbeitsplatz schauen 44 % der Mitarbeiter nach eigener Aussage mehr als 20 Mal am Tag auf Ihre Mobilgeräte! Deshalb müssen wir unsere Routinehandlungen untersuchen und unsere gewohnheitsgemäße Nutzung dieser Produkte überprüfen. Helfen sie dabei, unsere Lebensqualität zu verbessern? Oder schaden sie unserer Konzentrations- und Leistungsfähigkeit? Newports zwei Denkweisen bei der Beurteilung digitaler Werkzeuge Ich höre Sie fragen: „Warum soll ich überhaupt hinterfragen, welche Tools und Apps ich verwende? Sie sind doch alle irgendwie hilfreich!“ Das kann sein. Cal Newport, Autor von Deep Work und Informatik-Professor an der Georgetown University, schlägt vor, dass es eigentlich nur zwei Denkweisen gibt, mit denen man seine digitalen Werkzeuge betrachten kann. Erstens gibt es die "Jeder Nutzen zählt"-Denkweise, die im wesentlichen behauptet, man sollte ein Tool verwenden, solange es einen Nutzen bietet — egal welchen Nutzen. In dieser Kategorie findet man Menschen, die ihre 12-Stunden-täglich-Facebook-Gewohnheit verteidigen, weil sie dadurch mit ihren Schulkameraden verbunden sind. Oder Leute, die darauf schwören, dass sie vier Stunden täglich Twitter nutzen müssen, um ihre Nachrichten zu erhalten. Im nachfolgenden Video sehen Sie Jim Clark, Unternehmer/Informatiker/Gründer von Silicon Graphics, Netscape und einigen anderen Unternehmen, darüber sprechen, warum es ihm nicht gefällt, wie die sozialen Medien unsere Zeit auffressen. Der entsprechende Abschnitt beginnt ab Minute 42. Newport schlägt vor, dass Sie statt der "Jeder Nutzen zählt"-Denkweise die Handwerker-Denkweise übernehmen sollten, bei der man nur die Werkzeuge verwendet, die den größten Nutzen für die Dinge bieten, die einem am wichtigsten sind. Fühlen Sie sich instinktiv von einer glitzernden neuen App angezogen, weil alle anderen Kollegen sie nutzen? Dann denken Sie doch bitte noch einmal darüber nach. Wird sie Ihnen helfen, Ihre größeren Ziele zu erreichen? Oder stopfen Sie damit Ihr Mobilgerät einfach nur mit einer weiteren Ablenkung voll? Denken Sie daran, Apps werden so kreiert, dass sie süchtig machen Wissen Sie, warum es so schwierig ist, Apps wie Facebook und Twitter zu beenden? Weil sie von Grund auf so entwickelt wurden, dass sie so suchterzeugend wie möglich sind. Nir Eyal, Autor von Hooked und Vordenker über die Psychologie süchtig machender Produkte, hat die Frage zerlegt, warum sich Apps so sehr an uns festkrallen. „Es ist ein 4-stufiger Prozess", sagt Eyal, „bei dem Ihr Problem mit der von einem Unternehmen angebotenen Lösung verknüpft wird, und zwar so häufig, dass eine Gewohnheit entsteht.“ „Es beginnt mit einem Auslöser, der uns daran erinnert, dass wir die App benötigen, und der bewirkt, dass wir mit der App eine Aktion erfolgreich ausführen. Dadurch entsteht eine variable Belohnung, nach der wir uns dann sehnen, und zu der wir immer wieder zurückkommen, so dass gewährleistet ist, dass wir psychologisch in die App investieren “, sagt Eyal. Hat diese App oberste Priorität in unseren Gedanken, werden wir sie auch als erste antippen. „Das Produkt mit dem „Gedanken-Monopol“ ist das erfolgreiche Produkt“, sagt Eyal. Paradebeispiel: Sie langweilen sich irgendwo in einer Schlange, welche App tippen Sie als erste an? Wenn Sie schnell Informationen benötigen, welche Webseite rufen Sie auf? Das sind alles sehr konkrete Alltagsprobleme, und viele Apps oder Produkte haben einen Weg gefunden, ihre Lösung mit unserem Schmerz zu verbinden. Sie sind süchtig geworden. Wie sieht eine erfolgreiche Entgiftung aus? Wie kann man sich nun erfolgreich digital entgiften? Hier einige der vielen Ansätze, die gute Chancen haben, Einfluss auf Ihr abgelenktes digitales Leben zu nehmen. 30 Tage lang jeden Tag eine neue Gewohnheit erlernen Eine der wahrscheinlich besten und detailliertesten Methoden zur erfolgreichen digitalen Entgiftung ist der bewusste Austausch einer digitalen Gewohnheit mit einer gesünderen, nicht-digitalen Gewohnheit. In ihrem Artikel für Forbes „Try The 30-Day Digital Detox Challenge“ verschreibt Nancy Colier die Gewohnheit, zu erlernen, während einer geselligen Runde kein Mobilgerät zu verwenden (Tag 2), oder damit aufzuhören, das Gerät in die Tasche zu stecken und mitzunehmen, wenn man es nicht benötigt (Tag 3), und das Badezimmer in eine technikfreie Zone zu verwandeln (Tag 13). Fügen Sie Ihrem Repertoire jeden Tag eine neue Gewohnheit hinzu, bis Sie alle 30 Gewohnheiten gleichzeitig praktizieren. Die Methode besticht durch Einfachheit und ist dadurch gut umsetzbar. Die Verwendung von Technik zeitlich begrenzen Unsere Eltern hatten schon das Richtige im Sinn, als sie immer sagten: „Nur eine Stunde Fernsehen heute Abend, Liebling!“ Durch die Auferlegung fester Grenzen bei der Technik-Nutzung wird man davon abgehalten, in die Sucht der immer verfügbaren Echtzeit-Informationen zu gleiten. Tipp: StayFocusd ist eine Browser-Erweiterung, die die Zeitspanne begrenzt, die Sie auf zeit-verschwenderischen Websites wie Facebook oder YouTube verbringen. Tipp: Hören Sie damit auf, nach allem und jedem zu suchen. Erforschen Sie Pfade statt Maps. Verwenden Sie ein Wörterbuch oder eine Enzyklopädie anstelle einer Suchmaschine. Tipp: Erzwingen Sie technikfreie Stunden: vielleicht die erste Stunde nach dem Aufwachen oder sofort nach dem Abendessen, so gewinnen Sie Qualitätszeit. Dopamin in sportlicher Betätigung suchen Erinnern Sie sich, dass Nir Eyal sagte, dass wir wegen der variablen Belohnung immer wieder zu unseren Apps zurückkehren? Diesen Dopamin-Schub können wir auch anderswo erhalten. Holland Haiis, Expertin für digitale Entgiftung und Autorin von Consciously Connecting: A Simple Process to Reconnect in a Disconnected World, teilt uns diese verständige Weisheit mit: „Das Dopamin in unserem Gehirn wird durch die Unberechenbarkeit stimuliert, die Social Media, E-Mails und Text-Nachrichten bieten. Es ist ein Teufelskreis, und um diesen Zyklus zu brechen, muss man die gleiche Unberechenbarkeit und Stimulation suchen, die dort draußen zu finden ist, wenn man trainiert. Beim Joggen, Fahrradfahren oder Gehen weiß man nie, was man nach der nächsten Kurve sehen wird.“ Statt also nach Facebook zu greifen? Ziehen Sie die Laufschuhe an. Trimmen Sie Ihre Liste der Apps & Erweiterungen Auf Ihrem Gerät befinden sich mehr Apps als Sie benötigen. Wahrscheinlich auch mehr Browser-Erweiterungen als nötig. Nachdem Sie überlegt haben, welche Tools Ihnen echten Nutzen geben, beschneiden Sie den Rest. Hier einige Tipps: Tipp: Löschen Sie Ihre Facebook- und Twitter-Apps. Sie wissen, warum Ihre Batterie immer leer ist? Weil diese beiden Apps immer aktiv sind und Ihren Standort und Ihre Gewohnheiten verfolgen. Sie sind berüchtigt dafür, Ihre Akkulaufzeit und Ihre Freizeit aufzufressen. Wenn Sie wirklich auf sie zugreifen müssen, benutzen Sie Ihren mobilen Browser. Tipp: Wenn Sie eine App oder Browser-Erweiterung nicht erkennen, dann deinstallieren Sie sie so schnell wie möglich. Da sie offensichtlich in letzter Zeit nicht benutzt wurde, und Sie sich nicht einmal erinnern können, wofür sie ist: weg damit! Tipp: Führen Sie eine aktive Liste aller neuen Apps oder Erweiterungen, die Sie ausprobieren. Notieren Sie das Installationsdatum und geben Sie sich 7 Tage Zeit, um sie probeweise zu benutzen. Ist sie für Ihre Arbeit wertvoll, behalten Sie sie. Wenn nicht, deinstallieren! Kalter Entzug Social-Media-Tools gehören zu den Produkten, die für die tägliche Arbeit im Marketing essentiell sein können, aber gleichzeitig bei allen anderen, die einfach nur ihre Arbeit erledigen wollen, extrem ablenkend wirken können. In seinem Buch Deep Work schlägt Cal Newport einen extremen Ansatz zur Beurteilung Ihrer sozialen Netzwerke vor: Verzichten Sie von jetzt auf gleich 30 Tage lang auf sie, ohne jemandem etwas davon zu sagen, und dann beantworten Sie nach dieser Pause zwei Fragen: Hat Ihre Abwesenheit aus einem sozialen Netzwerk Ihre Fähigkeit beeinträchtigt, Ihre Arbeit zu erledigen oder Werte für Ihr Unternehmen zu schaffen? Hat es die Leute interessiert, dass Sie dieses soziale Netzwerk nicht benutzt haben? Wenn Sie beide Fragen bejahen, dann werden Sie dieses soziale Netzwerk wahrscheinlich weiter benutzen müssen. Wenn nicht, dann bleiben Sie weg! Obwohl Newport anerkennt, dass es nicht für alle realistisch sein kann, Social Media zu verlassen, möchte er Folgendes herausstellen: Verwenden Sie sie NUR, wenn sie wirklich zur Verbesserung Ihrer Arbeit und Ihrer Ziele beitragen. Wenn sie das nicht tun, dann haben Sie sie gerade erfolgreich einen Monat lang aus Ihrem Leben verbannt, so kann es also auch weitergehen. Es ist an der Zeit, Ihre Technik-Sucht zu zügeln Letztendlich können wir uns nur selbst die Schuld geben, wenn wir den Punkt erreichen, wo unsere Aufmerksamkeitsspannen so zersplittert sind, dass wir nicht einmal in der Lage sind, ein persönliches Gespräch einige Sekunden lang aufrecht zu erhalten. Genau jetzt ist es an der Zeit, dass wir unsere Gewohnheiten mit unseren Apps und Geräten unter die Lupe nehmen. Genauso wie wir intelligente Entscheidungen bezüglich unserer Ernährungsweisen treffen, müssen wir die gleichen Entscheidungen für unseren Geist, unsere Aufmerksamkeitsspannen und letztlich für unsere Produktivität fällen. Weiterlesen Sie benutzen das Internet falsch: Hier erfahren Sie, wie man endlich digitale Ablenkungen beseitigt Süchtig nach Multitasking: Die wissenschaftlichen Gründe, warum Sie nicht aufhören können, mit der Arbeit zu jonglieren Stellen Sie Ihre Routine auf den Kopf und ernten Sie unerwartete Vorteile

Süchtig nach Multitasking: Wissenschaftliche Gründe, warum man nicht aufhören kann, mit der Arbeit zu jonglieren
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Süchtig nach Multitasking: Wissenschaftliche Gründe, warum man nicht aufhören kann, mit der Arbeit zu jonglieren

