Интервью с Антоном Шаяховым: секреты работы с удаленной командой
Мы запустили серию интервью с руководителями об управлении командами и проектами, чтобы из первых уст узнать о том, как еще эффективнее выстроить процессы и улучшить продуктивность. В первом интервью с Wrike Антон Шаяхов, основатель агентства Аутмаркетинг, поделился секретами работы с распределенной командой. Мы знаем, что как такового офиса у вас нет — сейчас вы работаете с распределенной командой. Ваш коллега по бизнесу живет в Польше и все сотрудники раскинуты по разным городам. До Аутмаркетинга вы работали в Aviasales, Яндекс.Навигаторе. В чем основное отличие удаленки с работой в офисе лично для вас? Да, вы правы. У нас нет как такового офиса и мы от него отказались намеренно. Наша команда стала распределенной по всему миру — кто-то работает из России, а кто-то из Европы. Самое главное отличие работы на удаленке — это, прежде всего, способность к самоорганизации. Когда работаешь дома или в коворкинге, постоянно хочется на что-то отвлечься — желание скатиться в прокрастинацию максимально высокое. Суметь эффективно организовать свою работу — это большой вызов самому себе. Как показывает практика, удаленка подходит далеко не всем. Реально ли на этапе собеседования понять, насколько человек сможет работать на удаленке? Мы со временем выработали собственный алгоритм, который еще на этапе собеседования помогает нам понять, насколько человек готов работать удаленно. Мы очень много ошибались — например, брали человека и через три месяца он уходил. При собеседовании мы обращаем внимание на то, чтобы сотрудник уже имел опыт работы на удаленке минимум полгода. Но, безусловно, мы обращаем внимание на его профессиональные навыки и дружелюбность в общении. Для нас очень важно, чтобы человек, которого мы нанимаем, был коммуникабельным. Мы всегда спрашиваем, что он любит читать, какие слушает подкасты, как относится к медитации (мы это очень пропагандируем в нашей компании и и у нас есть даже собственное приложение Практика — iOS-приложение для обучения медитации). Мы смотрим на ответы человека и понимаем, насколько он нам подходит по корпоративному духу. Возможно ли создать идеальную среду для удаленной работы? Или это миф, не имеющий ничего общего с реальностью? Идеальную среду (физическое окружение) каждый создает себе сам. Для кого-то удаленка — это возможность больше путешествовать, потому что ты не привязан к определенному месту. Мне же комфортнее работать из дома. Наша задача как компании состоит в том, чтобы создать идеальную среду в процессах. Мы работаем по Scrum. Мы видим, кто за что отвечает — все задачи и проекты фиксированы в таск-менеджере. Также у нас есть чек-листы, которые дают понять, что проект сделан на должном уровне, и написанные фреймворки для каждого процесса (например, как создать прототип сайта). Это определенный сценарий, который очень помогает в реализации проектов. Почему именно Scrum? Как вы к нему пришли? Я всегда работал по Scrum, во всех прошлых проектах. Когда мы запустили Аутмаркетинг, то у нас даже не было мысли работать по другой методологии. Прозрачность и быстрый темп создания продуктов — это то, что нужно именно нам. Scrum — один из столпов нашего агентства, ни на что другое переходить мы не собираемся. В командах особенно сложно контролировать выполнение задач, особенно если речь идет об удаленщиках, которые работают над одними и теми же проектами. Как вы делите зоны ответственности и решаете, кто за что отвечает? Так как мы работаем по Scrum, у нас все разбито на итерации. Одна итерация занимает одну рабочую неделю. Мы планируем задачи в понедельник и в пятницу подводим ретроспективу. Когда я работал по найму, мне такая процедура казалась излишней. Сейчас по сути у нас уходит целый рабочий день на планирование и подведение итогов. Но я понимаю, что это хорошая практика. Лучше потратить это время на обсуждения и составление чек-листов на неделю, в которых указаны сроки выполнения и все ответственные, нежели работать в хаосе. Это особенно актуально для распределенной команды, когда ты не видишь, кто чем занимается. Мы очень тщательно планируем каждую итерацию и распределяем между участниками задачи. У нас всегда есть промежуточные контрольные пункты, которые обязательно ревьюит другой член команды. Сотрудники созваниваются и дают друг-другу обратную связь. Также у нас назначены ежедневные звонки с командой на 10-15 минут, на которых мы обсуждаем текущие задачи, прогресс и результаты. Также у нас есть еще одна практика — это промежуточные этапы сдачи проекта клиенту. Мы ему никогда не показываем сразу готовый проект, а делимся сначала наброском, концептом, эскизом и так далее. Таким образом достигается прозрачность как для нас, так и для заказчика, чтобы для него конечный результат не был неожиданностью. Оцениваете ли вы вклад и эффективность удаленного сотрудника? Мы все задачи, которые планируем, оцениваем в часах. Например, написание текста займет один час, создание дизайна сайта — 10 часов и так далее. Мы оцениваем трудозатраты, основываясь на нашем предыдущем опыте (мы примерно понимаем, сколько времени уходит на ту или иную задачу). В начале каждой недели мы считаем количество задач, запланированное на каждого сотрудника, и итоговые часы, которые он будет работать. Таким образом, мы можем оптимально распределить нагрузку между всеми членами команды. Как вы поддерживаете командный дух и мотивацию внутри компании? Каждый месяц у нас проходит книжный клуб. Мы выбираем одну книгу, которая на наш взгляд поможет команде стать лучше. Мы её все читаем, потом созваниваемся и вместе обсуждаем. Каждый сотрудник должен выписать тезисы, которые он считает ценными как для бизнеса, так и личностного роста и развития. Сейчас, например, мы читаем книгу Тима Брауна “Дизайн-мышление в бизнесе”. Также у нас есть еще одно мероприятие, которое мы проводим каждые три месяца. Оно называется “Печа-куча” — это формат интеллектуальной вечеринки с представлением коротких докладов. Каждая презентация состоит из 20 слайдов, каждый из которых автоматически переключается через 20 секунд (в итоге получается 6 минут 40 секунд на весь доклад). Ребята презентуют различные бизнес-идеи и делятся полезной информацией для расширения кругозора. В том числе мы проводим оффлайновое трехдневное мероприятие, где собирается вся наша команда. В ближайшее время оно тоже пройдет —планируется стратегическая сессия и разные тимбилдинговые активности. Также у нас есть специальное упражнение, которое называется “Рефлексия” — все садятся в круг и дают друг-другу обратную связь. Опять же, это помогает нам становится лучше и продуктивнее. Если мы уже заговорили об источниках вдохновения, какие книги на ваш взгляд должен прочитать каждый маркетолог? Я смело могу порекомендовать книгу “iПрезентация”. Кармин Галло рассказывает, как Стив Джобс презентовал свои продукты, какие технологии убеждения и лайфхаки использовал. Также могу посоветовать книгу в большей степени для предпринимателей, она называется “Легко не будет”. Ее автор Бен Хоровиц рассказывает о том, как строятся компании, с какими сложностями сталкиваются бизнесмены и как они их преодолевают. И третья книга, которая подойдет широкому кругу читателей — “Цельная жизнь”. Она о том, как правильно определять свои цели: как краткосрочные, так и долгосрочные. По началу я читал ее с большим скептицизмом, так как меня очень смутило название. Но в итоге эта книга меня очень впечатлила и многие рекомендации я применяю на практике. Какие можете дать советы нашим читателям по удаленной совместной работе? Мой ТОП-5 советов выглядит так: Нужно все-таки попробовать поработать на удаленке Описать процессы так, чтобы не было желания прокрастинировать Как можно чаще созваниваться друг с другом Устраивать оффлайн-встречи с командой Держать все задачи в одном таск-трекере и инструменте для управления проектами (например, Wrike). Подробнее об инструментах работы с уделенными командами читайте в нашей статье на Netology. _________________________________________________________________________________________ О спикере: Антон Шаяхов, основатель агентства Аутмаркетинг "Помогаем проектам выходить на рынок и наладить маркетинг. За 2,5 года реализовали более 40 проектов, среди которых сотрудничество с Яндексом, ВТБ, LEGO, BlaBlaCar, ПИК".
