L’un des plus grands défis d’un chef de projet est de trouver comment surveiller la progression des tâches des employés sans microgestion ni intervention inutile. Après tout, personne ne peut travailler dans des conditions optimales en étant constamment surveillé. D’autre part, une entreprise qui n’est pas transparente sur les activités de ses employés peut être prise au dépourvu en cas d’un important contretemps ou retard.
Pour de nombreuses entreprises, les applis de suivi du temps sont devenues des outils essentiels pour fournir aux responsables des données importantes exploitables afin de rationaliser les tâches quotidiennes et aligner les équipes vers de plus grands objectifs. Grâce à une simple appli téléchargée sur les portables ou PC des employés, il est possible d’appliquer les politiques d’équipe tout en collectant des données considérables pouvant faciliter la planification et une prise de décision plus éclairée. Si vous voulez améliorer la gestion de projet avec le suivi du temps, commencez par définir les modes d’usage de ces outils pour stimuler les performances de votre équipe.
Choisir la bonne appli de suivi du temps
Il existe plusieurs logiciels de suivi du temps pour les plateformes comme Android, Mac et iPhone, parfois disponibles en téléchargement gratuit. Les responsables doivent considérer la solution qui répondra à leurs besoins. Déterminez précisément les fonctions requises de l’appli avant de prendre une décision. Plusieurs types d’utilisation existent, notamment :
- Les entreprises peuvent utiliser les applis de suivi du temps pour enregistrer les heures facturables des employés non salariés, des contractants et des indépendants.
- Les employés peuvent justifier leur emploi du temps en notant la durée de chaque tâche.
- Les responsables peuvent rapporter les activités des membres d’équipe durant les heures de travail.
Si de nombreuses options sont disponibles, la meilleure appli de suivi du temps reste une solution de collaboration d’équipe entièrement intégrée, comme Wrike. Ainsi, les responsables peuvent mieux attribuer les tâches et observer le progrès, et chaque membre d’équipe peut facilement interagir et partager des documents en temps réel.
Récolter des données pour réaliser des améliorations
Les données des applis de suivi peuvent révéler des problèmes urgents sur le personnel et les ressources concernés dans la réalisation d’un projet. Remplir un modèle de suivi du temps d’un projet peut vous révéler pourquoi une équipe ne répond pas aux attentes. Par exemple, le suivi des présences pourrait indiquer les employés souvent absents pouvant nuire aux objectifs du projet.
Les responsables utilisant une appli de suivi du temps ne devraient pas se concentrer sur la détection des petits problèmes. Vous pouvez savoir si les travailleurs prennent parfois des petites pauses ou sont distraits. D’autre part, l’examen des données permettra de définir comment améliorer l’organisation des tâches des employés, comme réduire le temps de réponse aux e-mails ou aux questions des collègues proches. Les numéros de suivi peuvent aussi souligner les domaines où l’inefficacité est un problème grave devant être immédiatement résolu.
Définir des politiques et objectifs clairs
La mise en œuvre d’une appli de suivi du temps d’un employé ne sera efficace que si l’équipe est d’accord. Cela commence par le fait d’être direct sur le mode de suivi du temps passé sur les projets ou autres tâches et sur l’exploitation des données obtenues. Être franc et honnête sur les politiques de l’équipe relatives au type de temps à suivre contribue largement au respect de l’éthique, tout comme les primes contribuent aux objectifs d’équipe.
Grâce à des objectifs spécifiques stricts, le suivi du temps d’un projet aide grandement à motiver les employés à se concentrer sur leurs tâches. Définissez quels aspects des performances individuelles et d’équipe vous souhaitez améliorer, mais rappelez-vous que chaque employé a sa façon de traiter sa charge de travail. De nombreux facteurs déterminent la productivité. Vous devez collecter plus de données avant que les changements génèrent des projets plus efficaces et rentables.
Le suivi du temps pourrait être la source de meilleurs résultats pour votre équipe. Outre une planification soignée des jalons, des livrables et des objectifs à long terme, les applis de suivi du temps soutiennent la productivité de toute l’équipe. Grâce à une visibilité des facteurs différenciateurs de la réalisation d’un projet selon l’échéance et le budget, les responsables peuvent prendre des décisions plus éclairées et motiver les employés.
Sources : Inc.com, TheNextWeb.com, Entrepreneur.com, CIO.com, HBR.org
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