управление изменениями Archives | Blog Wrike
Адрес эл. почты
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.
Адрес эл. почты
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.
Адрес эл. почты
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.
Войти Свяжитесь с отделом продаж

управление изменениями

Выберите интересующую вас категорию:

Как не бояться хаоса. Оптимизация процессов с учетом будущего роста
Лидерство чтение займет 3 мин

Как не бояться хаоса. Оптимизация процессов с учетом будущего роста

Хотя перемены могут привести к провалу, самый большой из возможных провалов — это оставаться в состоянии застоя. Узнайте, как творческий хаос помогает оптимизировать рабочие процессы с учетом будущего роста.

Цифровая трансформация заразна: подбираем аргументы для клиента
Лидерство чтение займет 3 мин

Цифровая трансформация заразна: подбираем аргументы для клиента

В последнее время вокруг только и разговоров что о цифровой трансформации. Но что делать, если ваш клиент не понимает ее преимуществ? Пригласите его в свою систему управления проектами и совместной работой и воспользуйтесь советами о том, как сделать ваши рабочие взаимоотношения успешными и продуктивными.

Держим удар: как руководителю избавиться от страха перемен
Лидерство чтение займет 3 мин

Держим удар: как руководителю избавиться от страха перемен

Если у вас начинается паническая атака при каждом изменении рабочего процесса, эти советы наверняка вам помогут. Давайте выясним, почему вы опасаетесь перемен и как преодолеть свою тревожность.

Процесс управления изменениями для основных типов личности
Лидерство чтение займет 3 мин

Процесс управления изменениями для основных типов личности

Мы определили семь самых популярных типов личности, которые могут вам встретиться при переходе на Wrike или иной инструмент, а также лучшие методики для успешного управления изменениями с учетом их особенностей.

Как настроить рабочие процессы и добиться желаемого результата
Бизнес-советы чтение займет 3 мин

Как настроить рабочие процессы и добиться желаемого результата

«Пока вы продолжаете делать то, что делаете, вы будете получать то, что получаете». Хотя мнения об авторстве этой цитаты до сих пор расходятся (ее приписывают многим известным личностям, начиная от Генри Форда и заканчивая Тони Роббинсом), нельзя отрицать, что в ней имеется здравое зерно. Да, слишком часто руководители навязывают своим подчиненным одни и те же устаревшие рабочие процессы и каждый раз ждут разных результатов. Рабочий процесс — это клей, связывающий воедино все компоненты, и именно благодаря ему задачи выполняются систематически, организованно и с минимумом ошибок. Но в этом-то и загвоздка: рабочий процесс — это не та вещь, которую можно один раз настроить и забыть. Рабочие процессы необходимо постоянно оценивать, чтобы понять, что именно в них не работает, а затем использовать эту информацию для создания системы, более близкой к идеалу. Потому что постоянны только перемены, и рабочие процессы должны подчиняться этому же правилу. Как вы собираетесь выявить свои рабочие процессы, а затем внести в них изменения? В этой статье есть все, о чем вам нужно знать. Что такое рабочие процессы? Глоссарий Болдриджа дает следующее определение: «Термин “рабочие процессы” относится к важнейшим внутренним процессам создания ценности. Эти процессы охватывают большую часть персонала компании и приводят к созданию ценности для клиентов, акционеров и других заинтересованных лиц». Если вы хотите свести это к более понятному объяснению, вот вариант попроще: рабочие процессы — это стандартные способы достижения важных целей. Составляете ли вы отчет или запускаете новый продукт, у вас всегда будет систематизированный поток информации и стандартный набор задач, которые должна выполнить ваша команда. Но почему эти процессы так важны? Они помогают согласовать работу участников команды, и благодаря им каждый знает, что ему нужно сделать и как его часть работы укладывается в общую картину. «Чтобы участники команды могли выполнить определенные задачи, им необходимо оперативное руководство. Это может быть инструкция или человек, который скажет точно, что и когда нужно делать, — объясняет Уоттс Хамфри в своей статье для Института программирования Университета Карнеги-Меллон. — В этом и заключается роль операционного процесса. Он дает простое и краткое описание этапов выполнения конкретного рабочего задания». Однако процессы не могут быть жесткими и неизменными — они должны меняться по мере того, как меняется ваша команда, поставленные перед ней цели и доступный набор ресурсов. Но прежде чем корректировать рабочие процессы, нужно выявить процессы, которыми вы пользуетесь сейчас. Как выявить текущий рабочий процесс Некоторые считают, что определить, как выполняется та или иная задача, очень легко. Но вы не представляете, какой объем информации остается невысказанным и не задокументированным, особенно если в команде есть сотрудники с большим опытом, знающие, как лучше выполнить ту или иную задачу, не заглядывая в инструкции. Поэтому, чтобы пролить свет на ваши текущие процессы, потребуются определенные усилия. Давайте посмотрим, как это обычно делается. 1. Заручитесь поддержкой команды Ваша главная цель — углубленное представление о методах выполнения задач и потоках информации в команде, а не поверхностный взгляд с начальственного места. А это значит, что вам нужно очень тесно взаимодействовать с участниками команды, чтобы понять, как именно они работают. Ведь это им изо дня в день приходится полностью погружаться в процессы. «Начните с известного бизнес-процесса, например, с получения денег от клиентов и последующей оплаты счетов, — объясняет Уилл Бахман, соучредитель Umbrex и специалист по бизнес-операциям, прошедший обучение в Глобальном институте McKinsey. — А затем попросите сотрудника, занимающегося сбором денег, чтобы он описал свою часть процесса шаг за шагом. Как только он упомянет о полученных от кого-либо данных, сразу спрашивайте: “А где вы берете эти информацию? Кто вам ее дает?”». Затем вы идете к упомянутому сотруднику и задаете ему те же самые вопросы. «Продолжайте двигаться по цепочке, пока не доберетесь до специалиста по сбыту, который продал продукцию», — советует Бахман. Такой подход кажется очень прямолинейным. Но вы не представляете, сколько менеджеров не смогли получить нужную информацию от участников своей команды перед внедрением нового процесса. Потратьте время на эту «игру в догонялки», и она поможет вам лучше понять текущие рабочие процессы. 