Как усилить лидогенерацию с помощью управления проектами
Правильные стратегии управления проектами могут научить маркетологов налаживать контакты с клиентами, определять трудозатраты по привлечению потенциальных клиентов и создавать лучшие, более организованные системы для достижения успеха. Продолжайте читать, чтобы узнать необходимые примеры и тактики для повышения маркетинговой лидогенерации и конвертирования более высокого процента в продажи.
Туз в рукаве у директора: как Wrike помогает руководителям достигать бизнес-целей
Организация работы, эффективное сотрудничество и соблюдение сроков — залог успешного выполнения рабочих задач. Узнайте, как Wrike может стать вашим тузом в рукаве при завоевании рынка.
Как использовать Wrike в качестве системы работы с заявками
Успех компании напрямую зависит от степени удовлетворенности клиентов — как внутренних, так и внешних. Мы подробно расскажем, как можно использовать Wrike в качестве системы работы с заявками, чтобы вы смогли повысить уровень услуг, оказываемых внутренним партнерам.
Три причины, мешающие эффективному планированию
Одна из крупнейших проблем, связанных с KPI, заключается в том, что эти показатели должны быть согласованы с целями бизнеса. Многие компании внедряют KPI только лишь для того, чтобы что-то измерить, а потом терпят неудачу при попытке создать стратегический план по достижению этих самых KPI.
Как наладить коммуникацию между маркетинговыми отделами
Когда отделы работают разобщенно, это не только тормозит производительность, но и ставит под угрозу репутацию вашего бренда. Расскажем несколько действенных советов, как лучше наладить совместную работу маркетинговых отделов.
Как ваше предприятие осуществляет цифровую трансформацию?
На каком этапе цифровой трансформации находится ваша организация? В начале или в самом разгаре процесса? Это непростой путь, и не существует единственного «правильного» маршрута, подходящего для каждой организации. Недавний вебинар Wrike предлагает пищу для размышлений и тем компаниям, которые только начали процесс трансформации, и тем, кто его уже завершил.
Как электронные таблицы тратят попусту ваше время и деньги
Ох уж эти скучные таблицы! Бесчисленные ряды ячеек, в которых хранятся все данные о ваших проектах. Вы используете их как основной источник информации при обновлении данных, проверках и утверждениях. Но чем больше вы на них полагаетесь, тем больше времени тратите на их ведение. Вы и оглянуться не успели, а вас уже затянуло в «черную дыру электронных таблиц». Вероятно вы думаете: «Да, конечно, заполнение таблиц отнимает очень много времени, но это того стоит». А так ли это на самом деле? Кэти Скотт, E-learning менеджер в океанариуме Монтерей Бэй пользовалась электронными таблицами для создания различных обучающих программ. Но в результате электронные таблицы стали препятствием в ее работе —у команды Кэти не было такого количества времени, которое требовалось на ведение этих таблиц. «Наши обучающие программы были одними из лучших в стране, и наша команда управляла ими с помощью электронных таблиц Excel, — рассказывает Кэти Скотт. — Но затем мы обнаружили, что численность нашей команды растет, а промахов становится все больше. И причина этого вовсе не в нашей некомпетентности, а в коммуникационных проблемах». Судя по данным опроса об организации труда, 64% из более чем 1000 опрошенных специалистов сообщили, что обычно хранят информацию в электронных таблицах или облачных документах. Эти же респонденты назвали три основные причины стресса на рабочих местах: Проблемы с приоритезацией задач Нехватка информации Недостижимые цели проектов Это чистая правда: сколько бы времени вы ни вкладывали в заполнение электронных таблиц, все равно они останутся затратными и неэффективными. Давайте рассмотрим три важных фактора, которыми вам приходится жертвовать, когда вы работаете в электронной таблице. 1. Затраты времени Время — деньги, и вы тратите его впустую на заполнение электронных таблиц. В них информация хранится разрозненно. Каждый участник команды работает в собственной таблице. Это создает хаос. Сотрудники отправляют и получают противоречивые отзывы. Старые данные по ошибке принимают за новые. И приоритеты не ясны. Никто не знает, за что сегодня нужно браться. Более того, никто не помнит сроков сдачи — сегодня, вчера или две недели назад? И вы даже не представляете, сколько времени тратят ваши высокооплачиваемые специалисты на обновление одной таблицы за другой. Давайте разберемся: допустим, вы управляете командой из пяти человек. Каждый сотрудник тратит один час в неделю на обновление данных в электронных таблицах. Итого: 5 часов в неделю и 20 часов в месяц. Допустим, заработная плата среднего штатного сотрудника составляет 50 долларов в час. Получается, что обновление данных в вашей электронной таблице обходится вам примерно в 1000 долларов в месяц. Решение: система управления проектами поможет вам автоматизировать административную работу, необходимую для ведения электронных таблиц, и уделить максимум внимания более важным делам. Такие инструменты, как Wrike, справляются с рутинными, но необходимыми задачами. Например, создание шаблонов и автоматическое назначение задач, позволяют вам и вашей команде освободить время для творческой работы. 2. Угрозы безопасности Когда вы рассылаете таблицу Excel участникам команды, что с ней происходит? Конфиденциальная информация, хранящаяся в этой таблице, оказывается в нескольких почтовых ящиках. А что, если один из сотрудников уйдет из компании? Или доступ к чьей-то почте получит посторонний человек? Таблицы, хранящиеся на локальных компьютерах, в какой-то степени защищены. Для них можно настроить ограничения доступа, но такие методы защиты в первую очередь применяются к структуре, а не к самим данным. Утечка конфиденциальных данных, хранящихся в таблицах Excel, может привести к значительным затратам. Именно поэтому так важно по возможности использовать единое хранилище информации, доступ к которому вы сможете полностью контролировать в любое время. Для таблиц, хранящихся в облаке, применяются более эффективные меры защиты, например разрешения на просмотр, но даже несмотря на это вы сильно рискуете. Решение: когда вы контролируете доступ к данным в системе управления проектами, именно вы решаете, какой частью информации можно поделиться, а какая должна остаться скрытой. В Wrike вы в любой момент можете указать, кому будет разрешено просматривать, редактировать и удалять данные, и вся информация при этом будет храниться в едином надежном хранилище. 3. Неточные данные Вы уверены, что у вас последняя версия таблицы Excel? Если вы рассылали ее на редактирование вашим коллегам, как можно знать наверняка? Вполне возможно, что вы тратите время на редактирование старого варианта таблицы. Конечно, в облачных электронных таблицах все изменения сохраняются автоматически. Но зато там нет возможности увидеть предыдущие версии. Что если кто-нибудь из руководителей захочет посмотреть на первоначальный черновик? Ничего не выйдет, потому что вы уже не сможете вернуться к старым данным. Из-за ручного обновления информации также может быть огромное количество ошибок и неточностей. Все мы люди, и все ошибаемся. На самом деле множество исследований, проведенных в последние несколько лет, доказали, что 88% электронных таблиц содержат «существенные» ошибки. И перечень проблем на этом не заканчивается. По данным European Spreadsheet Risk Interest Group (EuSpRIG), глобальному ресурсу по управлению рисками, связанными с использованием электронных таблиц, ошибки в электронных таблицах могут привести к серьезным последствиям для компаний — от упущенной выручки до мошенничества и банкротства. Решение: система управления проектами позволит вам и вашей команде эффективно сотрудничать. У вас перед глазами всегда будет последняя версия документа — все данные будут обновляться и сохраняться мгновенно в режиме реального времени. Но если вам потребуется взглянуть на какой-нибудь из старых вариантов или черновиков, история изменений в Wrike позволит вам вернуться к более ранним версиям документа. Пора отказываться от электронных таблиц Электронные таблицы доводят вас до точки кипения, так почему вы продолжаете ими пользоваться? Пора подумать о решении, способном улучшить ваши рабочие процессы и снять с участников команды бремя административной работы. Все еще сомневаетесь? Взгляните на приведенную ниже сравнительную таблицу, в которой перечислены различия между электронными таблицами и Wrike. Откажитесь от электронных таблиц и попробуйте бесплатную двухнедельную версию Wrike!
Календарь проекта или диаграмма Ганта?
Когда речь идет о составлении календарного плана проекта и мониторинга временной шкалы, у менеджеров проектов есть множество разных возможностей. Разнообразие выбора — это отлично, ведь это позволяет вам найти систему, подходящую для вас и для вашей команды. Но тут есть и свои сложности. Когда в вашем распоряжении столько разных вариантов, как определить, какой из них лучше всего соответствует вашим потребностям? Для начала давайте рассмотрим два самых популярных инструмента планирования: традиционный календарь проекта и диаграмму Ганта. Не факт, что один из этих инструментов лучше другого. Во многом они очень схожи (например, и на календаре, и на диаграмме отображается длительность задач, и оба инструмента упрощают мониторинг хода выполнения работ). Но есть и важные различия, которые делают каждый из этих инструментов более подходящим для выполнения того или иного конкретного сценария. Вас это смущает? Ничего страшного. В этой статье мы рассмотрим основные различия между календарем проекта и диаграммой Ганта и опишем несколько сценариев, наиболее подходящих для каждого из этих инструментов. Календарь проекта или диаграмма Ганта — в чем разница? Повторим: календари проектов и диаграммы Ганта не так уж сильно отличаются друг от друга. Оба инструмента используются для планирования и для слежения за временной шкалой проекта, и оба могут применяться, пусть даже на базовом уровне, практически в любой ситуации. Но есть и важные различия, о которых вам следует знать. Для простоты мы разобьем эти различия на три основные категории: 1. Внешний вид Одного взгляда на календарь проекта и на диаграмму Ганта достаточно, чтобы увидеть разницу в их внешнем виде. Не нужно иметь глаз-алмаз, чтобы понять — выглядят они совершенно по-разному. Календарь проекта выглядит как обычные календари, а создать его и работать с ним можно в различных программах (Google Календарь, календарь в Outlook, Excel, Календари Wrike и т. д.). Вот пример календаря проекта: В отличие от него, диаграмма Ганта служит наглядным представлением временной шкалы проекта, и на ней показаны задачи рядом со шкалой времени. Задачи отображаются в виде горизонтальных полос, и длина каждой полосы соответствует интервалу времени, необходимому для выполнения задачи. Диаграмму Ганта также можно построить в различных программах. Некоторые менеджеры проектов предпочитают строить диаграммы Ганта в Google Календаре или даже в Google Таблицах. Другие выбирают специальные приложения для создания диаграммы Ганта (и мы рекомендуем именно этот подход). Это позволяет избежать обновления данных вручную, когда на временной шкале проекта что-то меняется. Вот пример упрощенной диаграммы Ганта, где показаны задачи, связанные с запуском нового продукта: 2. Простота использования Поскольку эти форматы выглядят совершенно по-разному, простота использования становится еще одним фактором, отличающим диаграмму Ганта от календаря проекта. Большинство людей могут взглянуть на обычный календарь и сразу же понять всю информацию, которая на нем отражена. То есть для работы с календарем проекта не требуется никакого особого обучения или уровня подготовки. Диаграмма Ганта не настолько интуитивно-понятна, так что к работе с ней нужно привыкнуть. Но если она и отстает от календаря в удобстве использования, этот недостаток компенсируется более широким функционалом. 3. Возможности Давайте поговорим о функциональной составляющей. Поскольку календари проектов и диаграммы Ганта отличаются друг от друга, как было сказано выше, у них должны быть разные функции и преимущества, а это значит, что они служат разным целям и подходят для разных сценариев. Каких именно? Ниже мы рассмотрим несколько различных примеров, где в одном случае лучше выбрать диаграмму Ганта, а в другом — календарь проекта или наоборот. Используйте календарь проекта в следующих случаях Вам нужен лишь общий обзор ключевых дат Благодаря своей простоте традиционный календарь дает представление о важнейших датах проекта. На календаре проекта определенно следует отметить: Дату сдачи проекта Даты совещаний и мероприятий Важнейшие вехи Если участники команды захотят узнать, когда будет запущен проект, или когда им нужно сдать свою часть работы, они сразу получат эту информацию, взглянув на календарь проекта. Умение работать с диаграммой Ганта для этого не потребуется. Вам нужно что-нибудь простое для демонстрации другим участникам На диаграмме Ганта можно отобразить все сложные аспекты, связанные с проектом. Но такой уровень детализации нужен далеко не всем. Возможно, совету директоров требуется знать лишь несколько избранных дат (например, дату завершения проекта). Или клиент не хочет вдаваться в подробности и предпочел бы обойтись простым календарем, чтобы следить за ходом работ. В таком случае календарь проекта — это ваш лучший выбор. Он позволяет поделиться с нужными людьми только самой необходимой информацией и не загружать их лишними подробностями. Вам нужно запланировать совещание В ходе выполнения проекта (особенно если речь идет о сложном, комплексном проекте) приходится проводить множество совещаний и обсуждений. Это и мозговые штурмы, и отчетные совещания, и сеансы совместной работы, и многое другое. Подобные мероприятия не обязательно наносить на диаграмму Ганта, ведь они будут выглядеть точками на шкале в отличие от полноценных задач. Например, обсуждение текста электронного письма скорее всего будет очень краткой частью задачи «Написать черновой текст электронного сообщения», а значит его и не нужно отображать отдельно. Но подобные события все равно необходимо запланировать и обеспечить явку, и в идеале у вас есть для этого простая возможность. Для координирования и отображения подобных совещаний гораздо проще пользоваться традиционным календарем, а не диаграммой Ганта. К тому же, в зависимости от инструмента для создания календаря, участники совещания могут даже получать напоминания о запланированном мероприятии, а диаграмма Ганта такой возможности не дает. Используйте диаграмму Ганта в следующих случаях Вам нужно понимать зависимости между задачами Хотя традиционный календарь проекта хорошо подходит для отображения отдельных задач, он не отображает зависимости между ними. Как предыдущая задача влияет на последующие? Какие задачи нужно завершить, прежде чем браться за конкретную задачу? Это очень важная информация, которую необходимо знать для составления реалистичного графика и планирования рабочего процесса. И чтобы было проще разобраться с этой информацией, рекомендуется использовать диаграмму Ганта. На диаграмме Ганта зависимости видны сразу. Частично это связано с тем, что вся диаграмма построена по принципу костяшек домино, и это позволяет лучше понимать последовательность и взаимное влияние задач. При этом диаграмма Ганта предлагает новый уровень отображения зависимостей, показывая их в виде линий, соединяющих полосы задач. По таким линиям сразу видно, зависит ли задача от какой-то другой или нет. Вам нужно определить критический путь проекта Неожиданности неизбежны, и поэтому вам нужно знать, когда на временной шкале есть некое пространство для маневра, а когда соблюдение графика необходимо обеспечить любой ценой. Лучший способ для этого — использование метода критического пути. Критический путь проекта — это самая длинная последовательность зависимых задач от начала и до завершения проекта. Если на этом пути произойдет задержка, есть риск, что весь проект будет выполнен с опозданием. На стандартном календаре проекта выявить критический путь практически невозможно, но на диаграмме Ганта это делается очень легко. Вы можете в буквальном смысле отследить зависящие друг от друга задачи. Эта информация позволит вам действовать гибко и при необходимости быстро изменять приоритеты, не сдвигая ваши вехи или окончательные сроки. Например, вы сможете перенести срок написания статьи с рекламой мероприятия, но не переносить саму дату события. Вам нужно управлять несколькими проектами одновременно Чаще всего вы работаете не над одним, а над несколькими проектами. Очень многое приходится отслеживать, и просмотр всех задач и сроков на единственном календаре может оказаться достаточно сложным процессом. Но если вы станете заводить отдельные календари для каждого проекта, вам придется делать лишнюю работу. Следить за ходом выполнения станет гораздо труднее. Диаграмма Ганта упрощает просмотр данных по нескольким проектам одновременно. Вы можете пользоваться отдельными диаграммами Ганта для каждого проекта и накладывать их друг на друга, чтобы увидеть общую картину по проекту. Такой подход не только оказывается более удобным (прощайте, 14 отдельных календарей!), но и позволяет разобраться, как эти проекты, выполняемые одновременно, накладываются друг на друга, чтобы было проще управлять рабочей загрузкой и ресурсами. Календари проектов и диаграммы Ганта — вместе эффективнее! Когда речь идет о календарях проектов и диаграммах Ганта, нельзя сказать, что один из этих инструментов оказывается лучше другого. У каждого из них есть свои преимущества, недостатки и оптимальные сценарии использования. На самом деле их удобнее всего использовать, когда они дополняют друг друга. Нет такого правила, которое запрещало бы применять оба инструмента, и каждый из них помогает удовлетворить определенные потребности вашей команды. К счастью, платформа управления проектами Wrike, предлагающая и Календари Wrike, и программное обеспечение для построения диаграмм Ганта, позволяет применять оба инструмента для успешного управления различными аспектами проекта.
Как расширить возможности вашей команды за счет гибкого графика работы?
Традиционный график с 9 до 17 часов с обязательным присутствием в офисе постепенно отмирает, и компаниям нужно к этому адаптироваться, чтобы удержать лучших специалистов и расширить возможности высокопроизводительных команд
Тайм-менеджмент: лайфхаки и встречи (часть 3 из 3)
Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), делится советами и принципами организации продуктивных встреч. Ну вот и последняя часть нашего экскурса в тайм-менеджмент и планирование. У меня есть пара-тройка лайфхаков, которые в самом начале очень сильно помогли мне с планированием времени — я старался следовать им ежедневно. Через какое-то время я стал это делать автоматически. Рассказываю о моих ТОП-3 лайфхаках, которые вам тоже советую использовать: «Якорь» Определите для себя ежедневную активность, которую вы будете считать залогом вашего успешного дня. И каждый день обязательного её выполняйте, как ритуал. Таким образом, вы превратите даже самое небольшое событие в ключ к вашему успеху. Например, у меня таким якорем выступает чашка черного свежемолотого кофе без сахара в начале дня (уже более 10 лет). «Есть лягушек по утрам» Определите самое неприятную ВАЖНУЮ задачу на сегодня и "съешьте" её в начале дня. Вам станет гораздо комфортнее — все остальные активности будут восприниматься по-другому. У вас не будет такого яркого отторжения в их исполнении, ведь ту самую задачу, которая не вызывает у вас большого энтузиазма, вы уже сделали. Обоснованное «нет» Говорите НЕТ дополнительным нереальным обязательствам и задачам. Старайтесь контролировать новые запросы и ограничивать их количество. Памятка подготовки к встречам Используйте памятку для планирования своих встреч, и вы повысите эффективность своего рабочего дня. По возможности чередуйте дни для встреч с днями в офисе — это сократит время на дорогу из офиса на встречу и обратно. Уточните время проведения и формат встречи, её актуальность до момента начала и заранее закажите пропуск (если это необходимо). Встречу могут перенести и вы об этом не узнаете. На уровне топ-руководителей такое может произойти – не каждый руководитель грамотно управляет своим календарем. Поделитесь со всеми участниками информацией из п. 2 (описана выше). Если вы организатор, попросите участников подготовиться к встрече заранее. Это поможет провести cовещание более продуктивно. Лучшие встречи – не те, где задают вопросы, а те, где предлагают решения в ответ на поставленные вопросы. Запланируйте необходимые встречи в своем календаре, а также все необходимые подготовительные мероприятия: заложите время на подготовку, дорогу и формирование протокола, если вы ответственны за него. Вы увидите, сама встреча – это лишь малая часть всего процесса участия в ней. Приезжайте за 5-10 минут до начала встречи, а в случае непредвиденной задержки не забудьте заранее сообщить об опоздании или необходимости переноса. В течение 24 часов после встречи подготовьте протокол. Пока вы помните итоги встречи, это позволит вам грамотно и оперативно делегировать исполнение поручений и решений, принятых на переговорах. И помните, что «Тime Management не исключает гадости, он позволяет уменьшить их до приемлемого количества». — Александр Фридман, Менеджмент-консультант. Оставайтесь с нами, подписывайтесь, обсуждайте и делитесь нашими статьями! _________________________________________________________________ Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com.
Стили руководства: какой подходит именно вам?
