Warum Transparenz so wichtig ist, um den Arbeitsablauf Ihres Teams zu verbessern

Wissen Sie zu jedem Zeitpunkt, was in Ihrem Projekt vor sich geht? Was geschieht, wenn es in Ihrem Team zu Verzögerungen beim Erledigen der Arbeit oder zu rätselhaften Engpässen in der Produktion kommt? Können Sie diese Probleme lösen?

Wir sprachen mit Bailey Shemenski, ehemalige Head of Operations des Predictive Analytics Unternehmens SimpleRelevance und sie erzählte uns, wie sie dieses Problem früher mit einem kleinen Notizbuch vollgepackt mit Projektdetails löste. Währenddessen benutzte jedes ihrer Teammitglieder sein eigenes Whiteboard mit To-do Punkten - nicht gerade ideal!

Um ihren Aufgaben nachzugehen, war ihr Operations-Team gezwungen, zeitaufwändig Elemente in Notizblöcken oder E-Mail-Threads aufzuspüren.

Shemenski erzählt: „Ohne Fälligkeitstermine im Kalender oder ohne die Möglichkeit, meine Notizen mit Teammitgliedern zu teilen, fielen kleine Details manchmal durch das Netz."

In ähnlicher Weise hatte der globale Wohnungsvermieter Only-Apartments mit ziemlich gleichen Problemen zu kämpfen. Ihre Marketingabteilung verfügte über acht verschiedene Bereiche und launchte neben den täglichen Angelegenheiten eine brandneue Website. Das haben sie geschafft, indem sie Hunderte von E-Mails versandten und Dutzende von Meetings veranstalteten. Wiederum nicht ideal.

Laut Ramon Glienecke, Marketing Director bei Only-Apartments, brauchte das Unternehmen eine klare Übersicht darüber, wie die Bereiche zusammenarbeiteten und wem bestimmte Aufgaben zugewiesen waren.

Die Antwort darauf ist eine transparente Einsicht in den gesamten Team-Arbeitsablauf.

Was mit Unternehmens-Transparenz nicht gemeint ist

Unternehmens-Transparenz ist eines dieser Schlagwörter, die man auf nahezu jeder B2B-SaaS-Website findet. Nicht im gruseligen Sinne von Überwachungskameras und Spionage, sondern mit der Idee, dass transparente Informationen einen vollständigeren Überblick über das bieten, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht.

Transparenz bedeutet also nicht, dass Mikromanagement oder Mitarbeiterüberwachung stillschweigend geduldet werden. Sondern es geht darum, die inneren Mechanismen Ihres Teams besser zu verstehen, sodass Sie in der Lage sind, Arbeitsabläufe zu verbessern.

Verbesserte Transparenz hat Einfluss auf die Bilanz

In den Beispielen von SimpleRelevance und Only-Apartments wurde die gewünschte Transparenz durch den Einsatz von Wrike erreicht, das zur zentralen Plattform dieser Unternehmen wurde, wo alle Projektdaten gespeichert werden und zur Verfügung stehen. Jetzt können die Teams Daten oder Kundeninformation finden, ohne dass es erforderlich ist, E-Mail-Threads zu durchsuchen, Status-Meetings abzuhalten oder auf E-Mail-Antworten zu warten.

"Unser Turnaround ist sehr viel schneller", sagt Steve Rose, Customer Success and Operations bei SimpleRelevance. "Wenn sich alles in einem einzigen System befindet ist, hat man den Vorteil, dass es die Zusammenarbeit der Leute an einem Projekt viel einfacher macht und Wissensbarrieren werden abgebaut.

Shemenski fügt hinzu: "Die Transparenz und die Möglichkeit, teamübergreifend die Arbeitsauslastung der einzelnen Teammitglieder zu sehen, ermöglicht es uns, unsere Kunden viel schneller und effizienter zu beliefern.

Endergebnis dieser Transparenz? Bei SimpleRelevance wurde die Produktion von Kundenleistungen um 30% gesteigert.

Wie Transparenz mit den richtigen Tools gesteigert wird

Transparenz wird nicht einfach durch den Wunsch erreicht, dass man sehen möchte, wie die Dinge laufen. Dazu braucht man das richtige Arbeitstool mit den passenden Funktionen. Wenn Sie sich nach einem solchen Tool umsehen, sollten folgende Funktionen nicht fehlen:

  • Dashboards - Eine Möglichkeit, für Sie wichtige Daten in einer einzigen Ansicht darzustellen
  • Berichte - Automatisierte, sich wiederholende Berichte über Teamleistung, Projektstatus und andere nutzerdefinierte Datenpunkte
  • Arbeitsauslastungs-Ansicht - Eine Möglichkeit, sich die Arbeitsauslastung ganzer Teams oder eines einzelnen Teammitglieds anzusehen
  • Ressourcenverwaltung - Eine Möglichkeit, die Ressourcen eines Teams zu verwalten, unabhängig davon, ob es sich um Sach- oder Finanzmittel handelt.

Glieneke von Only-apartments sagt: "Ausführliche, benutzerdefinierte Berichte über Projekte, Mitarbeiter und den Teamfortschritt haben uns geholfen, tolle Ergebnisse beim Start unserer Projekte zu erzielen."

Bereit, die Unternehmens-Transparenz zu verbessern?

Sie können natürlich Ihr Geschäft genau so weiterführen wie bisher, indem Sie sich abmühen, um zu sehen was Ihr Team macht, und wie Projekte vorankommen. Vielleicht dadurch, dass Sie noch mehr E-Mails verschicken und noch mehr ermüdende Meetings durchführen.

Oder Sie können sich einmal genauer einige Optionen ansehen, die durch die Implementierung eines Arbeitsmanagement-Tools wie Wrike die Transparenz erhöhen.

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