С ростом популярности мобильных технологий и социальных сетей сфера маркетинга значительно расширилась и давно уже не ограничивается рекламными рассылками и созданием унифицированного контента. Мы не предлагаем универсальное решение, которое устроит всех, но для начала ознакомьтесь с пятью проверенными способами формирования более эффективной и дружной маркетинговой команды.
Организация работы, эффективное сотрудничество и соблюдение сроков — залог успешного выполнения рабочих задач. Узнайте, как Wrike может стать вашим тузом в рукаве при завоевании рынка.
Успех компании напрямую зависит от степени удовлетворенности клиентов — как внутренних, так и внешних. Мы подробно расскажем, как можно использовать Wrike в качестве системы работы с заявками, чтобы вы смогли повысить уровень услуг, оказываемых внутренним партнерам.
Мы побеседовали со специалистами компании wiGroup, создающей решения для мобильных транзакций, об их опыте использования двусторонней синхронизации Wrike и JIRA. Узнайте, как им удалось отказаться от совещаний для уточнения статуса проекта и сократить объемы административной работы благодаря интеграции JIRA и Wrike.
Организация мероприятий может быть сущим кошмаром. Занимаясь подготовкой выставки, конференции, корпоративной вечеринки или выезда на пикник, вы обнаружите, что это более кропотливая работа, чем управление проектом. Каждое мероприятие требует тщательного планирования и совместных усилий, не говоря уже о поиске дополнительных средств, распределении ресурсов и управлении временем. Отслеживание отчетных материалов, поставщиков, сроков и сувенирной продукции требует огромного труда и становится практически невозможным без готового шаблона. Если у вас под рукой есть контрольный список, вам будет проще учесть все необходимое и ничего не забыть. . Кроме того, эти шаблоны могут помочь другим членам команды, которые только учатся планировать мероприятия или занимаются созданием отчетных материалов. Они смогут сразу же воспользоваться нужным инструментом вместо того, чтобы рыться в письмах с инструкциями и не знать, за что хвататься. . Существует множество инструментов для планирования мероприятий. Но если вы уже используете Wrike, его более чем достаточно для проведения лучшего мероприятия в вашей карьере. Предлагаем вам простой способ создания собственного шаблона, чтобы вы смогли проконтролировать все текущие задачи, не беспокоясь о сроках. . Получите бесплатную двухнедельную версию Wrike и создайте собственный шаблон для плана подготовки мероприятия! Этап 1: Создайте папку мероприятий Она станет централизованным хранилищем информации обо всех ваших мероприятиях. Если вы планируете событие на один раз, можете пропустить этот шаг и сразу перейти к созданию проекта. Этап 2: Создайте проект Озаглавьте его «Шаблон мероприятия» или дайте ему соответствующее название, например «Торгово-промышленная выставка». Этап 3: Составьте список задач Далее вам нужно перечислить все, что имеет отношение к будущему мероприятию. Создайте четко сформулированные подзадачи для каждого необходимого действия и для каждого отчетного материала. . . Когда приступите к планированию, убедитесь, что у каждой задачи есть дата и четкое описание всего, что с ней связано. Необходимо прикрепить все файлы с требованиями, приложения и инструкции, чтобы участники оргкомитета были в курсе всей новейшей информации. . . Предлагаем список распространенных мероприятий и связанных с ними задач, которые вы можете добавить в свою папку. . 1. Стартовое собрание участников проекта Задачи: а) найти помещение; б) договориться о транспорте; в) составить список выступлений/докладчиков; г) утвердить повестку дня; д) купить еду/составить меню/организовать доставку из ресторана. 2. Круглый стол для руководителей Задачи: а) написать приглашения для рассылки по электронной почте; б) утвердить список участников; в) составить список посетителей; г) организовать помещение/транспорт; д) подготовить все презентационные материалы; е) утвердить программу; ж) подготовить пакеты с подарками. 3. Корпоративная вечеринка Задачи: а) купить украшения; б) найти поставщика еды/напитков; в) утвердить развлекательную программу; г) купить призы для конкурсов. 4. Семинар Задачи: а) договориться о докладах/презентациях; б) составить список участников; е) утвердить повестку дня; г) договориться с поставщиками еды/напитков. 5. Совещание высшего руководства Задачи: а) подготовить презентации; б) составить список участников; е) утвердить повестку дня; г) купить еду/напитки. Если у вас есть аккаунт Wrike Business или Wrike Enterprise, можете создать настраиваемый рабочий процесс для подготовки всех ваших мероприятий и настроить собственные статусы задач. После этого вы сможете легко проверять состояние каждой задачи в любой момент времени. Если у вас до сих пор нет аккаунта Wrike, можете воспользоваться бесплатной двухнедельной пробной версией, чтобы начать планировать ваше следующее мероприятие. . Чтобы получить другие полезные шаблоны, см. статью Как создавать шаблоны проекта в Wrike с пошаговыми рекомендациями по оптимальному управлению проектами.
