Keine Angst vor dem Chaos: Zukunftsfähigkeit für Ihre Prozesse

Zusammenarbeit ist ein Eckpfeiler des Wachstums. Ein vielfältiges Team mit seinen diversen Erfahrungen und Sichtweisen, das geschlossen auf die gleichen Ziele hinarbeitet, bereichert Ihr Unternehmen – und wird sogar zu Ihrem wichtigsten Unterscheidungsmerkmal, denn kein anderes Unternehmen besitzt die gleiche Kombination an cleveren Köpfen, die gemeinsam zum Erfolg beitragen.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wachsen allerdings auch die Herausforderungen bei der Zusammenarbeit. Innerhalb eines kleinen Teams ist die Kommunikation recht überschaubar, doch je mehr Mitarbeiter dazukommen, desto komplizierter wird es. Das Ergebnis: Missverständnisse, Engpässe und Staus. Ohne klar festgelegte Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse wandert die Arbeit von Hand zu Hand wie eine heiße Kartoffel, ohne dass wirklich etwas passiert.

Festgefahrene Aufgaben, verlorene Daten, vergessene Anfragen und Fehlkommunikation sind letztendlich das Ergebnis fehlgeschlagener kollaborativer Prozesse. Ohne die richtigen Kanäle und Prozesse, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können, werden die Herausforderungen nur noch größer.

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Quelle: Intercom

Fehlschläge vorprogrammiert: Der Chaos-Effekt

Bevor Sie überhaupt beginnen, einen neuen Prozess zu entwerfen, müssen Sie die richtige Mentalität entwickeln. Zu oft gehen wir davon aus, dass ein neuer Prozess alle unsere Problemen lösen kann. Aber das wäre vollkommen unrealistisch.

Netflix weiß das aus Erfahrung: „Die beste Art, das Scheitern zu vermeiden, ist ständig zu scheitern.“ Anfang 2007 startete Netflix seinen Streaming-Service als kostenlosen Zusatzdienst für Abonnenten. Da dieser Service auf Software in vertikal skalierten Server-Racks basierte, führte eine große Datenbankbeschädigung zu totalem Chaos und einem dreitägigen Ausfall. Dieses Modell der zentralisierten Versorgung wurde letztendlich zur bedeutendsten Fehlerquelle.

Als Netflix dann zu einem stärker verteilten Microservices-Framework überging, ließen sich zufällige Unterbrechungen sofort lokalisieren und beheben, ohne das gesamte System lahmzulegen. Entwickler haben dieses neue, verteilte System absichtlich mit Ausfällen und Störungen versetzt und es darauf vorbereitet, mit allen Eventualitäten fertig zu werden.

Während die meisten Entwickler testen, ob Dinge funktionieren, hat Netflix getestet, was nicht funktioniert; ihr System kann unerwartete Vorfälle bewältigen und ist praktisch unzerstörbar. Grundlage ihres Denkens waren die Werte und Verfahren des Chaos Engineering – und so wurde Chaos Monkey geboren.

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„Die besten Prozesse bauen auf unterschiedlichen Perspektiven auf“, erklärt Adler Chan, Global Head of Client Success Enablement bei Wrike. „Die Simulation von Randszenarien trägt der Tatsache Rechnung, dass jeder beliebige Prozess in den meisten Fällen funktioniert, dass Dinge aber trotzdem schiefgehen können und werden. In solchen Fällen stehen die Notfallpläne der restlichen Prozesse bereit, um Resilienz und Toleranz zu schaffen.“

Indem Sie anerkennen, dass Fehler unvermeidlich sind, und sich dem Chaos stellen, statt ihm auszuweichen, können Sie genau diese Resilienz und Agilität auch in Ihren Prozessen sicherstellen. Schauen wir uns in diesem Sinne nun einige weitere wichtige Methoden an, mit denen Sie in einem wachsenden Unternehmen für widerstandsfähige Prozesse sorgen können:

1. Denken Sie horizontal... und vertikal

Wenn Sie über die Strukturierung Ihrer perfekten Arbeitsprozesse nachdenken, sollten Sie möglichst nicht alles auf eine Karte setzen. Projektmanager suchen zur Unterstützung ihrer Prozesse allzu oft nach einem universalen Werkzeug für die Zusammenarbeit, wie z. B. Tabellen. Doch ein System, das „alles kann“, ist wie ein Restaurant, das Gerichte aus der ganzen Welt anbietet: Es kann vielleicht alles, aber nichts wirklich gut.

„Hochgradig anpassbare Tools sind selten benutzerfreundlich, und benutzerfreundliche Tools besitzen oft nicht genug Flexibilität, um spezielle Anforderungen zu erfüllen“, erläutert Chan. „Eine gewisse Diversifizierung durch den Einsatz verschiedener Tools in genau den Bereichen, für die sie bestimmt sind, ergibt eine maßgeschneiderte Lösung und minimiert das Risiko.“

Umgekehrt erwerben Unternehmen oft zu viele Tools für spezifische Aufgaben. Häufig gibt es dann Überschneidungen bei den Funktionen oder es fehlen ihnen klare Verfahren für den gemeinsamen Einsatz dieser verschiedenen Lösungen. Das ständige Wechseln zwischen Tools bremst nicht nur die Arbeit, sondern führt auch zu Doppelspurigkeiten und der manuellen Manipulation von Daten. Das Ergebnis: noch mehr Silos, Ineffizienzen und mangelnde Transparenz zwischen Teams. Das macht zukünftige Anpassungen oder Veränderungen am Prozess sehr schwierig, weil die Arbeit über mehrere Systeme hinweg beeinträchtigt wird.

Die effektivsten Prozesse schaffen ein gutes Gleichgewicht zwischen einem horizontalen und vertikalen Tech-Stack – sie nutzen die Tools, die notwendig sind und dem jeweiligen Team echten Mehrwert bieten, und finden gleichzeitig einen Weg, diese Tools zu einem nahtlosen, durchgängigen Ganzen zu verbinden.

Am besten beginnen Sie mit den Tools, die Sie bereits kennen und lieben. Vertrauen Sie diesen Tools? Sind sie wirklich nützlich? Dann sollten Sie herausfinden, wie Sie sie miteinander vernetzen können, um Informationssilos zu vermeiden und die Lücken zu schließen, in denen sich Fehler und Ineffizienzen ergeben. Dies erfordert ein Arbeitsmanagement-Tool, das erstens eine breitere Palette an Funktionen bietet (wie z. B. Kommunikationstools und Dashboards) und sich zweitens auch an die einzigartigen Arbeitsabläufe und das spezielle Tech-Stack Ihres Teams anpassen lässt. Mit einer Lösung, die Ihrer Arbeitsweise entspricht und die bevorzugten Tools Ihres Unternehmens untereinander verbindet, können Sie effizientere, widerstandsfähige Prozesse erstellen.  

2. Fördern Sie Veränderung und Agilität

Prozesse dienen dazu, Aufgaben zu strukturieren und zu organisieren, um so die Produktivität zu steigern und Ergebnisse vorhersehbarer zu machen. Doch wenn sich die Bedürfnisse verändern oder Marktprioritäten verlagern, verlieren ehemals erfolgreiche Prozesse ihre Relevanz. Wer in solchen Fällen aus Gewohnheit und Bequemlichkeit an alten Prozessen festhält, wird bald feststellen, dass sie eher hinderlich als hilfreich sind.

Hinter diesem Teufelskreis der Passivität steht letztendlich die Angst vor dem Versagen. Wenn etwas in der Vergangenheit gut funktioniert hat, sollte es doch auch in Zukunft klappen, oder? Wir haben es immer so gemacht. Warum also etwas ändern?

Das zunehmende Tempo der Wirtschaft stellt wachstumsorientierte Unternehmen vor noch größere Herausforderungen. In einer Studie der Harvard Business Review stufte fast ein Drittel der befragten Manager die Einstellung auf veränderte Marktbedingungen als ihre größte Herausforderung ein. Schwierigkeiten ergeben sich jedoch nicht unbedingt durch eine fehlende Anpassung, sondern durch das falsche Tempo der Umstellung. Fast ein Drittel von Unternehmen können nicht schnell genug reagieren, um flüchtige Chancen zu nutzen oder neue Bedrohungen abzuwehren, oder sie reagieren so übereilt, dass sie die Firmenstrategie aus den Augen verlieren (24 %).

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Quelle: HBR

Tatsache ist, dass ehemals effiziente Prozesse irgendwann überholt und nutzlos sind, wenn Ihr Unternehmen sich weiterentwickelt und Ihre Teams wachsen. Die widerstandsfähigsten Prozesse sind solche, die sich im Einklang mit Ihren Unternehmensbedürfnissen weiterentwickeln.

„Wandel ist eine Konstante“, meint Chan. „Mit Prozessen, die sich ständig weiterentwickeln und deren Wert Sie voll ausschöpfen können, bleiben Sie agil und anpassungsfähig, um alle Herausforderungen zu meistern. Wenn Sie eine flexible, bewegliche Mentalität entwickeln, wird jede Herausforderung zu einer Chance, um zu lernen und noch stärker zu werden.“

Beweglichkeit wirkt sich nicht nur positiv auf die Produktivität Ihres Unternehmens aus, sie begünstigt auch eine gewisse Mentalität, die Wandel und Wachstum unterstützt. „Offenheit für Veränderungen bedeutet, Herausforderungen als Chancen zu betrachten“, erklärt Mary Anne Hensley, Vice President of Marketing bei FreightWaves. „Unser Ansatz lautet: schnell versagen und schnell anpassen. Ganz besonders als Startup geht es um Learning by Doing – Erfolg und Misserfolg sind gleichermaßen wertvolle Erfahrungen.“

„Es geht um Learning by Doing – Erfolg und Misserfolg sind gleichermaßen wertvolle Erfahrungen.“ -- Mary Anne Hensley, Vice President of Marketing, FreightWaves.

Die Anwendung von Agile-Methoden wie Scrum und Kanban schafft eine gute Basis für den wachstumsorientierten Ausbau Ihrer Prozesse. Agile Tools wie Dashboards und Gantt-Diagramme machen es einfach, Fortschritte zu visualisieren, Prioritäten neu zu ordnen, potenzielle Hürden zu identifizieren und die Leistung zu messen. Diese Methoden und Tools sind ganz auf Zusammenarbeit und Flexibilität ausgerichtet und unterstützen dadurch die sich ständig ändernden Bedürfnisse Ihres Unternehmens.

Tägliche oder wöchentliche Standup-Meetings mit Ihrem Team sind ein gutes Mittel, um Projekte und Prozesse im Auge zu behalten. Was läuft gut? Was eher nicht? Was ist langsam überholt? Diese regelmäßige Beobachtung Ihrer Prozesse hilft Ihnen, sie tatsächlich einzusetzen. Zugleich hält sie Ihre Arbeitsabläufe frisch und Ihre Projektprognosen auf Kurs.

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Source: Wrike
„Sei wie Wasser, das sich seinen Weg durch jede Ritze bahnt. Sei nicht starr, sondern passe dich dem Objekt an. So wirst du einen Weg herum oder hindurch finden.“ -- Bruce Lee

3. Automatisierung beschleunigt das Wachstum

Nehmen wir an, Sie haben eine Pflanze und müssen sie täglich gießen. Das dauert pro Tag nur eine halbe Minute, sollte also keine große Last sein. Sie hegen und pflegen Ihre Pflanze, die munter wächst. Also schaffen Sie sich eine zweite an, versorgen diese auch und holen sich noch ein paar mehr. Und dann noch ein paar mehr.

Ehe Sie sich's versehen, haben Sie 20 Pflanzen, die jeden Tag 30 Sekunden lang gegossen werden müssen. Was anfangs 30 Sekunden gedauert hat, nimmt jetzt jeden Tag 10 Minuten in Anspruch. Sie beschließen, in ein Bewässerungssystem für die Pflanzen zu investieren, so dass Sie sich auf das Pflegen, Düngen, Zurückschneiden usw. konzentrieren können. Sie haben das Gießen automatisiert.

In seiner einfachsten Form bedeutet Automatisierung, dass wir unkomplizierte, repetitive Aufgaben (wie das Gießen) delegieren, damit wir uns um Aufgaben kümmern können, die menschliches Geschick oder Urteilsvermögen erfordern (wie das Zurückschneiden oder Düngen). Obwohl wir uns an automatische Abläufe im Alltag gewöhnt haben, herrscht bei der Arbeit oft die Angst, dass Automatisierung unseren Job überflüssig machen könnte. Doch Automatisierung vernichtet keine Jobs — sie macht sie besser.

Automatisierung hilft wachsenden Unternehmen, weil ihre Mitarbeiter sich dadurch auf wirklich wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können. „Wenn ein Unternehmen größer wird, kann es seine Ressourcen nicht einfach proportional ausbauen. Es muss mit weniger mehr erreichen – und da kommt die Automatisierung zum Zug“, so Chan. „Effektive und effiziente Automatisierung unterstützt die manuellen Aspekte der Arbeitsprozesse und strafft den Fluss an Informationen von Punkt zu Punkt. Sie ist der unsichtbare Motor des Wachstums.“

Im Zuge des Wachstums wird es zunehmend schwierig, entlang der aufgeblähten Produktion für die gewohnte Qualität und Konsistenz zu sorgen. Doch Automatisierung bedeutet zugleich Standardisierung, was das Fehlerpotenzial reduziert und das Qualitätsniveau sichert. Nach Vorlagen konfigurierte Projekte und standardisierte Arbeitseingangsformulare gewährleisten, dass Ihr Team von Anfang an alles parat hat, um gleich durchzustarten.

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4. Transparenz fördert Innovation

Prozesse sind keine Selbstläufer: sie müssen fortlaufend überprüft, hinterfragt und verfeinert werden. Ein widerstandsfähiger Prozess steigert nicht nur die Effizienz, sondern fördert auch die Usability, denn Sie müssen jeweils nur einzelne Komponenten anpassen, statt den gesamten Prozess von Grund auf neu aufzubauen.

Durch den zuverlässigen Einblick in Ihre Prozesse und die laufende, gemeinsame Optimierung können Sie etwaige Hindernisse identifizieren und spezifische Einzelteile des Prozesses anpassen, ohne den Prozess als Ganzes ersetzen zu müssen. Und weil der Großteil des Prozesses unverändert bleibt, ist auch die Produktivität weniger gefährdet.

„Man kann Entscheidungen nicht in einem Vakuum treffen“, erläutert Hensley. „Wenn man Einblick in seine Prozesse hat, kann man sie im Zuge des Wachstums anpassen, Informationsbarrieren abbauen und letztendlich die großen Entscheidungen viel besser gemeinsam treffen.“

Tools für die Ressourcenverwaltung machen sichtbar, wie die Arbeit über Ihr Team verteilt ist, und geben Ihnen dadurch mehr Kontrolle über Planung und Resultate. Sie erhalten Benachrichtigungen und erfahren, wer im Team ausgelastet ist bzw. noch freie Kapazitäten hat. In Ihren Prozess eingebettete Tools für die Ressourcenzuweisung helfen Ihnen, Ihre Leistungskapazitäten präzise vorauszuplanen und zu belegen.

Die Überprüfung der Prozessleistung bedeutet, dass Sie Ihre Prozesse mit der Zeit weiter optimieren können. Automatische Berichte liefern Ihnen nach Bedarf wöchentliche, monatliche oder vierteljährliche Leistungsstatistiken, so dass Sie zu jedem Zeitpunkt genau wissen, wie viel Arbeit Ihr Team bewältigen kann. Mit diesem Grad an Transparenz können Sie maßgeblich dazu beitragen, Effizienz und Kooperation im gesamten Unternehmen zu verbessern.

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Der Weg zur Perfektion

Ganz egal, welche Prozesse Sie entwickeln: Den perfekten Prozess gibt es nicht. Wandel bringt immer auch Risiken mit sich – doch das größte Risiko liegt in der Weigerung, sich zu verändern.

Bei der Entwicklung eines neuen Prozesses sollten Sie an Ihre vorherigen Erfolge und Misserfolge zurückdenken. Wenn Sie erst einmal akzeptiert haben, dass Chaos und Fehler unvermeidlich sind, können Sie Prozesse aufbauen, die dies nicht nur verkraften, sondern sogar davon profitieren. Konfigurieren Sie Ihren Tech-Stack mit vernetzten, optimierten Tools, stellen Sie sich flexibel auf Marktveränderungen ein und integrieren Sie Transparenz in all Ihre Prozesse – so kann Ihr Team sich auf seine Prozesse verlassen und ist allen Eventualitäten gewachsen.

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