Projektmanagement-Grundlagen: In 6 Schritten zu einem narrensicheren Projektplan

Es ist früh am Montagmorgen. Ihre Geschäftsführung bittet Sie zu einem Meeting, um einige wichtige Initiativen durchzugehen, von denen man hofft, dass sie in diesem Quartal erreicht werden. Ihnen wird die Aufgabe zugewiesen, einen schnellen und einfachen Projektplan für Ihr Team zu erstellen, um diesen Initiativen nachkommen zu können. Man möchte den Plan bis Ende der Woche. Aber, wo soll man da anfangen?

Keine Panik! Sie müssen nicht alle Grundlagen des Projektmanagements kennen, um einen erfolgreichen Projektplan zu erstellen. Folgen Sie diesen sechs Schritten, um einen narrensicheren Projektplan zu erstellen und Ihr Team mit Zuversicht anzuführen.

Schritt 1: Identifizieren Sie die Stakeholder und treffen Sie sich mit ihnen

Ein Stakeholder ist jeder, der von den Ergebnissen des Projektplans beeinflusst werden wird. Dazu gehören Ihre Kunden und Endnutzer. Es ist wichtig, dass Sie alle Stakeholder identifizieren und ihre Interessen im Sinn behalten wenn Sie Ihren Projektplan erstellen.

Treffen Sie sich mit den Projekt-Sponsoren und den wichtigsten Stakeholdern und besprechen Sie mit ihnen ihre Bedürfnisse und Erwartungen, um Grundlagen für den Projektumfang, das Budget und die Zeitleiste zu bestimmen. Erstellen Sie dann ein Pflichtenheft, um Einzelheiten zum Projektumfang zu dokumentieren, alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen, und die Gefahr vor kostspieliger Fehlkommunikation zu reduzieren. Um loslegen zu können, finden Sie hier eine Vorlage für ein Pflichtenheft.

Tipp: Schauen Sie über die genannten Bedürfnisse der Stakeholder hinaus, um die zugrunde liegenden gewünschten Vorteile zu erkennen. Diese Vorteile sind die Ziele die Ihr Projekt liefern sollte.

Schritt 2: Ziele festlegen und priorisieren

Nachdem Sie eine Liste der Bedürfnisse der Stakeholder erstellt haben, ordnen Sie diese nach Priorität und legen Sie spezifische Ziele fest. Diese sollten die Projektziele umschreiben oder die Metriken und Vorteile, die Sie erreichen möchten. Schreiben Sie Ihre Ziele und die von den Stakeholdern genannten Bedürfnisse in Ihren Projektplan, so dass alles deutlich kommuniziert wird und bequem geteilt werden kann.

Tipp: „Es ist aber alles wichtig!“ Wenn Sie mit der Priorisierung Probleme haben, beginnen Sie damit, Ziele auf der Grundlage von Dringlichkeit und Wichtigkeit zu bewerten, oder schauen Sie sich diese hilfreichen Tipps zur Entscheidungsfindung an.

Schritt 3: Definieren Sie die zu erbringenden Leistungen

Identifizieren Sie die zu erbringenden Leistungen und Projektplan-Schritte, die erforderlich sind, um die Ziele des Projektes zu erreichen. Welche Leistungen genau werden von Ihnen erwartet?

Als Nächstes schätzen Sie Fälligkeitstermine für jede zu erbringende Leistung in Ihrem Projektplan. (Sie können diese Termine endgültig festlegen wenn Sie sich im nächsten Schritt hinsetzen, um Ihren Projektzeitplan zu definieren.)

Tipp: Bestimmen Sie feste Meilensteine für wichtige Termine und Leistungen. Nach Beginn der Arbeit werden Sie in der Lage sein, Ihren Fortschritt zu verfolgen, sodass Sie Ihre Aufgaben termingerecht erledigen und die Stakeholder bei Laune zu halten.

Schritt 4: Einen Projektzeitplan erstellen

Schauen Sie sich jede zu liefernde Leistung an, und definieren Sie die Reihenfolge der Aufgaben, die erledigt werden muss, um jede zu erfüllen. Bestimmen Sie für jede Aufgabe den Zeitaufwand, die erforderlichen Ressourcen und wer für die Ausführung verantwortlich ist.

Als Nächstes identifizieren Sie eventuelle Abhängigkeiten. Müssen Sie bestimmte Aufgaben erledigen, bevor andere begonnen werden können? Tragen Sie die zu erbringenden Leistungen, Abhängigkeiten und Meilensteine in Ihr Gantt-Diagramm ein oder wählen Sie eine der vielen verfügbaren Online-Vorlagen und Apps.

