Путь к успеху с книгой «Скрам для чайников» (обзор книги)
Из этого обзора вы узнаете об одной из лучших книг по управлению проектами, посвященной скраму и другим Agile-методологиям. Обзор книги «Скрам для чайников» По сути Скрам представляет собой одну из Agile-методологий. То есть, он предусматривает серии шагов и рабочих циклов (спринты), позволяющие управлять проектами более эффективно. Само это слово было позаимствовано из лексикона игроков в регби и означает борьбу за мяч с пинками и ударами головой. Впрочем, если речь идет о скраме в офисе, то там как-то умудряются обходиться без физических столкновений. Работу над проектом команда начинает с основного списка задач. Затем сотрудники выбирают часть задач из списка при планировании спринта и проводят остаток времени, выполняя эти задачи. На ежедневных совещаниях участники команды проверяют ход выполнения, а затем продолжают работу, чтобы успеть к сроку. К концу рабочего цикла проект должен быть близок к завершению. Перед выполнением обязательства команда проводит обзор. Под обязательством подразумевается публикация материала, доставка изделия или работа над очередной итерацией для его улучшения. Хотя у скрам-команд есть множество преимуществ, переход от традиционных методов управления проектами к новой Agile-методологии чреват определенными проблемами. В книге «Скрам для чайников» этот процесс описан очень доступно, и читателям даются подробные рекомендации по внедрению стратегии в своих командах. Автор книги Марк С. Лейтон (Mark C. Layton) — сертифицированный специалист по скраму; за его плечами многолетний опыт руководства скрам-командами. Поэтому в его книге изложены не только общие принципы, но и собственные наработки, и лучшие практические подходы, а также описаны преимущества от внедрения скрама в различных отраслях. В результате менеджеры проектов не только получают представление о последствиях внедрения скрама, но и учатся применять эту тактику в повседневной жизни. Основные выводы из книги «Скрам для чайников» В книге приводится всестороннее описание методологии скрама, и мы не сможем уместить все полезные выводы в единственной статье. Однако Марк С. Лейтон описывает все возможности скрама на своем сайте Scrum for Dummies. В производственный план следует включить следующие элементы: Бэклог продукта. Как в обзоре должны быть затронуты основные идеи книги, так и в бэклоге должны быть собраны все приоритеты проекта. Перечисляйте их по степени значимости. План релиза. В книге «Скрам для чайников» подчеркивается важность календарного плана для достижения целей проекта. Бэклог спринта. Он относится к выполняемой части работы. В нем должны перечисляться задания, взятые из бэклога продукта, а также цели и пользовательские истории. Инкремент. Вам нужно решить, как должен выглядеть продукт после каждого спринта (цикла разработки). Станьте скрам-командой! Методология скрама подразумевает работу в соответствии с календарным планом и постановку как краткосрочных, так и долговременных целей. Чтобы отслеживать всю необходимую информацию и успешно выполнять свои задачи и проекты, вам необходима качественная система управления проектами, такая как Wrike. Наше решение для управления проектами онлайн позволяет командам отслеживать рабочие процессы, вести совместную работу над проектами, получать информацию об обновлении статуса и т. д. в единой системе. А также прочитайте о том, как внедрить Скрам на уровне всей организации одновременно в постах лидера backend разработки Wrike Дмитрия Мамонова: пост 1, пост 2.
Управление проектами с P3express
Недавно у нас прошел вебинар с приглашенным экспертом— Дмитрием Ильенковым, Управляющим Партнером Project Management Club. Мы обсудили, как наладить проектное управление с помощью P3express и Wrike, рассказали о том, для каких проектов подходит данный фреймворк и как его внедрить. ЧТО ТАКОЕ P3EXPRESS P3express — новый, легковесный фреймворк для управления проектами, основанный на PRINCE2 и PMBOK Guide. P3 расшифровывается как People (люди), Projects (проекты) и Products (продукты). P3express представляет собой поток из 37 шагов от появления идеи проекта до получения выгод. Помимо последовательности действий, которые нужно выполнять в ходе проекта, данный фреймворк предоставляет ряд шаблонов. ОСОБЕННОСТИ И ПРЕИМУЩЕСТВА P3EXPRESS Фреймворк основан на таких известных руководствах, как PRINCE2 и PMBOK Guide, а также использует преимущества гибких подходов в управлении проектами. P3express разделяет принцип 80/20, это значит, что при использовании P3express мы получаем 80% преимуществ идеальной системы управления проектами, прикладывая только 20% усилий. Это полностью интегрированный пакет из методологий, практик и инструментов. Фреймворк применим для большинства проектов, которые мы реализуем каждый день, например, создание web-сайтов, внедрение CRM или открытие новой онлайн-школы, торговой точки и так далее. P3express может легко расширяться за счёт добавления желаемых инструментов и техник. P3express признаёт, что большая часть проблем в проектах связана с людьми, и относится к этому со всем вниманием, не ограничиваясь механическими процессами. Основные фокусы фреймворка: Коммуникации – в потоке предусмотрены шаги для налаживания коммуникации внутри и вне проекта; Циклы – проект делится на циклы длительностью 1 месяц; Здоровье проекта – фреймворк предоставляет чек-листы для мониторинга эффективности различных аспектов управления проектом. ШАГИ P3EXPRESS 37 шагов проекта сгруппированы в 7 этапов. Дадим общее описание каждого этапа. Подготовка проекта. На этом этапе определяются куратор (спонсор) проекта, менеджер проекта и ключевые участники. Они готовят базовые документы проекта, оценивают как целесообразность проекта, так и необходимые ресурсы на его реализацию. Именно на этой стадии нужно определиться с системой управления проектами, в которой будет храниться вся информация по проекту и необходимая документация. P3express хорошо интегрируется с информационными системами управления проектами. Например, Wrike. На первом этапе создаётся новый проект и выбирается вид по умолчанию Доска. В первом списке «Шаги проекта» на созданной доске отражаются карточки задач с названием каждого этапа – Подготовка проекта, Планирование Цикла и так далее. В каждой карточке прописывается чек-лист с шагами данного этапа. Сформированные на этапе подготовки проекта документы и все необходимые шаблоны также подгружаются в созданное информационное пространство – в карточки задач списка «Документы проекта». Далее в результате воркшопа команда проекта разрабатывает конфигурацию проекта. Конфигурация проекта заносится в информационную систему в виде бэклога - это то, что необходимо будет сделать команде для достижения цели проекта. После выполнения обозначенных выше шагов менеджер проекта проводит аудит подготовки проекта по шаблону «Здоровье проекта». На следующем шаге принимается решение о начале или приостановке проекта. Если принято положительное решение, можно проводить кик-оф и сообщать стейкхолдерам о начале проекта. Планирование цикла. P3express предлагает разбиение проекта на циклы продолжительностью 1 месяц. На этапе планирования цикла мы добавляем детали в верхнеуровневый план (детализируем задачи из конфигурации проекта), а также выбираем задачи, которые возьмем в работу в данном цикле. Это удобно сделать в Wrike. Можно назначить исполнителей, добавить цель и описание задач, определить сроки на их реализацию. Также в Wrike есть возможность прикрепить файлы и добавить зависимые задачи. Члены команды могут отмечать галочкой те задачи, которые уже были выполнены и упоминать в комментариях рабочую группу или определенного человека - ему придет уведомление в Wrike и на личную почту. Таким образом, вся информация по проекту будет храниться в одном месте и невозможно будет пропустить важные отзывы или комментарии. Еженедельные действия. Каждую неделю P3express предлагает сфокусироваться на измерении прогресса проекта и работе с отклонениями. Отслеживать прогресс проекта удобно в системе управления проектами на доске проекта. Ежедневные действия. Задача менеджера проекта— помогать команде достигать цели проекта, поэтому ежедневные действия менеджера предусматривают работу с рисками, проблемами и запросами на изменения. Для более продуктивной работы P3express предлагает шаблон RIC (Реестр рисков, проблем, запросов на изменения), который позволяет их фиксировать и своевременно решать. P3express поощряет частую приёмку готовых работ проекта, поэтому принятие готовых продуктов от исполнителей также относится к ежедневным действиям менеджера проекта. Закрытие цикла. Этот этап нужно использовать для оценки удовлетворённости заказчика и команды и планирования улучшений. Например, можно провести ретроспективу с командой по результатам цикла. Закрытие проекта. На этом этапе происходит передача результатов проекта и проводится финальный аудит и извлекаются уроки проекта. Вся информация по проекту должна быть правильно заархивирована. Затем можно приступить к празднованию окончания проекта. После проекта. Зачастую проект начинает приносить выгоды уже после завершения проекта, когда команда распущена, поэтому на данном этапе ответственным за измерение выгод и информирование о результатах проекта становится куратор проекта. Сотрудникам компании будет приятно узнать, что реализованный проект принёс планируемые выгоды. Попробуйте применить фреймворк в вашей команде и расскажите нам о результатах!
Интервью с Дмитрием Ильенковым: как выбрать идеальный подход в управлении проектами
Мы запустили серию интервью с руководителями об управлении командами и проектами, чтобы из первых уст узнать о том, как еще эффективнее выстроить процессы и улучшить продуктивность. Мы уже поговорили о том, как работать с распределенной командой. Во втором интервью с Wrike Дмитрий Ильенков, PMP, кандидат экономических наук, основатель Project Management Club, расскажет, как правильно выбрать фреймворк для управления проектами и на что следует опираться. Расскажите немного о Project Management Club. Чем вы выделяетесь на рынке? Мы платформа для развития проектных менеджеров и команд. Проектный менеджмент — это не профессия для избранных, а навык, который нужен всем. Мы рассказываем о проектном менеджменте на языке, который будет доступен и понятен каждому. Подписчики нашего Telegram-канала Project Management Club используют эту информацию в своей работе — мы регулярно получаем обратную связь, и это еще больше вдохновляет. Мы общаемся со многими нашими подписчиками и очень здорово наблюдать за их развитием. Например, кто-то прошёл наш курс и стал проджектом. Мы именно те, кто задает направление по личному развитию — это нас и отличает от других платформ. Зачем менеджеру проектов нужны какие-то стандарты или методологии? Они на самом деле могут быть полезны или все-таки достаточно развить базовые навыки проджекта и этого будет вполне достаточно? Любой подход — это структурированный набор лучших практик, которые могут помочь в работе. Многие стандарты и гайды создаются коллективно. Например, Свод знаний по управлению проектами PMBoK от PMI, выпущенный многомиллионным тиражом по всему миру — над его созданием работают десятки волонтёров, а любой член сообщества может внести свой вклад через ревью драфта. Изучать разные подходы необходимо, чтобы учиться не только на своих ошибках и находить новые инструменты. Но нужно помнить, что философского камня не существует — всегда будут какие-то препятствия и сложности. Поэтому любой подход нужно адаптировать под собственные нужды. А какие существуют руководства и подходы в управлении проектами? И чем они отличаются друг от друга? Мы уже говорили о PMBoK — сейчас актуальна 6 версия руководства, которая вышла в 2017 году. На его основе можно сделать собственную методологию, но действовать на 100% так, как описано в руководстве, будет технически невозможно. PRINCE2, изначально разработанный для британских чиновников, сейчас очень популярен в Европе. Scrum — прекрасный фреймворк, но он подходит далеко не всем. Он не сработает, если у вас нет кроссфункциональной команды, заказчик не готов оперативно давать обратную связь. Kanban гораздо более универсален, но его часто упрощают до доски с тремя колонками. Мне очень близок P3express — достаточно лёгкий и универсальный пошаговый фреймворк, который оставляет пространство для маневра. Если тебе нужна диаграмма Ганта — строй ее, если нужно больше гибкости — работай в другом формате, используй режим доски, который есть в Wrike. Подходов и стандартов очень много — они подходят к определенным сферам и ситуациям, не стоит ограничивать свои предпочтения каким-то одним. На что нужно обратить внимание при выборе фреймворка, чтобы не ошибиться? Самое главное, быть честным по отношению к себе и компании. И выбирать не тот подход, который тебе больше нравится, а тот, который подойдет именно для ваших проектов. Я бы выделил такие критерии: Применимость для проекта. Насколько он соответствует тому, что вы делаете? Получится ли достичь наилучшего результата? Применимость для команды. Есть ли в команде требуемые компетенции? Насколько команда сможет следовать процессам и практикам выбранного подхода? Применимость для компании. Насколько подход соответствует корпоративной культуре? Будет ли сопротивление? Как понять, что выбранный фреймворк действительно улучшит процессы и не усугубит ситуацию? Могу дать такой совет. Выберете 2-3 проекта и попробуйте посмотреть на результаты. Помогает ли фреймворк в достижении поставленных целей или нет? В любом случае, уйдет какое-то время на то, чтобы команда привыкла работать в новом формате. Очень важно, чтобы было уделено должное внимание обучению, чтобы сотрудники лучше поняли саму суть изменений и преимущества от внедрения нового подхода. Где можно подробнее узнать про руководства для управления проектами? (послушать, посмотреть, почитать) 21 канал для проджектов и продактов 11 Facebook пабликов для ПМов Делимся знаниями: 7 статей для проджект менеджеров 8 вебинаров для проджект менеджеров Проджект менеджмент 101: бесплатный онлайн-курс _________________________________________________________________________________________ О спикере: Дмитрий Ильенков - PMP, PhD, основатель Project Management Club. Более 10 лет опыта управления проектами в электроэнергетике, e-commerce и образовании. Доцент Финансового университета и приглашенный преподаватель НИУ ВШЭ. Президент Московского отделения PMI (2018-2019). Асессор конкурса «Проектный Олимп». Автор Telegram-канала Project Management Club.
Интервью с Антоном Шаяховым: секреты работы с удаленной командой
Мы запустили серию интервью с руководителями об управлении командами и проектами, чтобы из первых уст узнать о том, как еще эффективнее выстроить процессы и улучшить продуктивность. В первом интервью с Wrike Антон Шаяхов, основатель агентства Аутмаркетинг, поделился секретами работы с распределенной командой. Мы знаем, что как такового офиса у вас нет — сейчас вы работаете с распределенной командой. Ваш коллега по бизнесу живет в Польше и все сотрудники раскинуты по разным городам. До Аутмаркетинга вы работали в Aviasales, Яндекс.Навигаторе. В чем основное отличие удаленки с работой в офисе лично для вас? Да, вы правы. У нас нет как такового офиса и мы от него отказались намеренно. Наша команда стала распределенной по всему миру — кто-то работает из России, а кто-то из Европы. Самое главное отличие работы на удаленке — это, прежде всего, способность к самоорганизации. Когда работаешь дома или в коворкинге, постоянно хочется на что-то отвлечься — желание скатиться в прокрастинацию максимально высокое. Суметь эффективно организовать свою работу — это большой вызов самому себе. Как показывает практика, удаленка подходит далеко не всем. Реально ли на этапе собеседования понять, насколько человек сможет работать на удаленке? Мы со временем выработали собственный алгоритм, который еще на этапе собеседования помогает нам понять, насколько человек готов работать удаленно. Мы очень много ошибались — например, брали человека и через три месяца он уходил. При собеседовании мы обращаем внимание на то, чтобы сотрудник уже имел опыт работы на удаленке минимум полгода. Но, безусловно, мы обращаем внимание на его профессиональные навыки и дружелюбность в общении. Для нас очень важно, чтобы человек, которого мы нанимаем, был коммуникабельным. Мы всегда спрашиваем, что он любит читать, какие слушает подкасты, как относится к медитации (мы это очень пропагандируем в нашей компании и и у нас есть даже собственное приложение Практика — iOS-приложение для обучения медитации). Мы смотрим на ответы человека и понимаем, насколько он нам подходит по корпоративному духу. Возможно ли создать идеальную среду для удаленной работы? Или это миф, не имеющий ничего общего с реальностью? Идеальную среду (физическое окружение) каждый создает себе сам. Для кого-то удаленка — это возможность больше путешествовать, потому что ты не привязан к определенному месту. Мне же комфортнее работать из дома. Наша задача как компании состоит в том, чтобы создать идеальную среду в процессах. Мы работаем по Scrum. Мы видим, кто