Одна из крупнейших проблем, связанных с KPI, заключается в том, что эти показатели должны быть согласованы с целями бизнеса. Многие компании внедряют KPI только лишь для того, чтобы что-то измерить, а потом терпят неудачу при попытке создать стратегический план по достижению этих самых KPI.
Ох уж эти скучные таблицы! Бесчисленные ряды ячеек, в которых хранятся все данные о ваших проектах. Вы используете их как основной источник информации при обновлении данных, проверках и утверждениях. Но чем больше вы на них полагаетесь, тем больше времени тратите на их ведение. Вы и оглянуться не успели, а вас уже затянуло в «черную дыру электронных таблиц». Вероятно вы думаете: «Да, конечно, заполнение таблиц отнимает очень много времени, но это того стоит». А так ли это на самом деле? Кэти Скотт, E-learning менеджер в океанариуме Монтерей Бэй пользовалась электронными таблицами для создания различных обучающих программ. Но в результате электронные таблицы стали препятствием в ее работе —у команды Кэти не было такого количества времени, которое требовалось на ведение этих таблиц. «Наши обучающие программы были одними из лучших в стране, и наша команда управляла ими с помощью электронных таблиц Excel, — рассказывает Кэти Скотт. — Но затем мы обнаружили, что численность нашей команды растет, а промахов становится все больше. И причина этого вовсе не в нашей некомпетентности, а в коммуникационных проблемах». Судя по данным опроса об организации труда, 64% из более чем 1000 опрошенных специалистов сообщили, что обычно хранят информацию в электронных таблицах или облачных документах. Эти же респонденты назвали три основные причины стресса на рабочих местах: Проблемы с приоритезацией задач Нехватка информации Недостижимые цели проектов Это чистая правда: сколько бы времени вы ни вкладывали в заполнение электронных таблиц, все равно они останутся затратными и неэффективными. Давайте рассмотрим три важных фактора, которыми вам приходится жертвовать, когда вы работаете в электронной таблице. 1. Затраты времени Время — деньги, и вы тратите его впустую на заполнение электронных таблиц. В них информация хранится разрозненно. Каждый участник команды работает в собственной таблице. Это создает хаос. Сотрудники отправляют и получают противоречивые отзывы. Старые данные по ошибке принимают за новые. И приоритеты не ясны. Никто не знает, за что сегодня нужно браться. Более того, никто не помнит сроков сдачи — сегодня, вчера или две недели назад? И вы даже не представляете, сколько времени тратят ваши высокооплачиваемые специалисты на обновление одной таблицы за другой. Давайте разберемся: допустим, вы управляете командой из пяти человек. Каждый сотрудник тратит один час в неделю на обновление данных в электронных таблицах. Итого: 5 часов в неделю и 20 часов в месяц. Допустим, заработная плата среднего штатного сотрудника составляет 50 долларов в час. Получается, что обновление данных в вашей электронной таблице обходится вам примерно в 1000 долларов в месяц. Решение: система управления проектами поможет вам автоматизировать административную работу, необходимую для ведения электронных таблиц, и уделить максимум внимания более важным делам. Такие инструменты, как Wrike, справляются с рутинными, но необходимыми задачами. Например, создание шаблонов и автоматическое назначение задач, позволяют вам и вашей команде освободить время для творческой работы. 