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Rentabilidad de un proyecto

Medir la rentabilidad de un proyecto para los servicios profesionales

En la gestión de proyectos, es muy importante determinar la rentabilidad potencial de una iniciativa. El análisis de rentabilidad en la gestión de proyectos es la forma en que las empresas pueden decidir si un proyecto vale o no el tiempo, el esfuerzo y los recursos que se le asignarán. También es la forma en que las empresas pueden priorizar un proyecto sobre otro cuando hay varios proyectos que pueden estar compitiendo por los recursos disponibles. 

A fin de crecer rápidamente, algunas empresas pueden involucrarse en proyectos con márgenes de beneficio reducidos, lo que puede afectar el estado financiero general de la empresa. Otras empresas pueden creer erróneamente que un proyecto de alto valor monetario es sinónimo de proyecto rentable; pero esa no es la realidad.

Factores como requisitos imprevistos (scope creep) o una baja utilización de los empleados, entre otros, pueden afectar a la rentabilidad de ese proyecto. El Project Management Institute también señala que «el riesgo asociado a diferentes tipos de contratos afecta a la expectativa de rentabilidad». 

¿Cómo medir la rentabilidad? 

¿Cómo pueden las empresas de servicios profesionales prever, medir y aumentar la rentabilidad de los proyectos que emprenden? La visibilidad es clave en todos los frentes. Tener una visión completa de los recursos, el tiempo dedicado y las tasas de utilización ayuda a las empresas a adoptar un enfoque a largo plazo para evaluar la rentabilidad del proyecto. 

Las empresas pueden utilizar herramientas como el índice de rentabilidad (PI) para determinar la rentabilidad potencial de un proyecto. El análisis de los márgenes de beneficio también ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de los ingresos y la salud financiera general. 

En esta sección, abordaremos la rentabilidad del proyecto, los métodos y las herramientas que se utilizan para hacer previsiones, evaluar y medir, y las formas en que Wrike puede ayudar a hacer todo esto.  

Índice de rentabilidad

Asumir nuevos proyectos e inversiones es crucial para el crecimiento de cualquier negocio, pero asegurarse de que estas iniciativas sean rentables es igualmente importante. Entonces, ¿cómo deciden las empresas hacer una determinada inversión y no otra? A menudo, utilizan una herramienta llamada índice de rentabilidad (PI, por sus siglas en inglés).

El índice de rentabilidad (también conocido como relación coste-beneficio o relación inversión-beneficio) ayuda a las empresas a determinar el valor potencial o la rentabilidad de un proyecto. Las empresas de servicios profesionales en crecimiento a menudo tienen un capital limitado, por lo que este índice puede contribuir a revelar oportunidades de inversión viables. Por ejemplo, si una empresa valora múltiples inversiones, puede usar el índice de rentabilidad para clasificar los proyectos en función de si los ingresos esperados son más altos que su inversión inicial (ROI).

¿Qué es un índice de rentabilidad conveniente y cuál es la fórmula del índice de rentabilidad de un proyecto?

Índice de rentabilidad = Valor presente de los flujos de efectivo futuros/inversión inicial del proyecto.

Este índice representa la cantidad de dinero que se gana por cada unidad monetaria invertida. Si el índice es superior a 1, es probable que el proyecto sea viable.

  • Si el índice es inferior a 1: 

Significa que el proyecto no es viable. Tu empresa invertirá más de lo que obtendrá y, por tanto, el proyecto no debe continuar.

  • Si el índice es igual a 1:

Significa que es probable que el proyecto se recupere. Aunque no es una pérdida, las empresas rara vez realizan inversiones con el propósito de únicamente cubrir gastos. Estos proyectos también deben evitarse.

  • Si el índice es superior a 1: 

Si el índice es superior a 1, el proyecto debe continuar porque es probable que sea rentable.

Margen de utilidad o margen de beneficios en la gestión de proyectos

En la gestión de proyectos, el análisis de los márgenes de beneficio puede ayudar a las empresas a entender mejor su negocio, incluido el grado de rentabilidad de su trabajo. Es fácil basarse en los ingresos del proyecto como punto de referencia definitivo. Sin embargo, el análisis de los márgenes de beneficio ofrece una imagen más completa del crecimiento, los ingresos y los costes generales para comprender realmente la rentabilidad.

Las empresas necesitan atraer más dinero del que invierten en un proyecto para mejorar sus resultados, en lugar de solo cubrir los costes del proyecto. Comprender los márgenes de beneficio también puede ayudar a las empresas a clasificar y decidir internamente sobre los proyectos y los clientes con los que vale la pena continuar.

