Пять самых распространенных ошибок при управлении несколькими проектами: графики проектов (часть 3 из 5)
The third common mistake in managing multiple projects? Separated project schedules make it extremely hard for you to figure out task sequences and priorities across your projects.
Последовательность и креативность — совместимы?
Знаете это чувство, когда вас окрыляет вдохновение? Вы ощущаете эмоциональный подъем и у вас прекрасное настроение. Возможно, вы знакомы и с противоположной ситуацией. Полный тупик. Словно огонь погас, и не осталось даже искры вдохновения на креативность. Часто кажется, что вдохновение в принципе невозможно контролировать. Когда оно есть, дело движется само. Когда нет, все стоит на месте. И это не было бы проблемой, если бы у нас была возможность заниматься творческой работой только во время приливов вдохновения. Но большинству из нас эта роскошь недоступна. Если вы должны креативить день за днем, придется научиться творить регулярно. Вообще творческая жилка настолько важна, что 60% генеральных директоров считают ее одним из самых ценных качеств лидера. Тем не менее, целых 75% людей считают, что не полностью реализуют свой творческий потенциал. Креативный процесс очень важен. Но создавать что-то новое — дело нелегкое, особенно когда приходится выжимать из себя оригинальные идеи изо дня в день. Возможно ли поддерживать стабильный поток творческих идей, выдавая большие объемы материала? И если да, то как? Творчество и креативность «Творчество — это ключевой показатель производительности (KPI) в любой креативной профессии, — объясняет Кейт Салливан, психолог, специалист по кадрам и контент-директор TCK Publishing. — Его можно измерить в количестве слов, дизайн-макетов, сверстанных страниц, строк программного кода, обложек или в любых других единицах, которые показывают, какой объем работы проделал дизайнер, писатель, редактор или любой другой специалист за определенный период времени». Ниже мы приводим познавательное выступление Джули Берстейн на TED Talks, в котором она рассказывает, что творческий процесс — это напряжение между теми элементами, которые вы можете контролировать, и теми, которые вы учитесь пускать на самотек. Можно ли творить по расписанию? Может показаться, что запустить творческий режим довольно просто. Но на самом деле это далеко не так. Поддерживать постоянный поток вдохновения невероятно сложно. Возникает вопрос: возможно ли это вообще? Можно ли добиться некоторой стабильности в творческой работе? Да, в определенных пределах. «Количество ради количества не всегда дает качественную работу. Но не стоит забывать и о том, что необходимо регулярно практиковаться в своем деле», — говорит Мишель Дженне, коуч в Rise Up Creativity. «Постоянные большие объемы творческой работы истощают ваш источник свежих идей, — объясняет Салливан. — Если, скажем, выдавать по одному посту из 3000 слов семь дней в неделю или по шесть вариантов логотипа в день, вы превратитесь в конвейер». При этом Салливан замечает положительную тенденцию. «Начинаешь понимать, какие приемы тебе подходят, улучшаешь технику и приобретаешь навыки, которые помогут усовершенствовать рабочий процесс. Например, вместо того, чтобы сражаться с макетом страницы, начинаешь создавать в уме подборку инструментов и материалов, которые можно применить для той или иной работы». Главное — методом проб и ошибок определить, сколько работы вы действительно можете проделать: достаточно, чтобы отточить навыки, но не слишком много, чтобы не чувствовать себя опустошенным. «Все это сугубо индивидуально — нужно самому понять, где находится ваш личный рубеж», — добавляет Салливан. Как развить в себе привычку к творчеству Как улучшить творческие способности? Приводим несколько советов от экспертов: 1. Составьте расписание Многим представителям креативных профессий слово «расписание» кажется почти ругательным. Но на самом деле оно очень полезно для производительности и реализации творческого потенциала. «Расписание — это отнюдь не ограничение; напротив, это лучший союзник креативного специалиста, — говорит Салливан. — Разметив день так, чтобы в нем были рабочие штурмы, отдых и периоды размеренной работы, вы настроите себя на успешный труд. Планируя работу на день в соответствии с периодами наибольшего подъема, а затем давая себе возможность подзарядить батарейку, можно сделать намного больше, не жертвуя при этом качеством». Магический эффект расписания сводится к теории истощения эго, согласно которой у всех нас есть ограниченное количество умственных ресурсов, таких как творческий потенциал и сила воли. (Стоит заметить, однако, что эта теория пока считается спорной.) Но в любом случае кое-какой смысл в ней есть. «Если мы не планируем свое время, наша энергия расходуется на незначительные проблемы — например, на принятие решений о том, когда начать работать над проектом X или что съесть на обед, — объясняет Салливан. — Выстраивая график, вы избавляетесь от необходимости принимать лишние решения, которые только тратят ваши ресурсы. Это значит, что у вас остается больше энергии на реализацию творческих идей». Планирование дня вовсе не означает, что вы должны раз и навсегда вогнать себя в жесткие рамки. Если хотите, можете планировать каждый день по-разному. Но у единообразного расписания тоже есть свои преимущества. «Сделав периоды творческой работы своей привычкой, вы учитесь сразу браться за дело, — говорит Салливан. — Ваш сознание заранее готовится переключиться на творческий режим в конкретное время суток, так что вы проводите меньше времени, глядя на чистый лист бумаги». СОВЕТ. Выбирая время дня, лучше всего подходящее для творчества, ориентируйтесь на уже известную информацию. Жаворонки считают, что им лучше работается по утрам, совы же предпочитают включаться в работу ближе к ночи. Но исследования говорят, что может быть и наоборот. Так что даже если вы не считаете себя жаворонком, попробуйте заняться креативной работой с утра. Возможно, вас ждет сюрприз! 2. Подойдите к вопросу творчески «Смена темы, распорядка или даже обстановки — отличный способ побороть монотонность», — говорит Дженне. Так что если вы чувствуете, что ваш энтузиазм начинает иссякать, возможно, вам пора творчески подойти к своему процессу, чтобы не снижать объемов сделанной работы. Может, стоит попробовать другие приемы? Или освоить новую программу? Поработать с проектом в другом порядке? «Проще говоря, делайте все, что можно, чтобы нарушить заведенный порядок, но при этом выполнить работу, — советует Салливан. — Так вы заставите себя мыслить различными способами». СОВЕТ. Если сомневаетесь, попробуйте сменить обстановку — это никогда не повредит (поработайте из кофейни или удаленно в комфортном для вас месте). 