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Tipp: Sie sollten Ihr Team in den Planungsprozess miteinbeziehen. Die Mitarbeiter, die die Arbeit ausführen, haben wichtige Erkenntnisse darüber, wie Aufgaben zu erledigen sind, welcher Zeitaufwand erforderlich ist und wer sich für eine Aufgabe am besten eignet. Nutzen Sie dieses Wissen! Sie sollten den Projekt-Zeitplan mit den Mitarbeitern abstimmen und Erwartungen festlegen, damit die Arbeit reibungslosen ablaufen kann.

Schritt 5: Probleme identifizieren und eine Risikobewertung durchführen

Kein Projekt ist ohne Risiko. Daumendrücken und das Beste zu hoffen ist nicht von Vorteil. Gibt es irgendwelche Probleme, von denen Sie im voraus Kenntnis haben, und die die Projektplanung beeinflussen werden – etwa der anstehende Urlaub eines wichtigen Teammitglieds? Welche unvorhergesehenen Umstände könnten Störungen verursachen? (Denken Sie an Internationale Feiertage oder Verzögerungen bei bestellten Teilen.)

Bei der Entwicklung eines Projektplans, sollten Sie wissen, wie Sie Risiken in einem Projekt managen und die nötigen Schritte beachten, um bestimmte Risiken entweder zu verhindern oder ihre negativen Auswirkungen zu begrenzen. Führen Sie eine Risikobeurteilung durch und entwickeln Sie eine Risikomanagement-Strategie, um sicherzustellen, dass sie vorbereitet sind.

Tipp: Wenn möglich, behandeln Sie Elemente mit hohem Risiko schon früh auf Ihrer Projekt-Zeitleiste. Oder richten Sie einen kleinen „Zeitpuffer“ um die Aufgabe herum, sodass das Projekt bequemer im Zeitplan bleibt, wenn Verzögerung auftreten.

Schritt 6: Legen Sie Ihren Projektplan den Stakeholdern vor

Erklären Sie, wie Ihr Plan auf die Erwartungen der Stakeholder eingeht, und legen Sie Ihre Lösungen für eventuell Konflikte vor. Ihre Präsentation darf nicht einseitig sein. Führen Sie stattdessen eine offene Diskussion mit den Stakeholdern.

Als nächstes müssen Sie die Rollen bestimmen: Wer muss welche Reports sehen und wie oft? Welche Entscheidungen müssen freigegeben werden und von wem?

Machen Sie Ihren Projektplan für alle Stakeholder klar und zugänglich, sodass man nicht immer hinter Ihnen her sein muss, um Aktualisierungen zu erhalten. Legt man alle Daten eines Projekts an einem einzigen Ort ab, etwa in einem Collaboration-Tool, dann ist es leicht, die Fortschritte zu beobachten, Aktualisierungen zu teilen und Bearbeitungen auszuführen ohne dass man dazu den Kalender mit Meetings füllen muss.

Vergewissern Sie sich, dass die Stakeholder genau wissen, was von ihnen erwartet wird, und welche Aktionen Sie ausführen müssen. Nur weil etwas für Sie persönlich offensichtlich ist, bedeutet nicht, dass es für andere genau so ist!

Sie freuen sich nicht auf eine offene Diskussion mit ihren Stakeholdern? Hier finden Sie einige Strategien, wie Sie sich auf schwierige Stakeholder vorbereiten können, sodass der Projektplanungsprozess weiter voran kommt.

Tipp: Wenn Ihr Plan oder Ihr zeitlicher Ablauf nicht mit den ursprünglichen Erwartungen der Stakeholder einhergehen, teilen Sie das jetzt mit, sodass später keine bösen Überraschungen oder angespannten Gespräche entstehen.

Statt den Stakeholdern zu sagen, dass ihre Erwartung oder Anfrage unrealistisch ist, sagen Sie Ihnen, was erforderlich ist, damit alles realisiert werden kann, insbesondere auch wie viel Geld, Zeit oder Personal dazu erforderlich sein werden. Die Stakeholder sollen entscheiden, ob sich der zusätzliche Aufwand lohnt.

Nachdem Sie Ihren Projektplan erstellt haben

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihren Projektplan erstellt! Der nächste Schritt: Planen Sie ein Projekt Kickoff-Meeting.

Jetzt geht die richtige Arbeit los. Gleich zu Beginn den richtigen Ton im Kickoff-Meeting zu treffen, kann über den Erfolg Ihres Projektes bestimmen. Folgen Sie unserer 10-Punkte Checkliste für den Projekt-Kickoff, um Ihr Projekt auf die Erfolgsspur zu bringen.

Weitere Informationen über das Erstellen eines Projektplans

 

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