за что отвечает — все задачи и проекты фиксированы в таск-менеджере. Также у нас есть чек-листы, которые дают понять, что проект сделан на должном уровне, и написанные фреймворки для каждого процесса (например, как создать прототип сайта). Это определенный сценарий, который очень помогает в реализации проектов. Почему именно Scrum? Как вы к нему пришли? Я всегда работал по Scrum, во всех прошлых проектах. Когда мы запустили Аутмаркетинг, то у нас даже не было мысли работать по другой методологии. Прозрачность и быстрый темп создания продуктов — это то, что нужно именно нам. Scrum — один из столпов нашего агентства, ни на что другое переходить мы не собираемся. В командах особенно сложно контролировать выполнение задач, особенно если речь идет об удаленщиках, которые работают над одними и теми же проектами. Как вы делите зоны ответственности и решаете, кто за что отвечает? Так как мы работаем по Scrum, у нас все разбито на итерации. Одна итерация занимает одну рабочую неделю. Мы планируем задачи в понедельник и в пятницу подводим ретроспективу. Когда я работал по найму, мне такая процедура казалась излишней. Сейчас по сути у нас уходит целый рабочий день на планирование и подведение итогов. Но я понимаю, что это хорошая практика. Лучше потратить это время на обсуждения и составление чек-листов на неделю, в которых указаны сроки выполнения и все ответственные, нежели работать в хаосе. Это особенно актуально для распределенной команды, когда ты не видишь, кто чем занимается. Мы очень тщательно планируем каждую итерацию и распределяем между участниками задачи. У нас всегда есть промежуточные контрольные пункты, которые обязательно ревьюит другой член команды. Сотрудники созваниваются и дают друг-другу обратную связь. Также у нас назначены ежедневные звонки с командой на 10-15 минут, на которых мы обсуждаем текущие задачи, прогресс и результаты. Также у нас есть еще одна практика — это промежуточные этапы сдачи проекта клиенту. Мы ему никогда не показываем сразу готовый проект, а делимся сначала наброском, концептом, эскизом и так далее. Таким образом достигается прозрачность как для нас, так и для заказчика, чтобы для него конечный результат не был неожиданностью. Оцениваете ли вы вклад и эффективность удаленного сотрудника? Мы все задачи, которые планируем, оцениваем в часах. Например, написание текста займет один час, создание дизайна сайта — 10 часов и так далее. Мы оцениваем трудозатраты, основываясь на нашем предыдущем опыте (мы примерно понимаем, сколько времени уходит на ту или иную задачу). В начале каждой недели мы считаем количество задач, запланированное на каждого сотрудника, и итоговые часы, которые он будет работать. Таким образом, мы можем оптимально распределить нагрузку между всеми членами команды. Как вы поддерживаете командный дух и мотивацию внутри компании? Каждый месяц у нас проходит книжный клуб. Мы выбираем одну книгу, которая на наш взгляд поможет команде стать лучше. Мы её все читаем, потом созваниваемся и вместе обсуждаем. Каждый сотрудник должен выписать тезисы, которые он считает ценными как для бизнеса, так и личностного роста и развития. Сейчас, например, мы читаем книгу Тима Брауна “Дизайн-мышление в бизнесе”. Также у нас есть еще одно мероприятие, которое мы проводим каждые три месяца. Оно называется “Печа-куча” — это формат интеллектуальной вечеринки с представлением коротких докладов. Каждая презентация состоит из 20 слайдов, каждый из которых автоматически переключается через 20 секунд (в итоге получается 6 минут 40 секунд на весь доклад). Ребята презентуют различные бизнес-идеи и делятся полезной информацией для расширения кругозора. В том числе мы проводим оффлайновое трехдневное мероприятие, где собирается вся наша команда. В ближайшее время оно тоже пройдет —планируется стратегическая сессия и разные тимбилдинговые активности. Также у нас есть специальное упражнение, которое называется “Рефлексия” — все садятся в круг и дают друг-другу обратную связь. Опять же, это помогает нам становится лучше и продуктивнее. Если мы уже заговорили об источниках вдохновения, какие книги на ваш взгляд должен прочитать каждый маркетолог? Я смело могу порекомендовать книгу “iПрезентация”. Кармин Галло рассказывает, как Стив Джобс презентовал свои продукты, какие технологии убеждения и лайфхаки использовал. Также могу посоветовать книгу в большей степени для предпринимателей, она называется “Легко не будет”. Ее автор Бен Хоровиц рассказывает о том, как строятся компании, с какими сложностями сталкиваются бизнесмены и как они их преодолевают. И третья книга, которая подойдет широкому кругу читателей — “Цельная жизнь”. Она о том, как правильно определять свои цели: как краткосрочные, так и долгосрочные. По началу я читал ее с большим скептицизмом, так как меня очень смутило название. Но в итоге эта книга меня очень впечатлила и многие рекомендации я применяю на практике. Какие можете дать советы нашим читателям по удаленной совместной работе? Мой ТОП-5 советов выглядит так: Нужно все-таки попробовать поработать на удаленке Описать процессы так, чтобы не было желания прокрастинировать Как можно чаще созваниваться друг с другом Устраивать оффлайн-встречи с командой Держать все задачи в одном таск-трекере и инструменте для управления проектами (например, Wrike). Подробнее об инструментах работы с уделенными командами читайте в нашей статье на Netology. _________________________________________________________________________________________ О спикере: Антон Шаяхов, основатель агентства Аутмаркетинг "Помогаем проектам выходить на рынок и наладить маркетинг. За 2,5 года реализовали более 40 проектов, среди которых сотрудничество с Яндексом, ВТБ, LEGO, BlaBlaCar, ПИК".
Скрам-доска против канбан-доски: что лучше использовать для планирования проекта?
В последнее время в сфере управления проектами появилось много непонятных терминов. Мы решили сравнить скрам-доску с канбан-доской и выяснить, что из них лучше подходит для планирования проектов.
В чем преимущества каскадной методологии управления проектами?
Когда руководители планируют рабочие процессы для отделов разработки программного обеспечения и других подразделений, каскадная методология управления проектами и Agile-методология оказываются в числе наиболее популярных подходов. Но, прежде чем сделать выбор между этими двумя моделями, руководителям надо хорошо понимать преимущества каждой из них. Используя подходящую методологию и располагая программным решением для организации работы, руководители получают возможность успешно выполнять проекты и действовать в соответствии со стратегическими целями компании. Проведя определенные исследования, вы можете решить, является ли каскадная модель наиболее оптимальной. Понятие о каскадной методологии управления проектами Суть каскадной модели, впервые описанной в 1970 году, понятна по ее названию. В соответствии с этой концепцией проект выполняется последовательно, и каждый из этапов ведет к следующему. Хотя существует множество модифицированных версий, базовая модель делится на серии из шести этапов. В качестве примера давайте рассмотрим проект разработки программного обеспечения. Каскадное управление проектом начинается с этапа определения требований или составления списка предполагаемых функций и характеристик системы. Разработчики создают архитектуру программного обеспечения на этапе проектирования. Далее идет этап реализации, в ходе которого осуществляется разработка и интеграция ПО. На этапе тестирования и отладки команда находит и исправляет ошибки. Далее идет этап установки, в ходе которого выполняется развертывание программного продукта. Последняя фаза — сопровождение, предусматривающая поддержку нормального функционирования программного продукта. Каскадная модель возникла в таких отраслях, как строительство и производство, где используются жесткие рабочие процессы. Этот подход направлен на создание финального продукта с наилучшим качеством без необходимости в улучшениях и обновлениях после завершения проекта. Поскольку современные технологии делают целесообразным внедрение более гибких методологий, становятся популярными другие способы разработки ПО и создания различной продукции, но каскадная методология по-прежнему применяется очень широко. Основы управления рабочими процессами с использованием Agile-методологии Использование Agile-методологии позволяет создать структуру построения систем, предусматривающую большие возможности для взаимодействия, пользовательских настроек и частых обновлений. Одной из первых таких методологий был скрам, разработанный в 1986 году и воплощающий в себе концепцию гибких требований. Подразумевается, что в реальности потребности и ожидания клиента в отношении программного обеспечения могут измениться по сравнению с тем, что планировалось изначально, поскольку после релиза перед ним могут встать новые задачи. Именно на такие случаи и рассчитана эта методология, способная благодаря своей гибкости отвечать на изменившиеся потребности клиента. При использовании Agile-методологии работа команды осуществляется краткими циклами (спринтами), что позволяет вносить постоянные улучшения. В основе такой концепции разработки лежат следующие основные принципы: Главным приоритетом команды является удовлетворенность клиента, достигаемая за счет быстрого и стабильного создания продукции или оказания услуг. Разработчики тесно сотрудничают с другими заинтересованными лицами. Участники команды должны быть настроены на достижение наилучших результатов и обеспечены всеми необходимыми инструментами и ресурсами. Все направлено на техническое развитие и упрощение конструкции. Разработка осуществляется в постоянном и неменяющемся темпе. Команды добиваются наилучших результатов благодаря самоорганизации, а также должны постоянно улучшать рабочие процессы для максимального повышения эффективности. Такой подход к процессу разработки помог оптимизировать работу многих компаний-разработчиков программного обеспечения. А также он пользуется популярностью и в других отраслях, например в финансовой, маркетинговой и образовательной сфере. Выбор правильного подхода Проведя сравнительную оценку Agile-методологии и каскадной методологии управления проектами, вы убедитесь, что каждая из них имеет свои достоинства и недостатки. В то время как использование Agile-методологии позволяет разрабатывать новые функции с более высокой скоростью, каждое изменение требует определенных временных затрат на исправление ошибок. При более строгом каскадном процессе новые версии выпускаются в более завершенном виде, что теоретически упрощает планирование денежных, временных и трудовых затрат на выполнение проекта. Если судить с точки зрения клиента, то постоянный процесс разработки с использованием Agile-методологии приводит к постоянному улучшению имеющегося продукта и позволяет использовать новые модели доставки, например ежемесячную подписку. При каскадной разработке возможности для появления новых продуктов и инноваций ограничены, но простое ожидание очередной версии может вызвать у потребителей радостное предвкушение. К тому же команды, использующие каскадную методологию, ориентированы на удовлетворение требований клиентов и повышение качества обслуживания, а не на создание возможностей для инноваций. Используйте инструмент, позволяющий применять как каскадную, так и Agile-методологию Wrike, мощное решение для управления проектами, позволяет руководителям применять медоды, наилучшим образом подходящие для достижения их целей. Настраивайте каскадные рабочие процессы с помощью диаграмм Ганта, или настраивайте Agile-процессы с помощью панелей задач и настраиваемых рабочих процессов. Какой бы метод вы ни выбрали, вы сможете отслеживать прогресс с помощью временной шкалы проекта, взаимодействовать с участниками команды и заинтересованными лицами и легко обмениваться важной информацией и документами.
Пошаговое руководство по настройке agile-методологии в Wrike
Команды, использующие Agile-методологии, демонстрируют более высокие показатели продуктивности и удовлетворенности организацией работы, а также быстрее добиваются наилучших результатов. Но гибкость Agile-методологий вовсе не означает, что они подойдут абсолютно всем. Чтобы вы смогли повысить свою адаптивность и скорость работы за счет использования Agile-методологий, вам нужны оптимальные процессы и организованная структура. А также инструмент для управления проектами, который поможет структурировать рабочий процесс и настроить его таким образом, чтобы обеспечить поддержку выбранного Agile-подхода. В этой статье мы расскажем вам, как настроить скрам-процесс в Wrike. Как настроить панель задач для скрама в Wrike Для этого нужна возможность настраивать статусы, так что вам понадобится план подписки Wrike Business или Wrike Enterprise. Если вы еще не используете Wrike Business или Wrike Enterprise, воспользуйтесь бесплатной пробной версией. Также, чтобы настроить скрам-процесс в Wrike, вам потребуются полномочия администратора. 1. Как создается рабочий процесс? Выберите «Управление аккаунтом» в профиле аккаунта, а затем перейдите на вкладку «Рабочий процесс». Нажмите «+ Создать новый рабочий процесс» и дайте ему название. Наведите курсор на каждый из разделов и добавьте статусы. Включите следующие статусы: «Принято», «В процессе», «Готово к проверке», «Требуются изменения», «Завершено», «Отложено» «Отменено». Учтите, что ваши рабочие процессы могут отличаться, особенно если речь идет о принятом в вашей компании процессе согласования. После завершения нажмите «Сохранить». 2. После того, как настроите скрам-процесс, вам нужно будет настроить свои папки. Создайте три новые папки и откройте к ним доступ участникам вашей команды. Это должны быть папки «Очередь задач», «Скрам» и «Архив». Входящие задания будут отправляться в папку «Очередь задач», принятые или активные задачи перемещаются в папку «Скрам», а завершенные задачи убираются в папку «Архив» по окончании каждого периода скрама или каждого спринта. 3. Поскольку первым шагом в скраме является организация и приоритизация входящей работы, вам нужно создать форму запроса, чтобы с ее помощью заказчики могли посылать участникам вашей команды новые задачи и проекты. Перейдите в ваш профиль и выберите «Управление аккаунтом», а затем перейдите на вкладку «Формы запросов». Создайте новую форму запроса и включите в нее все поля, которые нужно заполнить для выполнения работы: например, поля для указания требований, сроков, цели, важности и коммерческой ценности. Также рекомендуется добавить поле для ссылки на задачу, в рамках которой будет выполняться работа. (Применительно к скраму запрос выступает в роли замещающей задачи — думайте о нем как о стикере, приклеенном к доске, в то время как на самом деле работа выполняется не в нем). 4. Создайте панель задач из папки «Скрам». Создайте новую панель задач и дайте ей название. В режиме просмотра папок нажмите значок «Фильтры» и выберите первый этап вашего настраиваемого скрам-процесса. После этого нажмите кнопку меню с троеточием и выберите «Добавить на панель задач». Сделайте то же самое с каждым этапом настраиваемого рабочего процесса, чтобы завершить создание панели задач для скрама. Примечание. Помните: чтобы задачи появились на панели задач, они должны храниться в папке «Скрам». Также учтите, что перетаскивание задач между виджетами автоматически обновляет их статус. Исключением является перетаскивание объектов обратно в «Запросы», потому что эта папка отличается от остальных виджетов. В этом случае вам придется щелкнуть на задаче и обновить ее статус. В конце каждого спринта создайте подпапку внутри папки «Архив», чтобы помещать в нее выполненные задачи и легко формировать отчеты по каждому спринту. Нужна дополнительная помощь в настройке рабочего пространства для работы с Agile-методологиями? Если вам нужны дополнительные инструкции по настройке рабочего пространства Wrike, созданию настраиваемых рабочих процессов или настройке панелей задач для проекта, обратитесь в справочный центр Wrike. В нем вы найдете базу знаний с функцией поиска, инструкции, вебинары и сообщество пользователей Wrike. Читайте форумы сообщества и задавайте вопросы, а также узнавайте, как другие люди используют Wrike для работы с Agile-методологиями, получайте новые рекомендации и изучайте наилучшие методики.Хотите получить персональную помощь? Вы всегда можете обратиться в службу поддержки Wrike по адресу [email protected].
Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта
Вам только что поручили большой совместный проект. Вы руководите несколькими командами, управляете сложными задачами и ресурсами и стараетесь уложиться в срок — больше всего это напоминает строительство карточного домика. Работа едва началась, а люди уже идут к вам с вопросами, сомнениями и идеями. Что нужно делать? Что нужно сделать, что получить такой результат? А как работа над этим проектом согласуется с общими целями? Не лучше ли использовать этот способ вместо предложенного? Вы уже чувствуете, как работа над проектом превращается в полный хаос, и вам нужно как можно быстрее сформировать определенную структуру. Проще говоря, вам нужен план. Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта Сесть и составить полный план проекта, охватывающий все до последней детали, на этом этапе кажется совершенно невозможным. У вас и так голова кругом идет от количества участников и объема работы, который вам предстоит выполнить. При составлении плана проекта проще всего начать с выделения базовых элементов, которые обязательно должны присутствовать в вашем плане. А потом уже вы сможете разместить их в правильном порядке и заполнить пробелы. Так какие базовые элементы вам нужны? Вот семь вопросов, ответы на которые обязательно нужно включить в план вашего проекта. Вопрос №1. Цели проекта Прежде чем уйти в детали вашего будущего плана, ответьте на два главных вопроса — «Что?» и «Зачем?». Что представляет собой ваш проект, и зачем вы его выполняете? Допустим, вы руководите разработкой нового вебинара, цель которого — добавить новых потенциальных клиентов в список рассылки. Это отличная отправная точка — с ней сразу становится ясно, что нужно делать и каким должен быть результат. Но главная ваша цель гораздо глубже — вам нужно, чтобы все участники проекта получили четкое представление о том, что от них требуется, до начала работ. По мнению многих руководителей, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Необходим более детальный и содержательный подход и количественные показатели. Они помогут вам следить за ходом выполнения проекта и сразу же замечать возможные сбои. С учетом сказанного общая цель проекта должна звучать примерно так: Провести во II квартале этого года вебинар на тему мотивации сотрудников, цель которого — добавить в список рассылки не менее 500 потенциальных клиентов. Это достаточно простой пример. Имейте в виду, что у проекта может быть несколько мелких целей, складывающихся в одну общую. Эти цели могут даже быть различными для разных участвующих сторон. Например, отделы продаж и маркетинга могут быть заинтересованы в привлечении новых потенциальных клиентов, в то время как PR-специалистам нужны публикации в прессе, а разработчики надеются получить от клиентов полезные отзывы. Запишите все эти цели (и большую, и малые) прямо сейчас, чтобы не упускать их из виду при разработке остальных частей рабочего плана проекта. СОВЕТ. Чтобы сформулировать действительно эффективную цель, вам придется приложить определенные усилия. Используйте методику SMART, чтобы при постановке цели учесть все необходимые факторы. Вопрос №2. Роли и сферы ответственности В проекте обычно участвуют многие сотрудники, особенно если проект большой. С одной стороны, это позволяет генерировать множество идей и инноваций, но с другой стороны, речь идет о коллективной ответственности. Четкое разделение сфер ответственности помогает избежать путаницы и недоразумений. Также очень полезно дать участникам команды прозрачные сведения о том, кто чем занимается. А вам эти данные помогут устанавливать сроки и управлять ресурсами и загрузкой команды. Всегда четко указывайте, кто какую часть проекта выполняет, а также кто является ответственным исполнителем, чтобы люди знали, к кому нужно обращаться в случае возникновения проблем. В нашем примере с проведением вебинара план проекта должен выглядеть примерно так: Вы, группа управления проектами: выступаете в качестве ответственного исполнителя и осуществляете общее руководство проектом, включая сроки и смету. Карина, отдел кадров: планирует информационное наполнение и проведение вебинара. Евгений, отдел дизайна: создает слайды и графику для промо вебинара. Леонид, отдел маркетинга: рекламирует вебинар. Маргарита, отдел продаж: отслеживает приток потенциальных клиентов. Если у вас очень крупный проект, на этом этапе вы можете не суметь расписать все подробно. Ничего страшного — хотя бы укажите, над чем работают отдельные команды и отделы, чтобы люди знали, кто несет ответственность за ту или иную часть проекта. Скрам- или канбан-доска с планом проекта поможет отдельным участникам следить за выполнением своих обязанностей. Вопрос №3. Ресурсы Для планирования и реализации проекта требуются различные ресурсы: материалы, оборудование, инструменты и, конечно, люди. В одном из опросов, проведенных Институтом управления проектами (PMI), неэффективное планирование ресурсов было названо второй по частоте причиной срыва проектов. Предварительная оценка необходимых ресурсов позволит их оптимизировать и эффективнее ими управлять, а также поможет избежать попыток отыскать нужные ресурсы в последний момент. Для простоты давайте разделим все нужные вам ресурсы, независимо от их важности, на две большие категории: Оборудование: любые материалы, программные инструменты, площади и технологии, необходимые вам для выполнения проекта. Люди: специалисты, которым вы поручили выполнить проект, будь то штатные сотрудники, агентства, поставщики, подрядчики или кто-то еще. Давайте вернемся к нашему примеру с вебинаром и начнем с категории оборудования. Если мы представим себе весь жизненный цикл нашего проекта, то поймем, что нам понадобится следующее: Выделенный конференц-зал или тихое помещение, где мы сможем провести вебинар Доступ к аппаратуре для записи видео Микрофон, обеспечивающий профессиональное качество звука Ну а как насчет людей? Это та сфера, где ресурсов постоянно не хватает. Вам нужно убедиться, что вы не перегружаете кого-то из сотрудников или какую-либо из команд слишком большим объемом работы. Перечисление ролей и обязанностей, как мы делали выше, поможет вам определить, кого из сотрудников необходимо подключить к работе над проектом, чтобы непосредственное начальство не загрузило их другой работой, когда они будут вам нужны. Подумайте, каких еще «помощников» вы сможете привлечь для успешного выполнения проекта (например, ИТ-специалиста, который настроит все необходимое в день проведения вебинара, или дизайнера со стороны, который подготовит диаграммы, в то время как ваша команда будет заниматься слайдами). СОВЕТ: Wrike Resource позволяет в режиме реального времени отслеживать все ваши ресурсы, чтобы вы смогли эффективнее ими управлять. Вопрос №4. Смета Планирование проекта — дело нелегкое, особенно когда речь идет о деньгах. Наверняка вы слышали, что по статистике большинство проектов выполняются с превышением сметы. По данным компании McKinsey, если взять для примера только крупномасштабные ИТ-проекты, то при их выполнении превышение сметы в среднем составляет 45%. В основном это объясняется сложностью прогнозирования точной стоимости проекта до начала работ. Кроме того, часто возникают неожиданности и внезапные препятствия, что также увеличивает объем затрат. Но, несмотря на это, при составлении плана проекта вам придется сделать оценку возможных затрат по всем необходимым ресурсам. Во сколько вам обойдется использование видеоаппаратуры? А микрофона? Понадобится ли маркетинговой группе финансирование для размещения рекламы вебинара в социальных сетях? Если вы привлечете подрядчика, какую плату он берет за выполнение проекта или за час работы? Включите все эти затраты в план проекта, а затем добавьте определенную сумму на неожиданные расходы, чтобы оставить хоть какое-то пространство для маневра. Заранее никто не знает, сколько придется добавить, но увеличения сметной стоимости на 10-20% обычно бывает достаточно. Вопрос №5. Зависимости Работа над проектом иногда напоминает игру в домино. Ту или иную задачу невозможно выполнить, пока не будет выполнена предыдущая, и так далее, и так далее. Есть смысл выявить подобные зависимости на этапе планирования проекта, чтобы составить эффективный календарный план и избежать лишних препятствий. Например, маркетологи не смогут начать рекламную кампанию, пока не будут утверждены дата и время вебинара. А дизайнеры не начнут работу над слайдами, пока не будет готов контент. Метод критического пути поможет без лишних усилий точно определить эти связи, построив модель проекта, включающую в себя: Список всех задач, необходимых для выполнения проекта Зависимости между этими задачами Период времени, необходимый для каждой операции Если вы сделаете это до того, как приступить к составлению календарного плана, вам будет проще разместить все задачи в правильном порядке. Также вы сможете более реалистично указать сроки для различных вех. Вопрос №6. Календарный план А вот теперь пора назначать даты. Вам хочется просто выставить их наугад? Мы понимаем — этот этап планирования проекта может оказаться очень мучительным. К счастью, есть довольно простой способ создать осуществимый календарный план: двигаться от конца к началу. Определите дату, когда проект точно должен быть завершен, а затем двигайтесь назад от этой точки, выявляя отдельные вехи. При этом вам нужно сверяться с зависимостями, чтобы разместить все задачи в правильном порядке. И, как в случае со сметой, не помешает добавить немного времени про запас, чтобы оставить пространство для маневра. Мы все склонны переоценивать свои возможности, когда речь идет о выполнении длительных задач (для этого есть даже специальный термин — ошибка планирования), так что дополнительное время вам наверняка пригодится. Учтя все эти факторы, мы составили грубый набросок календарного плана работ по подготовке вебинара: 5 февраля 2019 г. Планирование контента для вебинара 11 февраля 2019 г. Создание контента для вебинара и передача его в отдел дизайна для оформления 25 февраля 2019 г. Создание дизайна слайдов 4 марта 2019 г. Создание графики для промо 14 марта 2019 г. Утверждение окончательных вариантов контента и слайдов 18 марта — 1 апреля 2019 г. Реклама вебинара в социальных сетях 1 апреля 2019 г. Размещение последнего призыва зарегистрироваться. В конце дня завершение регистрации для участия в вебинаре 3 апреля 2019 г. Проведение вебинара 4 апреля 2019 г. Подведение итогов Вопрос №7. Взаимодействие При управлении проектами чрезвычайно важно, чтобы у вас был план обмена информацией. Исследования показывают, что 57% проектов срываются из-за неэффективного взаимодействия участников. Пренебрежение этим фактором может дорого вам обойтись. Ваш план проекта должен включать в себя основные правила обмена информацией, в том числе в нем должна быть указана частота и применяемые методы взаимодействия. В идеале ваш арсенал инструментов для планирования проектов должен включать в себя платформу управления совместной работой, которая позволит централизованно осуществлять весь обмен информацией. Но при этом следует учесть и такие детали: Должно ли все взаимодействие по проекту осуществляться только в этом инструменте? Есть ли ситуации, когда возможно будет пользоваться электронной почтой или чатами? Будете ли вы проводить регулярные плановые совещания? Кто должен на них присутствовать? Рассчитываете ли вы получать свежие данные от определенных участников команды или заинтересованных лиц на регулярной основе? Вам может показаться, что это уже перебор, но когда речь идет об управлении проектом и планировании, лучше выяснить все подробности заранее, чем оставить возможность для интерпретаций. Начните с основ и станьте гуру в планировании проектов Когда вы только начинаете учиться составлять планы проектов, эта задача может показаться вам невероятно сложной. Но она станет намного проще, если сначала вы добавите в схему основные элементы, а затем уже заполните пробелы. А чтобы сделать начало работы еще более безболезненным, попробуйте поискать платформу управления совместной работой, такую как Wrike. Вы и оглянуться не успеете, как избавитесь от хаоса и суеты.
Как использование Agile-методологии помогает улучшить совместную работу
Agile-методология управления проектами дает множество преимуществ. Например, позволяет командам успешнее обмениваться информацией и соблюдать сроки. А из этой статьи вы узнаете, как она помогает улучшить совместную работу команд в Wrike.