Wie Sie die ultimative Strategie zur Risikobewältigung erstellen
Was ist eine Risikobewältigungsstrategie? Und wie erstellt man die optimale Strategie für das jeweilige Projekt? Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Planung anhand von 4 Kategorien der Risikobewältigung sicher in den Griff bekommen.
Projektmanagement-Grundlagen: Gantt-Diagramme - Leitfaden für Anfänger
Gantt-Diagramme sind ein Basiswerkzeug im Projektmanagement. Sie haben diesen Status erreicht, weil Sie es möglich machen, den Zeitstrahl eines Projektes und die dafür benötigten Ressourcen zu visualisieren. Aber mit der Fülle an verschiedenen visuellen Tools, die heute zur Verfügung stehen, um Projekte zu verfolgen, warum überhaupt ein Werkzeug in Erwägung ziehen, das 1910 erfunden und ursprünglich für die Maschinenwerkstatt-Produktion gedacht war? Möchten Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team verbessern? Starten Sie Ihre 2-wöchige Wrike-Testversion heute! Fünf gute Gründe, Gantt-Diagramme für Ihre Projekte zu verwenden: 1. Sie können mit einem Brainstorming beginnen Mit Meilensteine, den Lieferumfang und einzelnen Aufgaben, die bis zum Abschluss eines jeden Projektes führen, auslegen, gibt Ihnen das ein Gefühl dafür, wie lange die Arbeit dauern wird. 2. Sie können Projekte in mundgerechte Aufgaben unterteilen Alles läuft auf die Verwaltbarkeit hinaus. Können Sie eine Produkteinführung in nur einem Arbeitsschritt erreichen? Normalerweise nicht. Aber das Großprojekt kann in einzelne Aufgaben unterteilt werden, die in kürzeren Arbeitsschüben durchgeführt werden können: Ausarbeitung der Pressemitteilung, Vorbereitung der Präsentationsfolien, Einladen der Presse, usw. Gantt-Diagramme helfen Ihnen dabei, große Projekte in kleine Blöcke zu unterteilen, damit Aufgaben delegiert und Verantwortung geteilt werden kann. Diese mundgerechten Aufgaben steigern die Teammoral und motivieren weiteren Fortschritt. 3. Sie können genaue Termine festlegen Machen Sie es sich zur Gewohnheit, die Aufgaben eines Projektes zeitlich direkt im Gantt-Diagramm zu planen bzw. umzuplanen. Auf diese Weise sehen Sie, wie jede kleine Änderung das Timing des Gesamtprojektes beeinflusst, so dass eine präzisere Planung erfolgen und genaue Termine bestimmt werden können. 4. Sie können Abhängigkeiten definieren Einer der wichtigsten Gründe, ein Gantt-Diagramm zu verwenden, ist die Möglichkeit, die Gesamtzeit zur Fertigstellung eines Projektes zu bestimmen (Projektmanager nennen das gerne den „kritischen Pfad“). Dies kann durch die Definition von Abhängigkeiten erreicht werden — jene Aufgaben, die von anderen Aufgaben abhängen, bevor sie begonnen oder abgeschlossen werden können. 5. Sie können den Fortschritt überwachen Ein gewaltiger Vorteil bei der Verwendung eines Online-Gantt-Diagramm-Tools — im Gegensatz zu einem Ausdruck, den Sie in einem Ordner ablegen oder an eine Wand hängen — ist, dass Sie mittels einer detaillierten Anzeige der einzelnen Aufgaben den lebendigen Projektfortschritt verfolgen können. Das Gantt-Diagramm ist ein sich entwickelndes Dokument, eines das sich verändert während Aufgaben erledigt oder Termine überschritten werden. Durch genaue Beobachtung haben Sie eine klare Vorstellung davon, wie das Projekt im Vergleich zu dem ursprünglichen Zeitstrahl voranschreitet. Wenn Sie weitere Informationen zur Verwendung von Gantt-Diagrammen in Wrike erfahren möchten, schauen Sie sich unser Tutorial an: Nutzen Sie für Ihre Projektplanung bereits Gantt-Diagramme? Wie haben sie Ihnen geholfen, Ihr Projekt auf Kurs zu halten? Helfen Sie anderen, indem Sie Ihren wichtigsten Grund für die Verwendung von Gantt-Diagrammen unten eintragen!
Projektmanagement-Grundlagen: In 6 Schritten zu einem narrensicheren Projektplan
Sie müssen nicht alle Grundlagen des Projektmanagements kennen, um einen erfolgreichen Projektplan zu erstellen. Folgen Sie diesen sechs Schritten, um einen narrensicheren Projektplan zu erstellen und Ihr Team mit Zuversicht anzuführen.
Die Methode des kritischen Pfades im Projektmanagement ist so einfach wie das ABC
Die Methode des kritischen Pfades (CPM) ist, mathematisch gesehen, ein Algorithmus für die Planung von Projekt-Aktivitäten. Die wesentliche Voraussetzung für die Nutzung der CPM ist der Aufbau eines Projektmodells.