Существует огромное количество книг, статей и консалтинговых фирм, которые дают советы по управлению компаниями. Образ «идеального лидера» у всех разный. Не существует единого подхода к управлению персоналом. Стили руководства определяются исходя из двух факторов: вашего характера и отношения команды. Каждый стиль руководства основан на определенных навыках, жизненной философии и личных качествах руководителя. Так который из них подходит для вас? Мы создали инфографику, которая поможет определить свой идеальный подход, и определиться, какой стиль руководства вам ближе. Щелкните для увеличения Чтобы разместить инфографику на вашем сайте, используйте следующий код встраивания: Инфографика составлена Wrike Какой результат вы получили? Отеческий стиль Вы цените командную работу, поощряете сотрудничество и помогаете улаживать конфликты, создаете атмосферу мира и согласия. Вы — идеальный руководитель в тех случаях, когда необходимо повысить мотивацию сотрудников в моменты стресса, наладить отношения в коллективе и создать атмосферу доверия. Вы помогаете участникам команды осознать важность своего вклада в общее дело. Но старайтесь не перехваливать подчиненных и следите за тем, чтобы все недостатки в работе вовремя исправлялись. Ваш девиз —«Главное – люди!» Авторитарный стиль Вы относитесь к тем лидерам, которые быстро и эффективно добиваются поставленных целей, самостоятельно принимают решения и берут на себя ответственность за полученный результат. Вы уверены в себе и мобилизируете своих подчиненных. Они все внимание уделяют поставленным перед ними задачам и не несут ответственность за более масштабные решения — такой подход бывает эффективным при выполнении очень сложных проектов. Главное — убедитесь, что, принимая решения за всех, вы не отвергаете тот ценный вклад, который могли бы внести участники вашей команды. Ваш девиз —«Иди за мной!» Бюрократический стиль Вы требуете буквального соблюдения правил и инструкций, и поэтому ваш стиль руководства подходит для работы в чрезвычайных условиях с риском для здоровья персонала или для выполнения проектов, требующих очень больших финансовых затрат. Вы прекрасно себя чувствуете в рамках жесткой иерархической структуры, где четко расписаны правила и обязанности, но вам трудно справляться с творческими проектами, для реализации которых требуется гибкость и готовность к переменам. Ваш девиз — «Этого не может быть, потому что про это не написано в ни одной инструкции или положении дел». Харизматичный стиль Вы амбициозны, уверены в себе и умеете вести за собой людей. Харизматичные лидеры душой болеют за свою работу и используют силу убеждения, чтобы улучшить существующее положение дел или вывести команду из кризиса. Вы можете быть склонны к замалчиванию собственных ошибок, так что не забывайте: на ошибках учатся! Ваш девиз — «Моя харизма помогает мне достичь желаемых результатов». Наставнический стиль Вы поощряете и вдохновляете участников своей команды, даете им советы и рекомендации, четко очерчиваете круг их обязанностей, умеете брать на себя ответственность и рассчитываете на такое же ответственное отношение ваших коллег. Ваши коллеги точно знают, чего вы от них ожидаете, и ваш стиль руководства оказывается особенно эффективным, когда необходимо повысить результативность и производительность труда. Но будьте осторожны: если не все сотрудники проявляют инициативу и стремятся с вашей помощью повысить свой профессиональный уровень, то ваш подход к управлению может восприниматься как чрезмерная опека. Ваш девиз — «Попробуй так!» Диктаторский стиль Вы стремитесь держать все под контролем, успешно добиваетесь результатов и умеете дисциплинировать сотрудников, а главное — вы особенно эффективны в период кризисных ситуаций, когда нужно срочно принять решение. Вы ждете от команды подчинения, но для вас не имеет значения, согласны ли коллеги с вашими распоряжениями, или нет, лишь бы только ваши распоряжения исполнялись. Старайтесь использовать навыки межличностного общения. Не настраивайте против себя подчиненных и начальство, не портите отношения с людьми. Всего лишь несколько слов ободрения или похвалы способны чудесным образом поднять командный дух, уровень мотивации и продуктивность. Ваш девиз — «Я знаю, как правильно!» Демократический стиль Может, вы и возглавляете команду и вовлекаете её в участие в проектах. Вы интересуетесь мнениями и идеями ваших подчиненных и учитываете их при принятии решений. Ваша приверженность новым методам работы также позволяет вам раскрыть потенциал ваших сотрудников. Учет различных мнений при принятии решений повышает командный дух и производительность труда, но может оказаться замедляющим фактором в тех ситуациях, когда нужно действовать незамедлительно. Такой руководитель все свои решения принимает совместно с коллективом и опирается на его мнение и поддержку. Ваш девиз — «Хочу узнать ваше мнение!» Либеральный стиль Вы практикуете политику максимального невмешательства. Ваши подчиненные сами принимают решения, а вы даете им ресурсы и оказываете поддержку только в случае необходимости. Ваши сотрудники очень довольны своей работой, потому что ценят и свою самостоятельность, и оказанное вами доверие. Ваш стиль руководства хорошо подходит для команд, состоящих из профессионалов с высокой мотивацией. Старайтесь, чтобы подчиненные не приняли вашу позицию за равнодушие и не утратили мотивацию, а также правильно распоряжались своим временем и получали всю необходимую информацию, которые нужны им для эффективной работы. Ваш девиз — «Выбор зависит от вас!» Эталонный стиль Вы стремитесь к совершенству и требуете очень многого как от себя, так и от окружающих. Вы подаете пример своим подчиненным. Вы всегда готовы прийти на помощь в случае необходимости и, прежде всего, нацелены на результат и постоянное совершенствование, но заданные вами стандарты могут оказаться для вашей команды недостижимыми. Не забывайте положительно оценивать работу подчиненных, проявляйте терпение и помогайте коллегам получать новые знания. Ваш девиз — «Делай как я!» Лидерство как служение Лидерство как служение — один из принципов менеджмента в компании «Тойота». Вы служите примером для своих коллег, проявляете последовательность действий и великодушие. Для вас важнее всего — выявить и удовлетворить потребности участников команды, а также позаботиться, чтобы у каждого сотрудника было все необходимое для успешной работы. Благодаря постоянному общению с сотрудниками вы знаете их мнения и пожелания, но при этом не боитесь указывать им на ошибки или принимать непопулярные решения в случае необходимости. Вам может быть трудно работать в организациях с жесткой иерархией, где от руководителей ждут авторитарного подхода. Ваш девиз — «Доверие — самое главное!» Транзакционный стиль Ваши подчиненные точно знают, чего от них ждут. Ведь, взявшись за работу, они сами согласились выполнять ваши распоряжения, а вы подробно описали круг обязанностей и сферу ответственности каждого участника команды. Вы не размениваетесь по мелочам — когда вы делегируете обязанности сотруднику, он берет на себя всю ответственность за выполнение задачи. У вас есть четкая система поощрений и наказаний, и ваши подчиненные уверены, что их оценивают по способностям и внесенному вкладу в работу. Ваш девиз — «Метод кнута и пряника —самый эффективный!» Трансформационный стиль Подобно лидеру-визионеру, вы мотивируете сотрудников, разрабатываете общую стратегию или ставите перед ними вдохновляющую цель. Это способность раскрыть возможности в тех, с кем вы работаете. Вы отличаетесь высоким эмоциональным интеллектом, верностью своим принципам и ожидаете лучшего от своих подчиненных и показываете им пример ответственного отношения к работе. Ваш девиз — «Не нужно останавливаться на достигнутом, ведь успех — это постоянный рост!» Визионерский стиль (авторитарный) Вы ярко и красочно описываете цель, стоящую перед проектной группой или всей организацией, чтобы мотивировать и вдохновить своих сотрудников. Вы знаете, что новые идеи и инновации могут возникать буквально на ровном месте, и поэтому во всем ищете источник новой информации или новые возможности и перспективы.Основная черта характера этих лидеров — эмпатия. Вам важно достижение цели, а методы отходят на второй план, поэтому вашей команде дается полная свобода для экспериментов, риска и творчества. Ваш девиз — «Я уверен в том, что делаю!» Создайте идеальную команду А теперь, когда вы определили свой стиль руководства, соберите команду мечты, воспользовавшись советами признанного автора и бизнес-тренера Нэнси Батлер (Nancy Butler). Источники: WallStreetJournal.com, mindtools.com, money-zine.com, danielgoleman.info
Управление проектами в строительстве
Строительство – это двигатель экономики во всем мире. Вокруг каждого объекта функционирует множество компаний. Одни отвечают за поставку необходимого оборудования, другие – за снабжение строительными материалами. Это очень ответственная и достойная уважения работа. В каждом проекте взаимодействуют инженеры, архитекторы, подрядчики, заказчики услуг и многие другие. Процесс создания успешной команды требует высокой организации и планирования. Для того, чтобы сделать работу более отлаженной и прозрачной для всех, кто принимает участие в проекте, мы составили список инструментов, который может помочь в строительстве. Управление командой и проектами Если вы работаете в строительной сфере, то в данном случае просто невозможно работать без специализированного софта, который подразумевает управление командой и проектами. Прежде всего, речь идет о бережном отношении ко времени. Давайте вспомним о производственной системе менеджмента Тойоты (TMS), в которой выделяется 7 видов потерь. Составной частью большинства видов потерь как раз и является время. Речь может идти о бесполезных совещаниях, откладывания задач “на потом”, нарушение сроков сдачи проектов и т.д. Именно поэтому так важно знать о технологиях эффективного управления проектами, вне зависимости от сферы где вы работаете: будь это строительство или производство. Wrike – это платформа, благодаря которой можно настраивать рабочий процесс и цепочки зависимых задач. Это позволяет наглядно показать, в какое время выполняются эти задачи и в какой последовательности их нужно выполнять для того, чтобы проект был вовремя отправлен заказчику или на экспертизу. Системы для 3D-визуализации С чего начинается 3D-визуализация? Если мы говорим о проектировании, то в данном случае речь идет об Информационном Моделировании Зданий (Building Information Modeling), которое основывается на трехмерной модели. BIM-технологии – это по сути виртуальный аналог реальных элементов зданий. Данная визуализация позволяет выбрать наилучшие проектные решения для того, чтобы представить их заказчику. В целом, работа проектировщика становится более прозрачной для всех участников, которые принимают участие в проекте – от архитектора до главного инженера. Revit – это программное обеспечение, разработанное на основе технологии BIM. Сервис дает возможность проектировать сложные архитектурные элементы, включая строительные конструкции, инженерные системы и само планирование строительства. Также хочется отметить Dynamo – это бесплатное приложение к Revit. Это инструмент визуального программирования для ускорения процесса проектирования, который может работать и без Revit. BIM в строительстве. Связь Revit с Wrike через Dynamo (Александр Попов, ФСК Лидер) AutoCAD – это программное обеспечение, которое относится к системе автоматизированного проектирования (САПР) и черчения. Основная задача данного инструмента – это создание 2D и 3D объектов и чертежей. С помощью AutoCAD можно проектировать, визуализировать и эффективно воплощать идеи. Аналитические системы Хочется упомянуть об инновационном стартапе TraceAir, который разрабатывает программное обеспечение для контроля качества и стоимости строительства при помощи продвинутых аналитических алгоритмов. Этот софт позволяет проверять работу на строительной площадке и сделать процесс строительства более прозрачным и контролируемым благодаря беспилотным летательным аппаратам. Системы бюджетирования и ведения финансовой отчетности Управление бухгалтерскими процессами — это то, без чего невозможно обойтись в строительной сфере. Как правило, оно включает в себя формирование бюджета на реализацию проекта и многие другие важные аспекты. Инструмент должен помочь оперативно спланировать расходы и сделать финансовый прогноз. Некоторые строительные компании пользуются такими инструментами, как, например, Визардсофт, Смета.RU, PayPanther. Системы автоматизации документооборота ЭОС – ведущий разработчик систем управления документооборотом, включая электронные и бумажные архивы, который является лидером рынка в России и странах СНГ. Также хочется отметить такие платформы, как Knowify, Jonas Premier и EasyBuild. Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и проектами Такие программы позволяют хранить контактные данные клиентов, обновлять статусы по взаимодействию с ними, а также добавлять важные документы по каждому контакту. Основное преимущество CRM решений заключается в том, что они дают возможность отслеживать прогресс по каждому клиенту. Одни из самых популярных и востребованных платформ – это Procore, DBX и Builder CRM & Marketing. Планирование проектирования Планирование проектирования с Wrike (Александр Попов, ФСК Лидер) Хочется отметить, что в Wrike есть диаграмма Ганта, которая дает возможность отслеживать график выполнения задач (например, вашими подрядчиками). С ее помощью можно просматривать проекты, которые находятся в работе, а также отслеживать взаимосвязь между проектами. Важнейшее преимущество диаграммы Ганта заключается в том, что она помогает планировать основные вехи и визуально отражать объемы проектов. Таким образом, у менеджера появится возможность наглядно увидеть загруженность своей команды и перераспределить ресурсы на выполнение задач. Чтобы узнать больше о том, как решение "Управление совместной работой от Wrike" может помочь вашей команде в строительстве, зарегистрируйтесь для получения бесплатной 14-дневной пробной версии, скачайте нашу электронную книгу!
Как менеджеру проекта улучшить свои лидерские качества
Чтобы быть успешным менеджером проекта, мало просто координировать информацию. Вам также необходимо уметь руководить участниками проектной группы и мотивировать их. А для этого нужны немалые лидерские качества. Следующие пять рекомендаций помогут вам эти качества в себе развить.
