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Rentabilité du projet

Mesurer la rentabilité d'un projet pour les services professionnels

En gestion de projet, il est très important de déterminer la rentabilité potentielle d'une initiative. L'analyse de la rentabilité permet aux entreprises de décider si un projet vaut ou non la peine d'être réalisé (en termes de temps, d'efforts et de ressources allouées). Les entreprises s'appuient également sur l'analyse de la rentabilité pour donner la priorité à un projet par rapport à un autre lorsque plusieurs projets sollicitent les mêmes ressources au sein d'une entreprise. 

Pour accélérer leur croissance, certaines entreprises peuvent entreprendre des projets à faibles marges bénéficiaires, ce qui peut avoir un impact sur leur santé financière globale. D'autres entreprises peuvent penser, à tort, qu'une initiative à forte valeur ajoutée sera forcément rentable, ce qui n'est pas toujours le cas.

La dérive des objectifs, un faible taux d'utilisation des employés et d'autres facteurs encore peuvent impacter la rentabilité de tels projets. Le Project Management Institute souligne également que « le risque lié aux différents types de contrat affecte la rentabilité escomptée ». 

Comment mesurer la rentabilité 

Comment les sociétés de services professionnels peuvent-elles anticiper, mesurer et accroître la rentabilité des projets qu'elles entreprennent ? La visibilité est essentielle à tous les niveaux. En ayant une vue complète des ressources, du temps passé et des taux d'utilisation, les entreprises peuvent être davantage dans l'anticipation au moment d'évaluer la rentabilité des projets. 

Les entreprises peuvent utiliser des outils tels que l'indice de rentabilité (IR) pour déterminer la rentabilité potentielle d'un projet. L'analyse des marges bénéficiaires peut également aider les entreprises à suivre leurs recettes et leur santé financière globale. 

Dans cette partie, nous discuterons de la rentabilité du projet, ainsi que des méthodes et outils utilisés pour l'anticiper, l'évaluer et la mesurer. Nous détaillerons également toutes les façons dont Wrike peut vous aider.  

Indice de rentabilité

Accepter sans cesse de nouveaux projets et investir toujours plus est crucial pour la croissance de toute entreprise, mais il est tout aussi crucial de s'assurer que ces initiatives sont effectivement rentables. Alors, comment les entreprises doivent-elles s'y prendre pour privilégier un investissement plutôt qu'un autre ? Pour cela, elles se réfèrent souvent à un indicateur appelé indice de rentabilité (IR).

L'indice de rentabilité (également appelé rapport avantages-coûts ou ratio bénéfice-investissement) aide les entreprises à déterminer la valeur potentielle ou la rentabilité d'un projet. Le capital dont disposent les sociétés de services professionnels en plein essor est souvent limité. Cet indice peut donc leur être utile pour révéler des opportunités d'investissement viables. Par exemple, si plusieurs investissements sont envisagés, l'entreprise peut se référer à l'indice de rentabilité pour classer les projets en privilégiant ceux dont les recettes escomptées dépassent le retour sur investissement (RSI).

Qu'est-ce qu'un bon indice de rentabilité et comment s'obtient-il ?

Indice de rentabilité = Valeur actualisée des flux de trésorerie futurs/investissement initial du projet.

Cet indice représente la somme d'argent gagnée pour chaque dollar investi. Si l'indice est supérieur à 1, le projet est probablement viable.

  • Si l'indice est inférieur à 1, 

le projet n'est pas viable : le montant investi sera plus important que les recettes engrangées et le projet ne doit donc pas être poursuivi.

  • Si l'indice est égal à 1,

le projet atteindra probablement le seuil de rentabilité : bien qu'il ne s'agisse pas d'une perte à proprement parler, les entreprises investissent rarement pour n'engranger aucune recette et le projet doit là encore être évité.

  • Si l'indice est bien supérieur à 1, 

le projet doit être poursuivi car il est susceptible d'être rentable.

Comprendre les marges bénéficiaires pour la gestion de projet

En gestion de projet, l'analyse des marges bénéficiaires peut aider les entreprises à comprendre beaucoup de choses sur elles-mêmes, notamment sur la rentabilité de leurs activités. Il est tentant de se laisser uniquement guider par les recettes escomptées d'un projet. Cependant, l'analyse des marges bénéficiaires dresse un tableau plus complet de la croissance, des recettes et des frais généraux, ce qui permet de mieux comprendre les différents ressorts de la rentabilité.

Pour améliorer leur résultat net, les entreprises doivent investir pour engranger des recettes, et non pas uniquement pour couvrir les coûts du projet. Comprendre les marges bénéficiaires peut également aider les entreprises à classer les projets et clients en fonction de leur rentabilité potentielle.

Les marges bénéficiaires brute et nette s'expriment généralement en pourcentages et ne tiennent pas compte des recettes de la même façon. 

  • Marge bénéficiaire brute 

La marge bénéficiaire brute indique à une entreprise son bénéfice, déduction faite des dépenses liées aux recettes du projet. La marge bénéficiaire brute ne tient généralement pas compte des postes tels que les impôts, les intérêts et autres frais administratif

(Recettes du projet - dépenses du projet/recettes du projet x 100) 

En règle générale, les sociétés de services professionnels ne vendent pas de produits manufacturés, mais fournissent une expertise.

Prenons l'exemple d'une société spécialisée dans l'événementiel facturant des frais fixes de 28 000 $ pour planifier un congrès sur la technologie pour le compte d'une organisation. Si les dépenses de l'agence d'événementiel s'élèvent à 19 000 USD, cette dernière aura réalisé 9 000 USD de bénéfice, soit une marge bénéficiaire brute de 32 % (9 000/28 000 x 100).

  • Marge bénéficiaire nette

Comme le définit Investopedia, « la marge bénéficiaire nette désigne le bénéfice net engrangé exprimé en pourcentage du chiffre d'affaires ». Elle tient compte non seulement du total des recettes, mais également des autres frais de fonctionnement et des frais généraux. 

(Recettes - Dépenses, taxes, coûts d'exploitation et autres dépenses)/recettes x 100

Qu'est-ce qu'une bonne marge bénéficiaire ?

Selon Inc, « la plupart des sociétés de services professionnels ont des marges bénéficiaires d'exploitation de 25 à 40 % », ce qui signifie que 25 à 40 cents de chaque dollar engrangé vont au résultat net. Les entreprises avec moins de frais généraux ont tendance à dégager de meilleures marges bénéficiaires que celles aux coûts d'exploitation plus élevés. En effet, les recettes ne couvrent pas uniquement les dépenses d'exploitation de l'entreprise et vont davantage au résultat net. 

D'après un rapport de 2016, la tenue de compte, la comptabilité, la préparation des déclarations de revenus, la paie et les conseils juridiques figurent parmi les activités enregistrant les marges bénéficiaires les plus élevées

Dans le secteur des services professionnels, augmenter les marges bénéficiaires ne consiste pas uniquement à augmenter le prix des services. L'amélioration de la productivité et de l'efficacité des projets joue également un rôle clé. Voici quelques approches permettant d'accroître efficacement la marges bénéficiaire de votre entreprise.

  • Éliminer la dérive des objectifs
    Lorsque la portée du projet est mal définie, le budget et les délais risquent d'être dépassés, ce qui aura un impact sur les dépenses du projet et sur sa rentabilité.

    32,2 % des répondants interrogés dans le cadre d'une enquête ont déclaré que l'évolution des attentes du client constituait le plus gros obstacle à la productivité. En définissant la portée du projet bien en amont, ce gouffre en matière de productivité peut être évité. 

  • Réduire le nombre de clients et de projets présentant de faibles marges bénéficiaires alors qu'ils sollicitent des ressources
    Certains clients et projets ne valent tout simplement pas la peine que l'on y consacre du temps, des efforts et des ressources. Identifiez les projets avec des marges bénéficiaires faibles ou inexistantes et priorisez les initiatives les plus rentables.

  • Utiliser un logiciel de suivi du temps pour mesurer le taux d'utilisation des employés
    Un taux d'utilisation élevé des employés signifie que les salariés consacrent beaucoup d'heures à exécuter les tâches directement liées au projet des clients. Plus de tâches effectuées pour le client signifie plus d'heures facturables, et donc plus de bénéfices. Surveillez cet indicateur et prenez des décisions stratégiques.

  • Faire de la rétention des clients une priorité pour l'entreprise 
    Acquérir un nouveau client coûte 5 fois plus cher que fidéliser un client existant. Votre entreprise doit donc faire de la rétention des clients l'une de ses priorités.
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Suivi du temps d'un projet

Qu'est-ce que le suivi du temps d'un projet ?

En gestion de projet, le suivi du temps est utile pour gérer les ressources et mesurer le temps consacré à une tâche donnée ou à une série de tâches. Le suivi du temps est également crucial pour les équipes qui facturent les clients au tarif horaire, comme les consultants.

Selon une étude, 15 % des activités facturables passent à la trappe. Cela signifie donc que les entreprises perdent de l'argent lorsqu'elles n'assurent pas correctement le suivi du travail facturable. Les outils de gestion de projet avec une fonctionnalité de suivi du temps aident les équipes à consigner et gérer les heures passées à réaliser des tâches pour le compte des clients.

Supposons que votre entreprise recrute Sam comme consultant marketing. Facturant 85 $ de l'heure, Sam est censé réaliser les tâches suivantes :

  • Création d'un nouveau guide pour la marque 
  • Mise en œuvre d'un plan de référencement naturel (SEO)
  • Élaboration d'un plan de contenu et d'un calendrier 
  • Planification et introduction d'un nouveau logo 

Sam consigne chacune de ces tâches ainsi que leur durée dans Wrike en sélectionnant l'option de suivi du temps. Au total, Sam aura passé 11,5 heures sur votre projet et ces dernières sont consignées dans Wrike. Avec son tarif horaire de 85 $, il pourra présenter à votre entreprise une facture d'un montant de 977,50 $. 

La consignation de ces heures dans Wrike permet au consultant comme à son client de garder une trace du travail fourni. Un suivi précis du temps peut également contribuer à accroître la rentabilité des entreprises, car cette fonctionnalité permet de s'assurer que toutes les tâches facturables sont effectivement comptabilisées ⁠— ce qui signifie que les entreprises ne perdent pas d'argent à cause d'une mauvaise estimation du temps consacré aux tâches d'un projet. 

Suivi de la productivité

Un outil de gestion de projet avec une fonctionnalité de suivi du temps peut également permettre de suivre la productivité. Le suivi du temps ne consiste pas uniquement à s'assurer que les équipes sont payées pour le travail effectué. Il peut également être utile pour déceler les processus poussifs et chronophages.

Si vous développez les bons réflexes, vous pourriez finir par découvrir dans votre flux de travail une tâche inefficace à optimiser ou automatiser. Si cela ne saute pas aux yeux de prime abord, un outil de suivi du temps pourra vous assister.

L'utilisation d'un logiciel de suivi du temps permettant de consigner le travail facturable et non facturable donnera aux responsables une idée du temps que les employés consacrent aux tâches productives et non productives.

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Taux d'utilisation des employés

La productivité des employés est au cœur de la rentabilité. Cela signifie que le travail quotidien d'un employé se doit, en théorie, de générer le plus de recettes possible. Le taux d'utilisation des employés est un indicateur important pour évaluer la productivité. Le taux d'utilisation des employés s'exprime généralement en pourcentages et indique le temps qu'un employé consacre au travail facturable.

Plus ce taux est élevé, plus l'employé se consacre à des tâches pouvant être facturées au client. Un taux d'utilisation de 100 % est peu probable et n'est pas nécessairement une bonne chose : cela signifierait que l'employé consacre l'intégralité de son temps disponible à travailler pour le client. Comme l'indique Productive.io, un taux d'utilisation de 100 % implique par ailleurs que les activités non facturables, mais au demeurant importantes, telles que les efforts de cohésion d'équipe, sont négligées. Cela peut être mauvais pour le moral des employés, conduire à l'épuisement professionnel et impacter la rotation du personnel.

Le taux d'utilisation des employés permet également de se faire une idée générale de la productivité de l'entreprise. Par exemple, si le taux d'utilisation des employés se rapproche des 100 % dans tous les domaines, c'est qu'il est peut-être temps d'embaucher plus d'employés afin d'éviter le phénomène d'épuisement professionnel. D'un autre côté, si le taux d'utilisation des employés est faible, il se peut que le projet du client n'offre pas assez de tâches.

Comment calculer le taux d'utilisation des employés ?

La formule permettant de calculer le taux d'utilisation des employés est simple : Taux d'utilisation des employés = heures facturables/total des heures d'une période de travail donnée x 100. Vous pouvez facilement calculer le taux d'utilisation d'un employé pour une semaine de travail de 40 heures en utilisant la fonction de suivi du temps dans Wrike. 

Si un employé consigne 29 heures par semaine (sur les 40 disponibles) en travail facturable, son taux d'utilisation pour la semaine sera de 72,5 %. Sans système de suivi du temps, le calcul du taux d'utilisation des employés est quasiment impossible. Le taux d'utilisation des employés ne peut être calculé que sur la base d'informations solides précisant ce sur que quoi les employés travaillent et à quel moment. 

Pour développer leurs activités, les entreprises de services professionnels doivent impérativement pouvoir mesurer, suivre et optimiser leur rentabilité. Pour suivre le temps et la productivité, les entreprises ont besoin de logiciels fiables et polyvalents comme Wrike. Les fonctionnalités de Wrike aident les équipes à suivre le temps consacré aux tâches des clients et peuvent fournir des informations capitales pour prendre des décisions avisées en vue d'accroître les bénéfices. 

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