10 Schritte für einen bombigen Projekt-Kickoff: Eine Checkliste für Projektmanager
Jetzt, wo die neue Football-Saison begonnen hat, ist uns aufgefallen, dass es zwischen einem Football-Kickoff und einem Projekt-Kickoff viele Ähnlichkeiten gibt. Die Verträge wurden unterzeichnet, Hände geschüttelt, und jetzt sind Sie offiziell beauftragt, ein neues Projekt zu leiten. Sind Sie bereit, die Ärmel hoch zu krempeln? Jetzt beginnt die wirkliche Arbeit! Ähnlich wie beim Football hängt der Erfolg eines guten Projektes von einem produktiven Kickoff-Meeting ab. Gleich zu Beginn den richtigen Ton zu treffen, kann über den Erfolg Ihres Projektes bestimmen. Jetzt ist es also Zeit für ein "Huddle-up", also stecken Sie die Köpfe zusammen und jagen Sie mit unserer 10-Punkte-Checkliste dem Touchdown entgegen. Los geht's! Kopieren Sie diesen Code und teilen Sie die Infografik auf Ihrer Website: Infografik mit freundlicher Empfehlung von Wrike Lesen Sie auch: 3 Schritte zur Auswahl der richtigen Projektmanagement-Methode Wie die 4 Hauptursachen von Scope Creep bekämpft werden können 6 Schritte zu einem narrensicheren Projektplan
10 essenzielle Elemente für den perfekten Projektplan (Infografik)
Ein guter Projektplan macht das Leben eines Projektmanagers leichter. Um Änderungen des Projektumfangs, überhöhte Budgets und nicht erreichte Ziele zu vermeiden, und außerdem Frustration und Stress zu vermindern: Ein paar Gramm Vorbeugung sind wirklich ein Kilo Gesundheit wert! Aber was genau gehört zu einem guten Projektplan? Verarbeiten Sie diese 10 essentiellen Zutaten in Ihren Projektplan, damit Ihr Team reibungslos funktioniert und Ihre Stakeholder zufrieden sind! Wenn Sie diese Infografik auf Ihrer Website einbinden möchten, nutzen Sie bitte folgenden Code: Infografik von Wrike Möchten Sie noch mehr Projektmanagement-Tipps? Da Sie jetzt über einen übersichtlichen Projektplan verfügen, benutzen Sie unsere Checkliste, um das perfekte Kickoff-Meeting zu organisieren.
Wie 5 PM-Experten einen zuverlässigen Projektmanagement-Plan erstellen
Schlechte Projektplanung kann Ihr Projekt schon vor der Ausführung zum Scheitern verurteilen. Veränderte Erwartungen, frustrierende Fehlkommunikation und schrumpfende Budgets können sogar das einfachste Projekt entgleisen lassen – und das Leben aller Beteiligten unnötig belasten. Ein sorgfältiger Projektplan kann eine schleichende Ausweitung der Zweckbestimmung, überzogene Budgets und verpasste Ziele verhindern. Aber eine solche Planung in Angriff zu nehmen, kann ein Gefühl der Überforderung mit sich bringen. Wie soll man genau voraussagen, welcher Zeitaufwand für Aufgaben erforderlich sein wird? Wie setzt man Stakeholder-Erwartungen in konkrete Leistungen um? Was, wenn etwas schiefläuft? Wir haben den Rat 5 erfahrener Projektmanagement-Experten eingeholt, die genau wissen, was erforderlich ist, um einen erfolgreichen Projektmanagement-Plan zu erstellen. Essenzielle Komponenten für erfolgreiches Projektmanagement Was muss ein Projektmanagement-Plan beinhalten? In den Augen der preisgekrönten Projektmanagement-Bloggerin Elizabeth Harrin muss ein gründlicher Projektplan folgende Elemente enthalten: Projekt-Definition: Gemeint ist das 'was' und 'warum' Ihres Projektes: eine kurze Zusammenfassung über den Zweck, die Ziele und die zu erbringende Leistung(en). Ausführungsstrategie: Erklären Sie das 'wie' Ihres Projektes. Welche Methode soll verwendet werden? Erfolgt die Lieferung als finales Produkt oder stufenweise? Umfang: Was beinhaltet das Projekt (und was nicht)? Nennen Sie dabei die Struktur der Arbeitsaufteilung und die wichtigsten Leistungen. Zeitplan: Je nachdem, wie gut Ihr Projekt definiert ist, kann es sich hierbei um eine grobe Übersicht darüber handeln, wann bestimmte Elemente fertiggestellt sein werden, oder der Zeitplan kann in einem ausführliches Gantt-Diagramm einschließlich Meilensteinen und Lieferterminen dargestellt werden. Organigramm: Eine Übersicht über die Hierarchie Ihres Projektteams, die Rollen und Verantwortlichkeiten. Sind an Ihrem Projekt mehrere Teams und Abteilungen beteiligt, muss daraus erkennbar sein, wie diese Teams zusammenarbeiten werden, wer die Stakeholder sind und wer die Leitung für die jeweils zu liefernden Leistungen innehat. RACI-Diagramm: Aus diesem Diagramm geht speziell hervor, wer genau was für Ihr Projekt machen wird. Es handelt sich um eine Matrix sämtlicher Projektaktivitäten, gepaart mit den auszuführenden Rollen, einschließlich wer verantwortlich ist (wem die Fertigstellung der Arbeit zugewiesen wurde), wer rechenschaftspflichtig ist (hat Ja/Nein/Veto-Rechte), wer konsultiert wird (seine Freigabe erteilen oder einen Beitrag leisten muss) und wer informiert wird (über eine Maßnahme oder Entscheidung Bescheid wissen muss). An jedem Schnittpunkt zwischen Aktivität und Rolle muss eine bestimmte Person dieser Rolle zugewiesen sein. Risikomanagement-Plan und Risiko-Protokoll: Auch wenn Sie Ihr Budget sehr genau planen und jeden Meilenstein genau festlegen, kein Projekt, egal wie klein, ist risikofrei. Erstellen Sie gleich von Beginn an einen Plan, der die Risiken identifiziert und mindert. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung für die Risikobeurteilung und das Risikomanagement. Budget-Details: Einschließlich veranschlagter Überstunden, Schulungskurse, Beratungsgebühren, Geräte und Verbrauchsmaterialien, Software-Kosten, Reisekosten usw. Bei einigen Zahlen kann eine Vorhersage schwierig sein. Seien Sie aber so genau wie möglich und weisen Sie alle darauf hin, dass es sich bei Ihrem Budget um eine Schätzung handelt. Kommunikationsplan und Berichtsplan: Einschließlich Einzelheiten darüber, mit wem Sie kommunizieren werden, und was, wie häufig und in welcher Form Sie dabei mitteilen werden. Beschaffungsplan: Wenn Sie etwas für das Projekt einkaufen müssen (Software, Materialien usw.), ist dies der Ort, wo Sie erklären, wie Sie entsprechende Nachforschungen vornehmen, einen Lieferanten wählen und den Vertrag verwalten werden. Informationsmanagement-Plan: Einzelheiten darüber, wie Sie Projektinformationen speichern und mitteilen, die Dokumentation kontrollieren und Projektdaten sicher verwahren werden. Qualitätsmanagement-Plan: Erklären Sie, wie das Qualitätsmanagement für Ihr Projekt erfolgen soll, welche Qualitätsstandards zugrunde gelegt werden und wie Sie für die Einhaltung dieser Standards sorgen wollen. Nennen Sie auch den Terminplan für Qualitäts-Audits bzw. Kontrollpunkte. Das scheinen sehr viele Informationen zu sein, um die Sie sich kümmern müssen! Vergessen Sie jedoch nicht, dass es sich hierbei nur um einen beispielhaften Projektmanagement-Plan handelt. Ein guter Projektplan muss nicht notwendigerweise alles beinhalten, was in dieser Liste aufgeführt ist. Harrin sagt dazu: "Durch ein umfangreicheres Dokument sieht man nicht unbedingt intelligenter oder organisierter aus. Es erhöht jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass niemand außer Ihnen es lesen wird." Am besten ist ein einfacher Projektplan, der leicht zu befolgen ist. Beginnen Sie mit einer Leistungsbeschreibung Gemäß Brad Egeland, einem erfahrenen IT-Projektmanager, Autor und Berater, ist ein erfolgreicher Projektplan stets auf einer Leistungsbeschreibung aufgebaut. Warum ist das so? Weil dadurch jeder Projektbeteiligte auf dem gleichen Stand beginnt. Später, wenn neue Anforderungen auftauchen und Scope Creep - also die schleichende Umfangsausweitung - eintritt, kann die Leistungsbeschreibung wieder herausgeholt und genau nachgesehen werden, welche Ziele das Projekt ursprünglich verfolgte. Beinhalten sollte Ihre Leistungsbeschreibung eine allgemeine Erklärung zum Zweck/Geschäftswert, eine Beschreibung der Projektleistungen, eine Definition der Meilensteine, Schätzungen für Aufwand, Zeitrahmen und Kosten sowie eine ausführliche Beschreibung der Team-Rollen und Verantwortlichkeiten. Starten Sie eine Stoppuhr Max Wideman, bekannter Projektmanager und Co-Autor des Original PMBOK Leitfadens, befürwortet eine rationelle Methode für die Projektplanung. Sein SCOPE-PAK Ansatz wird Ihnen dabei helfen, einen Projektplan in 60 Minuten oder weniger zu erstellen (Wideman ermuntert dazu, wirklich einen Timer zu stellen). Versammeln Sie die wichtigsten Stakeholder und Teammitglieder, um festzulegen, was Sie erreichen und wie Sie vorgehen wollen. Schritt 1: Stakeholder. Schreiben Sie auf, wer kontaktiert werden soll für Hilfe, Informationen oder Freigaben, und definieren Sie den Projekt-Sponsor. Wird die Liste lang, unterteilen Sie sie nach wichtigen und weniger wichtigen Mitspielern. Schritt 2: Komponenten. Das ist Ihr Arbeits-Strukturplan. Führen Sie alle Arbeitselemente sowie Vorschläge auf (jetzt erstmal alles aufzeichnen, bewertet wird später). Begrenzen Sie die Anzahl der Elemente auf 30, und wenn es scheint, dass Ihr Team nach weiteren Elementen suchen muss, beenden Sie diesen Schritt und fahren mit dem nächsten fort. Schritt 3: Ziele und Outputs. Schreiben Sie die Projektziele auf und definieren Sie dann, was die Ergebnisse sein sollten. Überprüfen Sie Ihre Arbeit mit der Frage: "Wenn wir alle Arbeitselemente aus Schritt 2 erledigen, würden wir dann unsere Ziele erreichen?" Schritt 4: Mögliche Alternativen. Welche Alternativen würden ebenfalls das Projektziel erfüllen? Gibt es eine wirkungsvollere Möglichkeit, Ihre Ziele zu erreichen? Schritt 5: Wirtschaft und Probleme. Wie sieht die Finanzierungsstrategie des Projektes aus? Wie wird dies in Zusammenhang mit anderen Projekten priorisiert? Welche Ressourcen werden Sie benötigen? Auf welche Probleme werden Sie treffen? Schritt 6: Vorgehensplan. Schauen Sie sich Ihre Liste mit den Arbeitselementen an. Entscheiden Sie, was als Erstes gemacht werden soll. Kennzeichnen Sie das als A. Danach mit B, C, D usw. fortfahren. Dann fragen Sie, was gleichzeitig mit A oder B usw. erfolgen kann. Auf diese Weise richten Sie Ihren Arbeitsplan ein. Schritt 7: Annahmen und Risiken. Welche Probleme könnten bei den einzelnen Aufgaben entstehen? Wie können Sie Risiken mindern und Behelfslösungen schaffen? Schritt 8: Wichtige Erfolgsindikatoren. Ermitteln Sie die 3-4 wichtigsten Stakeholder und fragen Sie sich: "Was würde sie am wahrscheinlichsten glücklich machen?” Das sind dann die Indikatoren für Projekterfolg. Überlegen Sie sich, wie jeder von diesen nach Abschluss des Projektes gemessen werden kann. Sie können (und sollten) weiter auf eine klare Darstellung des Projekt-Arbeitsplans hinarbeiten - aber bereits in einer einzigen Stunde haben Sie es geschafft, einen soliden Vorgehensplan zu erstellen, Stakeholder zu identifizieren, Ziele herauszustellen und Outputs zu definieren. Überplanen Sie nicht Nach Ansicht von Ricardo Vargas, einem international angesehenen Projektmanagement-Spezialisten, ist Dringlichkeitsbewusstsein eines der wichtigsten Komponenten für ein erfolgreiches Projekt. Projektmanager müssen in der Lage sein, auf Anfragen des Kunden und der Stakeholder schnell zu reagieren, und das bedeutet eine aktive Handlung - und nicht am Konferenztisch zu sitzen und Zeitleisten und Budgets auszuklügeln. Niemand hat einen Nutzen, wenn das Projekt nur auf dem Papier steht. Straffen Sie also Ihren Planungsprozess so gut wie möglich, bauen Sie nur das ein, was für Ihren Projektplan wichtig ist, und legen Sie dann einfach los! Vargas benutzt eine konsolidierte Version des im PMBoK dargestellten Planungsleitfaden, und in seinem Blog können Sie mehr über die Einzelheiten jedes Aspekts seines Planungsprozesses erfahren. Halten Sie es einfach Projektpläne können sehr schnell unhandlich werden, besonders wenn Stakeholder und Projektsponsoren anfangen, sich einzuschalten. Um sicherzugehen, dass Sie die Dinge nicht zu verkomplizieren, empfiehlt Projektmanagement-Blogger Kiron Bondale, mit 5 W-Fragen zu beginnen, um Ihrem Projektplan Inhalt und Perspektive zu geben. Warum: Was sind die grundlegenden Geschäftsvorteile, die dieses Projekt erbringen soll? Was: Was ist im Projektumfang beinhaltet? Wer: Welche kritischen Rollen sind erforderlich, um das Was zu liefern? Wann: Wann muss das Was geliefert werden, um das Warum zu erreichen? Wo: Wo ist der beste Ort für die Ausführung der Arbeit? Wo wird das Was von Kunden und Endbenutzern verwendet werden? Erst nachdem Sie diese Fragen umfassend beantworten haben, sollten Sie zu dem "Wie" des Projektes übergehen. Best Practices für Projektmanagement-Planung Wie Sie festgestellt haben, gibt es auch unter Projektmanagement-Experten unterschiedliche Ansätze bei der Erstellung eines Projektplanes. Es gibt keinen einen richtigen Weg, aber es gibt ein Best Practice, dem erfahrene PMs zustimmen: Bevor Sie mit der Ausführung beginnen, nehmen Sie sich die Zeit, zusammen mit den Stakeholdern des Projektes, die Hauptziele des Projektes zu definieren und darüber übereinzukommen. Ein weiteres Best Practice ist: ein Kick-off-Meeting abzuhalten. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Team auf die Projektziele einzustimmen, Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären, Standards für den Erfolg zu bestimmen und die Projektmanagement-Methodologie und -Tools zu wählen. Holen Sie sich unsere Tipps zur Organisation eines perfekten Kick-off-Meetings, wodurch Ihr Team dann in die richtige Grundhaltung versetzt wird. Und zum Schluss: dokumentieren Sie so viel wie möglich. Dadurch, dass Sie den Fortschritt des Projektes dokumentieren, werden Sie in der Lage sein, Ihre Performance zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Weitere Projektplanungs-Materialien Projektmanagement Grundlagen: 6 Schritte zu einem narrensicher Projektplan Essenzielle Elemente für den perfekten Projektplan (Infografik) 10 Schritte für einen bombigen Projekt-Kickoff: Eine Checkliste für Projektmanager Projektmanagement Grundlagen: Gantt-Diagramme - Leitfaden für Anfänger Vorlage für Projektmanagement-Zeitleiste
Die erfolgreiche Formel hinter jedem großen Projektstart
Projekte gleich mit allen wichtigen Informationen in der Hand zu starten – das ist der Katalysator für erfolgreiche Projekte, denn dadurch braucht Ihr Team weniger Aktivierungsenergie, um gut zu starten und zielgerichtet voranzukommen.
Warum Projektarbeitspläne scheitern – 5 Ursachen und wie man sie vermeiden kann
Arbeitsprojekte zu leiten, kann eine beängstigende Aufgabe sein. Erfahren Sie, wie man 5 Ursachen für scheiternde Projektarbeitspläne vermeiden kann, und bereiten Sie sich so auf erfolgreiche zukünftige Projekte vor.
