プログラムマネージャー対 プロジェクトマネージャー、、、肩書は似ていますが役割も同じ様なものでしょうか？ いいえ、全く別物です！ プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーは同様の責任を負いますが、両者の立場には重要な違いがあります。 したがって、あなたが将来それらのポジションに就こうと考えている場合でも、こうした立場にある両者のコラボレーションを理解しようとしている場合でも、相互にどのように関わっているのかを知ることが重要です。 プロジェクト対 プログラム 2つの役割の類似点と相違点について話し合う前に、プロジェクトとプログラムは別物である点を理解することが大切です。 プロジェクトは一時的な、一度限りのものです。 プロジェクトは通常、コスト、リソース、予算、時間制約によって束縛されます。 プロジェクトには目に見える成果や成果物が得られるよう、明確な終了日と短期目標が設定されます。 プログラムは、基本的な、相互に関連し合うプロジェクトで構成されています。 これらのプロジェクトは相互に補完し合い機能することで、より規模が大きく長期的なビジネス目標を達成します。 成功すると、目に見える単一の成果物のみならず、戦略面のメリットや組織の成長を促進します。 ある会社がより多くのCIO(最高情報責任者)を獲得したいと考えていると仮定しましょう。 その会社はマーケティングチームに対して、ダイレクトにCIOに訴求して、コンバージョンを促進するデマンドジェネレーションのプログラムを要求する可能性があります。 たとえば、CIOをターゲットとした電子ブックの作成やCIO関連のウェビナーの開催など、いくつかのプロジェクトがこのプログラムに導入される可能性があります。 以下の表は、プロジェクトとプログラムを並べて比較するのに 役立ちます： プログラムマネージャーとは？ プログラムマネージャーは、プログラムの戦略と目的を明確にし、それがビジネスにどのような影響を与えるかを評価します。 プログラムの目標全体の達成に必要な依存関係プロジェクトのリストを定義し、マネージしなければなりません。 プログラムマネージャーを、下絵をデザインする建築家として考えてください。 建築家は配管や乾式壁を取り付けませんが、これらのパーツの配置を決めて美しい家を建築します。 プログラムマネージャーの役割は、個々のプロジェクトの完了に留まらず、プログラム全体を長期的に実現することにまで及びます。 彼らには、チームの組織、戦略の実行、ROI(投資対効果)の測定、その他、管理者視点での行動、といった責任があります。 CIOの例に戻ると、プログラムマネージャーの職務には、プロジェクトチーム間のコラボレーションを俯瞰し、CIOのリード獲得の上昇が成功の指標になるかどうかを見極めること、がそれに該当します。 プログラムマネージャーの一日を理解するには、一般的なプログラムマネージャーのジョブ・ディスクリプション(職務記述書)をここでチェックしてみてください。 プロジェクトマネージャーとは？ プロジェクトマネージャーは、プログラム内の個々のプロジェクトを管理します。 彼らは、プログラムのガイドラインに沿って、作業を完了するための時間、予算、およびリソースを調整し、進捗状況および当初のプロジェクト計画に加えられた変更についてプログラムマネージャーに報告します。 プロジェクトマネージャーの役割はプログラムマネージャーの役割よりも戦術的です。 プログラムマネージャーを建築家とするならば、プロジェクトマネージャーは画家であり、配管工であり、電気技術者であると言えます。 彼らは主にプロジェクトの機能要素を実行し管理することに集中します。 これには、期限を守る、予算内に留まる、タスクを委任する、成果物を完成させることなどが含まれます。 一般的なプロジェクトマネージャーのジョブ・ディスクリプション(職務記述書)をここでチェックしてください。 プログラムマネージャー対 プロジェクトマネージャー プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーの 3つの大きな違いを要約しましょう： プログラムマネージャーはプロジェクトのグループを管理し、プロジェクトマネージャーは個々のプロジェクトを管理します プログラムマネージャーは、長期的な事業目標に焦点を当てています。一方、プロジェクトマネージャーには、短期間で具体的な成果物が求められます。 プログラムマネージャーは戦略的であり、プロジェクトマネージャーは戦術的です もっと詳しい説明が必要でしたら、こちらビデオをチェックしてください。 異なる役割、同様の課題 日々の責任は異なりますが、プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーはいずれも、数多くの未確定要素を管理し、組織や効率性に行き過ぎがあれば明示しなければなりません。 両者は同じ課題に遭遇することが多く、同様の手法やツールを使うことで問題を解決します： ダッシュボード:成功の主な要素がチームの人数と不確定要素に左右される場合、タスクの状況と進捗状況を可視化して把握することが重要です。 プログラムマネージャーおよびプロジェクトマネージャーは、誰が何に取り組んでいるのかを一覧で正確に把握できるダッシュボードを持つ必要があります。 このダッシュボードでは、状況を大局的に把握するだけでなく、必要に応じて掘り下げられることが理想的です。 テンプレート:多くのプログラムは同じようなプロジェクトを含むことがあります。 例えば、すべてのマーケティングプロジェクトに広告キャンペーンが含まれている場合などです。 そのような場合、プロジェクトマネージャーおよびプログラムマネージャーは、プロジェクトをテンプレート化することによって、ゼロから作業を開始することなく、さらに、過去の成功を再現しやすくなります。 柔軟な作業ビュー:全員が同じように作業するわけではありません。 プログラムマネージャーおよびプロジェクトマネージャーの仕事は、自分自身のスタイルを他のメンバーに押し付けないことで簡単になります。 単一のプログラムやプロジェクトを様々な視点で見れることが重要なのです ― かんばんや、表、リスト、およびタイムラインを考えてみてください。 これは、関係者全員が快適に作業しつつ同じ目標の達成に集中できることを意味します。 情報を集約したコラボレーション:すべてのアセット、アップデート、およびリクエストを追跡し続けることが困難な場合があります。 詳細を知るために電子メールやスプレッドシートを探し回ることは、プロジェクトマネージャーおよびプログラムマネージャーの時間の無駄です。 プログラムやプロジェクトに関するコミュニケーションのすべてを参照しやすい単一のスレッドにまとめておくことは極めて役に立ちます。 いかがでしたでしょうか。 プログラムやプロジェクトを整理し管理するツールが必要でしたら、 Wrikeがいかにチームの効率性を高め期限内でのプロジェクトの完了をサポートできるのかをチェックしてください！
スプレッドシートは、 膨大なグリッドの中にプロジェクトに関する全情報が網羅されている、絶対的な存在です。 最新情報やメンバーの状況、承認のベースとなる情報源として大いに利用されています。 しかしスプレッドシートへの依存度が高くなると、実際にスプレッドシートを使う時間よりも管理する時間の方が長くなってしまいます。 こうなると、あなたはスプレッドシートの絶望の穴にはまってしまうのです。 「確かに、スプレッドシートに多くの時間を費やしているけれど、それだけの価値がある」と考えているかもしれませんが、本当にそうでしょうか？ Monterey Bay AquariumのデジタルラーニングマネージャーであるKaty Scott氏は、同社のさまざまな教育プログラムを運用するのにスプレッドシートを使用していました。 しかし、チームでは対処できないほどスプレッドシートの管理に時間がかかるようになり、スプレッドシートは「障壁」となったのです。 「当社の教育プログラムは国内でも有数のもので、私たちのチームではExcelのスプレッドシートでプログラムを管理していました。 ですが、チームが成長してミスをしてしまうことに気が付いたとき、それは能力不足が原因ではなく、コミュニケーションの問題だとわかったのです。」と、Scott氏は語ります。 WrikeのWork Management Surveyによると、調査対象の1,000人以上の作業者の64%が、通常はスプレッドシートやクラウドベースのドキュメントに情報を保存していると回答しています。 この64%の作業者にとって、仕事のストレスの原因トップ3は以下のようになっています。 タスクの優先順位付けに関する問題 情報が見つからない プロジェクトの目標が現実的でない この結果から、スプレッドシートにどれだけ時間をかけても、非効率でコストがかかるということがわかります。 スプレッドシートを管理するうえで問題になる3つの項目について見てみましょう。 1. 時間が浪費される 時は金なり。本当にそのとおりですが、スプレッドシートの管理には、間違いなく膨大な時間がかかります。 スプレッドシートを使用するとデータがサイロ化されます。 チームで作業をメンバーに割り当て、メンバーがそれぞれ自分のスプレッドシートで作業をするようになると、 大混乱が生じます。 