Zeit für eine Beichte: Beim Schreiben dieses Artikels habe ich bei Facebook, HipChat, Skype und Reddit vorbeigeschaut. Bei Instagram sogar zweimal. Dann habe ich zwei andere Aufgaben aufgerufen und vier E-Mails verschickt. Ja, mir ist die Ironie bewusst. Überall lauern Ablenkungen und es scheint unmöglich, sie auszublenden. Eine endlose Flut an E-Mails mit Fragen und Wünschen von Kollegen. Wir springen zwischen den Aufgaben auf unseren To-Do-Listen hin und her, reagieren auf Benachrichtigungen, versuchen all unsere Verantwortlichkeiten gleichzeitig zu jonglieren und wir reden uns dabei ein, dass wir mehr erledigen, wenn wir zwei (oder mehr) Dinge gleichzeitig machen. Es ist vielen bekannt, dass man bessere Ergebnisse erzielt, wenn man sich auf eine Sache nach der anderen konzentriert. Trotzdem ertappen wir uns beim Multitasking, in der Hoffnung, die Positionen auf unseren Listen doppelt so schnell abhaken zu können. Warum ist Multitasking so verführerisch? Und was können wir tun, damit unsere Neigung zur Ablenkung für uns statt gegen uns arbeitet? Machen wird es so wie die bekannte Fernsehwissenschaftlerin Miss Frizzle und tauchen tief in das Gehirn hinein, um herauszufinden, wie unsere Aufmerksamkeit funktioniert, was beim Multitasking passiert und wie wir unseren Wunsch, vieles gleichzeitig zu machen, zu unserem Vorteil nutzen können. Neurowissenschaften 101: Dies ist Ihr Gehirn beim Multitasking Wenn wir Multitasking versuchen, verändert das die Art, wie unser Gehirn arbeitet. Konzentriert man die Aufmerksamkeit auf etwas, wird ein Teil des Motivationssystems unseres Gehirns aktiviert: der präfrontale Kortex, der die Vorderseite des Gehirns bildet. Ist man konzentriert, arbeiten die linke und die rechte Seite des präfrontalen Kortex im Tandem. Beim Multitasking dagegen, versuchen sie selbständig zu arbeiten. Auch wenn es sich so anfühlt, als ob Sie zwei Dinge gleichzeitig tun, ist Ihr Gehirn tatsächlich dabei, zwischen den beiden Seiten Ihres präfrontalen Kortex hin und her zu schalten. Dieses Umschalten dauert den Bruchteil einer Sekunde, aber diese Mikrosekunden summieren sich: die Aufgaben auszuführen dauert tatsächlich bis zu 40 % länger, als wenn Sie die gleichen Aufgaben einzeln angehen. Aber das ist nicht alles, denn dieser Wechsel zwischen Aufgaben zapft an Ihren kognitiven Ressourcen, so dass Sie fehleranfälliger werden. Ihr Arbeitsgedächtnis, das für Überlegung, Entscheidungsfindung und Lernfähigkeit verantwortlich ist, hat eine begrenzte Kapazität. Es ist wie ein Muskel, der nur so viel Gewicht heben und so viele Wiederholungen machen kann, bis er Ruhe und Erholung braucht. Komplexe Aufgaben verursachen eine höhere kognitive Belastung und strapazieren Ihr Arbeitsgedächtnis mehr. Der Versuch, mehrere komplexe Aufgaben auf einmal auszuführen (z.B. telefonieren während der Fahrt), ist einfach zu viel für das Gehirn, so dass man mit größerer Wahrscheinlichkeit Fehler machen wird. Wenn Sie jetzt noch eine dritte Aufgabe hinzufügen (etwa GPS-Anweisungen befolgen), machen Sie drei Mal so viele Fehler als wenn Sie versuchen, zwei Dinge gleichzeitig zu tun. Mehrere Dinge gleichzeitig zu tun ist nur dann möglich, wenn die kognitive Belastung der einzelnen Aufgaben gering ist; z.B. beim Spazierengehen einen Snack zu sich nehmen und den Lieblings-Podcast anhören. Das Anti-Ablenkungssystem Ihres Gehirns Sich auf etwas zu konzentrieren erfordert mehr als nur den Intellekt auf ein einziges Ziel auszurichten; dazu gehört auch, dass andere ablenkende Reize ausgesperrt werden. Wenn Sie nämlich nicht in der Lage sind, das was für Ihre aktuelle Aufgabe unwichtig ist, herauszufiltern, werden Sie durch diese Ablenkungen langsamer. Wenn Sie konzentriert sind, funktioniert Ihr Gehirn auch auf neuronaler Ebene anders. Wenn Sie sich anstrengen müssen, aufmerksam zu sein, sind die Nachrichten, die Ihre Neuronen einander zusenden intensiver und klarer — es ist wie in einem lauten Raum, wenn Sie versuchen eine einfache Nachricht zu schreien. Ihre Neuronen kommunizieren aber nicht nur mit mehr Nachdruck, sondern Schlüsselstellen Ihres Gehirns synchronisieren sich. Es öffnen sich Kommunikationswege zwischen den verschiedenen Regionen des Gehirns, die für die Aufmerksamkeit erforderlich sind, und beziehungslose Signale werden unterdrückt, um Ablenkungen zu verhindern. Multitasking belastet Ihr Gehirn sehr stark Man meint vielleicht, konzentriert zu bleiben und Ablenkungen auszusperren bewirkt, dass das Gehirn härter arbeitet, aber das Gegenteil ist der Fall. Wechseln zwischen Aufgaben bewirkt, dass das Gehirn mehr Glukose verbraucht, so dass Sie sich schon nach ein wenig Multitasking erschöpft und desorientiert fühlen. Darüber hinaus zeigen neuere Studien, dass Multitasking einen physischen, möglicherweise permanenten Einfluss auf die Gehirnstruktur hat. Bei Personen, die intensives Medien-Multitasking betreiben, ist die Dichte der grauen Substanz im anterioren cingulären Cortex niedriger, was bei der Regulierung sowohl automatischer Körperfunktionen wie Blutdruck und Herzfrequenz als auch bei rationell kognitiven Funktionen wie Entscheidungsfindung, Empathie, Impulskontrolle und Emotionsregulierung hilft. Multitasking bewirkt, dass neue Informationen im falschen Teil des Gehirns gespeichert werden. Das Kurzzeitgedächtnis wird gestört. Nur zu wissen, dass sich eine ungelesene E-Mail in Ihrem Posteingang befindet, kann Ihren Arbeits-IQ um 10-15 Punkte senken, so dass Sie effektiv zum kognitiven Äquivalent eines 8-Jährigen werden. Multitasking ist nicht nur schlecht für das Gehirn, es ist schlecht für den Körper. Die Stresshormone Cortisol und Adrenalin werden erhöht, was zu einer Verengung der Arterien, erhöhtem Blutzucker und einer Unterdrückung des Immunsystems führen kann, sowie zu anderen gesundheitlichen Problemen. In Anbetracht all dieser besorgniserregenden Nachteile, warum verbringen wir da