Best Practices für die Anfangsphase Ihres Projekts
Jedes Projekt ist einzigartig in seinen Zielen und Herausforderungen. Um das Management von Projekten zu verbessern, werden Projekte in Phasen unterteilt. Dies erleichtert es den Teams, den Umfang eines Projektes zu beurteilen und bei Bedarf den Kurs zu korrigieren — manchmal sogar durch einen kompletten Richtungswechsel im Vergleich zum ursprünglichen Plan. Die Anleitung Project Management Body of Knowledge erkennt offiziell fünf Projektmanagement-Phasen oder Prozessgruppen an. Diese sind: Initiierung, Planung, Durchführung, Controlling und Abschluss. Zusammen bilden sie den gesamten Projektmanagement-Lebenszyklus. In diesem Artikel betrachten wir die Best Practices für den ersten Schritt im Lebenszyklus: die Anfangsphase des Projektmanagements, die Initiierung. Was ist die Initiierungsphase des Projektmanagements? Da die Initiierungsphase für unterschiedliche Unternehmen unterschiedliches bedeuten kann, ist dies der einfachste Weg, um sie vom Rest des Projektes zu unterscheiden: Es ist alles, was passiert, bevor ein Projekt genehmigt wurde, und bevor die detaillierte Planung beginnt. In der Regel beinhaltet die Initiierungsphase, dass ein Projektsponsor zusammen mit einem Projektmanager drei wichtige Dinge klärt: die Ziele, den Umfang und die Einschränkungen des Projekts. Dann bereiten sie die Projekt-Charta vor. Bevor die vollständige Planungsphase beginnt, müssen die Stakeholder diese Charta genehmigen, und dann werden die Zeitleisten und Budgets genauer festgelegt. Best Practices für die Initiierungsphase des Projektmanagements Wissen, warum das Projekt existiert Das mag etwas philosophisch klingen, aber die Basisinformationen müssen klar sein, bevor irgendwelche Arbeit getan wird. Sie müssen unbedingt diese drei Fragen beantworten können: Was sind die Ziele dieses Projekts? Warum jetzt? Welche Geschäftsvorteile erhalten wir dadurch? Abhängig davon, ob es sich bei dem Projekt um etwas handelt, was schon einmal gemacht worden ist, werden Sie bereits ein Geschäftsszenario für das Projekt entwickelt haben. Falls noch keines existiert, ist es jetzt an der Zeit eines zu erstellen. Das Geschäftsszenario wird dazu beitragen, die Beweggründe für das Projekt zu klären und sollte die oben genannten drei Fragen beantworten. Die wichtigsten Stakeholder frühzeitig definieren Viele Projekte beginnen mit einer unscharfen Vorstellung davon, wer die wichtigsten Stakeholder sind. Die vollständige Liste derjenigen, die durch das Projekt beeinflusst werden, kann später kommen, aber in der Initiierungsphase ist es sehr wichtig, sich auf die wichtigsten Stakeholder zu einigen; es sind die Menschen, deren Entscheidungen sich über den gesamten Lebenszyklus des Projektes erheblich auswirken werden. Dazu zählen die Verantwortlichen für den Geschäftsprozess und wichtige Führungskräfte sowie andere wichtige Entscheidungsträger Ihres Unternehmens. Ein sehr gutes Tool für diesen Prozess ist das RASCI-Diagramm (auch bekannt als RACI Zuordnungsmatrix), welches erläutert, wer verantwortlich ist (diejenigen, die die Arbeit machen), rechenschaftspflichtig ist (die eine Person, die dafür sorgt, dass die Arbeit getan wird), unterzeichnet (diejenigen, die die Arbeit genehmigen), die konsultiert werden (diejenigen, deren Beitrag erforderlich ist, um die Arbeit abzuschließen) und informierte Personen (diejenigen, die Status-Updates über den Verlauf der Arbeit erhalten). Stakeholder-Verpflichtungen dokumentieren Fragen Sie jeden beliebigen Projektmanager und sie werden wahrscheinlich sagen, dass Stakeholder-Einbindung immer eine Herausforderung darstellt. Deshalb müssen Sie den Prozess dokumentieren und sie dazu bringen, dass sie in all ihre Verpflichtungen einwilligen. Betrachten Sie es als einen Vertrag, der die Rollen der Stakeholder im Projekt definiert. Diese Verpflichtungen werden formal in die Projekt-Charta aufgenommen, die sie am Ende der Phase unterzeichnen werden. Zu den üblichen Verpflichtungen zählt die Frage, wie viele Akteure erforderlich sind, um beschlussfähig zu sein, und wie lange sie beraten können, bevor eine Entscheidung getroffen werden muss. Die Checkliste für die Initiierungsphase des Projektmanagements ausfüllen Erstellen Sie Ihre Projekt-Charta Viele betrachten die Projekt-Charta (oder den Projektplan) als Schritt, bei dem eine Vorlage mit den Basis-Projektinformationen ausgefüllt wird — aber es gehört viel mehr dazu. Die Projekt-Charta legt die erste Vision dar, die ein Projektsponsor und Projektmanager für ein Projekt haben. Sie wird die Arbeit während der Projektdauer führen, und jede Veränderung an ihr erfordert ein gründliches Genehmigungsverfahren. Es ist daher wichtig, dass die Charta sorgfältig erstellt wird, und dass sie so klar und ausführlich ist wie möglich. Projektumfang mit einbeziehen Der wahrscheinlich wichtigste Abschnitt der Projekt-Charta ist der Projektumfang — Hier werden die genauen Grenzen formuliert, die deutlich machen, was das Projekt ist und was nicht. Während der Initiierungsphase wird der Umfang des Projektes besprochen und seine Punkte werden verhandelt, bis alle wichtigen Stakeholder sehen, dass ihre Ziele erfüllt werden. Der endgültige Umfang wird dann innerhalb der Projekt-Charta dokumentiert und von den wichtigsten Stakeholdern unterzeichnet. Weitere Elemente, die in der Projekt-Charta festgelegt werden: Leistungen: Das sind die Arbeitsprodukte, die an einem bestimmten Datum geliefert werden sollen, und zwar in einem von den Stakeholdern vereinbarten Zustand. Geschäftlichen Anforderungen: Das Geschäftsszenario definiert die größten Nutzenpunkte des Projektes und seine Kosten. Einschränkungen: Dazu gehören die Begrenzungen des Projektes, einschließlich: Kosten, Personalwirtschaft, Fristen, Qualität und potenzieller ROI. Prämissen: Der Glaube, dass das, was Sie vorhersagen, in Zukunft zutreffen wird. Risiken: Dazu gehören unerwartete Ereignisse, durch die Menschen, Prozesse, Technologien und Ressourcen, die an einem Projekt beteiligt sind, beeinträchtigt werden können. Bei diesen besteht die Gefahr, dass sie ein Projekt entgleisen lassen können oder seine Fertigstellung verzögern. Wie Sie beginnen, bestimmt, wie Sie enden Der Punkt ist: Wie Sie Ihr Projekt beginnen, hat oft sehr starken Einfluss darauf, ob Ihr Projekt erfolgreich sein wird oder nicht. Dadurch, dass Sie alle Punkte in der Initiierungs-Checkliste abhaken, sind Sie in der Lage, denjenigen, die die Arbeit genehmigen werden, die Vision des Projektes zu vermitteln, und es klärt den Umfang der Arbeiten, die kommen werden. Einfach gesagt, die Initiierungsphase — und vor allem die Projekt-Charta — ebnet den Weg für den Erfolg Ihres Projektes. Beginnen Sie kein Projekt ohne sie.
Sie nutzen für Ihre Quartalsplanung keine OKRs? Dann lesen Sie unbedingt diesen Artikel!
Es ist mal wieder soweit: Ein erfolgreiches Jahr neigt sich dem Ende zu und Sie gehen noch einmal in Gedanken die erbrachten Leistungen der letzten zwölf Monate durch. Allerdings sollte man in dieser Jahreszeit nicht nur zurückblicken, sondern auch nach vorne schauen! Was sind Ihre Ziele für das nächste Jahr und wie wollen Sie diese erreichen? Viele führende Unternehmen vertrauen für eine erfolgreiche Jahres- und Quartalsplanung auf das OKR-Modell. Tatsächlich wendet Google dieses Modell bereits seit Jahren an und führt sein gesteigertes exponentielles Wachstum und seinen Erfolg darauf zurück. Auch wenn Sie schon einmal etwas über das OKR-Modell gehört haben, möchten Sie jetzt sicherlich mehr über die Details erfahren. Dieser Überblick erklärt die Grundlagen des Modells, zeigt Ihnen, wie Sie OKRs richtig festlegen und liefert Ihnen sämtliche Information, die Sie brauchen, um das Modell erfolgreich anzuwenden. „Was sind OKRs?“ OKR ist die Abkürzung für Objectives and Key Results (Ziele und Schlüsselergebnisse). Es handelt sich um eine innovative Planungs- und Zielsetzungsmethode, die über Intel und Google bekannt wurde. Das OKR-Modell setzt auf ehrgeizige Ziele und definiert messbare Schritte, um diese Ziele zu erreichen. Normalerweise wird dieses Modell bei der Quartalsplanung eingesetzt, aber es kann auch für die Jahresplanung verwendet werden. Das OKR-Modell wird auf allen Ebenen implementiert: Unternehmen, Team und Mitarbeiter. Hier einige Beispiele: Unternehmens-OKR 1: Ziel: iOS-Produktivitäts-App zur führenden App mit den meisten Downloads auf dem Markt machen — Schlüsselergebnis 1: Eine Umfrage durchführen, um herauszufinden, welche 10 Funktionen am meisten gesucht werden und 5 dieser meistgesuchten Funktionen bis zum 15. November auf den Markt bringen — Schlüsselergebnis 2: 10 Nutzertests durchführen, um Probleme beim Nutzererlebnis festzustellen — Schlüsselergebnis 3: 50 % höhere Nutzerzufriedenheit beim Nutzererlebnis erreichen (durch Kundenumfragen belegen) — Schlüsselergebnis 4: 200 5-Sterne-Bewertungen bis zum 31. Dezember erhalten Unternehmens-OKR 2: Ziel: Markenbewusstsein und Markenwiedererkennung erhöhen — Schlüsselergebnis 1: Medien-Engagement um 20 % erhöhen — Schlüsselergebnis 2: Vor dem 1. September ein Kunden-werben-Kunden-Programm starten — Schlüsselergebnis 3: Social Media-Präsenz auf zwei weiteren Absatzmärkten erweitern — Schlüsselergebnis 4: Expandieren durch Führungsprogramme, indem 4 Gastbeiträge auf Websites unserer Branche mit einem Alexa-Ranking von mindesten 30.000 veröffentlicht werden. Marketing Team-OKR:Ziel: Social Media-Engagement um 35 % erhöhen — Schlüsselergebnis 1: Vor dem 1. September die 3 beliebtesten Social Media-Kanäle von zwei neuen Zielgruppen suchen und eine Strategie entwickeln — Schlüsselergebnis 2: An 6 Twitter-Chats mit branchenführenden Unternehmen teilnehmen — Schlüsselergebnis 3: Facebook-Kommentare innerhalb von 3 Stunden beantworten — Schlüsselergebnis 4: Die Anzahl der Facebook-Fans und Twitter-Follower um 20 % erhöhen Mitarbeiter-OKR: Ziel: Anzahl der Social Media-Kontakte um 25 % erhöhen — Schlüsselergebnis 1: Mehr posten: Twitter 8-mal und Facebook 3-mal täglich — Schlüsselergebnis 2: Social Media-Präsenz auf 2 neuen Kanälen: LinkedIn und Quora — Schlüsselergebnis 3: Bei 5 LinkedIn-Gruppen mit mindestens 2.500 Mitgliedern anmelden und aktiv an den 10 beliebtesten Diskussionen jeder Gruppe teilnehmen — Schlüsselergebnis 4: Durch wöchentliches Posten von 3 Fragen und 1 Antwort 15 neue Quora-Anhänger gewinnen Wie Sie sehen, konzentrieren sich in diesen OKR-Beispielen die Unternehmens-OKRs auf die großen Gesamtziele, die Team-OKRs setzen Prioritäten für die verschiedenen Abteilungen und die OKRs des Mitarbeiters legen fest, woran er arbeiten wird. Auf jedem Umsetzungslevel werden Sie mehrere OKRs haben, jedoch max. 5 Ziele mit je 4 Schlüsselergebnissen. Sonst besteht Überlastungsgefahr und Sie werden keines der gewünschten Ziele erreichen. Auch wenn OKRs auf drei Ebenen erstellt werden, sollten alle miteinander verbunden sein und sich gegenseitig unterstützen: Das Ziel des Mitarbeiters sollte sich am Teamziel orientieren, Teamziele sollten sich nach den Abteilungszielen richten und die Abteilungsziele sollten die Unternehmensziele widerspiegeln. Mit diesem Modell unterstützt jede individuelle Leistung die kollektive Vision und trägt dazu bei, die bestmöglichen Ergebnisse für das Unternehmen zu erzielen. Es ist wichtig zu beachten, dass das OKR-Modell weder für Jahresberichte noch für die Leistungsbewertung von Mitarbeitern gedacht ist. Das OKR-Modell basiert auf ehrgeizigen Zielen, die Mitarbeiter und das ganze Unternehmen in Schwung bringen. Wenn Sie eines der hochgesteckten Ziele nicht erreichen, werden Sie nicht dafür bestraft, noch gibt es Prämien, wenn man die Ziele erreicht oder übertrifft. Bauen Sie auf eine Unternehmenskultur, in der Mitarbeiter wagemutig handeln und Risiken eingehen können, ohne Angst vor den Folgen zu haben, und nicht in Versuchung kommen, auf Nummer sicher zu gehen, um auf kurzfristige Sicht belohnt zu werden. OKRs können sehr nützlich für die Mitarbeiter sein, da ihnen stets eine prägnante Zusammenfassung der eigenen Leistungen der letzten drei Monate zur Verfügung steht, die auf Fakten beruht und ihren Beitrag für das Unternehmen messbar macht. Merkmale von OKRs: 1. Ehrgeizig. Wenn Sie immer die großen Team- und Unternehmensziele erreichen oder sogar übertreffen, sind die Ziele zu niedrig gesetzt. Ihr OKR-Modell sollte Sie ein wenig aus Ihrer Komfortzone herauslocken und Sie mit einer Situation konfrontieren, in der Sie sich nicht mehr so sicher sind, ob Sie die Ziele auch wirklich erreichen können. Vergessen Sie nicht, dass diese Ziele weder bewertet, noch bei Beförderungen in Betracht gezogen werden: Diese Ziele sollen Sie motivieren, mehr aus sich herauszuholen, und das Wachstum des Unternehmens unterstützen. Betrachten Sie also das Gesamtbild. Persönliche OKRs können Sie ein wenig konservativer gestalten: Setzen Sie sich einige hochgesteckte Ziele, um sich zu motivieren und sich selber zu übertreffen, die restlichen Ziele sollten jedoch erreichbar sein. 2. Messbar. „Die Anzahl der angemeldeten Nutzer um 25 % erhöhen“ statt „Mehr Nutzer suchen“. Jedes Schlüsselergebnis muss eine Zahl enthalten, ob nun eine Prozentzahl, einen Geldbetrag oder ein Fälligkeitsdatum. 3. Transparenz. Jeder im Unternehmen sollte Zugang zu Ihren OKRs haben, nicht nur Manager und Führungskräfte. Transparenz und Verantwortlichkeit fördern die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Abteilungen, da jeder darüber im Bilde ist, woran alle anderen gerade arbeiten und mit welchem Ziel. 4. Indikatoren zur Messung. Am Ende des Quartals (oder Jahres) können Sie sich selber bewerten, indem Sie sich für jedes Schlüsselergebnis eine Note von 0 bis 1 geben: 0 bedeutet „Weit davon entfernt, das Ergebnis zu erreichen“ und 1 bedeutet „Ergebnis erreicht oder übertroffen.“ (Da OKRs ehrgeizige Ziele sein sollten, ist 0,6 oder 0,7 eine hervorragende Note. Mehr zu diesem Thema etwas weiter unten im Text.) „Lohnen sich OKRs wirklich?“ Welche Vorteile bieten OKRs? Warum sollte ich mich für dieses Modell entscheiden und nicht für eine andere Planungsmethode? Erstens, weil OKRs Disziplin und fokussiertes Denken fördern. Jede einzelne Entscheidung im Unternehmen wird immer hinterfragt: Bringt sie uns dem Ziel näher, Ja oder Nein? Zweitens ermöglichen OKRs klaren, messbaren Fortschritt. Da alles auf Zahlen und quantifizierten Daten basiert, erkennen Sie sofort, konkret und genau, wie weit Sie vom Erreichen Ihrer Ziele noch entfernt sind. Darüber hinaus sind OKRs öffentlich und fördern somit die Transparenz und eine klare, präzise Kommunikation. Jeder versteht genau, woran die anderen arbeiten, und niemand muss Vermutungen über die Ziele der anderen Teams aufstellen. Drittens werden Leistungen zentralisierter und mittels vermehrter Zusammenarbeit erbracht. Jeder kennt die Top-Prioritäten. Jeder kann nachvollziehen, wie sich seine persönlichen Anstrengungen auf die großen Ziele auswirken. „Wie kann ich mich selber bewerten?“ Das ist ein wichtiges Thema. Als erstes müssen Sie sich bewusst sein, dass die Noten nicht wichtig sind und nur dazu verwendet werden, um anzuzeigen, ob Sie weiterhin Ihre Ziele verfolgen oder eine neue Richtung einschlagen sollten. Konzentrieren Sie sich bei der Arbeit nicht auf die Noten, sondern auf Ihre OKRs. Wenn Sie Ihre OKR-Leistungen bewerten, tun Sie dies anhand der Zahlen. Wenn Ihr OKR darin besteht, die „Anzahl der Nutzer, die sich mindestens dreimal die Woche einloggen, um 30 % zu erhöhen“ und Sie es geschafft haben, die Anzahl um 15 % zu erhöhen, dann geben Sie sich eine Note von 0,5. Sie können den Durchschnitt der Schlüsselergebnis-Noten als Gesamtnote für das Ziel verwenden und wenn Sie möchten, können Sie den Durchschnitt der Ziel-Noten ausrechnen, um zu überprüfen, wie Sie im letzten Quartal/Jahr abgeschnitten haben. Laut Google ist es wesentlich besser, Ihre