Тайм-менеджмент: планирование активностей (часть 2 из 3)
Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), рассказывает о том, как наиболее эффективно спланировать работу. В продолжении небольшой статьи про пожиратели времени и парадоксы планирования, предлагаю ознакомиться с графиками поистине великих людей (зеленые секторы — это время, отданное профессии). Такой анализ нам подтвердит в очередной раз, что отдавать все возможное время на работу — это неверный шаг, нужно оставлять время на саморазвитие. Сами переработки снижают качество выполняемой работы и повышают стоимость ваших ошибок. Компания платит денежную компенсацию за переработанные часы, а в дальнейшем и за потерянное качество. Источник: mindbodygreen.com Как планировать работу наиболее эффективно Ниже я приведу всего 4 шага, которые помогут вам организовать планирование активностей наиболее эффективно: Фиксируем все вводные. Всю информацию из головы переносим на носитель информации (будь то бумага, интеллект-карта или to-do-списки). Оставляем голову для того, чтобы думать, а не хранить информацию. Вы удивитесь полученному эффекту! Получившийся набор вводных группируем по общим признакам. Получаются общие тематические «кучки». В этих «кучках» задачи декомпозируем на мелкие и управляемые мероприятия. Мы получаем более точные оценки для дальнейшего планирования, делегирования и контроля. Если какое-то мероприятие целиком зависит от вас, сохраняйте его себе в календарь. Логически связываем мероприятия для выстраивания конечных последовательностей исполнения задач. Мы с вами получили план по реализации задач. Жизнь обязательно внесет свои коррективы. Нам, конечно же, придется его пересматривать. Но для эффективной ориентации в делах нужно расставить приоритеты. Причем делать это придется постоянно. Для кратковременного планирования отлично подходит матрица Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США делил лист на четыре квадрата и обозначал по осям срочность и важность задач. В матрице я указал основные действия, которые следует выполнять в зависимости от принадлежности задачи конкретному типу. Определив приоритеты, необходимо периодически их пересматривать, чтобы не потерять что-то более важное. После этого ставьте задачи себе в график начиная с типа А-В-Б. Учтите, что для включения в задачу нужно порядка 15-20 минут, чтобы в нее погрузиться. Не забывайте о своих индивидуальных биоритмах— нет никакого смысла после обеда ставить высокоинтеллектуальные задачи. Организм будет занят перевариванием пищи и ему будет не до мыслительных процессов. Если речь идет о постоянно повторяющихся ежедневных задачах, советую сгруппировать их по блокам (работа с почтой, звонки и т.п.) и выполнять их совместно. Начните с заполнения порядка 50% вашего графика с учетом обеда. Через некоторое время вы сможете планировать 80%, остальные 20% оставьте на риски. У меня обязательно есть план на день, неделю, личные (включая семейные) планы на месяц и на год. Возможно, вам подойдут еще и полугодовые планы. В следующей части я расскажу про самые эффективные лайфхаки, используемые мной, и правила подготовки к встречам. _________________________________________________________________ Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com.
Последовательность и креативность — совместимы?
Знаете это чувство, когда вас окрыляет вдохновение? Вы ощущаете эмоциональный подъем и у вас прекрасное настроение. Возможно, вы знакомы и с противоположной ситуацией. Полный тупик. Словно огонь погас, и не осталось даже искры вдохновения на креативность. Часто кажется, что вдохновение в принципе невозможно контролировать. Когда оно есть, дело движется само. Когда нет, все стоит на месте. И это не было бы проблемой, если бы у нас была возможность заниматься творческой работой только во время приливов вдохновения. Но большинству из нас эта роскошь недоступна. Если вы должны креативить день за днем, придется научиться творить регулярно. Вообще творческая жилка настолько важна, что 60% генеральных директоров считают ее одним из самых ценных качеств лидера. Тем не менее, целых 75% людей считают, что не полностью реализуют свой творческий потенциал. Креативный процесс очень важен. Но создавать что-то новое — дело нелегкое, особенно когда приходится выжимать из себя оригинальные идеи изо дня в день. Возможно ли поддерживать стабильный поток творческих идей, выдавая большие объемы материала? И если да, то как? Творчество и креативность «Творчество — это ключевой показатель производительности (KPI) в любой креативной профессии, — объясняет Кейт Салливан, психолог, специалист по кадрам и контент-директор TCK Publishing. — Его можно измерить в количестве слов, дизайн-макетов, сверстанных страниц, строк программного кода, обложек или в любых других единицах, которые показывают, какой объем работы проделал дизайнер, писатель, редактор или любой другой специалист за определенный период времени». Ниже мы приводим познавательное выступление Джули Берстейн на TED Talks, в котором она рассказывает, что творческий процесс — это напряжение между теми элементами, которые вы можете контролировать, и теми, которые вы учитесь пускать на самотек. Можно ли творить по расписанию? Может показаться, что запустить творческий режим довольно просто. Но на самом деле это далеко не так. Поддерживать постоянный поток вдохновения невероятно сложно. Возникает вопрос: возможно ли это вообще? Можно ли добиться некоторой стабильности в творческой работе? Да, в определенных пределах. «Количество ради количества не всегда дает качественную работу. Но не стоит забывать и о том, что необходимо регулярно практиковаться в своем деле», — говорит Мишель Дженне, коуч в Rise Up Creativity. «Постоянные большие объемы творческой работы истощают ваш источник свежих идей, — объясняет Салливан. — Если, скажем, выдавать по одному посту из 3000 слов семь дней в неделю или по шесть вариантов логотипа в день, вы превратитесь в конвейер». При этом Салливан замечает положительную тенденцию. «Начинаешь понимать, какие приемы тебе подходят, улучшаешь технику и приобретаешь навыки, которые помогут усовершенствовать рабочий процесс. Например, вместо того, чтобы сражаться с макетом страницы, начинаешь создавать в уме подборку инструментов и материалов, которые можно применить для той или иной работы». Главное — методом проб и ошибок определить, сколько работы вы действительно можете проделать: достаточно, чтобы отточить навыки, но не слишком много, чтобы не чувствовать себя опустошенным. «Все это сугубо индивидуально — нужно самому понять, где находится ваш личный рубеж», — добавляет Салливан. Как развить в себе привычку к творчеству Как улучшить творческие способности? Приводим несколько советов от экспертов: 1. Составьте расписание Многим представителям креативных профессий слово «расписание» кажется почти ругательным. Но на самом деле оно очень полезно для производительности и реализации творческого потенциала. «Расписание — это отнюдь не ограничение; напротив, это лучший союзник креативного специалиста, — говорит Салливан. — Разметив день так, чтобы в нем были рабочие штурмы, отдых и периоды размеренной работы, вы настроите себя на успешный труд. Планируя работу на день в соответствии с периодами наибольшего подъема, а затем давая себе возможность подзарядить батарейку, можно сделать намного больше, не жертвуя при этом качеством». Магический эффект расписания сводится к теории истощения эго, согласно которой у всех нас есть ограниченное количество умственных ресурсов, таких как творческий потенциал и сила воли. (Стоит заметить, однако, что эта теория пока считается спорной.) Но в любом случае кое-какой смысл в ней есть. «Если мы не планируем свое время, наша энергия расходуется на незначительные проблемы — например, на принятие решений о том, когда начать работать над проектом X или что съесть на обед, — объясняет Салливан. — Выстраивая график, вы избавляетесь от необходимости принимать лишние решения, которые только тратят ваши ресурсы. Это значит, что у вас остается больше энергии на реализацию творческих идей». Планирование дня вовсе не означает, что вы должны раз и навсегда вогнать себя в жесткие рамки. Если хотите, можете планировать каждый день по-разному. Но у единообразного расписания тоже есть свои преимущества. «Сделав периоды творческой работы своей привычкой, вы учитесь сразу браться за дело, — говорит Салливан. — Ваш сознание заранее готовится переключиться на творческий режим в конкретное время суток, так что вы проводите меньше времени, глядя на чистый лист бумаги». СОВЕТ. Выбирая время дня, лучше всего подходящее для творчества, ориентируйтесь на уже известную информацию. Жаворонки считают, что им лучше работается по утрам, совы же предпочитают включаться в работу ближе к ночи. Но исследования говорят, что может быть и наоборот. Так что даже если вы не считаете себя жаворонком, попробуйте заняться креативной работой с утра. Возможно, вас ждет сюрприз! 2. Подойдите к вопросу творчески «Смена темы, распорядка или даже обстановки — отличный способ побороть монотонность», — говорит Дженне. Так что если вы чувствуете, что ваш энтузиазм начинает иссякать, возможно, вам пора творчески подойти к своему процессу, чтобы не снижать объемов сделанной работы. Может, стоит попробовать другие приемы? Или освоить новую программу? Поработать с проектом в другом порядке? «Проще говоря, делайте все, что можно, чтобы нарушить заведенный порядок, но при этом выполнить работу, — советует Салливан. — Так вы заставите себя мыслить различными способами». СОВЕТ. Если сомневаетесь, попробуйте сменить обстановку — это никогда не повредит (поработайте из кофейни или удаленно в комфортном для вас месте). 3. Не стремитесь к совершенству «Количество может повысить (и повышает) качество, — говорит Дженне. — К сожалению, многие креативные специалисты стремятся к совершенству, тем самым мешая себе создавать нужный объем работы. Но именно ошибки, сделанные при больших объемах работы, приводят нас к новым идеям и улучшениям». Легко прийти к мысли, что вся работа, которая выходит из ваших рук, должна быть идеальна. Лучше просто начать работать, не забывая, что вы всегда можете отступить на шаг и кое-что изменить. «Многие из наших "ошибок" вполне можно довести до ума, — добавляет Дженне. — Десять тысяч часов набираются по одной минуте за раз!» 4. Не перетруждайтесь Если вам приходится быстро выполнять большие объемы работ, есть соблазн перегнуть палку. Важно найти баланс и беречь свои ресурсы. «Заставляя себя делать слишком много, вы снижаете качество своей работы, — объясняет Салливан. — Сила воли, творчество, воображение и умственные силы можно сравнить с колодцем, который мы вычерпываем за день и которому нужно вновь наполниться, пока мы отдыхаем». Действительно, устроить перерыв — это отличный способ зарядиться энергией, которой вам так не хватает. «Хоть это и кажется странным, сделать паузу от работы может быть полезно — это даст вам новые идеи, которые вы затем сможете воплотить в жизнь», — говорит Дженне. СОВЕТ. Исследователи Стэнфордского университета обнаружили, что ходьба улучшает творческие способности. Так что если вы раздумываете, чем заняться в перерыв, устройте себе небольшую прогулку. Дело за вами Стабильное творчество может показаться оксюмороном. Однако — хотите верьте, хотите нет — достичь его возможно, если действовать правильным образом: Составить удобное расписание Иногда отступать от заведенного порядка Не стараться каждый раз сделать все идеально Давать себе достаточно времени на перезагрузку Будете ли вы всегда полны вдохновения и готовы выдать очередную идею? Может и нет. Но эти советы по крайней мере помогут вам регулярно выполнять нужные объемы работы, не забывая про креативность. Об авторе: Кэт Бугард (@kat_boogaard) — писательница со Среднего Запада, круг интересов которой включает в себя такие темы, как карьера, саморазвитие и жизнь фрилансера. Она ведет колонку в Inc., пишет статьи для The Muse и для The Everygirl.
Процесс управления изменениями для основных типов личности
Мы определили семь самых популярных типов личности, которые могут вам встретиться при переходе на Wrike или иной инструмент, а также лучшие методики для успешного управления изменениями с учетом их особенностей.
Автоматизация: зачем она нужна дизайнерам?
Для сохранения конкурентных преимуществ творческим группам нужно либо создавать больше контента, либо повышать его эффективность. Мы опросили более 1 500 креативных директоров и линейных сотрудников, работающих как в агентствах, так и в корпорациях, чтобы лучше разобраться в текущем положении дел у творческих коллективов и узнать об их основных проблемах.
Пять функций, необходимых для системы обработки запросов
Правильно подобранный инструмент поможет вам усовершенствовать систему обработки запросов, чтобы вы и участники вашей команды могли принимать запросы на создание проектов без лишних трудностей. Звучит заманчиво? Мы думаем, что да, и поэтому хотим поделиться с вами мнением о том, с чего лучше начинать поиски подходящей системы обработки запросов.
Лучшие функции инструментов, необходимые малому бизнесу для эффективной работы
Деб Ли, консультант по цифровой продуктивности, обладатель сертификата Certified Professional Organizer (CPO), докладчик и сертифицированный консультант Evernote, рассказывает о лучших программных инструментах, которые необходимы малым предприятиям для повышения производительности и конкурентоспособности. Она рассказывает, на какие возможности следует обратить внимание при выборе наилучшего приложения для вашей компании.
Использование шаблонов Google Форм для мгновенной обратной связи
Иногда бывает нужно узнать мнение людей как можно быстрее. Google Формы — один из инструментов, позволяющих легко и быстро создать форму с нуля или на основе шаблона. Их можно использовать например, в маркетинговых целях, чтобы лучше понять аудиторию и получить обратную связь. О шаблонах Google Форм Google Формы появились в феврале 2007 года. После выхода последнего обновления Google Формы позволяют настраивать дизайн ваших форм и добавлять логотипы, видеоролики и даже файлы в формате GIF. Также вы можете воспользоваться большой библиотекой готовых шаблонов Google Форм, чтобы вам не пришлось начинать с чистого листа. Как создать форму Google Создать форму Google очень просто. Как и в случае со всеми Google Документами, начинать нужно с Google Диска. Или можно воспользоваться уже имеющейся таблицей, настроенной для сбора отзывов. Перейдите по ссылке docs.google.com/forms В верхней части экрана, озаглавленной «Новая форма» (Start a New Form), выберите один из шаблонов, который хотите использовать, или начните с пустой формы. Различные применения шаблонов Google Форм А теперь перейдем к делу. Для чего можно использовать шаблоны Google Форм? Регистрация участия в мероприятии. Создать форму Google для учета посетителей мероприятия — это самое очевидное применение этой функции. Старайтесь свести число полей к минимуму. Чем меньше полей придется заполнять, тем больше посетителей зарегистрируются (шаблон Event registration). Опрос общественного мнения. Этот шаблон, наверное, используется чаще всего. С его помощью вы сможете легко узнать мнение аудитории по какому-либо вопросу. Например, можно собрать отзывы о прошедшем совещании, узнать мнения о месте проведения мероприятия или о предложенном меню (шаблон Event feedback). Тесты. Сотрудники отдела кадров или ответственные за корпоративное обучение могут использовать шаблоны Google Документов, чтобы создавать тесты, позволяющие оценить знания участников тренинга или успешность пройденной программы (шаблон Sample quiz). Рабочие запросы и управление офисом. Формы Google можно использовать и для того, чтобы дать персоналу возможность заказывать офисные принадлежности или сообщать о проблемах. (шаблон Work request). Форма для отзывов клиентов. Управление проектом включает в себя и управление отзывами, которые оставляют клиенты. Google Форма с минимальным числом полей прекрасно подойдет для выполнения этой задачи. Вы можете даже предложить клиенту несколько вариантов на выбор: запросить желаемую функцию, сообщить об ошибке или просто задать вопрос (шаблон Customer feedback). Благодаря шаблонам Google Форм создание опроса сводится к простому выбору готового шаблона и его настройке. Ознакомьтесь с этим руководством по использованию шаблонов Google Форм на Youtube. Также существует множество полезных расширений для Google Docs, которые можно использовать в своей работе. Но если вам требуются более продвинутые инструменты для работы с формами, предлагаем попробовать Wrike. Тарифный план Wrike Enterprise включает в себя такую функцию, как запросы. Эти формы вы сможете преобразовывать их в задачи, назначать участникам команды и моментально внедрять в свой рабочий процесс. Узнайте больше о запросах Wrike в этой статье.