immer noch so viel Zeit mit Multitasking? Das durch Ablenkung bewirkte Hormon-Hoch Auch wenn Sie Ihren präfrontalen Kortex für die Konzentration benötigen, sehnt er sich nach Neuem. Neue Reize bewirken einen Zustrom endogener Opioide an die Belohnung-suchenden Teile des Gehirns. Es fühlt sich gut an, Ablenkungen nachzugehen. Das macht es nicht nur unglaublich schwierig, sich auf eine einzige komplexe Aufgabe zu konzentrieren, sondern Sie werden dadurch wahrscheinlich eher ein Dutzend einfachere, belanglosere Aufgaben erledigen – etwa eine E-Mail beantworten oder ein Telefonanruf tätigen – als größere, bedeutendere Projekte in Angriff zu nehmen. Jedes Mal, wenn Sie auf eine E-Mail antworten, einen Tweet posten oder eine Sofortnachricht senden, erhalten Sie einen Schuss Hormone direkt in das Lustzentrum des Gehirns und das kann unglaublich süchtig machen. In Laborstudien konnten Ratten einen Hebel drücken, der bewirkte, dass ein elektrischer Impuls direkt an dieses Lustzentrum gesendet wurde; dabei waren sie so mit dem Drücken dieses Hebels beschäftigt, dass sie Nahrung und Schlaf bis zum Punkt des Hungertodes ignorierten. So mächtig kann diese Sucht sein. Ausnahmen von der "Kein Multitasking"-Regel Trotz all dieser zwingenden Gründe, Multitasking unter allen Umständen zu vermeiden, gibt es einige Situationen, in denen das Jonglieren von Aufgaben tatsächlich von Vorteil ist. Ein Beispiel: Übung. Körperliche Aktivität fördert die Durchblutung des Gehirns, wodurch Sauerstoff und andere Nährstoffe, die für eine optimale geistige Leistungsfähigkeit erforderlich sind, dort hin gelangen. Sie bewirkt auch, dass Chemikalien produziert werden, die das Gedächtnis sowie Problemlösungs- und Entscheidungsfindungs-Fähigkeiten verbessern, und gleichzeitig dass Hormone freigesetzt werden, die Aufmerksamkeit, Motivation und Konzentrationsfähigkeit steigern. In einer aktuellen University of Florida-Studie radelten Teilnehmer auf stationären Fahrrädern und führten dabei eine Reihe von Aufgaben mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad aus. Einfache Aufgaben bewirkten, dass die Teilnehmer schneller radelten, ohne Nachteil für ihre kognitiven Fähigkeiten. Sowohl ihre Gehirne als auch ihre Körper arbeiteten effizient an simultanen Aufgaben. Bei zunehmendem Schwierigkeitsgrad der Aufgaben verlangsamte sich ihre Radelgeschwindigkeit zwar, aber auch die schwierigste geistige Arbeit bewirkte nur, dass sie auf ihre ursprüngliche Radelgeschwindigkeit zurückfielen. Ein weiteres Beispiel, wo Multitasking Ihre Leistung verbessern kann, ist bei langweiligen Aufgaben, die eine geringe kognitive Belastung sind. Die Sinne wandern zu lassen, während man das Geschirr abwäscht oder die Wäsche faltet fördert kreative Problemlösungen und hilft dabei, wirkungsvoll Entscheidungen zu finden, indem man die Gelegenheit hat, die Ergebnisse verschiedener Möglichkeiten zu betrachten, oder sich völlig neue Alternativen vorzustellen. Das Gehirn ist besser in der Lage, komplexe Probleme zu lösen, wenn es sich von der Situation abheben kann und mit einem anderen Blickwinkel an die Sache herangeht. (Deshalb kommen Sie immer dann auf die besten Ideen, während Sie gerade duschen oder die Zähne putzen.) Und letztlich ist im digitalen Zeitalter der Informationsüberflutung gerade zu beobachten, wie sich eine neue Art von Multitasking entwickelt. Die "kontinuierliche partielle Aufmerksamkeit“ beinhaltet, dass man mehrere Ströme eingehender Daten gleichzeitig scannt, und sich nur die relevanten Details herauszieht. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einer Aufgabe und hören dabei Musik; und plötzlich hören Sie ein bestimmtes Wort in einem Hintergrundgespräch, das Ihre Aufmerksamkeit weckt. Obwohl Sie sich in erster Linie auf eine zentrale Aufgabe konzentrieren, ist ein Teil Ihres Gehirns noch auf den Hintergrund abgestimmt. Sie sind sich gleichzeitig bewusst, dass es mehrere Informationsströme gibt, und im Hintergrund sichtet Ihr Gehirn diese Daten und lenkt die Aufmerksamkeit auf das, was am dringendsten oder interessantesten ist. Die moderne Technik ermöglicht uns den Zugang zu unglaublichen Mengen eingehender Daten, und wir nutzen diese Art Multitasking, um schnell die nützlichsten Informationen aus einer Fülle von verfügbaren Ressourcen zu ziehen. Den Multitasking-Mythos entlarven Als es Ende der 90er Jahre, Anfang der 2000er mit PDAs und anderen persönlichen Produktivitätsgeräten losging, schätzten wir das Multitasking als Möglichkeit, mit der Geschwindigkeit im Geschäftsleben Schritt zu halten. Wir haben unsere Fähigkeiten, Aufgaben zu jonglieren, auf den Bewerberbögen hervorgehoben und prahlten damit, wie viele Aufträge wir auf einmal ausführen konnten. Multitasker wurden als effiziente, leistungsstarke Mitarbeiter angesehen. Jetzt kennen wir die Wahrheit: Multitasking beeinträchtigt unsere Arbeit. Es verlangsamt uns, wir machen mehr Fehler und es ermüdet uns sowohl geistig als auch körperlich. Aber wir kennen auch die wenigen Schlüsselsituationen, in denen Multitasking einige echte Vorteile bieten kann, so dass wir dem Appetit unseres Gehirns nach Ablenkung nachkommen können, ohne dabei unsere mentale Klarheit zu opfern oder unseren Intellekt zu beeinträchtigen.