3. Не стремитесь к совершенству «Количество может повысить (и повышает) качество, — говорит Дженне. — К сожалению, многие креативные специалисты стремятся к совершенству, тем самым мешая себе создавать нужный объем работы. Но именно ошибки, сделанные при больших объемах работы, приводят нас к новым идеям и улучшениям». Легко прийти к мысли, что вся работа, которая выходит из ваших рук, должна быть идеальна. Лучше просто начать работать, не забывая, что вы всегда можете отступить на шаг и кое-что изменить. «Многие из наших "ошибок" вполне можно довести до ума, — добавляет Дженне. — Десять тысяч часов набираются по одной минуте за раз!» 4. Не перетруждайтесь Если вам приходится быстро выполнять большие объемы работ, есть соблазн перегнуть палку. Важно найти баланс и беречь свои ресурсы. «Заставляя себя делать слишком много, вы снижаете качество своей работы, — объясняет Салливан. — Сила воли, творчество, воображение и умственные силы можно сравнить с колодцем, который мы вычерпываем за день и которому нужно вновь наполниться, пока мы отдыхаем». Действительно, устроить перерыв — это отличный способ зарядиться энергией, которой вам так не хватает. «Хоть это и кажется странным, сделать паузу от работы может быть полезно — это даст вам новые идеи, которые вы затем сможете воплотить в жизнь», — говорит Дженне. СОВЕТ. Исследователи Стэнфордского университета обнаружили, что ходьба улучшает творческие способности. Так что если вы раздумываете, чем заняться в перерыв, устройте себе небольшую прогулку. Дело за вами Стабильное творчество может показаться оксюмороном. Однако — хотите верьте, хотите нет — достичь его возможно, если действовать правильным образом: Составить удобное расписание Иногда отступать от заведенного порядка Не стараться каждый раз сделать все идеально Давать себе достаточно времени на перезагрузку Будете ли вы всегда полны вдохновения и готовы выдать очередную идею? Может и нет. Но эти советы по крайней мере помогут вам регулярно выполнять нужные объемы работы, не забывая про креативность. Об авторе: Кэт Бугард (@kat_boogaard) — писательница со Среднего Запада, круг интересов которой включает в себя такие темы, как карьера, саморазвитие и жизнь фрилансера. Она ведет колонку в Inc., пишет статьи для The Muse и для The Everygirl.
Пять функций, необходимых для системы обработки запросов
Правильно подобранный инструмент поможет вам усовершенствовать систему обработки запросов, чтобы вы и участники вашей команды могли принимать запросы на создание проектов без лишних трудностей. Звучит заманчиво? Мы думаем, что да, и поэтому хотим поделиться с вами мнением о том, с чего лучше начинать поиски подходящей системы обработки запросов.
Лучшие функции инструментов, необходимые малому бизнесу для эффективной работы
Деб Ли, консультант по цифровой продуктивности, обладатель сертификата Certified Professional Organizer (CPO), докладчик и сертифицированный консультант Evernote, рассказывает о лучших программных инструментах, которые необходимы малым предприятиям для повышения производительности и конкурентоспособности. Она рассказывает, на какие возможности следует обратить внимание при выборе наилучшего приложения для вашей компании.
Зачем использовать Agile-методологии для продажи услуг
Зачем использовать Agile-методологии? Затем, что они дают множество преимуществ и вам, и вашим клиентам. Из нашей статьи вы узнаете об этих преимуществах и о том, как применять Agile-методологии для продажи услуг.
Одиннадцать способов настроить Wrike, чтобы повысить продуктивность
Эффективные команды пользуются инструментами, способными подстраиваться под их потребности, а не наоборот. У вас есть одиннадцать способов настроить рабочее пространство в Wrike — начиная от выбора темы и заканчивая созданием настраиваемых форм запросов.
Почему вашей компании не нужно быть похожей на Apple, Google и Facebook
Во время Второй мировой войны южная часть Тихого океана превратилась в театр военных действий. Страны строили свои базы и аэродромы на десятках отдаленных островов. Многие из аборигенов впервые видели цивилизованных людей, не говоря уже о транспортных средствах и оборудовании, которое те привезли с собой. Особенное впечатление на местных жителей производили ежедневные поставки провизии, одежды, медикаментов и прочих припасов. Солдаты часто делились этими припасами с островитянами или обменивали их на ткани и изделия местных промыслов. Но когда война закончилась, поставки прекратились. Аэродромы были уничтожены или заброшены, и тысячи солдат вернулись с островов домой. Не понимая, что стоит за этими поставками, местные жители начали строить впечатляющие, хотя и абсолютно бесполезные, копии самолетов, диспетчерских вышек и даже радиостанций с бамбуковыми антеннами, в надежде, что самолеты и грузы, которые они привозили, вернутся. Люди подражали всему, что видели. Они проводили церемонии, маршируя с деревянными винтовками и надевая на себя подобие солдатской формы, чтобы призвать божественные дары с неба. Хотя такая деятельность сплотила местные общины и дала людям общую цель в период разрухи и нищеты, они не добились своей цели, и поставки припасов и товаров так и не возобновились. Карго-культ в наши дни [caption id="attachment_442612" align="aligncenter" width="1999"] Facebook’s new HQ extension[/caption] Для многих Кремниевая долина — поистине волшебное место. Это центр инноваций и источник невероятных земных благ. Здесь расположены самые успешные и влиятельные компании в истории, в том числе три величайших гиганта: Facebook, Apple и Google. Эти организации все делали по-своему и в результате получили невероятную прибыль. Роскошные кампусы Google с капсулами для сна, бесплатными кафетериями для гурманов, многоэтажными тренажерными залами и залами для компьютерных игр изменили наши представления о том, каким должно или может быть рабочее место. Штаб-квартира Facebook с изогнутой «центральной улицей», закусочной в стиле 50-х годов, магазинами и огромными видеостенами больше напоминает парк развлечений, чем офис технической компании. Офис Apple в виде космического корабля из стекла и металла выглядит так, как будто явился из далекого будущего. Но все эти великолепные здания и невероятные льготы для сотрудников — лишь маленький фрагмент мозаики. На самом деле миллионам людей интересен их подход к работе. Основатели и директора компаний вдохновляются внедренным в компании Google «правилом 20%», которое позволяет сотрудникам тратить часть времени и ресурсов на собственные проекты и разработку потенциально прибыльных продуктов и услуг. Другие восхищаются уровнем секретности в компании Apple. Публику поражает способность организации хранить в секрете сведения о своих революционных продуктах до тех пор, пока не настанет время открыть эту информацию миру. Многие инженеры и креативные специалисты по-прежнему вдохновлены старым девизом Facebook «Двигайся быстро и ломай» несмотря на то, что Марк Цукерберг и его коллеги признали некоторые из его негативных последствий. Людям нравится отождествлять себя с такими фигурами, как Цукерберг, и они стремятся к власти и влиянию, которых он достиг в столь юном возрасте. Нам не всегда понятны механизмы достижения такого огромного успеха, но, как островитяне видели сбрасываемые с самолетов грузы, так и мы можем ежедневно видеть их деньги, власть и влияние. Кража фирменного стиля «Хорошие художники копируют, великие — воруют». (Стив Джобс) Эти три компании из Кремниевой долины добились такого влияния и успеха, что