El margen de beneficio bruto y el margen de beneficio neto se suelen expresar en porcentajes, pero muestran imágenes ligeramente diferentes sobre los ingresos. 

  • Margen de beneficio bruto 

El margen de beneficio bruto informa a una empresa sobre su beneficio después de deducir los gastos de los ingresos del proyecto. El margen de beneficio bruto generalmente no tiene en cuenta elementos como impuestos, intereses y otros costes administrativos.

(Ingresos del proyecto - gastos del proyecto/ingresos del proyecto x 100) 

En los servicios profesionales, las empresas generalmente no venden productos manufacturados, sino que ofrecen su experiencia.

Por ejemplo, una empresa de organización de eventos puede cobrar una tarifa plana de 28 000 USD por organizar una conferencia sobre tecnología para una compañía. Si los gastos de la empresa de eventos ascienden a 19 000 USD, han obtenido un beneficio de 9000 USD, es decir, un margen de beneficio del 32 % (9000/28 000 x 100).

  • Margen de beneficio neto

Como afirma Investopedia, «el margen de beneficio neto es igual a la cantidad de ganancias netas generadas como porcentaje de los ingresos». No solo tiene en cuenta los ingresos totales, sino también otros costes operativos y generales. 

(Ingresos - Gastos, impuestos, costes operativos, otros gastos)/ingresos x 100

¿Qué es un margen de beneficio favorable?

Según Inc, «la mayoría de las empresas de servicios profesionales tienen márgenes de beneficio operativo del 25 al 40 %», lo que significa que entre 25 y 40 céntimos de cada euro ganado se destina a los resultados finales. Las empresas con menos gastos generales suelen tener mejores márgenes de beneficio que las empresas que tienen mayores costes operativos. Esto se debe a que se destina más dinero a los resultados finales, y no solo a cubrir los gastos operativos de la empresa. 

Un informe de 2016 identificó la contabilidad, la preparación de declaraciones de impuestos, la nómina y los servicios jurídicos como las industrias con los márgenes de beneficio más altos. 

Aumento de los márgenes de beneficio

En los servicios profesionales, aumentar los márgenes de beneficio no consiste simplemente en incrementar el coste de sus servicios. La mejora de la productividad y la eficiencia del proyecto también desempeñan un papel importante. A continuación, se muestran algunas de las formas en las que ser más eficiente puede aumentar los márgenes de beneficio de una empresa.

  • Eliminar los requisitos imprevistos (scope creep)
    Un alcance del proyecto mal definido puede dar lugar a plazos incumplidos y a un rebasamiento del presupuesto. Esto, a su vez, puede incrementar los gastos del proyecto y afectar a su rentabilidad.

    El 32,2 % de los encuestados en un estudio afirmaron que los clientes que cambiaban de opinión eran su mayor barrera para la productividad. Definir el alcance del proyecto desde el principio puede mitigar este agujero negro de productividad. 

  • Abandona a los clientes y los proyectos que consumen recursos pero que producen márgenes de beneficio bajos
    Algunos clientes y proyectos simplemente no merecen el tiempo, el esfuerzo y los recursos que les dedicamos. Identifica los proyectos con márgenes de beneficio nulos o muy reducidos y prioriza las iniciativas más rentables.

  • Utiliza un software de control del tiempo para medir la utilización del empleado
    Las altas tasas de utilización de los empleados reflejan que los trabajadores están dedicando una mayor proporción de sus horas de trabajo disponibles al trabajo del cliente. Más trabajo dedicado al cliente significa más horas facturables, lo que se traduce en mayores ganancias. Estudia y responde estratégicamente a esta importante métrica.

  • Convierte la retención de clientes en una prioridad empresarial 
    Cuesta cinco veces más incorporar a un nuevo cliente que retener a uno con el que ya hemos trabajado. Esto quiere decir que tu empresa debe situar la retención de clientes en la cima de la lista de prioridades.

Registro de tiempo en los proyectos

¿Qué es el registro de tiempo en los proyectos?

En la gestión de proyectos, el registro de tiempo es útil para la gestión de los recursos y para medir el tiempo dedicado a una tarea específica o una serie de tareas. El registro de tiempo en los proyectos también es crucial para los equipos que facturan a los clientes en función de una tarifa por hora, como los asesores.

Según una investigación, el 15 % de las actividades facturables a menudo no se refleja en los informes. Esto significa que las empresas están perdiendo dinero simplemente porque no están más organizadas en el seguimiento de su trabajo facturable. Las herramientas de gestión de proyectos con funciones de registro de tiempo ayudan a los equipos a controlar y gestionar las horas dedicadas al trabajo para los clientes.