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E-Mail-Management: 10 clevere Tricks, um einen leeren Posteingang zu erreichen
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Für diejenigen, die jeden Morgen auf Hunderte ungelesener E-Mails starren, mag das Konzept "Inbox Zero" wie ein Mythos klingen – wie die Suche nach dem Heiligen Gral oder das Stolpern über einen verborgenen Schatz. Mit einer Mischung aus Neid und Misstrauen blicken wir auf diejenigen Kollegen, die es regelmäßig schaffen: Das kann nicht mit rechten Dingen zugehen, oder? Probieren Sie diese 10 Tipps und Techniken nicht nur um einen leeren Posteingang zu erreichen, sondern um diesen Stand tatsächlich zu halten. Keine Magie nötig. Trick 1: Die Yesterbox-Technik von Tony Hsieh. Der Grundgedanke ist folgender: Sie lesen und beantworten heute nur die E-Mails von gestern. Die überwiegende Mehrheit der E-Mails müssen nicht sofort, am selben Tag, beantwortet werden; Sie können also die neuen E-Mails von heute einfach kommen lassen, ohne sich dadurch gestört oder abgelenkt zu fühlen. Und morgen, wenn Sie aufstehen, wissen Sie schon genau, wie viele Nachrichten eingegangen sind und bearbeitet werden müssen, und können Ihren Tag genauer planen. Zappos Geschäftsführer Hsieh sagt, dass ihn dieser Ansatz tatsächlich kommunikativer macht: jeder bekommt am nächsten Tag eine Antwort, statt übermorgen oder in einer Woche oder in einem Monat oder... nie. Natürlich können wirklich dringende E-Mails schon heute beantwortet werden — aber echte E-Mail-Notfälle kommen ziemlich selten vor. Hsiehs Profi-Tipp: Wenn Sie mit Outlook arbeiten, klappen Sie Ihren "Heute"-Abschnitt ein und konzentrieren Sie sich auf die Nachrichten von gestern. Weiteres dazu finden Sie hier: http://yesterbox.com/ Wollen Sie ein Tool, mit dem Sie Ihre Produktivität verbessern können? Starten Sie noch heute Ihren kostenlosen Wrike Test! Trick 2: Die 2-Minuten-Regel. Das Motto der David Allen GTD-Methode: Wenn Sie weniger als zwei Minuten brauchen, um zu antworten, antworten Sie jetzt. Warten Sie nicht! Trick 3: Planen Sie einen Termin mit Ihrem Posteingang. Legen Sie jeden Tag eine Zeit fest, in der Sie Ihre E-Mails durcharbeiten, egal ob es sich dabei um einen einstündigen Block Vormittags oder drei 20-Minuten Sitzungen am Anfang, in der Mitte und am Ende des Tages handelt. Lesen Sie außerhalb dieser Zeit keine E-Mails. Lassen Sie Ihre E-Mails nicht in einem Browser-Fenster offen, es reicht, wenn sie im Hintergrund lauern, während Sie arbeiten. Schalten Sie die Benachrichtigungen aus. Indem Sie Ihrem Posteingang eine bestimmte Zeit zuordnen, werden Sie nicht ständig an ihn denken und trotzdem die Kontrolle über ihre Mitteilungen behalten. Sie würden gerne wissen, wann der beste Zeitpunkt ist, um nach Ihren E-Mails zu schauen? In diesem Artikel wird behauptet, die beste Zeit, Ihren Posteingang abzuarbeiten, sei zwei Stunden nach Arbeitsbeginn. Trick 4: Probieren Sie die App Unroll.me. Diese App fasst alle Ihre E-Mail-Abonnements und Newsletter in einer täglichen Übersicht zusammen. Statt jeden Tag dutzende E-Mails sortieren zu müssen, haben Sie nur eine einzige. Mit der App ist es leicht, sich gebündelt aus Abo-Listen streichen zu lassen. Da Sie schnell alle Werbung und Newsletter in nur einer Mail durchsehen können, lassen sich die „Junk“-Mails viel schneller erledigen. Wenn Sie vielen Blogs per E-Mail folgen, denken Sie über einen RSS-Reader wie Feedly oder Inoreader nach, um diese zu beobachten, statt damit den Posteingang zu verstopfen. Trick 5: Verschieben Sie Ihre E-Mails zeitlich. Installieren Sie Boomerang für Gmail, damit E-Mails zu einem festgelegten Zeitpunkt erneut erscheinen. Dies ist eine tolle Funktion bei Mitteilungen, für die vor der Beantwortung eine Recherche notwendig ist, und um ähnliche To-Do‘s zusammenzulegen. Nehmen wir an, Sie haben ein Stellenangebot veröffentlicht, und es strömen nun viele E-Mails von potenziellen Kandidaten ein. Routinemäßig gehen Sie jeden Freitagmorgen die neuen Bewerbungen durch. Verschieben Sie nun alle E-Mails von Bewerbern so, dass sie am Freitagvormittag in Ihrem Posteingang erscheinen. Zum einen werden Sie zu anderen Zeiten nicht durch diese E-Mails abgelenkt und zum anderen werden Sie sie trotzdem abarbeiten können. Trick 6: Scheuen Sie sich nicht davor, zu löschen. Wenn es wirklich wichtig ist, wird sich derjenige wieder melden. Auch wenn Sie nicht sicher sind, ob eine E-Mail benötigt wird, einfach löschen. In Ihrem Papierkorb bleiben E-Mails in der Regel 30 Tage erhalten; wenn Sie also etwas versehentlich gelöscht haben, können Sie es trotzdem in dieser Zeit zurückholen. Sie können uns aber glauben: in 99% der Fälle wird das nicht erforderlich sein. Trick 7: Ändern Sie Ihre Abwesenheitsnachricht. Urlaub ist toll, aber wenn Sie danach auf eine erschreckende Anzahl neuer E-Mails schauen müssen, kann das wirklich deprimierend sein. Und es kann ewig dauern, sich da wieder herauszugraben. Ersetzen Sie die vorformulierte Abwesenheitsnachricht wie folgt: "Ich bin vom 10.11 bis 18.11 nicht im Büro und werde Ihre Nachricht nicht erhalten. Bitte senden Sie Ihre E-Mail nach dem 18.11 erneut." Dann filtern Sie während Ihrer Abwesenheit alle eingehenden Mails direkt in den Papierkorb. Wenn es wichtig und die Deadline in der Zwischenzeit noch nicht verstrichen ist, wird man sich später wieder bei Ihnen melden — und Ihr Posteingang ist sauber, wenn Sie aus dem Urlaub zurückkommen. Trick 8: Bündeln Sie all Ihre Aufgaben in Wrike. Verschieben Sie alle Ihre To-Do‘s vom Posteingang in den Arbeitsbereich zu den anderen Aufgaben. Mit Wrikes Gmail Gadget werden Ihre E-Mails schnell in Aufgaben umgewandelt; Sie können somit Ihren Posteingang leeren und mit den To-Do‘s loslegen, statt sie im Posteingang vor sich hin vegetieren zu lassen. Sie profitieren von einer besseren Organisation und überschaubaren E-Mails. Trick 9: Gespräche aus dem Posteingang verschieben. Halten Sie Ihren Posteingang ordentlich, indem Sie die von Ihnen selbst generierte Menge an E-Mails begrenzen. Verhindern Sie eine Kette von E-Mail-Antworten, indem Sie den Laptop zur Seite stellen und stattdessen Gespräche von Angesicht zu Angesicht führen oder per Telefon oder Sofortnachricht kommunizieren. Trick 10: Spielen Sie das E-Mail-Spiel. Die oben genannten Tipps werden Ihnen helfen, einen sauberen Posteingang beizubehalten, aber wie kann man den Berg ungelesener E-Mails handhaben, um überhaupt dorthin zu kommen? Den Posteingang zu leeren muss nicht in mühsame Arbeit ausarten — es kann auch Spaß machen! Mit dem E-Mail-Spiel wird eine festgelegte Zeit definiert, innerhalb der Sie auf jede E-Mail reagieren müssen: antworten, weiterleiten, markieren, archivieren, löschen oder überspringen, um sie später zu lesen. Sammeln Sie Punkte für einen Sieg gegen die Uhr, die auf die jeweilige Länge der einzelnen E-Mails eingestellt ist. Nachdem Sie einen Stapel Nachrichten durchgearbeitet haben, erhalten Sie einen Statusbericht; dieser zeigt, wie viel Zeit gespart wurde und welchen Rang Sie in der Rangliste haben. Aber Vorsicht, Ihren Highscore schlagen zu wollen, kann süchtig machen! "Inbox Zero“ bedeutet, dass Sie null Zeit in Ihrem Posteingang verschwendet haben. Wussten Sie, dass die eigentliche Definition von Inbox Zero, wie sie ursprünglich von Merlin Mann geprägt wurde, nichts mit der Anzahl ungelesener E-Mails zu tun hat? Es geht um die Aufmerksamkeit, die Sie Ihren Mails widmen, und in welchen Ausmaß Ihr Posteingang Ihre Gedanken beschäftigt. Dafür zu sorgen, dass sich keine E-Mails in Ihrem Posteingang befinden ist eine Möglichkeit, dies zu tun, aber es ist nicht der einzige Weg. Machen Sie sich also keine großen Sorgen, wenn Sie dieses Produktivitätsziel nicht jeden Tag – oder überhaupt nicht – erreichen. Die wirkliche Leistung besteht darin, ein System zu ermitteln, das Ihnen hilft, zu verhindern, dass Ihr Leben von E-Mails bestimmt wird. Probieren Sie diese Tricks einfach aus und sagen Sie uns, wie es gelaufen ist! Wrike kann Ihnen helfen, alle Ihre To-Do‘s und Erinnerungen zu organisieren und zu verwalten. Starten Sie noch heute einen kostenlosen Test, und machen Sie Ihren Posteingang zu einem noch produktiveren Ort.

9 Sätze, mit denen Sie der Produktivität Starthilfe geben, wenn Sie eine Aufgabe delegieren
Beiträge 5 Min. Lesezeit

9 Sätze, mit denen Sie der Produktivität Starthilfe geben, wenn Sie eine Aufgabe delegieren

Vielleicht haben Sie unseren Blogbeitrag "10 Sätze, die Sie niemals sagen dürfen, wenn Sie eine Aufgabe delegieren" gelesen. Falls nicht, hören Sie mit dem auf, was Sie gerade tun, und lesen Sie ihn. Er bietet Einblick in einige am Arbeitsplatz häufig gehörte Sätze, die die Produktivität aller Beteiligten mindern. Vielleicht verwenden Sie einige davon sogar selbst? Als Reaktion auf diesen Artikel hat uns einer unserer Leser vorgeschlagen, eine Liste mit Aussagen zu erstellen, die Sie verwenden können, um die Produktivität eines Kollegen zu fördern, wenn Sie ihn darum bitten, eine Aufgabe zu erledigen. Daher präsentieren wir also... 7 Aussagen, mit denen Sie die Produktivität steigern: 1. "Hier sind alle Dokumente, die Sie benötigen, um diese Arbeit zu erledigen." Das schlimmste, was Sie tun können, wenn Sie eine Aufgabe delegieren, ist, dem Kollegen aufzutragen, etwas zu erledigen, ohne ihm die erforderlichen Materialien zur Verfügung zu stellen. Das hält ihn unnötig auf und kann nur schiefgehen. Wenn Sie gerade jemanden darum gebeten haben, ein neues Projekt zu bearbeiten, dann stellen Sie demjenigen alles zur Verfügung, was er benötigt, um sofort zu beginnen – Projektbeschreibungen, Vorlagen, Verträge. 2. "Hier können Sie Beispiele für ähnliche Arbeiten finden." Wurde ein solches Projekt schon einmal durchgeführt? Eine großartige Möglichkeit, jemanden einzuarbeiten, besteht darin, der Person Beispiele für frühere Arbeiten zu zeigen. Sie weiß dann, was von ihr als fertiger Beitrag erwartet wird. Referenzen zur Verfügung zu stellen, verhindert, dass Ihnen Arbeitsergebnisse geliefert werden, die nicht Ihren Vorstellungen entsprechen. 3. "Was meinen Sie, bis zu welchem Termin können Sie diese Arbeit fertigstellen?" Fälligkeitstermine zu besprechen, anstatt diese vorzugeben, ist eine großartige Möglichkeit, sicherzustellen, dass Dinge erledigt werden. Geben Sie der von Ihnen beauftragten Person die Möglichkeit, Sie über ihre anderen Verpflichtungen zu informieren. Dann können Sie besprechen, ob Ihr gewünschter Fälligkeitstermin machbar ist oder nicht. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, bei Bedarf die Prioritäten des Mitarbeiters neu zu ordnen. 4. "Wenn Sie zwischendurch auf Probleme stoßen, dann lassen Sie mich — oder das Team — das so schnell wie möglich wissen, damit wir eine Lösung finden können." Bieten Sie Ihre Hilfe klar und deutlich an, damit Ihr Kollege keine Angst davor hat, sich mit Fragen an Sie zu wenden — jedoch nur, wenn Sie es auch so meinen! Indem Sie sich selbst oder den Rest des Teams als Informationsquelle zur Verfügung stellen, können Sie dabei helfen, Hemmnisse abzubauen, sobald diese auftreten, und Projekte können im Zeitplan bleiben. Je länger Mitarbeiter warten, bevor sie Fragen stellen oder um Hilfe bitten, desto mehr verzögert sich Ihr Projekt. 5. "Jennifer und Johannes haben Erfahrung mit dieser Art von Aufgabe. Fühlen Sie sich frei, sie um Hilfe zu bitten." Dies ist vergleichbar damit, Kollegen ältere Beispiele ihrer Aufgaben oder Projekte zu geben. Wenn Sie an Ihr Teammitglied eine Aufgabe delegieren, lassen Sie es wissen, wer Erfahrung mit dieser Art der Arbeit hat, damit es weiß, an wen es seine Fragen richten kann. Ihrem Teammitglied diese Informationen im Voraus zu geben, erspart es ihm oder ihr, überall herumrennen zu müssen, um Antworten auf Fragen zu finden. 6. "Letztes Mal haben Sie großartige Arbeit geleistet, daher bin ich davon überzeugt, dass Sie dieses Projekt/diese Aufgabe genauso gut lösen werden." Positive Bestätigung ist altbewährt. Jemandem zu zeigen, dass man an seine Fähigkeiten glaubt und ihm vertraut, ermuntert dazu, ausgezeichnete Arbeitsergebnisse zu liefern! 7. "Sie haben sehr hart gearbeitet, machen Sie eine Pause!" Pausen sind der Schlüssel für kontinuierliche Produktivität. Lassen Sie Ihre Teammitglieder wissen, dass es Sie nicht stört, wenn sie eine Pause einlegen – solange sie wohlverdient ist. Die Pomodoro-Technik schlägt vor, in 25-Minuten-Abschnitten zu arbeiten und zwischendurch jeweils 3- bis 5-minütige Pausen einzulegen. Und nun 2 Fragen, mit denen Sie die Produktivität steigern: Wir alle wissen, dass es manchmal nicht ausreicht, Menschen zu sagen: "Ich bin da! Sie können mich gerne um Hilfe bitten!" Ihre Teammitglieder könnten zu schüchtern sein, um dieses Angebot zu nutzen, oder vielleicht sogar denken, dass sie nicht gut dastehen, wenn sie Sie beim Wort nehmen. Möchten Sie wirklich sichergehen, dass Ihre Kollegen so produktiv wie möglich sein können, formulieren Sie Ihre Aussagen in Fragen und laden Sie sie dazu ein, ihre Projektsorgen mit Ihnen zu teilen. 1. "Sehen Sie bereits irgendwelche Probleme (oder fehlen Ihnen Dinge), durch die Sie Schwierigkeiten bekommen könnten, rechtzeitig fertig zu werden? Das gibt Ihrem Teammitglied die Chance, etwas zu nennen, das ihm während der Projektarbeit im Weg stehen könnte. Die Antworten können alles Mögliche umfassen, von fehlenden Unterlagen bis zu schleppender Zusammenarbeit mit einem anderen Teammitglied. 