2. Составьте блок-схему Используя сведения, собранные на первом этапе, создайте визуальное представление рабочего процесса. «Начните с простой блок-схемы, — советует Айлин Маркус, учредитель и генеральный директор Aligned Workplace. — Именно составление схемы поможет вам обнаружить неувязки и спланировать механизм внедрения изменений». Создание блок-схемы (или карты бизнес-процесса) становится все более популярной практикой в деловом мире. «Ее цель заключается в том, чтобы досконально понять сам процесс, его участников, механизмы управления и то, что у вас есть на входе и на выходе, а затем по возможности упростить его, сделать более эффективным и/или улучшить его результаты», — объясняется в статье для LucidChart . Так что не бойтесь проявить свои творческие способности и буквально нарисовать ваш процесс. Такое визуальное представление очень поможет вам на следующих этапах.   3. Найдите проблемные места Помните, что ваша цель — не только понять ход рабочего процесса, но и его улучшить. То есть, кроме выявления рабочего процесса надо выявить места возникновения потенциальных проблем. Два предыдущих этапа очень хорошо помогают находить возможные упущения и наличие участков, где работа идет не по плану. Рассмотрев приведенный выше пример сбора денег, мы видим, что сотрудница, ответственная за использование этих средств для оплаты счетов, испытывает постоянные трудности с получением разрешения от сотрудника, собирающего деньги с клиентов. Ей приходится сталкиваться с этой проблемой месяц за месяцем, и это сильно замедляет ее работу. Задокументируйте эту проблему (и все остальные проблемы, которые сможете выявить!), чтобы избавиться от нее при планировании нового процесса. «Задокументировав проблемы и зная, где именно они возникают, вы сможете обойти проблемные места и развеять тревоги сотрудников, что очень важно при внедрении нового процесса», — утверждает Маркус. Создание более эффективного процесса Теперь, когда вы получили представление о том, как выглядит ваш текущий рабочий процесс, и выявили все участки, нуждающиеся в улучшении, пора переходить к следующему этапу: созданию более успешного рабочего процесса и устранению операционных проблем, замедляющих работу команды. 1. Задавайте вопросы Как и при выявлении текущего процесса, вашим первым шагом в проектировании нового рабочего процесса должно стать общение с участниками команды. Поговорите с ними откровенно. Почему возникает то или иное препятствие? Есть ли что-то, что необходимо им для нормальной работы, но они этого до сих пор не получили? Что могло бы сделать их работу проще? Поняв, в чем заключаются их проблемы, почему они возникают и как их можно решить, вы сможете спроектировать и внедрить новый процесс таким образом, чтобы действительно устранить источники проблем, а не создать видимость устранения. 2. Составьте новую блок-схему Когда вы приступаете к планированию нового рабочего процесса, создание очередного визуального представления поможет вам убедиться, что проблемы, выявленные в ходе предварительного изучения, будут успешно разрешены. Но не впадайте в заблуждение, считая, что этот процесс непременно должен быть очень сложным или тщательно оформленным. Если вам удалось перенести его на бумагу так, что он достаточно понятен для вас и для вашей команды, значит, вы все делаете правильно. «Планируйте рабочий процесс, как если бы вы создавали новую компанию с неограниченными ресурсами», — советует Дэниел Фейман, управляющий директор Build it Backwards. Это поможет вам забыть о ваших ограничениях при составлении блок-схемы, и вы сможете спланировать процесс, который действительно улучшит методы работы вашей команды. 3. Двигайтесь в обратном направлении Выстроить новый процесс с нуля может быть довольно сложно. Самый умный способ это сделать — двигаться в обратном направлении. «Начните с конечной цели или результата и задайте себе вопрос: “Что мы должны сделать, чтобы это получить?” — советует Майкл Клинган, основатель The Claymore Group. — Последовательно примените этот же подход ко всем задачам, которые требуется решить, пока не распланируете весь процесс. То есть, планирование должно вестись от конца к началу». Допустим, вы расписываете процесс создания статьи для блога, над которой работает вся творческая группа. Вместо того, чтобы начинать с начала, начните с конечного результата: опубликованной статьи. Какой этап предшествует публикации? Включение этой статьи в график публикаций. А до этого? Поисковая оптимизация. А еще раньше? Добавление иллюстраций. Продолжайте двигаться от более позднего этапа к более раннему, пока не доберетесь до начала — выбора идеи для статьи. Когда черновик нового процесса будет готов, Клинган рекомендует проверить его и улучшить, обдумав три следующие ситуации: То, что должно было произойти, не произошло. Произошло то, чего не должно было произойти. Вы не знаете, что происходит. 