Пять способов практиковать осознанность в офисе управления проектами
Как бы ни развивались технологии, мы остаемся людьми. Когда в последний раз вы делали перерыв и отдыхали на работе? Узнайте о пяти распространенных ситуациях и способах, которые позволяют практиковать осознанность, не отходя от рабочего места.
Пять фаз жизненного цикла проекта
Согласно «Руководству к своду знаний по управлению проектами», жизненный цикл управления проектом состоит из пяти фаз. Мы тщательно рассмотрим эту модель и ее важность, используя примеры и графики, а также подскажем вам и вашей команде, как сделать каждую фазу наиболее эффективной.
Советы по созданию идеального процесса обработки входящих запросов
Вы понимаете, какие преимущества даст вам настройка шаблона для обработки входящих запросов, но не знаете, с чего начать. Тщательно составленный шаблон исключит возможность недоразумений, поскольку каждый участник будет знать четкую последовательность шагов, которые необходимо выполнить, чтобы составить запрос на выполнение работы для вашей команды.
Как предприятия решают наиболее распространенные проблемы при управлении проектами
Есть несколько уникальных проблем, с которыми сталкиваются команды по работе с корпоративными проектами. Расскажем о 4 часто встречающихся трудностях и дадим советы, как их преодолеть.
Как избежать перегрузки при управлении проектами?
Чрезмерная загруженность менеджера проектов может привести к нарушениям смет и сроков и к снижению эффективности командной работы. Развивайте свои навыки по управлению проектами и используйте программные инструменты, чтобы избежать перегрузки.
Как правильно рисковать на работе
Слова «риск» и «работа» очень редко звучат вместе. Принято считать, что хороший сотрудник — это тот, кто не высовывается и выполняет все распоряжения начальства. В ответственном подходе к своим обязанностям действительно нет ничего плохого, но в любой сфере деятельности всегда найдется место для риска. Предлагаем вам четыре совета о том, на какие риски стоит идти на работе, и как делать это правильно. 1. Не молчите на совещаниях По вашему поведению на совещаниях судят о том, насколько вы инициативный сотрудник. Опять же — если вы хотите просто появиться на совещании, записать необходимую информацию и тихо уйти, в этом ничего плохого нет, но если вы стремитесь проявить себя, попытайтесь что-нибудь изменить. Высказывайте собственные идеи — в том числе и о том, как следует проводить совещания. Может быть, вы знаете, как сделать их более эффективными? Или вам бы хотелось провести совещание самому? Поделитесь своими идеями с начальством. Даже если руководители их не одобрят, вы зарекомендуете себя как человек, старающийся изменить ситуацию к лучшему, и это положительно скажется на вашей репутации. 2. Правильно просите о повышении Если вы заслуживаете повышения, скажите об этом прямо. Многие сотрудники не решаются обратиться к начальству с просьбой о повышении — они или не хотят раскачивать лодку, если условия работы более-менее их устраивают, или в принципе не любят ни о чем просить. Но если вы прекрасно выполняете свою работу и приносите пользу компании, почему бы не попробовать? Подкрепите вашу просьбу конкретными данными, представив ее в виде профессионально оформленного предложения. Сформулируйте убедительные причины, объясняющие, почему вы заслуживаете повышения. Распечатайте цифровые показатели и подготовьте примеры, подтверждающие, что ваши усилия помогают компании расти и процветать. 3. Помогайте коллегам по собственной инициативе Даже если в список ваших служебных обязанностей не включен пункт о том, что вы должны оказывать поддержку специалистам из других отделов, такая помощь может оказаться не лишней. Ведь и вам в любой момент может потребоваться поручительство или ответная услуга. И чем больше вокруг будет людей, относящихся к вам с симпатией, тем лучше. Способность поддерживать доброжелательную атмосферу и рабочий настрой — очень ценное качество, которым обладает далеко не каждый сотрудник. 4. Умейте отказываться от неудачных идей Очень важно уметь настоять на своем, если вы твердо знаете, что ваше предложение может принести пользу компании, но не менее важно уметь вовремя отступить. Прислушивайтесь к мнениям коллег и руководителей, не отвергайте критику и оценивайте свою деятельность беспристрастно, без оглядки на собственное эго — хотя это и очень трудно. Выясняя реальную ценность своих наработок, не думайте о том, в каком свете они представят вас, а взгляните на них, как на рядовой проект своего коллеги. Действительно ли они так уж хороши? Об авторе Дебора Суини (Deborah Sweeney) — генеральный директор компании MyCorporation.com. MyCorporation — ведущая компания на рынке онлайн-услуг по оформлению юридических документов для предпринимателей и бизнесменов. Компания предлагает пакеты услуг по регистрации акционерных компаний и ООО, товарных знаков, авторских прав и коммерческих обозначений, а также услуги постоянного процессуального представителя. MyCorporation делает все необходимое для быстрой и беспроблемной регистрации предприятий, позволяя владельцам компаний уделять все свое внимание основной деятельности. Читайте Дебору в Google+ и в Твиттере ( @mycorporation).