2. "Haben Sie irgendwelche Ideen, wie dieses Projekt verbessert und das Fälligkeitsdatum dennoch eingehalten werden kann?" Sie wissen nie, welche tollen Ideen dabei herauskommen können! Wenn Ihr Teammitglied eine gute Idee hat, wie das Projekt verbessert oder das Verfahren beschleunigt werden kann, sperren Sie die Ohren auf und hören Sie zu. Ihr Mitarbeiter wird sich eher voll in ein Projekt einbringen, wenn er zum Brainstorming-Prozess beigetragen hat. Haben Sie einen dieser Sätze bereits in Ihrem Büro gehört?  Behalten Sie diese im Sinn, wenn Sie das nächste Mal eine Aufgabe delegieren, und lassen Sie uns wissen, ob sie Ihrer Meinung nach geholfen haben. Berichten Sie uns unten im Kommentar-Bereich von Ihren Erfolgsgeschichten! Wenn Sie das nächste Mal eine Aufgabe delegieren müssen, dann nutzen Sie Wrike, um die Übergabe noch einfacher zu machen. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase! BIOGRAFIE DER AUTORIN: Ashley Coolman ist Content Marketing Managerin bei Wrike und spezialisiert auf Social Media, trockenen Humor und das Oxford-Komma. Twitter | LinkedIn

10 Sätze, die Sie niemals sagen sollten, wenn Sie eine Aufgabe delegieren
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10 Sätze, die Sie niemals sagen sollten, wenn Sie eine Aufgabe delegieren

Gutes Delegieren ist nicht nur eine Kunst, sondern eine Wissenschaft. Wenn Sie gut delegieren, werden Ihre Projekte reibungslos und effizient ablaufen. Machen Sie es falsch, stehen Sie am Ende vielleicht mit unbefriedigenden Ergebnissen da. Ein wichtiger Aspekt des guten Delegierens besteht darin, auf wirkungsvolle Weise zu kommunizieren, und hierbei gibt es einige Sätze, die ein absolutes No-Go sind, wenn Sie den Projekterfolg sicherstellen wollen. Hier nun 10 Sätze, die Teammitglieder niemals von Ihnen hören sollten: 1. "Ich weiß, dass Sie mit Ihrer Aufgabe noch nicht fertig sind, aber diese andere Sache muss jetzt sofort erledigt werden!" Beim guten Delegieren geht es darum, Prioritäten festzulegen. Notfälle kommen vor, wenn sie jedoch alle paar Tage auftreten, wird sich das nicht förderlich auf die Produktivität auswirken. Es wird die Produktivität ausbremsen. All das Multi-Tasking und Hin- und Herwechseln ist nicht gut für die Moral des Teams. Ein besserer Ansatz ist es, die Ziele, Prioritäten und Fälligkeitstermine von Anfang an zu überdenken und sicherzustellen, dass Ihr Team sie versteht, so dass Mitarbeiter nicht nach dem Zufallsprinzip ihre übrigen Aufträge aufschieben, um den Fälligkeitstermin einer bestimmten Aufgabe einzuhalten. Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Wir mussten den Projektzeitplan ändern und diese Aufgabe ist als nächstes an der Reihe, sobald Sie Ihre aktuelle Aufgabe beendet haben." 2. "Ich weiß, dass Sie so etwas noch nie gemacht haben, aber ich bin sicher, dass Sie das schon hinkriegen." Nichts lässt den Stresspegel eines Teammitglieds so in die Höhe schnellen wie dieser Satz. Jeder möchte die Chance haben, seine Fähigkeiten zu verbessern. Aber ist es wirklich fair, jemanden ohne ausreichende Vorbereitung oder Schulung in solch eine Situation zu bringen? Nicht wirklich, und Ihr Projekt wird so auch nicht auf effiziente Weise ablaufen. Versuchen Sie Aufgaben aus einem bestimmten Bereich immer an die gleichen Leute zu delegieren, damit diese ihre Fähigkeiten perfektionieren können, und geben sie ihnen auch die Möglichkeit, bei Bedarf von einer anderen Person zu lernen. Seien Sie andernfalls bereit, etwas von Ihrer Zeit zu opfern, um Ihre Mitarbeiter einzuweisen, wenn Sie angemessene Ergebnisse erhalten möchten. Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Ich habe arrangiert, dass Sie mit einem Kollegen zusammenarbeiten, damit Sie diese Fähigkeit lernen können; so sind Sie zukünftig in der Lage, die Aufgabe alleine zu erledigen." 3. "Das ist eine total einfache Aufgabe, die kriegt jeder hin." Eigentlich soll diese Aussage der verantwortlichen Person die Angst vor der bevorstehenden Aufgabe nehmen. Das ist eine lobenswert Absicht, die Aussage hat jedoch oftmals eine unbeabsichtigte Nebenwirkung. Man könnte denken, Sie seien in Wirklichkeit der Meinung, dass die Person nicht über die richtigen Fähigkeiten verfügt, um etwas wirklich Komplexes und Anspruchsvolles in die Hand zu nehmen – und das ist nun wirklich nicht die Botschaft, die Sie übermitteln wollen. Zwei Dinge sollten Sie beachten: Schmälern Sie niemals die Wichtigkeit der delegierten Aufgabe und zweifeln Sie nicht an den Fähigkeiten der verantwortlichen Person. Wird jemandem Wertschätzung und das Vertrauen entgegengebracht, etwas Wichtiges zu tun, wird diese Person über sich hinauswachsen und einen besseren Job machen. Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Diese Aufgabe ist sehr wichtig für das Projekt, deshalb vertraue ich sie Ihnen an." 4. "Lassen Sie sich einfach etwas einfallen, und dann sehen wir, ob es passt." Das Problem bei dieser Aussage ist der Mangel an Klarheit, und wir alle wissen, wie so etwas endet. Wenn Sie selbst nicht wissen, was für ein Ergebnis Sie wollen, wie soll der beauftragte Mitarbeiter das dann liefern? Höchstwahrscheinlich werden Sie viel Zeit damit verbringen, die Vorschläge durchzugehen, die der Mitarbeiter nach bestem Wissen erarbeitet. Und gut möglich, dass keiner davon passt. Eine bessere Vorgehensweise ist es, eine Liste mit Kriterien für die möglichen Lösungen aufzustellen und dann den beauftragen Mitarbeiter darum zu bitten, sich verschiedene Optionen einfallen zu lassen, damit Sie den besten Ansatz auswählen können. Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Ich möchte, dass Sie eine Lösung finden. Hier sind die Kriterien, auf deren Grundlage Sie Vorschläge erarbeiten können." 5. "Also so hätte ich das nicht gemacht." Der "Es gibt nur einen Weg"-Ansatz bringt Sie auf direktem Weg zum Kontrollwahn und schreckt andere davon ab, die Verantwortung für Aufgaben und Leistungen zu übernehmen – und das ist beim Delegieren ja nun mal der springende Punkt. OK, Sie hätten also einen anderen Lösungsweg gewählt. Aber wenn die Lösung funktioniert, ist es da von Belang, dass Ihr Kollege anders vorgegangen ist? Schlussendlich profitiert das Projekt, da Sie nun über zwei verschiedene praktikable Ansätze für ein Problem verfügen. Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Es ist mir gar nicht in den Sinn gekommen, die Aufgabe auf diese Weise anzugehen, aber gut, dass Sie sich so eine tolle Lösung haben einfallen lassen!" 6. "Ich bin jetzt eine Woche lang auf Geschäftsreise. Bis ich wieder da bin, muss das hier alles erledigt sein." Wir alle müssen manchmal geschäftlich verreisen, aber kurz vor dem Fälligkeitstermin eines Projekts zu verschwinden, ist nicht ideal, vor allem, wenn Sie zeitweise nicht erreichbar sein werden. Wenn die entscheidende Phase des Projekts näher rückt, dann ist das genau der Zeitpunkt, zu dem die Teammitglieder Fragen stellen und bestimmte Dinge klären müssen – und dann sollten Sie verfügbar sein. Etwa anders sieht es aus, wenn Sie mit den Mitarbeitern regelmäßig in Kontakt bleiben, ihre Fortschritte verfolgen und sie anleiten können, zum Beispiel mit Hilfe einer Online-Software. Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Ich gehe auf Geschäftsreise, aber ich werde mich täglich in unserem Workspace anmelden [in der Wrike Projektmanagement-Software], um bei Bedarf Fragen zu beantworten." 7. "Das hätten Sie mir vor Ablauf der Deadline zeigen sollen..." Haben Sie schon einmal ein Projekt abgeliefert und festgestellt, dass es nicht Ihren Erwartungen entsprach? Dies ist der Zeitpunkt, an dem der oben genannte Satz fällt. In der Regel bedeutet dies jedoch, dass das Projekt in irgendeiner Hinsicht nicht richtig organisiert wurde. Ihre Ziele mögen kristallklar sein. Die einzige Möglichkeit festzustellen, ob das Team auf dem richtigen Weg ist diese zu erreichen, besteht jedoch darin, Meilensteine und Kontrollpunkte mit dem verantwortlichen Mitarbeiter zu vereinbaren, damit Sie am Tag der Projektabgabe nicht enttäuscht sind. Tun Sie das und Sie können Schwierigkeiten beseitigen, bevor diese zu größeren Problemen werden. Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Ist das Projekt auf dem richtigen Weg? Wir sollten eine Besprechung einberufen, um noch vor dem endgültigen Fälligkeitstermin einen Einblick zu gewinnen, wie es mit dem Projekt steht." 8. "Sie hätten zuerst mich fragen sollen, bevor Sie so eine wichtige Entscheidung treffen!" Beim Delegieren geht es darum, anderen Personen zu ermöglichen einige der Entscheidungen selbst zu treffen. Aber wenn beteiligte Personen ihre Verantwortlichkeiten, ihre Befugnisse und die Befehlskette nicht kennen, stehen Ihnen möglicherweise Überraschungen bevor, die Ihnen nicht gefallen werden. Es sollte klar sein, welche Entscheidungen der beauftragte Mitarbeiter selbst treffen darf und Ihnen dann nur deren Ergebnisse mitteilt, und welche Entscheidungen Ihre Bewilligung erforderlich machen. Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Hier ist ein Überblick über das Projektteam und die Zuständigkeiten, so wissen Sie Bescheid, welche Entscheidungen Sie treffen dürfen." 9. "Ich habe auch Ihrem Kollegen diese Aufgabe gegeben." Ein und dieselbe Aufgabe an mehr als eine Person zu delegieren, ist ein klassischer Fehler. Einige Leute denken, dass das eine Möglichkeit für inspirierenden gesunden Wettbewerb sei, in der Regel ist jedoch genau das Gegenteil der Fall. Stattdessen kämpfen Kollegen um jeden Preis darum, derjenige zu werden, der die Anerkennung für das Gelingen des Projekts erhält. Das heißt, sie teilen keine Informationen und arbeiten nicht effizient zusammen – und das kann das gesamte Projekt beeinträchtigen. Ein weiteres mögliches Ergebnis besteht darin, dass die Mitarbeiter beginnen, sich gegenseitig die Verantwortung zuzuschieben, so dass sich niemand mehr für das Ergebnis verantwortlich fühlt. So oder so ist es definitiv nicht das, was Sie erreichen möchten, oder? Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Ich möchte Sie und Ihren Kollegen hieran arbeiten lassen, Sie beide tragen jedoch die Verantwortung für unterschiedliche Teile des Projekts." 10. "Das ist nicht genau das, was es hätte werden sollen, aber OK, ich werde es selbst zu Ende bringen." Zu guter Letzt geht es beim Delegieren um klare Verantwortlichkeiten und die genaue Kenntnis der zu erbringenden Leistungen. Wenn jemand bestimmte Dinge zu festgelegten Zeitpunkten liefern soll, und das Projekt ordnungsgemäß eingeplant wurde, dann gibt es keinen Grund, eine schlechte Ergebnisqualität zu akzeptieren. Akzeptieren Sie nur mit Sorgfalt durchgeführte Arbeit, dann wissen Ihre Mitarbeiter genau, welchen Standard sie erreichen müssen. Wenn Sie letzten Endes die Arbeit selbst fertigstellen müssen, worin liegt dann der Sinn des Delegierens? Versuchen Sie stattdessen Folgendes: "Das ist nicht ganz so, wie es sein soll. Wollen wir uns zusammensetzen, um zu sehen wie Sie das in Ordnung bringen können?" Nutzen oder kennen Sie noch andere Sätze, die auf diese "schwarze Liste des Delegierens" gehören?

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