4. Сократите объем Даже если вы последовали всем вышеперечисленным рекомендациям, ваш процесс может получиться слишком объемным и сложным. «Большинство процессов можно выполнить не более чем в шесть этапов, даже с учетом всех сложностей и промежуточных стадий», — утверждает Маркус. Поэтому так важно попытаться сократить объем процесса, чтобы сделать его как можно более удобным. «Всегда лучше, если вам придется в течение нескольких часов вводить информацию на веб-сайте, чем если вы разработаете очень эффективный процесс, предусматривающий в течение такого же времени ввод информации с телефона», — приводит пример Бахман. Совет. Ищите участки, где вы выполняете какую-то задачу, просто потому, что привыкли ее выполнять — возможно, от этой задачи можно и вовсе отказаться. Совет. Ищите участки, где на каком-то этапе процесса задействовано слишком много исполнителей. Обычно, чем меньше людей привлечены к выполнению одной конкретной задачи, тем лучше. Совет. Все время спрашивайте себя, нет ли лучшего способа сделать эту работу. Если работа выполнена, это вовсе не значит, что она была сделана наиболее удобным и эффективным методом. Проверки и обучение — это единственный способ улучшить ваши будущие процессы. Упрощение перехода: как внедрить новый процесс? Хотя новый процесс для того и создается, чтобы помочь участникам вашей команды работать успешнее и решить проблемы, с которыми они сталкиваются постоянно, вам придется преодолевать их сопротивление. Когда вы объявите команде о вводе нового улучшенного процесса, кто-то наверняка будет сомневаться, а кто-то останется недоволен. Поэтому очень важно открыто обсудить с коллегами все нововведения и привлечь их к участию в разработке нового процесса, как было описано выше. Прежде чем внедрять новые методы работы, организуйте совещание со всеми участниками команды, которым придется работать по-новому. Объясните им, в чем заключается необходимость перемен, убедите, что вы сможете решить все проблемы и устранить затруднения, которые смогли выявить, а затем предложите им задать вопросы о новом процессе и внести собственные предложения. Чем лучше сотрудники будут понимать, для чего совершаются перемены и какая в них польза, тем скорее они пойдут вам навстречу и успешнее адаптируются к новым методам работы. В заключение Ваши рабочие процессы — это способы, с помощью которых команда достигает своих целей. Но их нельзя просто настроить и забыть, потому что в нашей работе постоянными могут быть только перемены. Одни участники команды уходят, другие встают на их место. Одни инструменты и технологии устаревают, и им на смену внедряются новые. Цели и вовсе меняются постоянно. Неспособность адаптироваться и привести рабочие процессы в соответствие с изменениями может стать причиной разочарований, неорганизованности и споров. Не надо надеяться, что участники команды как-нибудь приспособятся сами, и что процессы будут оптимизироваться сами собой по мере появления новых и новых изменений. Вы должны проактивно управлять изменениями, выявляя текущие процессы и разрабатывая новые, чтобы помочь команде выполнять свои задачи самым оптимальным и предсказуемым способом. Чтобы подвести итог, напомним схему действий. Выявление текущего рабочего процесса Заручитесь поддержкой команды, чтобы добиться полного взаимопонимания. Составьте блок-схему для визуального отображения вашего процесса. Выявите все проблемные места в вашем текущем процессе. Создание более эффективного процесса Задавайте вопросы, не только чтобы найти проблемы, которые нужно исправить, но в первую очередь — чтобы понять, почему они возникают. Составьте новую блок-схему, чтобы наглядно представить ваш новый процесс. Продумывая новый процесс, двигайтесь в обратном направлении — от конечного результата к исходным данным. Сокращайте объемы, чтобы ваш процесс не разросся и не получился слишком усложненным. Используйте эту информацию для уточнения ваших текущих процессов и вносите все необходимые изменения, чтобы ваша команда смогла действовать эффективно и организованно, какие бы сложные задачи ей ни пришлось выполнять! Об авторе. Кэт Бугард (@kat_boogaard) — писательница со Среднего Запада, круг интересов которой включает в себя такие темы, как карьера, самостоятельное развитие и жизнь фрилансера. Она ведет колонку в Inc., пишет статьи для The Muse и для The Everygirl и живет активной жизнью в Интернете.

20 правил достижения успеха, о которых мы узнали на конференциях Wrike Collaborate
Лидерство чтение займет 3 мин

20 правил достижения успеха, о которых мы узнали на конференциях Wrike Collaborate

В октябре 2019 года компания Wrike провела две пользовательские конференции Wrike Collaborate в Нэшвилле и Лондоне, где докладчики, идейные лидеры, клиенты и партнеры Wrike обменялись актуальной информацией, полезной для компаний любого размера. Прочтите наш список из двадцати правил, о которых мы узнали на конференциях Wrike Collaborate и которые помогут вам добиться успеха в 2020 году.

Почему не работает управление изменениями и как это исправить
Лидерство чтение займет 3 мин

Почему не работает управление изменениями и как это исправить

«Прогресс невозможен без изменений, а тот, кто не может изменить свою точку зрения, не может изменить ничего». (Джордж Бернард Шоу) Представьте: вам нужно найти новое решение для проведения онлайн-совещаний, чтобы можно было общаться со всеми участниками команды, находящимися в разных временных поясах. И вы начинаете искать инструмент, ориентируясь на три главных приоритета — стоимость, качество и простоту использования. После недели общения с поставщиками и уймы бесплатных демо-версий вы находите решение, которое укладывается в бюджет и отвечает всем запросам. Вы посещаете тренинг по новому инструменту, оцениваете его работоспособность и вполне удовлетворены результатом. «Теперь нужно только обучить команду, и моя работа сделана!» — думаете вы. .А вот и нет.  Внедрение нового инструмента требует большого количества усилий и тщательного планирования. Если пытаться заставить пользоваться новшеством насильно, вы получите только сопротивление.  Если дать команде возможность выбрать, пользоваться новым инструментом или нет, работать с ним начнут менее 30% сотрудников. А если инструментом пользуется только малая часть команды, с тем же успехом вы могли бы вообще его не покупать.  В итоге участники вашей команды или вообще не применяют новый инструмент, или применяют, но их образ мыслей и привычки остаются прежними.  Именно поэтому управление изменениями так часто заканчивается неудачей. В последние 40 лет многочисленные исследования показали, что проекты организационных изменений в компании заканчиваются провалом в 60–70% случаев.   К несчастью, нет единого решения на все случаи внедрения новых инструментов. Нужно понять, что важно именно для вашей команды, и выяснить, какие приемы лучше всего использовать для внедрения.  Что такое управление изменениями? Управление изменениями — это процесс консультирования и поддержки сотрудников, чтобы помочь им перейти на новые методы работы. Для этой задачи требуются не только терпение и упорство, но также правильная мотивация и прозрачность.  Конечная цель — не просто внедрить новый продукт или изменить корпоративную культуру, но приучить команду к более эффективному способу мышления, добиться, чтобы люди поняли и поддержали цель перехода на новую систему.  Почему не работает управление изменениями? Есть несколько мнений о том, почему управление изменениями вызывает столько затруднений.  В книге «Тихое лидерство», посвященной трансформации лидерства на рабочем месте, Дэвид Рок утверждает, что отсутствие успехов в управлении изменениями объясняется нашим образом мыслей и действий.  «Если приказать людям измениться, а затем объяснить, как именно это нужно сделать, это вызовет мгновенную цепную реакцию префронтальной коры и миндалевидного тела в мозгу. И чем упорнее вы будете доказывать, что вы правы, а ваш собеседник — нет, тем сильнее будет отторжение. Мозг будет стараться защитить себя от угрозы», — пишет Дэвид Рок. Согласно другой точке зрения, главная проблема с переходом на новые инструменты заложена в управлении и лидерстве в команде. Джерри Манас опубликовал в своем блоге материал из 10 частей, посвященный осуществлению организационных изменений на рабочем месте. По словам Манаса, «внедрение инструмента или процесса никого не заинтересует, если только это не поможет людям делать их работу. А если прямой помощи не будет (а ее зачастую нет), тогда нужно придумать мощную мотивацию или насущную необходимость и попросить людей помочь разобраться с ней». И хотя есть множество процессов, из которых можно выбрать подходящий, многие из них игнорируют сложность человеческого поведения.  