Acepta el caos: cómo optimizar procesos para el crecimiento empresarial

La colaboración es la base del crecimiento. Contar con un personal diverso que trabaja conjuntamente para conseguir los mismos objetivos no solo aporta una experiencia y unas perspectivas únicas a tu organización, sino que supone una diferencia fundamental: ninguna otra compañía tiene la misma red de personas coordinadas para conseguir un objetivo común.

Sin embargo, a medida que tu compañía empiece a crecer, así lo harán los desafíos de colaboración. La comunicación entre pocas personas es bastante fácil, pero las cosas se complican cuando el número de personas involucradas aumenta. Así, implicar a demasiadas personas puede generar cuellos de botella y estancamientos. Si no queda claro quiénes son los que toman las decisiones y las personas a quien se asignan las tareas, el trabajo acaba pasando de unos a otros como una patata caliente, y no se consigue acabar nada.

Las tareas estancadas, los datos perdidos, la comunicación y las solicitudes que quedan en el olvido se originan, en última instancia, a causa de procesos de colaboración fallidos. Si no dispones de los canales y procesos adecuados para crecer con tu negocio, puede que tengas que afrontar desafíos aún mayores.

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Fuente: Intercom

Facilitar el fracaso: el efecto caos

Antes de intentar diseñar y optimizar procesos, debes enfocarlo con la actitud correcta. El error más común que se comete al crear un nuevo proceso es pensar que será la solución para todos los problemas que deben afrontar. Esto no podría ser menos cierto.

Según Netflix: «La mejor manera de evitar el fracaso es fracasar constantemente». A principios de 2007, Netflix lanzó su servicio de streaming como un complemento gratuito para sus suscriptores. Al estar el servicio de streaming construido sobre un software dentro de estantes para servidores escalados verticalmente, se desató el caos cuando se corrompió de forma masiva la base de datos, lo que supuso que el sistema estuviera sin funcionar durante tres días. Este modelo de potencia centralizada finalmente se convirtió en la principal causa de fracaso.

Cuando Netflix cambió a un marco más distribuido de microservicios, los cortes aleatorios se localizaban y gestionaban instantáneamente, evitando así que todo el sistema se colapsara. Los ingenieros inyectaron en este nuevo sistema distribuido cortes y corrupciones, de manera que el sistema estuviera preparado para gestionar cualquier anomalía que se encontrara.

Mientras que la mayoría de las empresas prueban si algo funciona correctamente antes de empezar a usarlo, Netflix probó qué no funcionaba. De esta forma, se aseguraron de que sus sistemas podrían gestionar lo inesperado, convirtiéndolo así en un sistema prácticamente indestructible. Y con la aceptación de los valores y las técnicas de la ingeniería del caos nació Chaos Monkey.

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«Los mejores procesos se construyen desde diferentes perspectivas», afirma Adler Chan, director global de Habilitación para el éxito del cliente en Wrike. «El hecho de buscar posibles situaciones complejas fuera de lo habitual nos muestra que, si bien cualquier proceso puede ser operativo la mayor parte del tiempo, sin duda surgirán complicaciones. Es en estas situaciones cuando los planes de contingencia para el resto de los casos se pueden poner en marcha para asegurar la resiliencia y la tolerancia».

Si aceptas que los fallos son inevitables y te apoderas del caos en lugar de evitarlo, puedes establecer la misma resiliencia y agilidad en todos tus procesos. Con esta actitud, vamos a echar un vistazo a otras técnicas fundamentales para generar optimizar procesos para el crecimiento empresarial:  

1. Piensa de forma horizontal... y vertical

Cuando pienses en cómo estructurar tus procesos de trabajo de forma ideal, evita poner todos los huevos en la misma cesta. A menudo se busca una herramienta de colaboración que sirva para todo, como las hojas de cálculo, para realizar los procesos. El riesgo de invertir en una solución «que lo hace todo» es como comer en un restaurante que ofrece todo tipo de platos. Puede que lo hagan todo, pero que no hagan nada bien.

«Las herramientas con un alto grado de personalización no son generalmente muy fáciles de usar y aquellas más centradas en el usuario a menudo no son muy flexibles a la hora de adaptar la solución a sus necesidades específicas», afirma Chan. «Diversificar un poco más usando herramientas del área en la que estás especializado permite tener una solución más personalizada y minimiza el riesgo».

Por otro lado, las empresas a menudo adquieren demasiadas herramientas para realizar tareas específicas. En muchos casos, las funcionalidades se solapan entre las diversas herramientas o no hay una forma clara de navegar entre las diversas soluciones. Pasar de una herramienta a otra no solo supone una sobrecarga de trabajo para los equipos, sino que a menudo implica una duplicación de esfuerzos y la manipulación manual de datos, lo que creará más compartimentos estancos, más ineficacias y menos visibilidad entre los equipos. Esto hace que las modificaciones o cambios futuros en el proceso sean muy difíciles, ya que esto altera el trabajo entre muchos sistemas.

