Как не бояться хаоса. Оптимизация процессов с учетом будущего роста

Сотрудничество — это основа для развития. Многообразный дружный коллектив не только привносит в вашу организацию уникальные традиции и взгляды, но и становится основным отличительным фактором. Ни у одной другой организации нет такой команды из незаурядных личностей, стремящихся к единой цели.

Однако с расширением компании растут и проблемы, связанные с сотрудничеством. Легко управлять небольшой командой, но чем больше становится людей, тем больше возникает трений. В слишком больших коллективах это приводит к препятствиям и задержкам в работе. Если нет четко указанных исполнителей и ответственных за принятие решений, рабочие задачи переходят от одного сотрудника к другому и работа не выполняется на должном уровне.

Неналаженные процессы совместной работы в конечном итоге приводят к просроченным задачам, потерянным данным, проблемам с коммуникацией и забытым запросам. И если у вас нет нужных каналов и процессов, способных расти вместе с компанией, вы рискуете столкнуться с еще более серьезными проблемами.

 Embracing-Chaos-Future-Proofing-Your-Processes-for-Resiliency-Growth-1
Источник: Intercom

Использование неудач: эффект хаоса

Прежде чем начать планировать новый процесс, вам нужно сформировать у себя правильный образ мыслей. Самая частая ошибка при создании нового процесса — это уверенность, что он станет решением любых проблем. Нет ничего более далекого от правды.

По мнению Netflix, «Лучший способ избежать ошибок — ошибаться постоянно». В начале 2007 года компания Netflix запустила свой сервис потокового вещания в качестве бесплатного дополнения для подписчиков. Поскольку для этого использовалось программное обеспечение, запускаемое на вертикально масштабируемых серверах, серьезное повреждение базы данных привело к настоящему хаосу и трехдневному выходу системы из строя. Такая централизованная модель стала для компании постоянным источником ошибок.

Когда Netflix перешел к более распределенной архитектуре микросервисов, появилась возможность быстро обнаруживать и устранять случайные сбои без отключения всей системы. Инженеры внедрили новую распределенную систему со сбоями и недостатками и подготовили ее к устранению любых возможных отклонений.

В то время как большинство людей сначала проводят тестирование, а уже затем внедрение, специалисты из Netflix тестировали то, что отказывалось работать, убеждаясь, что их системы способны справиться с любыми неожиданностями, и делая их практически неуязвимыми. Благодаря принятию концепции хаос-инжиниринга на свет появилась технология Chaos Monkey.

Embracing-Chaos-Future-Proofing-Your-Processes-for-Resiliency-Growth-2

«Лучшие процессы создаются, исходя из разных точек зрения, — объясняет Адлер Чан, глава глобального отдела по работе с клиентами в Wrike. — Запуск дополнительных сценариев доказывает, что, хотя любой процесс может функционировать большую часть времени, случиться может всякое. И в этих ситуациях можно применять аварийные планы для обеспечения устойчивости и стабильности».

Приняв за аксиому, что сбои неизбежны, и управляя хаосом вместо того, чтобы его избегать, вы сможете добиться такой же устойчивости и гибкости. Теперь, узнав о таком подходе, давайте рассмотрим остальные ключевые технологии создания устойчивых процессов в растущей компании.

1. Мыслите горизонтально… и вертикально

Чтобы поддержать свои процессы, люди часто ищут универсальный инструмент для совместной работы (например,  электронные таблицы). Инвестировать в решение, которое «делает всё», — это как ужинать в ресторане, предлагающем блюда любой кухни мира. Возможно, здесь и в самом деле готовят всё, но вряд это будет очень вкусно.

«Платформы с широкими возможностями настройки редко бывают удобными в работе. А инструментам, ориентированным на пользователей, часто не хватает гибкости и возможности настроить решение под конкретные запросы, — говорит Чан. — Использование нескольких специализированных инструментов в определенных областях позволит получить более персонализированное решение и снизить риски».

С другой стороны, компании часто приобретают слишком много инструментов для выполнения тех или иных задач. Во многих случаях у этих инструментов оказывается схожий функционал, или пользователям становится сложно ориентироваться во множестве решений. Постоянный переход от одного решения к другому не только замедляет работу, но часто приводит к выполнению двойной работы или необходимости переносить данные вручную. Все это ведет к усилению разрозненности, неэффективной работе и низкой прозрачности данных, с которыми работают команды. В результате любые изменения процесса в будущем грозят серьезными трудностями, потому что это приведет к нарушениям в работе нескольких систем.

Наиболее эффективные процессы поддерживают здоровый баланс между горизонтальными и вертикальными системами. При этом сохраняются необходимые инструменты и удовлетворяются уникальные потребности каждой команды, а также находится возможность для объединения инструментов в рамках комплексного рабочего процесса.

Начните с использования любимых и привычных инструментов. Если вы доверяете этим инструментам и считаете их полезными, узнайте, как их можно связать, чтобы избежать разрозненного хранения информации и устранить предпосылки для возникновения ошибок. Для этого потребуется внедрить систему управления проектами, которая не только предлагает широкий диапазон возможностей, в том числе инструменты для взаимодействия и информационные панели, но и может настраиваться под конкретный рабочий процесс и стек технологий. Получив решение, способное адаптироваться к вашему стилю работы и связать инструменты, используемые в компании, вы сможете создать гораздо более эффективные и устойчивые процессы.  

2. Стремитесь к гибкости и переменам

Процессы — это способ организовать рутинные задачи, чтобы повысить продуктивность и добиться более предсказуемых результатов. Поскольку спрос и приоритеты на рынке все время меняются, некогда успешные процессы со временем устаревают. И все же люди продолжают использовать привычные инструменты. В этом случае процесс начинает скорее мешать, чем помогать.

Этот порочный круг возникает в первую очередь из-за страха перемен. Если что-то нас устраивало в прошлом, значит, и сейчас должно устраивать. А мы всегда так делали. Зачем нам вообще что-то менять?

Темпы ведения бизнеса становятся для компаний, нацеленных на рост, еще более серьезной проблемой. В ходе опроса HBR около трети руководителей назвали своей основной проблемой трудности адаптации к изменяющимся рыночным условиям. Но трудности возникают не столько из-за невозможности адаптироваться, сколько из-за скорости адаптации. Почти треть организаций не способны достаточно быстро реагировать на открывающиеся возможности или возникающие угрозы или, напротив, реагируют так быстро, что упускают из виду стратегию компании (24%).

Embracing Chaos Future Proofing Your Processes for Resiliency & Growth 3
Источник: HBR

Правда в том, что по мере развития вашей компании и расширения команды процессы, которые когда-то были эффективными, устаревают. Самыми устойчивыми оказываются процессы, способные подстраиваться под потребности бизнеса, как только эти потребности возрастают.

«Нет ничего более постоянного, чем перемены, — говорит Чан. — Использование преимуществ постоянно развивающихся процессов помогает оставаться гибкими и успешно реагировать на любые неожиданности. Если у вас гибкое мышление, вы воспринимаете каждую проблему как возможность научиться новому и стать сильнее».

Гибкость процессов положительно влияет не только на производительность в компании, но и формирует у сотрудников менталитет, ориентированный на развитие и перемены. «Стремление к переменам тесно связано с умением видеть в проблемах новые возможности, — рассказывает Мэри Энн Хенсли, вице-президент по маркетингу в компании FreightWaves. — Наш подход заключается в том, чтобы ошибаться на ранних стадиях и быстро адаптироваться. В стартапах вы учитесь на своем опыте, и все ваши победы и поражения становятся для вас полезными уроками».

«Вы учитесь на своем опыте, и все ваши победы и поражения становятся для вас полезными уроками». — Мэри Энн Хенсли, вице-президент по маркетингу в компании FreightWaves.

Внедрение Agile-методологий, таких как канбан и скрам, закладывает основу для создания процессов, основанных на менталитете роста. Agile-инструменты, например информационные панели и диаграммы Ганта, позволяют легко визуализировать ход выполнения работ, изменять приоритеты, выявлять возможные препятствия и оценивать производительность. Эти методологии и инструменты созданы с расчетом на совместную работу и гибкость и поэтому способны удовлетворить постоянно меняющиеся потребности вашей компании.

Проведение постоянных летучек с участием всей команды — отличный способ проверить ваши проекты и процессы.  Если вы возьмете в привычку оценивать текущее состояние ваших процессов, то не только не забудете о них, но и сможете поддерживать их актуальность и успешно прогнозировать результаты проекта.

Embracing Chaos Future Proofing Your Processes for Resiliency & Growth 4
Источник: Wrike
«Будьте как вода. Это самое податливое вещество на земле, но оно точит даже самый твердый камень». — Брюс Ли

3. Автоматизация способствует ускорению роста

Допустим, у вас есть растение, которое нужно поливать каждый день. На полив вы тратите около 30 секунд, и вам кажется, что это совсем немного. Вы заботитесь о растении, наблюдаете за его ростом и решаете купить еще одно. Теперь вы поливаете два растения, заботитесь о них, а затем покупаете еще несколько. И еще.