Люди чувствуют себя спокойно и уверенно, когда действуют по привычке. Неприятие перемен возникает из-за того, что перемена часто означает нечто неизвестное, потерю стабильности, и разрушает привычную схему поведения.  Если взглянуть на это с точки зрения психологии, мы плохо понимаем, что на самом деле вынуждает нас меняться. Многие процессы управления изменениями основываются на концепции, разработанной знаменитым психологом-бихевиористом 50-х годов Б. Ф. Скиннером. Согласно его теории, хорошее поведение следует вознаграждать, а плохое — корректировать. Его причинно-следственная модель основана исключительно на идее, что сознание не имеет отношения к пониманию человеческого поведения, а лучший способ понять поведение — это взглянуть на действие и его последствия (так называемое «оперантное обусловливание»).  И хотя подобная мотивация подходит для понимания, что хорошо и что плохо, а также для достижения заданных квартальных показателей продаж, в долгосрочной перспективе изменений она не дает положительного эффекта. Применение модели оперантного обусловливания Скиннера в долгосрочном режиме может даже ухудшить настрой, вытеснив идеалы и социальную мотивацию. Проблема внешних поощрений состоит в том, что они могут подавлять внутреннюю мотивацию и ценности и в конечном итоге негативно повлиять на поведение и продуктивность.  Что нужно сделать, чтобы управление изменениями заработало? Если целую команду сразила «усталость от перемен» из-за бесконечного освоения новых технологий и попыток привыкнуть к новым нормам, важно понять, что можно сделать, чтобы улучшить сам процесс управления переменами.  Сегодня для перехода к новой системе требуется нечто большее, чем просто презентация и тренинг. Важно не забывать и про человеческую сторону изменений. Нужно понимать, что кое-кто будет против перемен, и быть к этому готовым. Оцените готовность. Готова ли ваша команда к изменениям? Удачно ли выбран момент? Проведите краткое собрание, чтобы рассказать о своей идее и выслушать мнение участников команды. Оценив загруженность и график работы сотрудников, вы сможете установить подходящее время для внедрения изменений.   Будьте открыты. С самого начала объясните своей команде причины, которые побудили вас перейти на новую систему работы. Сообщайте им о ходе оценки инструментов — что вы ищете и насколько тщательно ведете отбор. Это поможет им понять причину изменений и, будем надеяться, привлечет их на вашу сторону. Как утверждает Джерри Манас, «важно выявить все их опасения и в идеале постараться дать им понять, что вы сможете удовлетворить их потребности, если они помогут удовлетворить ваши». Рассеивайте опасения. После объявления о грядущих изменениях выделите время в течение рабочего дня или организуйте отдельный чат, где сотрудники смогут высказать вслух свои опасения и обсудить возможные трудности. Это не только поможет им почувствовать себя участниками процесса, но и позволит вам увидеть проблему с другого ракурса и решить ее прежде, чем она успеет разрастись. Измеряйте успех. Как узнать, был ли переход успешным? Взгляните на эту систему подсчета баллов, разработанную сотрудниками Harvard Business Review, которая поможет вам определить успешность проекта. С помощью системы DICE компании могут определить успешность своих программ, попросив руководителей подсчитать баллы по каждому из четырех факторов, составляющих аббревиатуру DICE: duration, integrity, commitment, effort (длительность, цельность, заинтересованность, усилия).  Постоянно проводите оценку. Оценка не заканчивается, как только вы выберете систему или поставите свою подпись в DocuSign. Проверка, проводимая раз в месяц или в две недели вместе со своей командой, — это хороший способ поддержать ход работ и получить максимальную пользу от нового инструмента. Кроме того, это поможет не прекращать пользоваться новым инструментом и собирать отзывы о новых процессах. Действуйте уверенно Как вы уже знаете, внедрение изменений редко бывает простым процессом. Если учесть человеческий фактор управления изменениями и понимать, что их редко встречают одобрением, вы будете лучше готовы к выполнению этой задачи. Мы определили семь самых популярных типов личности, которые могут вам встретиться при переходе к Wrike или к другой новой системе. С нашими рекомендациями вы сможете успешно управлять изменениями с учетом особенностей этих личностей, а также поможете им обрести уверенность. Скачать бесплатную электронную книгу можно здесь.