Leitfaden für Fachdienstleistungen

Projektrentabilität

Messung der Projektrentabilität für Fachdienstleistungen

Beim Projektmanagement ist es sehr wichtig, die potenzielle Projektrentabilität zu bestimmen. Anhand von Rentabilitätsanalysen können Unternehmen nämlich entscheiden, ob sich der Zeit-, Arbeits- und Ressourcenaufwand für ein Projekt lohnt oder nicht. Sie helfen Unternehmen auch, Projekte zu priorisieren, wenn mehrere Projekte um die gleichen Ressourcen in einem Unternehmen konkurrieren. 

Wenn Unternehmen Projekte mit niedrigen Gewinnmargen übernehmen, weil sie ein schnelles Wachstum anstreben, kann dies negative Auswirkungen für die allgemeine Finanzlage des Unternehmens haben. Manche Unternehmen gehen auch fälschlicherweise davon aus, dass umsatzstarke Projekte automatisch rentabel sind – das stimmt aber nicht.

Bei solchen Projekten können sich eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs, eine geringe Mitarbeiterauslastungsrate und andere Faktoren negativ auf die Rentabilität auswirken. Das Project Management Institute weist zudem darauf hin, dass „sich Risiken in Verbindung mit unterschiedlichen Vertragsarten auf die Gewinnerwartung auswirken“. 

Tipps zur Messung der Projektrentabilität 

Wie können Fachdienstleister also die Projektrentabilität prognostizieren, messen und steigern? Am allerwichtigsten ist, dass sie auf transparente Informationen zurückgreifen können. Wenn Unternehmen ihren Ressourcen- und Zeitaufwand sowie ihre Mitarbeiterauslastungsraten kennen, können sie die Projektrentabilität im Detail bestimmen. 

Zur Ermittlung der potenziellen Projektrentabilität können Unternehmen Ansätze wie den Wirtschaftlichkeitsindex verwenden. Auch die Analyse der Gewinnmargen kann Unternehmen helfen, sich einen besseren Überblick über den Umsatz und die allgemeine Finanzlage zu verschaffen. 

Im Folgenden erläutern wir, was die Projektrentabilität ist, mit welchen Methoden und Tools sie prognostiziert, bewertet und gemessen wird und wie Wrike helfen kann.  

Wirtschaftlichkeitsindex

Um wachsen zu können, müssen Unternehmen neue Projekte umsetzen und Investitionen tätigen. Es ist allerdings auch wichtig, dass sie dabei auf die Rentabilität achten. Doch wie entscheiden Unternehmen, welche Investition sich am meisten lohnt und deshalb höchste Priorität haben sollte? Häufig verwenden sie dazu den Wirtschaftlichkeitsindex.

Der Wirtschaftlichkeitsindex (auch Kosten-Nutzen-Verhältnis oder Rentabilitätsindex genannt) hilft Unternehmen, den potenziellen Wert oder die potenzielle Rentabilität eines Projekts zu bestimmen. Da Fachdienstleister in der Wachstumsphase oft nur begrenztes Kapital zur Verfügung haben, hilft ihnen dieser Index, rentable Investitionschancen zu erkennen. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel mehrere Investitionen in Erwägung zieht, kann es anhand des Wirtschaftlichkeitsindex feststellen, bei welchen Projekten der erwartete Erlös größer ist als das investierte Kapital (ROI).

Was ist ein guter Wert für den Wirtschaftlichkeitsindex und wie lautet die Formel zur Berechnung des Wirtschaftlichkeitsindex?

Wirtschaftlichkeitsindex = Barwert zukünftiger Cashflows/Anfangsinvestition für das Projekt.

Dieser Index gibt den Erlös pro investiertem Euro an. Liegt der Wert des Index über 1, ist ein Projekt wahrscheinlich rentabel.

  • Index unter 1: 

Dies bedeutet, dass ein Projekt nicht rentabel ist. Für Ihr Unternehmen wären die Kosten dieses Projekts größer als sein Erlös. Sie sollten das Projekt nicht durchführen.

  • Index gleich 1:

Dies bedeutet, dass die Kosten für das Projekt wahrscheinlich gedeckt werden. Unternehmen fahren bei so einem Projekt zwar keine Verluste ein, aber auch keinen Gewinn. Unternehmen streben bei einer Investition aber selten nur eine Deckung der Kosten an. Dieses Projekt sollte vermieden werden.

  • Index über 1: 

Wenn der Index über 1 liegt, sollte das Projekt umgesetzt werden, da es wahrscheinlich rentabel sein wird.

Projektmargen im Projektmanagement verstehen

Eine Analyse der Gewinnmargen kann einem Unternehmen viel Aufschluss über sein Geschäft geben – auch darüber, wie rentabel das Geschäft eigentlich ist. Natürlich könnte man dafür auch den Projekterlös als Maßstab nehmen. Doch eine Analyse der Gewinnmargen liefert einen umfassenderen Überblick über Wachstum, Umsatz und Betriebskosten und ermöglicht eine bessere Evaluierung der Rentabilität eines Unternehmens.

Unternehmen müssen bei einem Projekt mehr verdienen, als sie investieren, um den Unternehmensgewinn zu steigern. Es reicht nicht, wenn der Projekterlös nur den Projektkosten entspricht. Informationen über die Gewinnmargen helfen Unternehmen auch, intern zu entscheiden, welche Projekte und Kunden sich wirklich für sie lohnen.

Die Brutto- und Nettogewinnmarge, die normalerweise als Prozentsatz angegeben werden, sind unterschiedliche Kennzahlen für die Rentabilität. 

  • Bruttogewinnmarge 

Die Bruttogewinnmarge gibt an, wie hoch der Gewinn ist, nachdem die Kosten vom Projekterlös abgezogen wurden. Faktoren wie Steuern, Zinsen und andere administrative Kosten werden bei dieser Kennzahl im Allgemeinen nicht berücksichtigt.

(Projekterlös - Projektaufwendungen/Projekterlös x 100) 

Im Fachdienstleistungssektor verkaufen Unternehmen generell keine physischen Produkte. Sie stellen stattdessen ihre Expertise bereit.

Eine Eventagentur kann zum Beispiel eine Pauschalgebühr von 28.000 Euro für die Planung einer Technologiekonferenz im Auftrag eines Kunden verlangen. Wenn sich ihre Kosten dafür auf 19.000 Euro belaufen, dann erzielt sie einen Gewinn von 9.000 Euro und damit eine Bruttogewinnmarge von 32 % (9.000/28,000 x 100).

  • Nettogewinnmarge

Laut Investopedia „entspricht die Nettogewinnmarge dem generierten Nettoerlös als Prozentsatz des Erlöses“. Sie berücksichtigt nicht nur den Gesamterlös, sondern auch die Betriebs- und Gemeinkosten. 

(Erlös - Aufwendungen, Steuern, Betriebskosten und sonstige Aufwendungen)/Erlös x 100

Was ist eine gute Gewinnmarge?

Laut Inc „erzielen die meisten Fachdienstleister operative Gewinnmargen von 25–40 %“. Das heißt, dass pro verdientem Euro 25 bis 40 Cent Gewinn gemacht wurde. Unternehmen mit niedrigeren Gemeinkosten haben tendenziell eher bessere Gewinnmargen als Unternehmen mit höheren Betriebskosten. Ihr Gewinnanteil ist höher, weil sie einen kleineren Teil des Erlöses für die Betriebskosten aufwenden müssen. 

Ein Bericht aus dem Jahr 2016 zeigte, dass Buchhaltungs-, Rechnungslegungs-, Steuer-, Lohnabrechnungs- und Rechtsdienstleistungen die höchsten Gewinnmargen aufweisen. 

Steigerung der Gewinnmargen

Bei Fachdienstleistungen können zur Steigerung der Gewinnmargen nicht nur die Gebühren für die Dienstleistungen erhöht werden. Auch die Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität und der Projekteffizienz spielen eine wichtige Rolle. Eine höhere Effizienz kann die Gewinnmargen eines Unternehmens aus folgenden Gründen steigern:

  • Keine schleichende Ausweitung des Projektumfangs
    Wenn der Projektumfang nicht gut definiert ist, können Fristen versäumt und Budgets überzogen werden. Dies kann wiederum die Projektkosten erhöhen und die Projektrentabilität beeinträchtigen.