у них нашлось немало подражателей. Такие же льготы, как в Google, стали стандартом в большинстве технических компаний Кремниевой долины. Все популярнее становятся готовые обеды, общественные велосипеды и открытые офисы, а также неограниченные больничные и возможность работать из дома. Десятки книг о том, как научиться проектировать как Apple, думать как Google и развиваться как Facebook, выходят из печати каждый месяц. И хотя некоторые из этих книг произвели определенный шум, они не принесли заметных результатов. Руководители компании Theranos пытались скопировать подход Apple к маркетингу. Элизабет Холмс, основатель и генеральный директор компании, «позаимствовала» у Стива Джобса методы управления, поведение и даже черные водолазки. Но, хотя такой подход к маркетингу способен пробудить интерес к мобильным устройствам, медицинские приборы, от которых зависят жизни людей, требуют гораздо более серьезного отношения. [caption id="attachment_442618" align="aligncenter" width="960"] Source[/caption] Компания Shyp следовала примеру Facebook и развивалась быстро, но, к сожалению, слишком быстро и в неправильном направлении. Она стала жертвой собственного роста и слишком поздно поняла, что на самом деле их целевой аудиторией были малые и средние предприятия. Beepi, платформа по продаже подержанных автомобилей, привлекла инвестиции на сумму 150 миллионов долларов, но прогорела, стараясь дать сотрудникам такие же зарплаты и льготы, как в Google, в том числе потратив 10 тысяч долларов на диван в конференц-зале и оплачивая телефонные счета не только сотрудников, но и членов их семей. Как и люди, строившие радиостанции из бамбука и самолеты из дерева и лиан, эти компании сумели перенять то, что лежит на поверхности. Но им не удалось уловить ту самую суть, позволяющую компаниям добиваться успеха. Думайте иначе (Apple’s famous “1984” Superbowl commercial introducing the Macintosh computer) Такие компании, как Apple, Google и Facebook, добились стремительного успеха во многом потому, что они идут против тенденций. Если вы хотите повторить их путь к успеху, в первую очередь вам нужно игнорировать все то, что их к этому успеху привело. Например… Из интерфейса Google были убраны все отвлекающие элементы. В результате возник резкий контраст с загроможденными «интернет-порталами», такими как Yahoo, Excite и Lycos, которые в то время считались самыми популярными поисковыми системами. Разработчики Apple использовали минималистский подход к дизайну продукции и программного обеспечения, что позволило компании выделиться на фоне ОС Windows и персональных компьютеров. Единообразные профили в Facebook и первоначальная возможность членства только для владельцев электронных адресов в зоне .edu были желанным изменением по сравнению со складом анимированных файлов GIF, в который превратился Myspace. «Преимущество заключено в различии, в асимметрии между соперниками». (Ричард Румельт «Хорошая стратегия, плохая стратегия») В то время как многие компании отказываются от дифференциации и индивидуальности ради сходства с остальными, есть достаточно примеров того, как компании, использующие альтернативный подход, добивались большого финансового благополучия. Возможно, такие компании, как Starbucks, Nike, Netflix и Walmart, не так часто попадают в заголовки, но они проложили собственные пути к успеху и создали собственные корпоративные культуры, во многом отличающиеся от культур «большой тройки». Эти компании достигли успеха, действуя по-своему, благодаря следующим факторам: Они хранят верность собственной культуре. В то время, как большинство технических компаний нацелены исключительно на рост, Starbucks сформировал свой подход к бизнесу, ориентированный на отношения между сотрудниками и на соблюдение их интересов. У них даже принято называть сотрудников партнерами. Культура и стратегия полностью согласованы и помогают компании предлагать клиентам высокий и единообразный уровень обслуживания. Они лучше знают и обслуживают своих клиентов в сравнении с конкурентами. В отличие от компании Apple, известной своим отказом от использования фокус-групп, вся культура Walmart направлена на удовлетворение запросов и потребностей клиентов. Оба подхода оказались невероятно прибыльными. Они создают собственные методы, стратегии и тактики. Компания Netflix, как и Facebook, любит двигаться быстро. Поддержка постоянной работоспособности сервиса в любое время и на всех платформах — важнейшая часть их стратегии. Они разработали сложную систему отслеживания ошибок, решения проблем и восстановления функциональности на случай сбоев. Будьте собой Копирование инструментов и стратегий вряд ли приведет вас к успеху. На самом деле нужно делать то, что сделали успешные компании — быть уникальными и хранить верность собственной культуре и своим истокам. В знаменитом рекламном ролике от кампании Apple «Думай иначе», вышедшем в 1997 году, Стив Джобс произнес следующие слова: Слава безумцам, изгоям, бунтарям, возмутителям спокойствия, тем, кто всегда некстати и невпопад, тем, кто видит мир иначе. Они не соблюдают правил и не уважают статус-кво. Вы можете цитировать этих людей, не соглашаться с ними, восхищаться и ненавидеть их, но единственное, чего вы не сможете сделать, — это их игнорировать. Потому что они несут перемены. Они толкают человечество вперед. И если кто-то видит в них безумцев, мы видим гениев. Потому что лишь безумцы, верящие в свою способность изменить мир, действительно его меняют. Из-за огромного давления, вынуждающего компании соответствовать нормам и копировать крупные бренды, проложить собственный путь в бизнесе становится невероятно сложно. Попробуйте задать себе следующие вопросы: Что моя компания делает лучше, чем остальные? Что на самом деле идет на пользу моей компании, а что нет? Какой подход к работе предпочитает моя команда? Даем ли мы людям возможность работать так, как им удобнее? Но даже если вы поймете, что вам нужно, чтобы действовать по-своему, этого будет недостаточно. Вашей организации необходимы инструменты и процессы, которые поддержат вашу уникальность. Тут обычно и возникают проблемы у многих компаний. Они внедряют инструменты, которые оказываются недостаточно гибкими, чтобы поддерживать различные стили работы. Именно этот недооцененный аспект многообразия может поставить крест на стремлении вашей организации к созданию инноваций. Если вы дадите своим сотрудникам свободу работать так, как они хотят, это поможет вам достигнуть нового уровня производительности и операционной эффективности. Успех Google, Apple и Facebook невероятно вдохновляет, и у них есть многое, с чего мы можем взять пример. Но искать вдохновение нужно не в их офисных зданиях, льготах для сотрудников, корпоративных политиках и прочих видимых особенностях, а в их стремлении бесстрашно нарушать статус-кво и выбирать собственный путь. Задача Wrike — помочь нашим клиентам добиться этой цели. Мы создаем инструменты, позволяющие отделам, командам и отдельным специалистам работать так, как им удобнее. Хотите знать, как Wrike помогает компаниям открывать новые горизонты? Попробуйте бесплатную версию.