チーム内で矛盾したフィードバックがやり取りされる、 古いデータを最新データとして扱ってしまう、 優先順位が不明になる、 今日やるべきことを誰も把握していない、という状況です。 しかし、何より困るのは、納期がいつなのか、つまり昨日なのか今日なのか、それとも2週間先なのかを誰も把握していないということです。 そして気が付くと、優秀なメンバーが膨大なスプレッドシートのデータをひたすら更新しているのです。 問題の詳細：あなたが、5人のメンバーで構成されるチームを管理しているとしましょう。 各メンバーが、1週間のうちスプレッドシートの更新に1時間を使っているとすると、 チームとしては1週間に合計で5時間、1か月には20時間になります。 フルタイムで働く従業員の平均賃金が、1時間に50ドルとすると、 スプレッドシートを管理するのに、1か月で1000ドルかかることになります。 これは相当な浪費ですよね。 解決策：作業管理ツールを使えば、スプレッドシートに必要な管理作業の自動化をサポートして、より重要な作業に注力することができます。 Excelのテンプレートで従業員の空き状況を表にして自動で割り当てる、といった反復的な定型作業はWrikeのようなツールに任せて、チームはもっとクリエイティブな作業に時間をかけましょう。 2. セキュリティ上のリスク あなたがExcelのスプレッドシートをチームに送ったとしましょう。何が起こるでしょうか？ スプレッドシートの機密情報が、それぞれのメンバーの受信ボックスに入ります。 不満を持っている従業員が会社を辞めたらどうなるでしょう？ 社外の誰かがメールにアクセスできたとしたら、どうでしょうか？ ローカルに保存されているスプレッドシートにはアクセスを制限する、などの保護機能がありますが、これは実際のデータというよりも構造を主体とした保護機能です。 企業の独自のデータが含まれているExcelのスプレッドシートは漏洩すると莫大な損害につながるため、情報をできるだけ集約し、常にアクセスをコントロールできるようにすることが重要です。 オンラインのスプレッドシートには、権限の表示などのさらに強力な保護機能がありますが、それでも大きなリスクがあります。 解決策：作業管理ツールでデータを共有し、公開するデータと非公開にするデータを完全にカスタマイズしましょう。 Wrikeを使用すれば、情報を安全な場所で一元管理し、対象のデータに対して表示や編集ができるユーザーを選択する、それらのユーザーを削除する、といったことがいつでも可能になります。 3. データが正確でない あなたが作業しているExcelのスプレッドシートは本当に最新バージョンですか？ あなたがスプレッドシートを送って、受け取った相手がそれを編集したら、どうやってそのことを知るのでしょうか？ 知らなかったら、古いスプレッドシートを無駄に編集することになりかねません。 たしかに、クラウドベースのスプレッドシートにすれば、すべての作業が自動で保存されます。 しかし古いバージョンを確認する方法がありません。 関係者が、修正前の原案を見たいといったらどうしますか？ 戻ってそのデータを入手することは、おそらくできません。 もちろん、スプレッドシートではエラーも発生します。 手動で何かを更新すれば、結局は人間がやることなので、 ミスが生じる可能性が高くなります。 実際、ここ数年のさまざまな研究によると、スプレッドシートの88%には「重大な」エラーがあると報告されています。 しかし、問題はこれだけでは終わりません。 スプレッドシートのリスク管理のためのグローバルな機関である、European Spreadsheet Risk Interest Group（EuSpRIG）は、スプレッドシートのエラーは、収益の損失から財政上の破綻、不正行為といった目に見える形で企業に影響を及ぼす可能性がある、としています。 解決策：作業管理ツールを使えば、それぞれのメンバーとチーム全体が連携して作業できるため、すべての作業をリアルタイムで行うことができます。 つまり、メンバーは常に最新バージョンを見ていることになり、 すべてのデータは更新されるとすぐに保存されます。 以前のバージョンを見たい場合は、Wrikeの変更履歴機能を使用して、前に戻って古いバージョンのドキュメントを取得することができます。 スプレッドシートからの脱却 スプレッドシートを使うと前述のような問題で頭を抱えたくなるのに、まだ使い続けますか？ 今こそ、プロセスを改善し、管理作業を任せられるソリューションを検討するときです。 まだ納得できない、という方は 次の比較表で、スプレッドシートとWrikeの違いをご確認ください。 スプレッドシートを脱却して2週間のWrikeの無料トライアルを始めましょう。