    In einer Umfrage gaben 32,2 % der Teilnehmer an, dass Kunden, die ihre Meinung ändern, die größte Produktivitätsbremse darstellen. Wenn Sie den Projektumfang frühzeitig festlegen, können sie dem entgegenwirken. 

  • Ablehnung von Kunden und Projekten, die Ressourcenaufwand erfordern, aber niedrige Gewinnmargen abwerfen
    Manche Kunden und Projekte sind den nötigen Zeit-, Arbeits- und Ressourcenaufwand ganz einfach nicht wert. Ermitteln Sie, welche Projekte geringe oder überhaupt keine Gewinnmargen bieten, und konzentrieren Sie sich auf rentablere Initiativen.

  • Verwendung von Zeiterfassungssoftware zur Messung der Mitarbeiterauslastung
    Wenn die Mitarbeiterauslastungsraten hoch sind, setzen Mitarbeiter einen größeren Teil ihrer Arbeitszeit für die Aufträge der Kunden ein. Das heißt, dass mehr Stunden verrechnet werden und höhere Gewinne erzielt werden können. Deshalb sollten sie diese wichtige Kennzahl messen und strategisch steuern.

  • Kundenbindung als geschäftliche Priorität 
    Es kostet fünfmal mehr, einen neuen Kunden zu gewinnen, als einen Kunden zu halten. Deshalb sollte die Kundenbindung eine Ihrer Prioritäten darstellen.
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Projektzeiterfassung

Was ist die Projektzeiterfassung?

Beim Projektmanagement ist die Zeiterfassung nützlich für die Ressourcenverwaltung und die Messung der Dauer bestimmter Aufgaben oder Arbeitsabläufe. Sie ist auch wichtig für Teams wie Beraterteams, die ihren Kunden einen Stundensatz in Rechnung stellen.

Laut einer Studie werden oft 15 % der verrechenbaren Tätigkeiten nicht in Rechnungen erfasst. Das heißt, dass Unternehmen nur deshalb Geld verlieren, weil sie ihre verrechenbare Arbeit nicht gut erfassen. Projektmanagement-Tools mit Funktionen für die Zeiterfassung helfen Teams, den Zeitaufwand für Kundenaufträge zu protokollieren und zu steuern.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Ihr Unternehmen einen Marketingberater engagiert. Gegen eine Gebühr von 85 Euro/Stunde übernimmt er folgende Aufgaben:

  • Erstellung eines neuen Markenleitfadens 
  • Entwicklung eines SEO-Plans
  • Entwicklung eines Content-Plans und -Kalenders 
  • Planung und Auftragsvergabe für ein neues Logo 

Der Berater nutzt die Zeiterfassungsoption in Wrike, um den Zeitaufwand für diese Aufgaben zu protokollieren. Die Daten in Wrike zeigen, dass sich sein Aufwand insgesamt auf 11,5 Stunden beläuft. Da ein Stundensatz von 85 Euro vereinbart wurde und stündlich abgerechnet wird, kann der Berater Ihrem Unternehmen 977,50 Euro in Rechnung stellen. 

Dank der Protokollierung des Zeitaufwands in Wrike haben sowohl der Kunde als auch der Berater eine Bestätigung über die geleisteten Stunden. Eine präzise Zeiterfassung kann auch den Gewinn von Unternehmen steigern, weil sie gewährleistet, dass alle abgeschlossenen verrechenbaren Tätigkeiten auch wirklich abgerechnet werden. Dadurch verlieren Unternehmen kein Geld wegen unpräzisen Schätzungen des Zeitaufwands. 

Überwachung der Mitarbeiterproduktivität

Mit den Zeiterfassungsfunktionen eines Projektmanagement-Tools können Sie auch die Mitarbeiterproduktivität überwachen. Denn mit der Zeiterfassung kann nicht nur gewährleistet werden, dass Teams für all ihre Leistungen auch bezahlt werden. Sie kann auch helfen, aufgeblasene und zeitaufwendige Prozesse zu erkennen.

Wahrscheinlich fällt Ihnen auf Anhieb eine Aufgabe in Ihrem täglichen Arbeitsablauf ein, die ineffizient ist und mit einer Vorlage oder Automatisierung optimiert werden könnte. Bei manchen Aufgaben ist dies jedoch weniger offensichtlich. Mit einem Tool für die Zeiterfassung können Sie jedoch auch weniger offensichtliche Ineffizienzen in Ihren Prozessen identifizieren.

Wenn mit Software für die Projektzeiterfassung sowohl verrechenbare als auch nicht-verrechenbare Arbeiten dokumentiert werden, erhalten Manager einen besseren Überblick darüber, wie viel Zeit Mitarbeiter für produktive und nicht produktive Aufgaben aufwenden.

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Mitarbeiterauslastungsraten

Die Mitarbeiterproduktivität ist ausschlaggebend für die Projektrentabilität. Die Arbeit, die ein Mitarbeiter leistet, sollte den Umsatz nämlich theoretisch so weit wie möglich steigern. Eine wichtige Kennzahl für die Messung der Produktivität ist die Mitarbeiterauslastungsrate. Die Mitarbeiterauslastungsrate wird normalerweise als Prozentsatz angegeben und gibt Aufschluss darüber, welchen Anteil der Arbeitszeit ein Mitarbeiter für verrechenbare Tätigkeiten aufgewendet hat.

Je höher dieser Prozentsatz ist, desto mehr Zeit wurde für Arbeiten eingesetzt, die einem Kunden in Rechnung gestellt werden können. Eine Mitarbeiterauslastungsrate von 100 % ist unwahrscheinlich und wäre auch nicht unbedingt positiv. Sie würde nämlich bedeuten, dass ein Mitarbeiter während seiner gesamten Arbeitszeit an Tätigkeiten für Kunden arbeitet. Wie Productive.io verdeutlicht, würde eine Mitarbeiterauslastungsrate von 100 % zeigen, dass nicht-verrechenbare, aber wichtige Tätigkeiten wie Team-Building in einem Unternehmen außer Acht gelassen werden. Das kann schlecht für die Arbeitsmoral sein und zu mehr Burnouts und schlussendlich mehr Kündigungen führen.

Die Mitarbeiterauslastungsrate liefert auch Hinweise über die allgemeine Produktivität eines Unternehmens. Wenn die Mitarbeiterauslastungsrate zum Beispiel in allen Bereichen fast 100 % beträgt, müssen möglicherweise mehr Mitarbeiter eingestellt werden, um Burnouts zu verhindern. Wenn die Mitarbeiterauslastungsrate jedoch niedrig ist, dann erhält ein Unternehmen womöglich nicht genug Aufträge von Kunden.

Anleitung zur Berechnung der Mitarbeiterauslastungsrate

Die Formel zur Berechnung der Mitarbeiterauslastung ist einfach. Sie lautet: Mitarbeiterauslastungsrate = verrechenbare Stunden/Gesamtarbeitsstunden im jeweiligen Zeitraum x 100. Sie können die Auslastungsrate eines Mitarbeiters in einer 40-Stunden-Arbeitswoche einfach berechnen, wenn sie die Zeiterfassungsfunktion in Wrike verwenden. 

Wenn ein Mitarbeiter in einer Woche protokolliert, dass er 29 (der 40 möglichen) Stunden für Kundenaufträge aufgewandt hat, beläuft sich seine Auslastungsrate in der Woche auf 72,5 %. Ohne ein System für die Zeiterfassung ist es fast unmöglich, die Mitarbeiterauslastungsrate zu bestimmen. Die Berechnung der Auslastungsrate erfordert nämlich genaue Informationen darüber, woran Mitarbeiter wann arbeiten. 

Für das Wachstum von Fachdienstleistern sind die Messung, die Überwachung und die Optimierung der Projektrentabilität sehr wichtig. Deshalb brauchen diese Unternehmen eine robuste und vielseitige Software wie Wrike für die Zeit- und Produktivitätserfassung. Die Funktionen von Wrike helfen Teams, ihren Zeitaufwand für Kundenaufträge zu protokollieren, und können wichtige Informationen für strategische Entscheidungen zur Steigerung der Gewinne liefern. 

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