2. Угрозы безопасности Когда вы рассылаете таблицу Excel участникам команды, что с ней происходит? Конфиденциальная информация, хранящаяся в этой таблице, оказывается в нескольких почтовых ящиках. А что, если один из сотрудников уйдет из компании? Или доступ к чьей-то почте получит посторонний человек? Таблицы, хранящиеся на локальных компьютерах, в какой-то степени защищены. Для них можно настроить ограничения доступа, но такие методы защиты в первую очередь применяются к структуре, а не к самим данным. Утечка конфиденциальных данных, хранящихся в таблицах Excel, может привести к значительным затратам. Именно поэтому так важно по возможности использовать единое хранилище информации, доступ к которому вы сможете полностью контролировать в любое время. Для таблиц, хранящихся в облаке, применяются более эффективные меры защиты, например разрешения на просмотр, но даже несмотря на это вы сильно рискуете. Решение: когда вы контролируете доступ к данным в системе управления проектами, именно вы решаете, какой частью информации можно поделиться, а какая должна остаться скрытой. В Wrike вы в любой момент можете указать, кому будет разрешено просматривать, редактировать и удалять данные, и вся информация при этом будет храниться в едином надежном хранилище. 3. Неточные данные Вы уверены, что у вас последняя версия таблицы Excel? Если вы рассылали ее на редактирование вашим коллегам, как можно знать наверняка? Вполне возможно, что вы тратите время на редактирование старого варианта таблицы. Конечно, в облачных электронных таблицах все изменения сохраняются автоматически. Но зато там нет возможности увидеть предыдущие версии. Что если кто-нибудь из руководителей захочет посмотреть на первоначальный черновик? Ничего не выйдет, потому что вы уже не сможете вернуться к старым данным. Из-за ручного обновления информации также может быть огромное количество ошибок и неточностей. Все мы люди, и все ошибаемся. На самом деле множество исследований, проведенных в последние несколько лет, доказали, что 88% электронных таблиц содержат «существенные» ошибки. И перечень проблем на этом не заканчивается. По данным European Spreadsheet Risk Interest Group (EuSpRIG), глобальному ресурсу по управлению рисками, связанными с использованием электронных таблиц, ошибки в электронных таблицах могут привести к серьезным последствиям для компаний — от упущенной выручки до мошенничества и банкротства. Решение: система управления проектами позволит вам и вашей команде эффективно сотрудничать. У вас перед глазами всегда будет последняя версия документа — все данные будут обновляться и сохраняться мгновенно в режиме реального времени. Но если вам потребуется взглянуть на какой-нибудь из старых вариантов или черновиков, история изменений в Wrike позволит вам вернуться к более ранним версиям документа. Пора отказываться от электронных таблиц Электронные таблицы доводят вас до точки кипения, так почему вы продолжаете ими пользоваться? Пора подумать о решении, способном улучшить ваши рабочие процессы и снять с участников команды бремя административной работы. Все еще сомневаетесь? Взгляните на приведенную ниже сравнительную таблицу, в которой перечислены различия между электронными таблицами и Wrike. Откажитесь от электронных таблиц и попробуйте бесплатную двухнедельную версию Wrike!
Для серьезной работы необходима энергия, острый ум и правильное питание, помогающее повысить продуктивность. Когда вы в следующий раз соберетесь купить себе что-нибудь вкусное и полезное, не тянитесь к пакетику с чипсами, а выберите что-нибудь из предложенных вариантов.
В последнее время в сфере управления проектами появилось много непонятных терминов. Мы решили сравнить скрам-доску с канбан-доской и выяснить, что из них лучше подходит для планирования проектов.