OKR-Ziele nicht zu erreichen, als diese Ziele bei weitem zu übertreffen. Wenn Ihr Unternehmen oder Team immer mit einer Einser-Note abschneidet, dann sind Ihre Highlevel-OKRs nicht hoch genug gesteckt. Es ist besser, ehrgeizige Ziele anzustreben, als auf Nummer sicher zu gehen! Greifen Sie nach den Sternen und seien Sie zufrieden, wenn Sie 60 % bis 70 % Ihres Ziels erreichen. Eine schlecht Note bedeutet längst nicht, dass man versagt hat. Sie ist nur ein Zeichen dafür, dass Sie sich überlegen sollten, ob es sich wirklich lohnt, dieses Ziel weiterhin zu verfolgen, oder ob Sie einen anderen Lösungsansatz wählen sollten. Sollten Sie Ihre Kräfte lieber woanders einsetzen? Was haben Sie gelernt? Können Sie herausfinden, wie Sie Ihre Vorgehensweise ändern könnten? Die Bewertung ist für jeden von Nutzen, da sie hervorhebt, was man nicht mehr machen sollte, was man anders machen sollte und was man weiterhin und öfter machen sollte. „Wie sieht ein OKR-Prozess aus?“ Ein Merkmal, das das OKR-Modell von allen anderen Planungs-Strategien unterscheidet, ist die Tatsache, dass die Ziele nicht einfach von oben nach unten vorgegeben werden. Der OKR-Prozess sollte zwischen Mitarbeitern und Führungskräften geführte Besprechungen widerspiegeln und wenigstens 60 % der Ziele sollten Bottom-Up-Unternehmensziele sein. Um dies umzusetzen, wird jeder Mitarbeiter gebeten, OKRs zu erstellen, die seiner Meinung nach in der Abteilung priorisiert werden sollten. In Meetings mit den Mitarbeitern werden gemeinschaftlich zu den Unternehmenszielen passende Teamziele aufgestellt. Danach erstellen Mitarbeiter ihre eigenen OKRs, die die Team- und Unternehmensziele widerspiegeln und dazu beitragen, sie zu erreichen. Außerdem besprechen sie mit ihren Vorgesetzten, woran sie in den nächsten drei Monaten arbeiten wollen und wie sie ihre Zeit am effektivsten nutzen können. Während dieser Besprechung erstellt und arbeitet der Vorgesetzte zusammen mit dem Mitarbeiter die Details jedes OKRs aus. Oft treffen sich Teams, Vorgesetzte und Mitarbeiter in der Mitte des Quartals für ein Check-up-Meeting, um Fortschritte zu besprechen und zu überprüfen, ob etwas geändert werden muss. Besonders die jährlichen OKRs sollten flexibel sein: Wenn Sie feststellen, dass Ihre Annahmen aus dem letzten Jahr nicht zugetroffen haben, müssen Sie sich nicht dickköpfig daran klammern. Am Ende des Quartals führen Sie ein Wrap-up-Meeting durch, bei dem alle ihre Noten mitteilen, die Ergebnisse erklären und grob die Änderungen beschreiben, die sie im nächsten Quartal vornehmen möchten. Nachdem Sie die Leistungen der letzten drei Monate analysiert und durchdacht haben, können Sie jetzt die OKRs für das nächste Quartal festlegen. Wie genau Google OKRs verwendet, wird in diesem umfassenden Video erklärt (1:21:49): Möchten Sie jetzt anfangen? Wenn Sie OKRs festlegen, erstellen Sie eigentlich eine kurze Liste der Aspekte, auf die Sie sich konzentrieren sollten, damit Sie sich selbst bei Ihrer Arbeit übertreffen. Unklare Verantwortungen und vage Leistungsvorgaben gehören der Vergangenheit an. Stattdessen haben Sie kristallklare Ziele, eine genau vereinbarte Route und messbare Erfolge. Wenn Sie das OKR-Modell in Ihrem eigenen Unternehmen ausprobieren möchten, dann benötigen Sie die richtige OKR-Software, mit der Sie Ziele für Ihr ganzes Team festlegen und diese nachverfolgen können. Lesen Sie diese Anleitung: How to Use OKRs in Wrike: A 6-Step Guide + OKR Template (Wie Sie OKRs in Wrike verwenden: Eine 6-Schritte-Anleitung und OKR-Vorlage) und starten Sie dann Ihre kostenlose Wrike-Testphase, um sofort loszulegen. Quelle: Google Ventures' Startup Lab Workshop: How Google Sets Goals
3 Gründe, warum Ihre KPIs fehlschlagen und was Sie dagegen tun können
Eine der größten Herausforderungen mit KPIs besteht darin, sie auf die eigentlichen Geschäftsziele auszurichten. Die meisten Unternehmen übernehmen KPIs einfach mit dem Ziel, etwas zu messen, hängen dann aber hinterher, wenn es darum geht, einen strategischen Plan zu erstellen, um diese KPIs zu erfüllen.
KPIs vs. OKRs: Warum Sie beide benötigen, um erfolgreich zu sein
Der Jahresanfang ist traditionell eine gute Zeit, um Vorsätze zu fassen - nicht nur im Privatleben, sondern auch bei der Arbeit. Denken Sie mal an die Vorsätze Ihres Teams für das vergangene Jahr. Haben Ihre Bemühungen zu den gewünschten Ergebnissen geführt? Welche konkreten Initiativen waren wirksam? Welche nicht? Wenn Sie einschätzen wollen, was Sie im Laufe des Jahres erreicht haben, ist es wichtig, die Gesamtleistung zu überprüfen.