Los procesos más efectivos equilibran de forma saludable la pila tecnológica horizontal y vertical, manteniendo las herramientas necesarias, y que añaden valor para las necesidades únicas de cada equipo, a la vez que encuentran una manera de conectarlas para crear un flujo de trabajo más fluido y fácil.

Empieza por aprovechar las herramientas que ya usas y que te gustan. Si confías en estas herramientas y las encuentras valiosas, explora cómo conectarlas para evitar compartimentos estancos de información, rellenando los vacíos en los que se producen los errores e ineficacias. Esto requiere implementar una herramienta de gestión del trabajo que no solo proporcione unas capacidades más en profundidad, como herramientas de comunicación y paneles de control, sino que también se pueda configurar con los flujos de trabajo y la pila tecnológica específicos de tus equipos. Con una solución que se adapte a la manera en que trabajas y que conecte las herramientas fiables para tu compañía entre sí, puedes optimizar procesos y hacerlos más eficientes y resilientes.  

2. Promueve el cambio y la agilidad

Los procesos son una forma de organizar de forma rutinaria las tareas, para impulsar la productividad y hacer que los resultados sean más previsibles. Así como las necesidades y las prioridades del mercado cambian, los procesos que en el pasado fueron exitosos ahora pueden resultar obsoletos. Sin embargo, aún hay personas que siguen sin cambiar y usan esos mismos procesos solo porque están acostumbrados a ellos y les resultan más cómodos. De esta forma, el proceso acaba siendo más un problema que una ayuda

Este círculo vicioso de pasividad tiene su origen, en última instancia, en el miedo al fracaso. Si algo funcionó bien en el pasado, ¿por qué no va a funcionar ahora? Nosotros siempre lo hemos hecho así. ¿Para qué cambiar?

El ritmo de los negocios presenta desafíos cada vez mayores para las compañías que intentan crecer. En un estudio realizado por HBR, casi un tercio de los directivos afirmaban que su mayor desafío eran las dificultades a las que se enfrentaban para adaptarse a las circunstancias cambiantes del mercado. Sin embargo, el problema no reside necesariamente en no conseguir adaptarse, sino en no hacerlo a la velocidad correcta. Casi un tercio de las organizaciones no pueden reaccionar lo suficientemente rápido como para alcanzar las oportunidades que surgen o mitigar las amenazas que aparecen, o bien reaccionan tan rápidamente que pierden de vista la estrategia de la compañía (el 24%).

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Fuente: HBR

La verdad es que a medida que tu compañía cambia y tus equipos se expanden, los procesos que un día fueron eficientes llegan a ser obsoletos y anticuados. Los procesos más resilientes son aquellos que pueden evolucionar para adaptarse a tus necesidades empresariales en el momento en que estas surgen.

«El cambio es constante», afirma Chan. «Aprovechar el valor en los procesos en continua evolución te mantiene ágil y flexible para poder adaptarte a lo que surja. Cuando tu mentalidad consiste en ser fluido y flexible, enfocas cada desafío como una oportunidad para aprender y hacerte más fuerte».

Hacer que tu organización sea ágil no solo repercute positivamente en la productividad, sino que promueve un espíritu y una ética que sirven de apoyo para el cambio y el crecimiento. «Aceptar el cambio implica ser capaz de ver los desafíos como oportunidades», afirma Mary Anne Hensley, vicepresidenta de Marketing de FreightWaves. «Nuestra manera de verlo es que debes fracasar rápido y adaptarte lo antes posible. En una empresa emergente, sobre todo, se aprende haciendo, tanto si tienes éxito como si fracasas. Ambos tipos de lecciones son igualmente valiosas».

«Se aprende haciendo, tanto si tienes éxito como si fracasas. Ambos tipos de lecciones son igualmente valiosas». -- Mary Anne Hensley, vicepresidenta de Marketing de FreightWaves.

La adopción de técnicas de Agile, como Scrum y Kanban, supone una base sobre la que construir tus procesos con una mentalidad de crecimiento. Las herramientas de Agile, como los paneles de control y los diagramas de Gantt, facilitan la visualización del progreso, el cambio de las prioridades, la identificación de los potenciales obstáculos y la medición del rendimiento. Estas metodologías y herramientas se construyen teniendo presente la colaboración y la flexibilidad, de manera que supongan un apoyo a las necesidades en continuo cambio de tu empresa.

Hacer reuniones de pie diarias o semanales con tu equipo es una buena manera de comprobar el estado tanto de los proyectos como de los procesos. ¿Qué está funcionando? ¿Qué no está funcionando? ¿Qué se ha dejado atrás? Averiguar el estado de tus procesos como hábito no solo sirve como recordatorio para usarlos, sino que también mantiene frescos los flujos de trabajo y permite hacer un seguimiento de los proyectos previstos.

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Fuente: Wrike
«Sé como el agua, que se hace camino a través de las grietas. No seas asertivo; adáptate al objeto y encontrarás la manera de rodearlo o atravesarlo». -- Bruce Lee

3. La automatización acelera el crecimiento

Imagina que tienes una planta que tienes que regar cada día. Regarla solo te toma 30 segundos cada día, por lo que calculas que hacerlo no te va a llevar mucho tiempo. Vas cuidando la planta y ves cómo crece, así que decides que quieres tener otra. Después de regar y cuidar un par de plantas, compras unas cuantas más. Luego algunas más.

Muy pronto tienes 20 plantas, cada una de las cuales tardas en regar 30 segundos cada día. Lo que antes te tomaba 30 segundos diarios ahora te toma 10 minutos. Decides invertir en un sistema de irrigación para las plantas, de manera que puedas centrarte en podarlas, cosecharlas y hacer el mantenimiento de la tierra. Acabas de entrar en la automatización.

En su forma más simple, la automatización consiste en delegar tareas simples y repetitivas (como regar las plantas), para que puedas centrar tu atención en tareas que requieren la atención humana (como podar las puntas y cuidar la tierra). A pesar de que cada día muchas personas recurren a la automatización en su vida privada, esta tiende a ser mal vista por algunos empleados, que temen que hará que sus trabajos queden obsoletos. La verdad es que la automatización no elimina puestos de trabajo, sino que los mejora.

La automatización ayuda a que las empresas en crecimiento prosperen al hacer posible que sus empleados se centren en aquellos trabajos que tengan más impacto. «El obstáculo a la hora de escalar un negocio es que no puede existir un crecimiento proporcional de los recursos con el crecimiento en oportunidades. Por ello, la única forma de crecer es hacer más con menos, y aquí es donde la automatización entra en juego», afirma Chan. «Una automatización efectiva y eficiente sirve de apoyo a los aspectos manuales de los procesos de trabajo y agiliza el movimiento de información de un punto a otro. Se convierte en la fuerza invisible que facilita el crecimiento».

A medida que tu negocio se hace más grande, es difícil mantener el mismo nivel de calidad y consistencia en toda la producción, ahora que ha aumentado. Estandarizando el trabajo a través de la automatización hacemos que la calidad sea sostenible y haya menos margen de error. Al crear plantillas para la elaboración de los proyectos y los formularios de recepción de trabajo, nos aseguramos de que tu equipo no pierda el ritmo y camine seguro con todo lo que necesita para empezar.

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4. La lucidez es la base de la innovación

Crear y optimizar procesos no es algo que puedas poner en marcha y olvidar sin más. Debes revisar, aprender de y refinar tus procesos constantemente. Construir un proceso resiliente no solo mejora la eficiencia, sino que fomenta el uso con solo adaptar aquellas partes del proceso que lo necesitan, en lugar de crear uno completamente nuevo.

Con una visibilidad consistente de tus procesos y una colaboración constante a la hora de refinarlos, puedes ver dónde se producen los problemas habitualmente y ajustar partes específicas del proceso en lugar de reemplazarlo por completo. Si solo refinas pequeños pasos del proceso y preservas el grueso de este, la productividad no se resiente.

«No puedes tomar decisiones en un vacío», afirma Hensley. «El hecho de visibilizar tus procesos te ayuda a afinarlos y ajustarlos a medida que creces, y acaba con los compartimentos estancos, de manera que puedas tomar las grandes decisiones de una forma más colaborativa».

Las herramientas de gestión de recursos te permiten saber cómo se distribuye el trabajo en tu equipo para que tengas más control sobre la planificación y los resultados. Recibirás notificaciones y sabrás quién tiene más trabajo y quién puede encargarse de más trabajo. El hecho de tener herramientas de asignación de recursos integradas en tus procesos te ayuda a hacer una previsión correcta y justificar lo que puedes conseguir.

Revisar el rendimiento del proceso puede influir en las modificaciones que realices a tus procesos con el tiempo. Los informes automatizados pueden generar estadísticas semanales, mensuales o trimestrales sobre rendimiento, de manera que sepas exactamente lo que puede asumir tu equipo en cualquier momento. Este nivel de visibilidad te sitúa al frente de la mejora de la eficiencia y la colaboración en toda tu organización.

¿Quieres descubrir otra forma de optimizar procesos de trabajo? Configura las herramientas digitales que uses con más frecuencia para que se adapten mejor a las necesidades concretas de tu equipo. 

Camino hacia la perfección

Independientemente de los procesos que estés construyendo, debes entender que no existe el proceso perfecto. Aunque el cambio pueda llevar al fracaso, el mayor fracaso de todos sería quedarse estancado.

Al empezar a optimizar procesos y a construir nuevos, debes tener en cuenta tus éxitos y fracasos previos. Una vez aceptes que el caos y el fracaso forman parte del camino, podrás empezar a construir procesos que no solo lo gestionen, sino que a la vez se beneficien de estos. Configurando tu pila tecnológica de manera que todas las herramientas estén conectadas y optimizadas, consiguiendo suficiente agilidad para adaptarte al mercado e integrando prácticas de visibilidad en todos tus procesos, tu equipo estará armado con procesos y a punto para hacer frente a cualquier percance que se encuentre en el camino.

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