Вскоре у вас уже 20 растений, нуждающихся в ежедневном поливе. И если раньше вы тратили на это 30 секунд в день, то теперь весь процесс занимает уже 10 минут. В итоге вы решаете купить систему для полива комнатных растений, чтобы больше времени уделять уходу, обрезке и удобрению почвы. Поздравляем — вы только что вложились в автоматизацию!

В своем простейшем варианте автоматизация — это делегирование простых повторяющихся задач (таких как полив растений), чтобы уделять больше внимания задачам, которые может выполнить только человек (например, подрезке и уходу за почвой). Хотя автоматизация всячески приветствуется в быту, она часто вызывает в сотрудниках опасения, что из-за нее они могут потерять свои рабочие места. Но правда в том, что автоматизация не отнимает у людей работу, а облегчает ее.

Автоматизация помогает развивающимся компаниям, позволяя сотрудникам уделять больше внимания наиболее полезной деятельности. «Проблема роста заключается в том, что рост количества ресурсов непропорционально мал в сравнении с ростом возможностей. Поэтому единственный способ расти — это делать больше с меньшими затратами, и в этом нам поможет автоматизация, — говорит Чан. — Эффективная автоматизация обеспечивает выполнение той части рабочего процесса, которая иначе выполнялась бы вручную, и оптимизирует передачу информации из одной точки в другую. Она становится невидимой силой, ускоряющей рост».

По мере развития вашего бизнеса становится все труднее поддерживать постоянный уровень качества и стабильности в условиях расширяющегося производства. Но если работа стандартизируется с помощью автоматизации, качество остается постоянным и снижается вероятность ошибок. Использование шаблонов и стандартизация форм для приема рабочих заданий гарантируют, что участники вашей команды ничего не упустят и смогут успешно приступать к работе, получив всю необходимую информацию.

Хотите больше узнать о том, как ведущие компании используют автоматизацию для ускорения рабочих процессов? Скачайте электронную книгу.

4. Прозрачность способствует автоматизации

Создание процессов — это действие, которое невозможно осуществить один раз и забыть о нем. Процессы нужно постоянно проверять, пересматривать и улучшать. Создание стабильного процесса не только ведет к повышению эффективности, но и обеспечивает удобство использования, потому что вместо создания нового процесса вы сможете изменить только те его части, которые требуют доработки.

Прозрачность процессов и постоянная совместная работа над их улучшением помогают выявлять участки, где обычно возникают затруднения, и настраивать определенные части процесса вместо его полной замены. Улучшая лишь небольшие этапы процесса и оставляя основную часть неизменной, вы избежите снижения производительности.

«Невозможно принимать решения в вакууме, — говорит Хенсли. — Прозрачные процессы помогают вам меняться и подстраиваться по мере роста, а также устранять разрозненность данных, чтобы принимать серьезные решения совместными усилиями».

Инструменты для управления загруженностью команды позволяют видеть, как распределены рабочие задачи между участниками, и лучше контролировать осуществление планов и достижение результатов. Вы сможете получать уведомления и узнавать, кто из сотрудников загружен полностью, а у кого есть возможность взять дополнительный объем работы. Инструменты для распределения ресурсов, встроенные в ваш процесс, помогают делать более точные прогнозы и подтверждать свои достижения.

Проверка эффективности процессов может повлиять на то, как вы станете изменять свои процессы со временем. Автоматическое формирование еженедельных, месячных и квартальных отчетов позволит вам получать статистические данные об эффективности, так что вы точно будете знать, какой объем работ может выполнить ваша команда в тот или иной момент. Такой уровень прозрачности даст вам возможность повысить эффективность и укрепить сотрудничество во всей организации.

Хотите еще один способ улучшить рабочие процессы? Настройте свои самые популярные цифровые инструменты, чтобы они лучше удовлетворяли потребности вашей команды.

Движение к совершенству

Какие бы процессы вы ни создавали, помните, что идеальных процессов не существует. Хотя перемены могут привести к провалу, самый большой из возможных провалов — это оставаться в состоянии застоя.

Приступая к созданию новых процессов, обдумайте свои прежние ошибки и неудачи. Только согласившись с тем, что хаос и сбои — это неотъемлемая часть работы, вы сможете разрабатывать процессы, которые помогут вам не только побеждать хаос, но и обращать его себе на пользу. Настроив свой стек технологий, чтобы все инструменты были связаны и оптимизированы, сохраняя достаточный уровень гибкости, чтобы успевать за рынком, и делая прозрачными все процессы, ваша команда будет готова справиться с любым препятствием на своем пути.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности