Project Management Guide
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Was bedeutet Umfang im Projektmanagement?

„Umfang“ kann sich auf den Umfang eines Produkts oder eines Projekts beziehen. Es ist wichtig, den Unterschied zu kennen:

  • Der Produktumfang bezieht sich auf die Merkmale und Funktionen, die ein Produkt oder eine Dienstleistung kennzeichnen.
  • Der Projektumfang bezieht sich hingegen auf die Arbeit, die erledigt werden muss, um ein Produkt gemäß dem Produktumfang (den erforderlichen Merkmalen und Funktionen) bereitzustellen.

Der Projektumfang ist die gemeinsame Auffassung der Stakeholder dazu, was ein Projekt einschließt und welche Faktoren entscheidend für seinen Erfolg sind. Anders ausgedrückt: Die Funktionen oder Spezifikationen in den Anforderungen definieren den Projektumfang.

Was bedeutet Projektumfang im Projektmanagement?

Der Umfang wird in einer Umfangserklärung dokumentiert, die ein wesentlicher Bestandteil jedes Projektplans ist. Wie genau sieht so eine Erklärung aus? Es handelt sich dabei um ein schriftliches Dokument, das später als Grundlage für Projektentscheidungen herangezogen wird. Die Erklärung legt genau dar, was im Umfang enthalten ist (welche Arbeit erforderlich ist). Alles andere ist nicht im Umfang inbegriffen. Was bedeutet „nicht im Umfang inbegriffen“ im Projektmanagement? Einfach gesagt sind dies alle Aspekte, die nicht zu den in der Umfangserklärung angegebenen Funktionen und Spezifikationen zählen.

Was bedeutet Projektumfang-Management?

Das PMBOK beschreibt diesen Begriff wie folgt: „Beim Management des Projektumfangs geht es vor allem darum, zu definieren und zu kontrollieren, was das Projekt beinhaltet und was nicht.“

Welche Schritte umfasst das Projektumfang-Management?

Hierbei ist unter anderem der Prozess für die Erstellung der Umfangserklärung wichtig. Im PMBOK wird auf sechs wichtige Prozesse für die Verwaltung und Bestimmung der Projektparameter hingewiesen:

1. Planung des Umfang-Managements: Auf Grundlage des Projektplans, der Projekt-Charta und der Beratungen mit Stakeholdern wird ein Plan für das Umfang-Management erstellt.

2. Erfassung der Anforderungen: Auf Grundlage des Umfang-Management-Plans und der Beiträge von Stakeholdern wird ein Plan zur Verwaltung der Anforderungen erstellt. Interviews, Diskussionen in Fokusgruppen, Befragungen usw. helfen bei der Klärung der Anforderungen. All dies wird dokumentiert.

3. Bestimmung des Umfangs: Auf Grundlage der gesamten Dokumentation zu den Anforderungen sowie der Projekt-Charta und des Umfang-Management-Plans wird eine Erklärung zum Projektumfang erstellt. Sie dient als Grundlage für alle Projektaktivitäten.

4. Erstellung eines Projektstrukturplans: Nach der Analyse der Umfangserklärung und der Dokumentation zu den Anforderungen wird ein Projektstrukturplan (PSP) erstellt. Im PSP wird das gesamte Projekt in einzelne Aufgaben aufgeschlüsselt und die Liefergegenstände werden klar definiert.

5. Überprüfung des Umfangs: In diesem Schritt werden die Liefergegenstände genauer überprüft. Sie werden entweder als abgeschlossen akzeptiert oder es werden weitere Überarbeitungen angefordert.

6. Kontrolle des Umfangs: Während der Durchführung des Projekts muss der Umfang kontrolliert werden. Leistungsberichte werden mit den Projektanforderungen verglichen, um eventuell vorhandene Lücken zu identifizieren, die zu Änderungen des Projektplans führen können.

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