Эксперименты по продуктивности, определившие нашу рабочую жизнь
Когда в конце 18-го и начале 19-го века Америку захлестнула промышленная революция, менеджеры предприятий стали плотнее интересоваться продуктивностью труда. За последующие десятилетия Конгресс США принял нормативы безопасности, предназначенные для улучшения условий работы и ограничения количества рабочих часов в день. В то же время социологи начали исследовать факторы, влияющие на продуктивность, и результаты их экспериментов отражаются и в том, как осуществляется рабочий процесс столетия спустя. Все эти исследования привели к открытию важных фактов о человеческом поведении, мотивации и о том, как эти факторы затрагивают нашу продуктивность. Эффект Хоторна Одно из самых известных исследований продуктивности было призвано с точностью установить факторы, влияющие на результаты индивидуальной работы. Ученые распределили испытуемых по двум группам: контрольной группе и группе, работавшей в условиях, определяемых исследователями. Шаг за шагом экспериментаторы повысили освещение, изменили количество рабочих часов, перенесли время перерывов и изменили ряд других факторов. Эксперимент показал, что, какое бы изменение они ни совершали, продуктивность неизменно росла, тогда как контрольная группа оставалась на прежнем уровне. Что еще интереснее – продуктивность повышалась после любых изменений, как положительных, так и отрицательных. Результат остался прежним и после возврата к исходным условиям. Как выяснилось, сам факт того, что предприятие рассматривало возможность перемен и проявляло заботу о своей рабочей силе, значительно повысил мораль работников. Даже когда изменения приходились им не по душе, рабочие, помня о запланированных руководством улучшениях, прилагали максимум усилий, что напрямую увеличивало их производительность. Иерархия потребностей Маслоу В 1943 году психолог Абрахам Маслоу опубликовал работу, в которой обрисовал 5-уровневую иерархию индивидуальных потребностей. В ее основе лежала простая идея: если человек не может удовлетворить самые базовые, простые нужды, у него не появится стремления достичь чего-то на более высоком уровне. Чтобы повысить продуктивность среди сотрудников, нужно начинать с самого низа и удовлетворять потребности в порядке их появления в иерархии. 5 уровней Физиологический: на работе это главным образом еда, питье и удобство непосредственно рабочего места. Безопасность: речь идет не только о безопасности жизни, но и о финансовой стабильности, здоровье и благополучии в целом. Принадлежность: чувство связи с коллегами по работе, формирование дружеских отношений. Уважение: уверенность в своих силах, уважение со стороны других. Саморазвитие: чувство того, что человек может достичь любой поставленной цели, и мотивация к достижению новых уровней успеха в рамках компании. Удовлетворение потребностей на каждом уровне иерархии позволяет создать благоприятную атмосферу и ведет к росту эффективности работников. Теория ожиданий Теория ожиданий подробно рассматривает мотивацию и стремление рабочих реализовать свой полный потенциал. В 1964 г. ученый Виктор Врум предположил, что люди делают выбор, исходя из своих соображений о том, приведет ли их линия поведения к желаемому результату. По сути все наши выборы сводятся к трем базовым элементам: Ожидания: вера в то, что вложенные усилия дадут желаемый результат. Часто на этот фактор влияет уровень личной уверенности и предполагаемая сложность поставленной задачи. Инструментальность: вера в то, что вы будете вознаграждены за приложенные усилия. Валентность: насколько вы цените предполагаемую награду. Работникам нужна уверенность в том, что их усилия не останутся незамеченными и в случае достижения или превышения поставленных нормативов будут поощрены чем-то ценным. Работодателю требуется определить, какую награду хотят получить его работники, ясно дать понять о наличии такой награды и на постоянной основе выдавать ее за выдающиеся успехи. [staffpicks] Более высокая зарплата не повышает продуктивность Само собой напрашивается предположение, что денежные поощрения ведут к большей производительности и удовлетворенности от работы – и недавние исследования фокусируются на взаимосвязи денег, награды и настроения работников. Удивительно то, что те же самые исследования демонстрируют: хотя связь между удовлетворенностью и эффективностью определенно имеется, деньги не играют здесь особой роли. Вот подборка любопытной статистики: 87% работников не концентрируются на работе Недовольные сотрудники работают на 10% хуже Недовольные и неэффективные сотрудники приводят к общим убыткам в размере 500 млрд долларов в год Удовлетворение работой увеличивает продуктивность на 12% Так как же сделать своих работников счастливыми и тем самым улучшить результаты их труда? Ответ прост: требуется не просто повышать зарплату, а вкладывать деньги в программы поддержки сотрудников. Эта тенденция проявляется повсеместно – все больше работодателей предлагают такие бонусы, как отпуск по уходу за ребенком, неограниченные оплачиваемые отгулы, центры по уходу за здоровьем и возможность работать из дома. По сути это все тот же эффект Хоторна. Чувствуя, что о них заботятся, работники вкладывают в свой труд больше сил. Все эти теории сводятся к простой истине: работникам любой отрасли и поколения хочется осознавать, что их ценят и уважают. Компании, которые не жалеют денег на удовлетворенность своих сотрудников, замечают прирост продуктивности. Инвестирование в бонусы, широкую поддержку работников, улучшение условий труда дает гораздо лучший результат, нежели простое повышение зарплаты, потому что исследования снова и снова подтверждают, что довольные сотрудники – это эффективные сотрудники. Об авторе Майк Хански – писатель для сайта Bid4papers. Секрет его высокой продуктивности прост: занимайся тем, что тебе нравится. И не забудь беруши. Именно в этом порядке. Повысьте мотивацию своей команды, отдав рутинную работу Wrike. Попробуйте бесплатно.
Тики-така как образец работы в команде
Вы работаете над созданием электронной книги. Ничего сложного, правда? Но давайте вспомним, сколько участников в команде вовлечены в процесс. Когда авторы из группы разработки контента заканчивают писать текст, они передают его в отдел дизайна. Поколдовав над материалом, дизайнеры возвращают его в группу разработки контента для очередной проверки. Далее в игру вступает команда веб-разработки, чтобы создать целевую страницу, с которой пользователи будут скачивать вашу книгу. Затем подключаются специалисты по поисковой оптимизации, благодаря которым люди смогут эту книгу отыскать. Что же происходит после завершения всех этих действий? Весь материал снова передается в группу разработки контента для окончательной проверки. Вам не кажется, что это очень напоминают игру в пинг-понг, где мячик передается от одного игрока к другому? Да, именно так обычно и выполняются стандартные проекты. Очень сложно скоординировать процесс взаимодействия между участниками команды, а тем более, между сотрудниками всего подразделения. Но все же есть примеры, когда удалось довести искусство передачи до совершенства. Давайте взглянем на некоторые из футбольных команд, принимающие участие в Чемпионате мира. Они понимают, что такое командная работа и надежная футбольная стратегия, которая базируется на игре в мелкий пас и известна как тики-така. Тики-така для чайников: чему стоит поучиться у футбольных команд Вы можете полагать, что единственное, что вас объединяет с футбольными игроками — это стремление обойти соперника. Но попытайтесь представить себе футбольный матч. Сначала мяч оказывается у одного игрока, а затем передается по полю и переходит от одного футболиста к другому, пока не попадет в ворота. Это и есть настоящая командная работа. И именно короткие пасы между игроками одной команды и непрерывные движения с мячом называются тики-такой. Сначала этот стиль игры успешно применялся игроками футбольного клуба «Барселона», а затем его переняли и улучшили спортсмены сборной Испании. Именно благодаря этой технике они выиграли Кубок мира в 2010 году. Хотя некоторые спортивные аналитики считают чрезмерное пристрастие к тики-таке причиной проигрыша испанской сборной в матче с Россией на Чемпионате мира 2018, эта популярная стратегия произвела революцию в футболе и определенно достойна того, чтобы быть изученной. Прежде всего, команда должна быть единым целым. В приведенном ниже видеоролике вы можете увидеть, как выглядит тики-така на поле: Итак, зачем нужны эти короткие пасы? Они позволяют команде перемещать мяч по полю короткими передачами, за счет этого снижается вероятность перехвата и повышается процент владения мячом. Игроки лучше контролируют мяч и при этом продолжают приближаться к воротам. Разве это не напоминает вам работу вашей команды? Даже если вы не играете в футбол, вы должны уметь быстро и эффективно «передавать мяч» от одного игрока к другому (как в тики-таке!) и при этом ничего не упустить. Именно последний момент может представлять сложность. Давайте рассмотрим несколько рекомендаций по улучшению обмена информацией между участниками проекта для того, чтобы повысить эффективность командной работы. Командная работа: пять советов по улучшению обмена информацией 1. Начните с серьезного организационного совещания Одна из основных причин успешности тики-таки заключается в том, что это общая стратегия. Во время игры ее использует каждый участник команды. Это говорит о том, насколько важно правильно проинформировать сотрудников, прежде чем вы, образно говоря, выйдете на поле. Поэтому есть смысл собрать всех на организационное совещание. На встрече нужно обязательно затронуть следующие темы: Общие цели Более мелкие задачи в рамках проекта Кто ответственен за эти задачи Календарный план и отдельные вехи для небольших задач Какие дополнительные сведения и инструменты понадобятся для реализации проекта По данным исследования Института управления проектами (PMI) за 2017 г. «Пульс профессии: управление международными проектами», 37% руководителей считают, что проекты срываются из-за отсутствия четко поставленных целей. С их помощью можно оценивать ход работ, и это — основные факторы, способные привести к провалу. Источник Одним словом, вам нужно провести эффективное организационное совещание, чтобы все участники команды были в курсе целей и сроков проекта. 2. Позаботьтесь, чтобы все участники команды не выпускали мяч из виду Организационное совещание имеет очень большое значение. Пересмотрите видео о тики-таке еще раз. Даже если игроки находятся далеко от мяча, они продолжают внимательно следить за ним и за всем, что происходит на поле. Делать передачи гораздо проще, когда все футболисты видят мяч в любой момент игры. С другой стороны, когда один из участников команды несет полную ответственность за проект в течение длительного времени, ситуация начинает постепенно усложняться. Например, группа разработки контента на протяжении долгого времени занимается решением определенных вопросов, связанных с созданием книги. Она вносит правки, устраняет проблемы, учитывает важные сведения, поступающие от партнеров и других заинтересованных лиц. Но после этого эстафета переходит к дизайнерам. Предполагается, что они продолжат работу над книгой и ничего не упустят, хотя не до конца понимают контекст, который воспринимается специалистами по разработке контента как нечто само собой разумеющееся. Передачи становятся более успешными, когда каждый член команды знает, как происходит выполнение задач, даже если они не входят в сферу его ответственности. Но поддержание такого уровня осведомленности не должно требовать от сотрудников каких-либо чрезмерных усилий. Вполне достаточно ежемесячной встречи для объявлений об изменении статуса и ответов на вопросы. Также можно внедрить политику рассылки регулярных почтовых сообщений, например, по пятницам, для чтобы информировать сотрудников о ходе выполнения работ и улучшить командную работу. Можно задействовать и систему управления проектами (например, сервис Wrike, который используют по всему миру). Панель задач с общим доступом позволит каждому члену команды видеть статус и назначенных исполнителей для каждой задачи, а также наладить работу с документами. Также можно настроить получение уведомлений в режиме реального времени о важных вехах и новостях. Это простой и удобный способ информировать участников, чтобы никому из них не пришлось входить в курс дела за считанные минуты. 