В чем разница между управлением проектами и управлением портфелем проектов?
Управление проектами? Портфелями проектов? Программами? Чем они отличаются? Попробуем дать краткое объяснение, чтобы вы поняли разницу. Что такое управление портфелем? Портфель проектов — это общее представление обо всех проектах организации, выполняемых для достижения стратегических бизнес-целей. Это могут быть все проекты компании, отдельного подразделения или отдела. Источник: Михаил Софонов, управление проектами Управление портфелем включает в себя расстановку приоритетов на основе целей, согласованных руководителями компании, а затем выбор программ и проектов для выполнения в зависимости от ожидаемой пользы для бизнеса, уровня рисков и доступности ресурсов. По словам менеджера проектов Боба Баттрика, управление проектами необходимо, чтобы правильно выполнить проект, а управление портфелем — чтобы выполнить правильные проекты. Менеджеры портфелей проектов оценивают проекты компании и делают вывод о том, насколько хорошо они выполняются, как их можно улучшить и получает ли организация ожидаемые преимущества. Что такое управление программами? Программа — это группа связанных проектов, которые вносят общий вклад в достижение определенной цели или преимущества. У программы есть четкая цель, и каждый проект, включенный в программу, участвует в достижении этой цели. Менеджеры программ изучают зависимости между проектами, риски, проблемы, требования и решения и могут координировать усилия с менеджерами отдельных проектов для получения необходимой информации и успешного выполнения программы. Их не столько интересует успех каждого отдельного проекта, сколько успех всей инициативы и достижение более значимых преимуществ. Также для менеджеров программ очень важно выбрать правильные проекты и правильно расставить приоритеты, чтобы в итоге получить максимальную пользу для бизнеса. Успешные программы приводят к улучшениям, последствия которых могут ощущаться очень долго, и, в отличие от проектов, имеющих конкретный срок выполнения, программы могут быть бессрочными. Организации управляют проектами в рамках более крупной программы, потому что такой подход дает больше возможностей для контроля и больше преимуществ, чем если бы управление проектами осуществлялось по-отдельности. К тому же при отслеживании группы связанных проектов гораздо проще координировать и приоритизировать общие ресурсы, следить за ходом выполнения и результатами. Что такое управление проектами? В то время как портфели и программы отражают более общее представление о деятельности организации, проект — это отдельное начинание: серия задач, нацеленных на производство определенного товара, оказание услуги или создание преимущества в указанный срок. Менеджеры проектов следят за выполнением отдельных проектов, руководят командами и заботятся о соблюдении сроков, бюджетных ограничений и взятых на себя обязательств. Они определяют наилучшие методики, изучают процессы для повышения эффективности и работают с заинтересованными лицами, чтобы в числе прочего добиться ожидаемых преимуществ. Успешное управление проектами означает, что команды и их участники постоянно развиваются и повышают свой уровень, что дает компании значительные конкурентные преимущества. Подробнее об управлении проектами Если вы — начинающий менеджер проектов и только знакомитесь с терминологией и рабочими процессами, мы можем предложить вам полезный материал. Это «Руководство по управлению проектами для начинающих», оно выложено в сети и доступно для чтения совершенно бесплатно. Внесите его в закладки, чтобы не потерять. Источники: PMfiles.com, Wikipedia.org, ProjectSmart.co.uk
Четыре шага к более эффективному управлению проектами
Успешное управление проектом требует знаний, подготовки и тщательно подобранного персонала. Для выполнения работы руководители должны точно определить круг требований как к своим подчиненным, так и к вышестоящему начальству. Предлагаем четыре шага, которые позволяют повысить эффективность управления проектами.
Три проблемы, стоящие перед офисом управления проектами
Офис управления проектами остается неотъемлемой частью любой успешной организации. С развитием новых технологий, когда компании стремятся внедрять все больше и больше инноваций, офис управления проектами также должен развиваться, чтобы сохранить свою ценность. Что же представляет собой офис управления проектами, и какую пользу он приносит компании?
Три большие проблемы менеджера проектов, и как с ними справиться
Управление проектами — дело очень сложное. Так как при выполнении любого проекта в игру вступает множество различных факторов, менеджеру проектов приходится быть очень гибким и изобретательным. В отличие от разработчиков, инженеров и архитекторов, занимающихся только технической стороной, менеджер проектов должен быть знаком со всеми техническими деталями, а также учитывать и социальные, и корпоративные аспекты. Более того, ему часто приходится управлять несколькими проектами одновременно. Кроме всего прочего менеджер проектов должен позаботиться о том, чтобы между подразделениями поддерживались открытые каналы связи, чтобы различные команды могли координировать свои действия, и чтобы любые возможные риски не остались незамеченными. Естественно, на этой почве вырастает множество проблем. Вот три главные проблемы, с которыми приходится сталкиваться буквально каждому менеджеру проектов, и несколько путей их решения. Проблема №1. Обновление графика работ по проекту Излишне говорить о том, что у каждого проекта должен быть график, позволяющий всем участникам следить за ходом работ и возложенными на них обязанностями, а также отмечать пройденные вехи. Именно менеджер проектов должен вести учет всей деятельности участников команды, обновлять статус проекта и выступать в роли связующего звена между командой и всеми заинтересованными лицами, в том числе представителями высшего руководства. Однако такие административные задачи требуют огромных временных затрат, в то время как менеджер проектов мог бы использовать свои опыт и навыки для выполнения гораздо более полезной работы. Решение. Автоматизируйте обновления графика везде, где это возможно, чтобы вам не пришлось тратить время на сбор данных вручную. Если вы будете проводить совещания для выяснения статуса задач каждого из участников, у вас уйдет на это большая часть рабочего времени. Есть специальные инструменты для управления проектами и совместной работы, которые позволят участникам вашей команды самостоятельно отмечать выполненные задачи и пройденные вехи, а вам — получать отчеты и обновления статуса в режиме реального времени. Вы сможете меньше времени тратить на административную рутину и направить все свои усилия и опыт на выполнение более важных задач. Проблема №2. Многозадачность Когда у вас столько дел, многозадачность может показаться вам единственным выходом. Но на самом деле она снижает вашу эффективность, отрицательно влияет на качество работы и может привести к серьезным нарушениям графика. Всего лишь один сбой неизбежно отразится на зависимых задачах, которые нельзя будет начать до завершения первой задачи, и так далее, и так далее. Задержки будут нарастать, как снежный ком. Решение. Делайте все возможное, чтобы сократить число проектов, находящихся в работе одновременно. Старайтесь выполнять одновременно не более 25-50% от общего количества проектов, чтобы сократить задержки и повысить качество работы. Вам же станет легче, если вы будете разделять свое внимание между меньшим числом проектов. Также воспользуйтесь преимуществами многочисленных онлайн-инструментов, способных облегчить вашу ношу. Приложение для обмена мгновенными сообщениями, такое как Slack, позволит общаться в реальном времени, архивировать сообщения и легко находить нужную информацию, если вам потребуется вспомнить что-то важное из конкретного разговора. Проблема №3. Ожидаемая продолжительность проекта Если у вас нет волшебного хрустального шара (а если есть, не могли бы вы одолжить его нам?), вы никогда заранее не узнаете, сколько времени может занять выполнение конкретной задачи. Но вы можете сообщить клиентам и руководству предполагаемую дату выполнения, основанную на имеющейся у вас информации. И на вас будет возложена ответственность за соблюдение указанного срока. Есть несколько различных методов, помогающих оценить время, которое потребуется вашей команде на выполнение проекта. Но если вы просто назначите для каждой отдельной задачи предполагаемый срок выполнения, ваши прогнозы могут не оправдаться. А это значит, что участникам команды придется наверстывать время, пытаясь уложиться в график. И это может привести не только к стрессу, но и к снижению качества, превышению бюджета или к опасности сорвать срок сдачи. Решение. Вместо того, чтобы спрашивать у участников, когда они рассчитывают завершить свои задачи, попробуйте метод двух точечных оценок. Преимущество этого метода заключается в том, что он позволяет нарушить предварительный срок благодаря временному буферу, позволяющему несмотря ни на что сдать проект вовремя. Учтите: этот метод вовсе не гарантирует, что вы сможете сдать вовремя любой проект, но он может послужить вам в качестве страховки. Эти полезные стратегии и инструменты позволят вам лучше планировать и выполнять свои проекты, а также повысить эффективность работы команды, снизить стресс и неизменно оправдывать (и даже превышать!) ожидания ваших клиентов. Об авторе: Диана Кларк (Diana Clark) — специалист по цифровому маркетингу и менеджер маркетинговых проектов. Она работает вместе с командой таких же талантливых маркетологов на портале Aussiewriter. Ей нравится предлагать людям бизнес-рекомендации и делиться своими идеями в блоге.