Pongamos como ejemplo a Sam, un asesor de marketing que ha contratado tu empresa. A 85 USD/hora, las tareas de Sam son las siguientes:

  • Crear una nueva guía de marca 
  • Desarrollar un plan SEO
  • Desarrollar un plan de contenidos y un calendario 
  • Planificar y lanzar un nuevo logotipo 

Sam registra en Wrike cada una de estas tareas y su duración seleccionando la opción de control del tiempo. En total, Sam ha completado 11,5 horas de trabajo para este proyecto y ha registrado todas estas horas en Wrike. Según su tarifa de 85 USD y una estructura por hora, puede emitir a tu empresa una factura de 977,50 USD. 

Como estas horas se han registrado en Wrike el cliente y el asesor pueden consultarlas. El control exhaustivo del tiempo también puede hacer que las empresas sean más rentables porque asegura que se contabiliza todo el trabajo pertinente que se ha completado, lo que significa que no se pierde dinero debido a estimaciones de tiempo inexactas. 

Seguimiento de la productividad

Una herramienta de gestión de proyectos con funciones de registro de tiempo también puede realizar un seguimiento de la productividad. El registro de tiempo no aspira únicamente a garantizar que los equipos reciban un pago por todo el trabajo que realizan. También puede ser útil para revelar procesos engorrosos y que requieren mucho tiempo.

Si te paras a pensarlo, probablemente puedas identificar una tarea en tu flujo de trabajo diario que sea ineficiente y esté pidiendo ser automatizada o realizada con plantillas. Si esto no es del todo obvio, una herramienta de registro de tiempo podría sacar a la luz esa tarea en tu proceso.

El uso del software de registro de tiempo del proyecto para llevar un seguimiento del trabajo facturable y no facturable puede dar a los gestores una idea de cuánto tiempo dedican los empleados a tareas productivas y cuánto a tareas improductivas.

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Tasas de utilización de empleados

La productividad de los empleados es la base de la rentabilidad. Es decir, el trabajo diario que realiza un empleado debería, en teoría, generar el máximo de ingresos posible. Una métrica importante para medir la productividad es la utilización de los empleados. Esta suele expresarse como un porcentaje, y nos indica cuánto tiempo del que dispone un empleado se dedicó al trabajo facturable del cliente.

Cuanto mayor sea el porcentaje, más tiempo se ha dedicado al trabajo que se puede facturar a un cliente. Una tasa de utilización del 100 % es poco probable y no es necesariamente algo bueno. Significa que un empleado dedica todas sus horas disponibles a realizar trabajos para el cliente. Como señala Productive.io, una tasa de utilización del 100 % también significa que se están descuidando actividades no facturables, pero importantes dentro de una empresa, como el desarrollo del equipo. Esto puede perjudicar el estado de ánimo de los empleados y agotarlos, lo que puede dar lugar a la rotación de personal.

La tasa de utilización de los empleados también ayuda a trazar una imagen de la productividad general de una empresa. Por ejemplo, si las tasas de utilización de los empleados están cerca del 100 % en todos los ámbitos, puede ser el momento de contratar a más empleados para evitar el agotamiento. Por otro lado, si las tasas de utilización de los empleados son bajas, puede que no haya suficiente trabajo del cliente.

¿Cómo calcular la tasa de utilización?

La fórmula de la tasa de utilización de empleados es simple: Utilización de empleados = horas facturables/horas totales en un periodo de trabajo x 100. Puedes calcular fácilmente la tasa de utilización de empleados dentro de una semana laboral de 40 horas utilizando la función de control del tiempo en Wrike. 

Si un empleado registra 29 horas a la semana (de un total de 40) dedicadas a trabajo del cliente facturable, su tasa de utilización semanal es del 72,5 %. Sin un sistema de registro de tiempo, calcular la utilización de empleados es casi imposible. El cálculo de la utilización de empleados solo se puede hacer con un conocimiento sólido de en qué están trabajando los empleados y cuándo. 

Para las empresas de servicios profesionales, medir, controlar y optimizar la rentabilidad es vital para el crecimiento. A la hora de realizar un control del tiempo y la productividad, las empresas necesitan un software robusto y versátil como Wrike. Las funciones de Wrike ayudan a los equipos a realizar un seguimiento del tiempo dedicado al trabajo del cliente, y pueden proporcionar información crucial que ayude en la toma de decisiones estratégicas para aumentar los beneficios.