3. Централизованно храните весь набор необходимых данных Централизованное хранение информации достойно отдельного упоминания, особенно когда речь идет об успешной передаче материалов. Наладить обмен знаниями — одна из самых крупных задач, которую необходимо решить. При работе над проектом возникает множество обсуждений и сопроводительной документации, и новым членам команды приходится срочно с ними знакомиться. Статус задачи будет доступен для всех участников команды, если вы воспользуетесь решением для совместной работы. Оно позволит сотрудникам в любое время получать полный доступ к обсуждениям и прикрепленным файлам. Более того, с таким решением вам не придется лихорадочно искать важные сведения, разбросанные по чатам, электронным сообщениям и многочисленным документам. Это одно из серьезнейших преимуществ, которое отметили сотрудники компании Unbounce, как только начали работать с решением для совместной работы. «Мне не нужно искать подробную информацию в своих записях, Google Документах, таблицах, потому что все хранится в Wrike», — говорит Челси Шольц, менеджер по маркетингу и продвижению брендов. Благодаря централизованному и организованному хранению информации участники команды могут с большей легкостью отслеживать ход работ (даже если в это время мяч не у них!), а когда придет их очередь вступать в игру, у них уже будет доступ ко всем данным. СОВЕТ. Когда вы начнете пользоваться решением для совместной работы, разработайте для участников команды простые правила взаимодействия. Таким образом, сотрудники станут хранить всю нужную информацию в программном приложении. 4. Стандартизируйте планы игры Подготовка — это важно, но давайте поговорим о моменте, когда вам нужно будет передать материалы по проекту другой команде. Нужно сделать эту процедуру как можно более стандартизованной, чтобы предотвратить возможные недоразумения. Вернемся к нашему примеру с электронной книгой. Допустим, группа разработки контента готова передать дизайнерам черновой текст. Создайте стандартную форму запроса или бриф, который участники группы должны заполнить, чтобы внести в него все необходимые сведения, контекст и прочую информацию, которая может понадобиться дизайнерам. Заполнение такого брифа можно считать «официальной» точкой передачи данных, после которой получатель будет знать, что вся нужная информация уже у него и можно сразу приступать к новым задачам без лишних вопросов. А если у вас есть проекты, выполняемые регулярно, теперь можно создать для них шаблоны, чтобы было гораздо проще добиваться стабильных успехов. Например, если вы занимаетесь подготовкой вебинаров, создайте шаблоны не только для слайдов, примечаний и прочего контента, но и для рабочего процесса. Можно указать, в какой момент должна осуществляться передача материалов, кому именно назначены соответствующие задачи, сколько времени должно уйти на их выполнение и остальные необходимые данные. 5. Продолжайте проводить регулярные встречи Вспомните, как в последний раз вы передавали коллегам материалы по проекту. Что вы при этом чувствовали? Испытывали ли вы облегчение от того, что теперь этой работой будете заниматься не вы, а кто-то другой? Для того, чтобы процесс передачи данных был успешным, вся команда должна быть заинтересована в его выполнении. Она не должна думать только о том, как избавиться от своей части работы. Давайте снова посмотрим на тики-таку. Когда футболист передает мяч другому участнику команды, он же не выходит из игры! Все игроки остаются внимательными и собранными, и во многих случаях мяч возвращается к ним. Точно так же должна работать и ваша команда. А это значит, что регулярные обновления статуса или контрольные совещания, о которых мы упоминали раньше, не должны прекращаться после передачи материалов. Их нужно проводить до завершения всего проекта. Нужно стараться, чтобы подобные совещания не превратились в бессмысленные мероприятия, где ничего существенного не обсуждают. Кроме того, не забывайте, что сотрудники не должны чувствовать себя так, словно каждый их шаг изучается под микроскопом. Чтобы такие регулярные совещания продолжали приносить максимальную пользу, профессор бизнес-администрирования Гарвардской школы бизнеса Тереза Эмабайл и Стивен Крамен, психолог и независимый исследователь, подчеркивают, что вы должны понимать ощутимую разницу между попыткой выяснить, все ли хорошо, и жестким контролем. «Проверяя, все ли в порядке, вы укрепляете сотрудничество; контролируя, вы душите инициативу своих подчиненных», — пишут они в статье для Harvard Business Review. Они рекомендуют на подобных совещаниях задавать следующие вопросы: Нужно ли вам что-то для завершения работы по проекту? Вам ничего не мешает? Что лично могу сделать я или наша команда, чтобы вам помочь? «Так вы сможете выяснить у сотрудников, как продвигается их работа, и у них не возникнет ощущение, будто они находятся под постоянным наблюдением», — комментируют авторы статьи. Относитесь к таким совещаниям как к возможности совместно обдумать какой-то вопрос, уладить недоразумение или решить проблему. Так ваши сотрудники сохранят высокий уровень мотивации и будут чувствовать ответственность за конечный результат, а не только за свой личный вклад. Это и есть настоящая командная работа. Воспользуйтесь этими рекомендациями и добивайтесь поставленных целей Передача материалов по проекту может быть сложным и утомительным процессом. Но будьте уверены — всегда возможно наладить успешную передачу, особенно если брать пример с футбольных команд и поучиться у них эффективной стратегии тики-така. Вы все еще уверены, что обойдетесь без системы управления проектами, несмотря на все преимущества, которые мы описали? Если вы выполняете большую часть работы в электронных таблицах, получите нашу бесплатную электронную книгу с пошаговой методикой, которая поможет вашей компании выстроить надежную культуру эффективности и сэкономить время на решение задач.
Правила этикета для участников видеоконференций
Вам не так уж часто приходилось участвовать в видеоконференциях? Узнайте, как проявить себя на виртуальных совещаниях с наилучшей стороны, и получите несколько советов о правилах поведения и не только. Надеемся, эта статья окажется для вас полезной.
Расширение функций аналитики и интеграции в новом плане Wrike for Marketers Performance
Перед специалистами по корпоративному маркетингу всегда стоит задача работать быстро и увеличивать объемы. Поэтому Wrike for Marketers и новый план Wrike for Marketers Performance могут создать конкурентное преимущество и поддержать вашу команду.
Шесть способов помочь своей команде вернуться из отпуска в рабочем настроении
Если вы настроите свою команду на полноценный отдых, это поможет им вернуться из отпуска готовыми к трудовым подвигам. Узнайте, как помочь своей команде насладиться отдыхом и набраться сил для новых свершений.
Табель рабочего времени в Wrike — как отслеживать затраты времени на выполнение задач
Сегодня мы представляем табель рабочего времени, новую функцию Wrike Resource, которая способствует увеличению гибкости, прозрачности и удобства. Табель позволяет легко вести учет времени, затраченного на выполнение рабочих задач.
Ребрендинг Wrike
Сейчас перед многими компаниями стоят новые вызовы: прозрачность данных, безопасность, удобство пользования, автоматизация. Мы постоянно внедряем инновации в этих областях и сегодня на этом пути достигли новой вехи. Ознакомьтесь с нашей статьей, чтобы узнать о преобразовании Wrike.
4 способа повышения производительности команды с помощью инструментов для совместной работы
Расстояние – больше не помеха совместному труду. Инструменты для совместной работы позволяют организовать работу вместе с коллегами, находящимися от нас за тысячу километров. Они помогают нам быть мобильнее и иметь доступ к информации в нужное время и в нужном месте. Но онлайн-коммуникация сталкивается с теми же проблемами, которые преследуют нас на физических рабочих местах. Важные сообщения, которые терялись в кипах документов, теперь ждут своей очереди во входящей почте. Срочные данные, пылившиеся в архивах, дублируются в цифровых копиях, но оказываются погребены под хаотичной структурой папок и файлов. Все так же случаются недопонимания, все так же не находят своего адресата отзывы и задачи, а чтобы получить хотя бы приблизительное представление о рабочих данных, мы по-прежнему производим сложные расчеты и постоянно обновляем свои электронные таблицы. Инструменты для совместной работы предназначены для того, чтобы ваша команда могла воспользоваться преимуществами взаимодействия в реальном времени, при этом преодолев обычную путаницу, сопутствующую общению по электронной почте, мгновенным сообщениям и посредством таблиц. Так что же можно сделать, чтобы увеличить результативность работы вашей команды с такими инструментами? 1. Повышайте качество Работая в одиночку, вы имеете дело с одним-единственным набором идей – вашим собственным. Работая вместе с кем-то, вы можете черпать идеи из коллективного разума вашей команды, выбирать лучшее и проверять на прочность разные планы в поисках оптимального решения. Инструменты для совместной работы – отличное место для «сбора идей»: каждый участник проекта волен оставлять предложения без предварительного обсуждения (и не дожидаясь обычных в таких ситуациях мозговых штурмов) и пользоваться материалами, оставленными коллегами. Рассмотрев все возможные подходы, команда может сразу начать работу, чтобы воплотить выбранную идею в жизнь. Важные мысли не пропадают в ящиках входящей почты, и риск случайно не услышать чье-то мнение исчезает сам собой. 2. Набирайте скорость Программы для взаимодействия помещают все ресурсы, все идеи и всех участников в одну общую среду. Вашей команде больше не нужно терять время на поиски электронных писем с важными вложениями, ожидание обновлений и подтверждений и погони по коридорам за нужным специалистом. Каждую часть проекта, от первоначального плана до финальной версии, можно создать и завершить в едином центре с круглосуточным доступом, так что ваши коллеги могут пользоваться рабочей информации откуда угодно, где бы их ни настигла новая идея. Ваша команда получает возможность работать в удобное время и из удобного места, не дожидаясь установленного начала рабочего дня или следующей запланированной личной встречи, чтобы что-то предпринять. 3. Укрепляйте ответственность Если вы занимались изучением высокоэффективных команд, то уже знаете, что важнейшим фактором прогресса проекта является публичная ответственность. Когда работник пишет отчеты и рассказывает другим, чем он занимается, вероятность достижения цели повышается на 33%. Благодаря инструментам для совместной работы члены вашей команды могут заниматься своими задачами у всех на виду, так что делиться результатами, просить о помощи и организовать максимально прозрачную среду становится просто, как никогда. Кроме того, когда все участники знают не только свою, но и чужую область ответственности, а это избавляет вас от случайной двойной работы. 4. Поощряйте инновации Старая пословица о том, что две головы лучше, чем одна, все еще верна. Инструменты для совместной работы позволяют оглядеться и обнаружить неизвестные для себя проекты, над которыми трудятся ваши коллеги, а это, в свою очередь, дает пищу для идей и планов на будущее. «Вижу, Татьяна занимается новым интересным функционалом... А что, если применить его в другом проекте? Предложу-ка эту мысль на рассмотрение». Инструменты для совместной работы предоставляют доступ к информации, которая ежедневно питает творческую мысль, не загоняя моменты вдохновения в рамки еженедельных совещаний и случайных бесед в перерывах. Также ваши идеи освобождаются от ограничений организационной иерархии. Видимость на уровне компании означает, что предложения могут исходить не только от руководства, но и от всех остальных сотрудников. Важные мысли, которые раньше могли навеки затеряться в архивах или вообще не добраться до этапа формальной подачи, теперь находят свое место в общедоступной системе и рассматриваются согласно своей ценности, а не по прихоти топ-менеджеров. Ваша команда – ваш самый ценный ресурс В конечном счете нет ничего ценнее, чем ваша команда. Давая ей инструменты, способствующие совместной работе и повышающие эффективность без дополнительной нагрузки, вы позволяете коллегам сосредоточиться на результате, а не блуждать в перипетиях затрудненной коммуникации. Надежный инструмент для совместной работы делает жизнь проще для всех участников процесса: сокращается число потерянных файлов, растет скорость генерации идей, уменьшается время ожидания распоряжений и отзывов. Что самое главное, такой инструмент помогает идеям не потеряться в общей массе материалов, так что ваша команда, наконец, сможет реализовать весь свой потенциал.
