Stellen Sie sich vor, Sie sind auf einer Insel gestrandet. Welche drei Dinge würden Sie bei sich haben wollen? Haben Sie sich für drei entschieden? Super  Sie haben gerade Ressourcenmanagement praktiziert. Sie haben ein Ziel (zu überleben) und Sie müssen entscheiden, wie dieses Ziel mit so wenig Ressourcen wie möglich (drei Elementen) erreicht werden kann. Im Geschäftsleben ist das jedoch nicht immer ganz so einfach. Das Ressourcenmanagement erfordert ein gründliches Verständnis für und Transparenz in Ihre Ziele und Kapazitäten. Durch die Schaffung eines guten Prozesses für die Ressourcenplanung sorgen Sie für eine maximale Effizienz und überwachen die Nutzung Ihrer Ressourcen.

Was ist Ressourcenmanagement?

Beim Ressourcenmanagement handelt es sich um einen Prozess zur Planung und Zuordnung von Ressourcen, um die Effizienz zu maximieren.

Eine Ressource ist alles, was für die Ausführung einer Aufgabe oder eines Projekts erforderlich ist — dabei kann es sich um die Fertigkeiten von Mitarbeitern oder die Annahme einer Software handeln. Zur Planung eines Events gehören beispielsweise als Ressourcen die zeitliche Planung der Mitarbeiter-Einsätze, die Planung dafür, welche Werbemittel die Lieferanten nutzen werden, der Einsatz von Software für die Registrierung der Teilnehmer, sowie die komplette Budgetierung von Werbegeschenken bis hin zum Catering.

Warum ist Ressourcenmanagement wichtig?

Ressourcenmanagement ist der Teil des Projektmanagements, bei dem es darum geht, mit weniger mehr zu erreichen. Niemand mag Verschwendung, schon gar nicht in der Wirtschaft. Ressourcenmanagement konzentriert sich auf Optimierung und Effizienz. Wenn Sie wissen, was Sie benötigen, um ein Projekt erfolgreich zu machen, sind Sie in der Lage wirkungsvoll zu planen und diese Ressourcen wirtschaftlich zu nutzen.

Für einige Firmen ist optimale Wirtschaftlichkeit so wichtig, dass Sie jemanden beauftragen, sich ausschließlich mit Ressourcenmanagement zu beschäftigen: den Resource Manager. Was macht ein Resource Manager? Während der Projektleiter dafür zuständig ist, Aufgaben zu erstellen und zuzuweisen, damit das Projekt ausgeführt werden kann, sind Resource Manager zuständig für die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen, damit das Projekt zu einem Erfolg wird.

Was sind die Vorteile von Ressourcenmanagement?

  1. Vermeidet unvorhergesehene Störungen: Indem man seine Ressourcen schon im Voraus gut versteht und ihren Einsatz plant, kann man Fehler oder Mängel beheben, bevor sie passieren.
  2. Verhindert Burnout: Durch effektives Ressourcenmanagement vermeidet man Arbeitsüberlastung oder die Abhängigkeit von Ressourcen, da man einen Einblick in die Arbeitsauslastung des Teams bekommt.
  3. Bietet ein Sicherheitsnetz: Sagen wir mal, das Projekt war aufgrund mangelnder Ressourcen nicht erfolgreich (das kann passieren). Durch die Ressourcenplanung und -verwaltung können Sie nachweisen, dass Sie alles getan haben, was mit den vorhandenen Mitteln möglich war.
  4. Schafft Transparenz: Andere Teams können Einblick in die Bandbreite Ihres Teams gewinnen, und dementsprechend planen, wenn sie sehen, dass Ihr Team bereits maximal ausgelastet ist, oder ob das Team verfügbar ist, um ein neues Projekt zu übernehmen. 
  5. Misst Effizienz: Wenn man auf hoher Ebene versteht, was erforderlich ist, um ein anstehendes Projekt zu verwalten und auszuführen, dann kann man wirksam planen und den ROI messen.
Quelle: Gartner

Welche Techniken für Ressourcenmanagement gibt es?

Lassen Sie uns gemeinsam anschauen, wie man damit beginnen kann, Ressourcenmanagement über alle Projekte hinweg umzusetzen.

1. Ressourcenzuteilung

Durch Ressourcenzuteilung kann man das meiste aus den verfügbaren Ressourcen herausholen. Basierend auf den Fähigkeiten und Kapazitäten der Teammitglieder, ist Ressourcenzuteilung der Prozess, bei dem man Projekte angeht und dabei die zur Verfügung stehenden Ressourcen auf die effizienteste Art und Weise einsetzt.

Um einen klaren Überblick über die Zuteilung zu haben, verwenden Projektleiter oft Ressourcenzuteilungs-Berichte. Diese liefern nahezu alles  von der Vogelperspektive bis hin zu einer detaillierten Beschreibung der Ressourcenverfügbarkeit. Dadurch können Sie Verzögerungen und Budgetüberschreitungen vermeiden. Je besser die Berichtsfunktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, desto mehr Transparenz und Effizienz haben Sie bei Ihren Projekten.

2. Ressourcenabgleich

Eine andere Art von Ressourcenverwaltung wird als Ressourcenabgleich bezeichnet. Bei dieser Technik geht es darum festzustellen, ob innerhalb des Unternehmens Ressourcen nicht ausgelastet oder ineffizient genutzt werden und dies zu korrigieren. Ein Beispiel für Ressourcenabgleich wäre ein Content-Autor, der auch Erfahrungen mit Grafikdesign hat, und dass man ihn dem Grafikteam zur Seite stellt, wenn es um kleine Content-Aufgaben geht, die auch etwas Grafik-Arbeit erfordern. Wenn ein Teammitglied seine Grafikdesign-Fähigkeiten einsetzen kann, dann muss das Grafikteam keinen Freiberufler beauftragen, wenn es plötzlich mit Grafikanfragen überschwemmt wird.

3. Ressourcenprognose

Einen Ressourcenmanagement-Plan zu haben ist entscheidend, wenn man die Effizienz von Menschen, Materialien und Budget optimieren möchte. Die Ressourcenprognose hilft, zukünftige Ressourcenanforderungen vorhersagen zu können, bevor ein Projekt beginnt. Während den Planungsphasen eines Projekts ermittelt die Ressourcenprognose den Umfang des Projekts, mögliche Einschränkungen, unvorhergesehene Kosten und mögliche Risiken.

Um solche Vorhersagen machen zu können, muss ein Projektmanager sehr vertraut mit dem Lebenszyklus und den Zielen eines Projekts sein. Außerdem muss er einen Überblick über die im Unternehmen verfügbaren Ressourcen haben. Projektmanagement-Software bietet diesen Grad an Transparenz sowie einen bequemen Zugang zu Ihren Projekten und Ressourcen an einem einzigen Ort.

Was sind einige Ihrer bevorzugten Ressourcenmanagement-Tools?

Teilen Sie uns Ihre Vorschläge in den Kommentaren mit.

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