Comprendre les bases du suivi du temps d'un projet

Le suivi du temps est essentiel pour les sociétés de services professionnels. Quand il est efficace, il peut aider les entreprises à comprendre la rentabilité et à gérer la capacité d'efficacité des projets, tout en maîtrisant leur progression et leur transparence. 

Qu'il s'agisse de sociétés informatiques ou d'agences comptables, être en mesure de suivre le temps par rapport aux projets est essentiel pour comprendre sur quoi vos ressources travaillent et ce que vos projets vous coûtent réellement.  

Qu'est-ce que le suivi du temps d'un projet ?

Le suivi du temps d'un projet désigne tout simplement le suivi du temps au niveau du projet. Il surveille le temps passé sur les tâches et les activités, ainsi que sur l'ensemble du projet. 

Mais le suivi du temps, c'est quoi exactement ? Le suivi du temps désigne le processus d'enregistrement du temps qu'une personne a passé sur une activité. Dans le passé, il était réalisé à l'aide des feuilles de temps ou cartes de pointage. Les employés pointaient manuellement au début et à la fin d'un travail, ou encore remplissaient un formulaire papier détaillant le temps passé à chaque tâche. 

Aujourd'hui, le suivi du temps peut être effectué numériquement, à l'aide de programmes informatiques. Dans certains cas, les employés saisissent encore manuellement le nombre d'heures passées à travailler sur chaque tâche ou projet. Ces informations sont enregistrées dans un logiciel plutôt que sur une carte de pointage papier. Dans d'autres cas, une application chronomètre permet de suivre automatiquement le temps passé sur une tâche

Bien que les deux méthodes soient relativement courantes et puissent bénéficier à votre entreprise, des études montrent que le chronométrage automatisé peut entraîner une capture de données plus précise et une meilleure productivité

Le suivi du temps contribue à la rentabilité

Le suivi du temps est un élément essentiel de la gestion du temps, qui comprend quatre sous-composants :

  1. Planification du temps de chaque tâche et activité.
  2. Planification des tâches dans votre logiciel de projet, y compris qui effectue quoi et quand.
  3. Suivi du temps réel passé : le suivi du temps du projet est ici essentiel.
  4. Contrôle du planning global du projet, garantissant que le temps passé réellement consacré aux tâches ne dépasse pas le budget. Cela comprend également la recherche de moyens de rattraper le temps perdu sur d'autres activités du projet. 

Un système de suivi de la gestion du temps est essentiel pour surveiller le temps, que vous facturiez les clients à l'heure ou à prix fixe. Sans connaître les coûts exacts de votre projet, comment pouvez-vous facturer le montant exact ? 

Lorsque vous ne disposez pas de données de projet précises, vous vous exposez à un risque accru. Et si vous sous-estimez un projet, vous perdez de l'argent. Vous pouvez également finir par surmener ou épuiser votre équipe en les surchargeant involontairement de travail. D'un autre côté, surestimer un projet peut entraîner un prix trop élevé et décourager les clients. De plus, les employés risquent de ne plus rien avoir à faire et perdre ainsi un temps précieux. 

Même sur les projets réalisés en interne, pour un autre département ou domaine de l'entreprise, la rentabilité est toujours au cœur du problème. Bien que de nombreux facteurs entrent en jeu pour décider quels projets internes doivent être priorisés, deux des éléments dominants sont généralement l'apport attendu du projet et le coût escompté. Sans pouvoir évaluer avec précision le coût de chaque projet, votre équipe peut finir par investir du temps dans des initiatives non rentables, au lieu de se consacrer à celles qui créent le plus de valeur pour l'entreprise.  

Le suivi du temps contribue à l'efficacité

Une étude récente a révélé que les employés de bureau sont productifs moins de trois heures par jour. Lorsque vous tenez compte des pauses, des interruptions, des réunions et d'autres activités non liées au projet, il ne leur reste en effet pas beaucoup de temps pour travailler sur le projet. Mais si vous n'êtes pas en mesure de savoir quelles activités les éloignent de leur travail, comment pouvez-vous les aider à gagner en efficacité ? 

Le suivi du temps d'un projet peut vous aider, vous et vos employés, à savoir à quoi ce temps est consacré et à éviter ainsi d'en perdre. Le seul fait de suivre leur propre temps peut motiver les employés à être plus efficaces. Une fois que votre équipe sait à quoi elle consacre son temps, elle peut généralement identifier et améliorer les principaux temps morts. Les employés peuvent par exemple se rendre compte que s'ils consacrent des blocs de temps à différentes tâches, ils sont plus productifs que s'ils passent continuellement d'une tâche à l'autre.  

Lorsque le temps est suivi et fait l'objet de rapports, la direction a également plus de marge de manœuvre pour soutenir l'efficacité des employés. Votre équipe de projet peut ainsi se plaindre de passer trop de temps en réunion, ce qui peut être difficile à vérifier sans données précises. Si les données de suivi du temps montrent que vous consacrez plusieurs heures par semaine à des réunions, vous pouvez alors libérer une partie de ce temps. 

De même, vous pourrez remarquer que certains processus internes, tels que les demandes d'approbation, prennent beaucoup de temps. Vous pouvez alors choisir d'évaluer s'ils peuvent être rationalisés ou transférés de l'équipe de projet vers le personnel administratif. 

Le suivi du temps contribue à gérer les ressources du projet

Le suivi du temps du projet vous permet de voir à quoi vos employés passent leur temps et comment la réalité se confronte au budget de votre projet et au plan d'allocation des ressources. Ces données peuvent mettre en évidence le fait que certaines personnes sont en surcapacité tandis que d'autres n'ont pas assez de choses à faire. 

En utilisant une application de suivi du temps de travail, vous pouvez également déterminer facilement qui est disponible pour accomplir une tâche et qui a besoin de soutien pour terminer son travail. De plus, en surveillant le temps que différents employés ont consacré à des activités similaires, vous pouvez avoir une meilleure idée des employés les plus productifs. Ces connaissances peuvent vous aider à vous assurer que vos meilleurs employés travaillent sur les tâches les plus difficiles. Cela peut également être utile pour choisir ceux qui méritent une augmentation, un bonus ou une promotion. 

Le suivi régulier du temps vous permettra également de voir quand certaines tâches prennent plus de temps que prévu, afin que vous puissiez agir avant que les délais ne soient dépassés. En utilisant le logiciel de suivi du temps, vous aurez un aperçu de l'avancement du projet sans microgérer vos ressources ni les distraire en leur demandant trop souvent de mettre à jour leur statut. 

Le suivi du temps contribue à améliorer les projets

Le suivi du temps vous donne un aperçu de ce que font vos ressources de leur temps. Ces connaissances permettent d'améliorer les estimations de projet, de garantir la saisie précise des coûts et de mieux évaluer la rentabilité de l'entreprise. Elles permettent également de surveiller la productivité des employés et de les aider à booster leur efficacité.

Grâce au suivi du temps dans votre logiciel de gestion de projet, les membres de votre équipe peuvent facilement ajouter des entrées de temps pour leurs tâches et projets. Vous pouvez également afficher et imprimer efficacement les rapports de temps de l'ensemble de vos projets. Pour bénéficier de ces avantages et bien d'autres encore, démarrez un essai gratuit de Wrike dès aujourd'hui ! 

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