Как интеграция рабочих процессов влияет на уровень обслуживания клиентов
За каждым успешным взаимодействием различных команд стоит набор инструментов, улучшающий продуктивность и обмен информацией. Вот три пары рабочих процессов, которые следует объединить для повышения уровня обслуживания клиентов.
5 причин, по которым ваши дизайнеры не используют систему управления проектами
Чтобы успешно применять платформу управления проектами, очень важно, чтобы ее освоили все участники команды. Предлагаем вашему вниманию пять причин для неиспользования системы управления проектами в творческом коллективе, а также способы повысить уровень ее освоения.
Эффективная организация работы удаленных команд
Недавно у нас прошел вебинар с приглашенным экспертом — Ниной Михеевой, Менеджером проектов в глобальной команде HSBC Bank. Мы поделились секретами успеха и инструментами, чтобы наладить совместное сотрудничество и повысить эффективность. КАКИЕ ФАКТОРЫ ПРИВОДЯТ К ФОРМИРОВАНИЮ УДАЛЕННЫХ КОМАНД Виртуальные команды представляют собой распределенную группу сотрудников, которые работают над одними проектами. Какие факторы ее формируют и почему? Прежде всего, это: Экономия на ресурсах и издержках. В глобальной организации экономически невыгодно в каждой стране своего присутствия иметь сотрудников с дублирующими функциями. Именно поэтому для бизнеса гораздо логичнее создать единый ресурсный пул для той или иной функции, сотрудники которой будут скорее всего базироваться в разных часовых поясах. Внедрение единых стандартов и процессов работы. Это очень важно для крупной глобальной организации. Гораздо проще обеспечить единые стандарты в одной команде (даже если она виртуальная), чем во множестве отдельно взятых странах. Наличие или отсутствие нужной экспертизы. Например, специалисты узкого профиля, которых важно привлечь к проектам. Пример распределения ресурсов в глобальной организации Виртуальные команды могут как проектными (временно созданные под нужды бизнеса), так и операционными, когда ресурсы за исключением контракторов нанимаются на постоянную основу. В операционных командах есть определенные особенности в работе — например, мотивационная составляющая. Процесс выделения ресурсов для проекта Исходя из целей проекта, менеджеры выбирают именно те ресурсы, которых не хватает. Как правило, в глобальной организации отправляется запрос на все региональные команды и исходя из требований формируется проектная группа. Так в чем же заключаются основные преимущества виртуальных команд? Во-первых, это очень экономит время на организацию рабочих встреч — можно просто создать видеоконференцию и подключиться к звонку с удаленными сотрудниками, например, через Zoom или Hangouts. Во-вторых, это отличная возможность для обмена опытом. Если команды работают на масштабных проектах, то взаимодействие с удаленными сотрудниками дает еще больше возможностей для личного развития и профессионального роста. Но для того, чтобы достигать высоких результатов, удаленные сотрудники должны быть максимально вовлечены в проект. Зачастую они сталкиваются с похожими проблемами, одни из самых распространенных это: Разные часовые пояса; Языковой барьер и разница менталитетов; Контроль за поставленными задачами; Несовершенства технических средств. Как же их преодолеть и повысить эффективность работы с удаленными командами? 1. Ведите все проекты в сервисе для управления совместной работы (например, Wrike). Платформа помогает лучше контролировать статус и исполнение поставленных задач, а также отслеживать прогресс по проектам. Всем сотрудникам на почту будут приходить уведомления о поступлении новых задач и напоминания о том, какие из них нужно завершить согласно поставленным дедлайнам. Диаграмма Ганта в Wrike Все обсуждения о ходе выполнения проектов ведутся в комментариях, поэтому никакая информация не будет утеряна —все данные будут храниться в одном месте. Менеджеры проектов в любое время могут выгрузить отчет и посмотреть результаты работы своих команд. У Wrike также настроена интеграция с JIRA, которая дает возможность создавать новые задачи из JIRA прямо в Wrike, а также планировать проекты, включающие задачи, поставленные в обоих системах. C помощью двусторонней синхронизации достаточно лишь выбрать необходимые проекты, задачи и подзадачи в JIRA и синхронизировать их с отмеченными папками Wrike. 2. Составление внутреннего коммуникационного плана. С чего нужно начать? Составьте календарь встреч с проектной командой; Опишите основные каналы связи с каждой из команд; Сделайте видеоконференции одним из основных каналом связи; Организовывайте отдельные встречи для каждого из регионов. 3. Планирование проектов на коротких отрезках времени/спринтах. Все цели и задачи должны быть разбиты на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные. Они должны быть задокументированы в едином рабочем пространстве — каждый участник проектной группы должен иметь к ним доступ; Приоритет должен отдаваться краткосрочным задачам. При этом очень важно, чтобы спринт длился не более 1-2 недель; На регулярной основе нужно пересматривать список краткосрочных задач и расставлять на них приоритеты. 4. Установление личного контакта. Зачастую удаленные команды чувствуют себя ресурсами. Именно поэтому так важно установить личный контакт, чтобы сформировать доверительные отношения между всеми участниками команды. Поддерживайте разговор на темы, не связанные с работой; Организовывайте регулярные one-to-one встречи/звонки ("один на один"); Не забывайте про мероприятия для «живого общения» и тимбилдинги. Надеемся, что наши советы были вам полезны. Желаем вам удачи в работе с удаленными командами! Посмотреть запись прошедшего вебинара по эффективной работе с удаленными сотрудниками можно здесь.
Как избавиться от неэффективных инструментов и процессов
Опираясь на опыт работы с 19 тысячами успешных международных организаций, мы составили список из шести самых распространенных угроз, которым подвергаются организации из-за неэффективных инструментов и процессов, и описали способы их устранения.