Итак, вы успешно перевели свою команду на новую систему управления проектами (надеемся, что это Wrike) и готовы взяться за планирование своего первого проекта. Прежде чем начать назначать сроки его исполнения, знаете ли вы, как представить в наглядном виде временную шкалу вашего проекта? Кто будет ответственным за обновление данных на временной шкале? И как вы собираетесь открывать доступ к временной шкале участникам команды или коллегам из других команд?

Ваша временная шкала должна стать центром управления и единым источником информации по всем вопросам, связанным с отчетными материалами и сроками проекта. Если не оптимизировать процесс отслеживания хода работ, ожидания не оправдаются, продуктивность будет страдать из-за различных препятствий, и ваша временная шкала окажется бесполезной.

Эффективное использование временной шкалы в системе управления проектами:

1. Позаботьтесь об актуальности данных

Планы часто нарушаются. Но ваша продуктивность не должна от этого страдать. Если при малейшем изменении планов вам приходится тратить время на внесение корректировок в сроки создания каждого из отчетных материалов, значит вам пора подумать о внедрении новой системы управления проектами. Не говоря уже о том, что если вам приходится сдвигать сроки вручную, это может отразиться на точности вашей временной шкалы. Что если вы что-нибудь пропустите? Как вы уведомите остальных об изменении сроков?

Ваша временная шкала должна быть интерактивной, чтобы в случае изменения планов сроки сдвигались автоматически. Диаграммы Ганта в Wrike автоматически подстраиваются под любые внесенные исправления. Как только вы перетащите задачу к новому сроку выполнения, то уведомления о корректировках придут всем участникам команды.

Best_Practices_Using_Timeline_Project_Management_Software_2.gif

Начните пользоваться диаграммами Ганта в Wrike бесплатно!

2. Постоянно общайтесь с коллегами

И нет, мы не имеем в виду совещания.  Они отнимают много времени и их результаты трудно отследить. Но как же вам общаться с коллегами, если не на совещаниях?

Если у вас есть эффективная система управления проектами, все просроченные задачи сразу же становятся видны. Доступ к временной шкале открыт всем участникам, которые работают над проектом. Каждый член команды может видеть, какие задачи ему поручены и то, чем занимаются коллеги. Если что-то не совсем очевидно, всегда можно @упомянуть владельца задачи и задать вопрос прямо в системе.

Поверьте, вы не будете скучать по совещаниям. Благодаря налаженной коммуникации внутри системы управления проектами у всей команды появится больше времени на решение текущих задач по проекту. 

3. Выявите критический путь

Когда вы смотрите на временную шкалу проекта, вам может быть сложно понять, как задержка в выполнении одной задачи повлияет на остальные. Даже если небольшое нарушение дедлайнов не отразится на окончательном сроке сдачи проекта, насколько небольшим оно должно быть? Какие из задач можно передвинуть? Как понять, где следует остановиться? Как сильно можно опоздать с подготовкой отчетного материала, чтобы не сорвать сроки сдачи проекта?

Метод критического пути (МКП) основан на представлении об ограниченных ресурсах или условиях. Другими словами, в каждом проекте есть основные задачи, которые очень важны для выполнения всего проекта.

На сайте Workamajig приводится отличный пример критического пути при приготовлении омлета. Чтобы его приготовить, необходимы три основных этапа:

  1. Разбить яйца.
  2. Поставить сковороду на огонь.
  3. Пожарить яйца в сковороде.

Есть и другие этапы приготовления вкусного омлета, не указанные в этом списке. Например, добавление соли и специй, наливание масла на сковороду и использование любимых ингредиентов. Но эти этапы являются дополнительными по отношению к трем основным, которые перечислены выше. Если вы пропустите один из трех основных этапов, омлет у вас не получится.

Best_Practices_Using_Timeline_Project_Management_Software_3
Источник: Workamajig

 Когда данные на временной шкале проекта начинают расходиться с календарным планом, этот метод становится очень важен. Умение выявить, какие задачи являются менее приоритетными, а какие абсолютно необходимы, поможет участникам вашей команды сосредоточиться на нужной цели, чтобы завершить проект в срок и получить хорошие результаты.

4. Построение зависимостей

Некоторые задачи невозможно выполнить до завершения другой задачи. Но как это отразить на временной шкале? С помощью зависимостей!

Они указывают на взаимосвязи между задачами. Если снова воспользоваться примером с омлетом, вы не сможете зажарить яйца, пока не разогреете сковороду. Эти задачи зависят друг от друга, и конечная цель будет достигнута только в том случае, если они будут выполнены в строго определенном порядке.

На временной шкале в системе управления проектами Wrike вы можете создать четыре типа зависимостей.

Best_Practices_Using_Timeline_Project_Management_Software_4

Диаграмма Ганта в Wrike позволяет создавать такие зависимости и привязывать их к определенному проекту. Если вы сдвигаете одну из зависимых задач, другая сдвигается вместе с ней, сохраняя промежуток времени, необходимый для выполнения обеих задач.

Благодаря использованию зависимостей другие участники будут сразу видеть, почему определенные задачи должны выполняться в первую очередь. Это дает возможность более эффективно расставлять приоритеты для задач.

Вы готовы пользоваться временной шкалой при управлении проектом

Поздравляем! Теперь вы готовы создать временную шкалу и в сроки завершить проект. Чтобы эффективно использовать временную шкалу, следуйте этим рекомендациям:

  1. Следите за актуальностью данных
  2. Обменивайтесь информацией прямо на временной шкале, чтобы обеспечить подотчетность
  3. Ищите критический путь, если создание отчетных материалов задерживается
  4. Используйте зависимости для приоритизации задач

Дополнительные материалы по использованию временной шкалы при управлении проектами

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности