Logiciel de projet pour les services professionnels

Taux d'utilisation des employés et logiciel d'automatisation des services professionnels

Les sociétés de services professionnels ont pour mission de livrer leurs projets dans le respect des délais et du budget. Pour y parvenir, elles doivent intégrer un logiciel proposant l'automatisation pour accroître la visibilité, éliminer les sources d'inefficacité et suivre l'avancement des projets de A à Z. C'est là que le logiciel PSA (automatisation des services professionnels) entre en jeu. 

Parmi les fonctionnalités phare du logiciel PSA, on retrouve le suivi du temps, les rapports et analyses de projet et la gestion des ressources. 

Nombreuses sont les équipes qui utilisent encore des tableurs et des documents partagés pour suivre la progression de certaines tâches, alors qu'un logiciel PSA flexible reste l'option la plus appropriée. Le fait de devoir mettre à jour manuellement les tableurs, jongler entre différentes solutions logicielles et effectuer des tâches répétitives fait perdre un temps précieux. 

À quoi sert un logiciel d'automatisation des services professionnels ?

Le Clio Legal Trends Report relève en 2018 que le taux d'utilisation moyen par les avocats était de 30 %. Cela représente 2,4 heures par jour consacrées au travail facturable sur une semaine de 40 heures. Selon ce rapport, les avocats auraient passé le reste du temps à « saisir et synthétiser des entrées de temps », « transférer des données d'un logiciel à l'autre » et « organiser des espaces de travail physiques et électroniques ».

L'automatisation de tâches administratives simples telles que la « synthèse des entrées de temps » peut permettre aux employés de se consacrer davantage aux activités en contact direct avec les clients. Dans le rapport de Wrike « Professional Services Work Benchmark » de 2019, 22 % des personnes interrogées déclarent pouvoir effectuer 50 % de travail en plus par semaine si des tâches administratives comme la facturation devenaient automatisées.

L'outil de suivi du temps de Wrike permet aux employés de marquer quand ils commencent et terminent une tâche. Ces informations sont ensuite automatiquement synthétisées dans un emplacement centralisé, réduisant ainsi les activités chronophages comme le fait de devoir jongler constamment entre différentes applications ou calculer les heures manuellement. Les utilisateurs ne sont également pas en mesure de modifier l'historique des journaux de temps : l'intégrité des données collectées est de ce fait préservée.

Le fait de pouvoir suivre les heures facturables permet également aux entreprises de surveiller le taux d'utilisation des employés et d'obtenir des informations utiles sur les activités facturables et non facturables. Elles peuvent également s'appuyer sur ces données pour déterminer si le projet d'un client donné offre trop, trop peu ou la bonne quantité de travail.

Les rapports et analyses de projet détaillés fournissent également des informations qui peuvent aider à simplifier les rapports client. La génération de rapports détaillés et basés sur les données dans Wrike signifie moins de temps passé à chercher les informations nécessaires à la réalisation des projets client.

Progiciel de gestion intégré (PGI) ou ERP

Le progiciel de gestion intégré (PGI), également appelé ERP (Enterprise Resource Planning), aide les entreprises en leur offrant la possibilité de gérer les nombreuses variables liées à leurs activités professionnelles. Souvent, les entreprises ont besoin d'une solution « de bout en bout » répondant à leurs besoins financiers, opérationnels et de gestion des ressources.

Dans l'idéal, un PGI peut faire office d'outil de gestion logistique, d'outil de gestion de la relation client (CRM), d'outil de comptabilité et de facturation, d'outil de vente et d'outil de Business Intelligence. Mais cela a bien évidemment un coût.

Un PGI n'est pas donné, et beaucoup de petites entreprises en plein essor n'ont tout simplement pas les moyens de se le permettre. D'après ERPfocus, la mise en place d'un PGI dans les petites, moyennes et grandes entreprises est généralement facturée entre 7 143 $ et 8 542 $ par utilisateur.

D'autre part, un PGI est bénéfique, car il prend en charge les activités jugées essentielles au sein des sociétés de services professionnels. Dans un rapport de 2019 de Softwarepath, 34,4 % des sociétés de service déclarent avoir déployé un PGI afin de « pouvoir gérer un grand nombre d'employés et être ainsi en mesure de fournir les biens ou services demandés ».

Quels sont les différents types de progiciels de gestion intégrés ? 

Un PGI peut être déployé sur site ou dans le cloud. Comme leur nom l'indique, les solutions sur site sont installées localement, généralement dans le bureau physique, et contrôlées directement en interne par le service informatique, tandis qu'un PGI basé dans le cloud est stocké dans le cloud.

Software Advice met en lumière la différence de prix qui existe entre ces deux types de PGI. Alors que les PGI basés dans le cloud exigent de s'acquitter d'un forfait mensuel, les PGI sur site reposent sur l'achat d'une licence unique et perpétuelle, ce qui augmente considérablement leur coût d'investissement initial. 

Comme nous l'avons indiqué précédemment, le coût d'un PGI peut être un obstacle important. Le PGI sur site sera plus adapté aux sociétés ayant les ressources financières suffisantes pour pouvoir investir dans un système de gestion des processus métier complet, puissant mais coûteux. 

Outils de gestion des ressources

Pour les sociétés de services professionnels, la réussite des projets dépend avant tout de la bonne gestion des ressources. Pour optimiser ce processus, il est indispensable d'avoir une bonne vue d'ensemble. Les outils de gestion des ressources sont essentiels pour établir clairement la charge de travail, les rôles et responsabilités, ainsi que la disponibilité des ressources.

Sans une bonne solution logicielle de gestion des ressources, les activités les plus simples peuvent soudainement devenir chronophages et sujettes à l'erreur humaine.

Quels sont les défis en matière de gestion des ressources ?

Le manque de visibilité se révèle très préjudiciable à la bonne gestion des ressources. Lorsque les ressources disponibles pour les projets présents et futurs ne sont pas clairement établies, les processus, tels que la planification de la capacité et la gestion de la demande, sont rendus d'autant plus difficiles.

Lorsque les ressources ne sont pas gérées de façon stratégique et avisée, les employés peuvent finir par être surmenés et risquent de souffrir d'épuisement professionnel.

La gestion des ressources peut être rendue encore plus difficile lorsque le travail doit être effectué dans un court délai. Dans le rapport de Wrike « State of Creative Teams » de 2018, 35 % des personnes interrogées déclarent recevoir des demandes impromptues au moins une fois par semaine, tandis que 22 % affirment en recevoir plusieurs fois par semaine. Il est malheureusement difficile d'éviter ce phénomène. Un bon gestionnaire de ressources est censé gérer efficacement la réception des demandes.

Les formulaires de demande de Wrike permettent aux gestionnaires de gérer facilement les demandes interservices. Cela évite les salves de demandes orales ou électroniques, ainsi que les réunions chronophages qui peuvent compromettre la productivité.

Comment les outils de gestion des ressources aident-ils les équipes de services professionnels ? 

Un outil de gestion des ressources efficace permet de remédier aux problèmes mentionnés plus haut, tout en renforçant la transparence et la responsabilité dans les flux de travail de l'équipe. Grâce aux outils de gestion des ressources de Wrike, les équipes SP peuvent :

Accepter davantage de travail en redéfinissant facilement les tâches des clients par ordre de priorité
Les chefs de projet peuvent facilement replanifier et redéfinir la priorité des tâches administratives ou sans rapport direct avec les projets des clients de sorte à pouvoir se consacrer davantage au travail facturable. Les chargés de mission reçoivent des mises au point en temps réel qui les tiennent informés de tout changement susceptible d'impacter leur charge de travail.

Équilibrer les charges de travail et limiter l'inactivité
Certains membres de l'équipe auront forcément trop de travail tandis que d'autres, pas assez. Les chefs de projet doivent donc gérer les ressources de façon stratégique en soulageant les employés surchargés et en identifiant les membres de l'équipe pouvant assumer plus de tâches.

Déterminer plus clairement les rôles et responsabilités
Un projet peut vite dérailler lorsque les personnes impliquées ne sont pas au clair sur leur rôle et responsabilités. Dans Wrike, chaque membre de l'équipe peut voir sa charge de travail et les délais, ou encore mettre à jour ses tâches au fur et à mesure de l'avancement du projet.

Identifier les compétences et les pénuries de ressources
Les gestionnaires de ressources ne se contentent pas d’examiner les ressources actuellement disponibles. En gestion de projet, la planification de la capacité aide les entreprises à déterminer les compétences dont elles auront besoin pour leurs initiatives futures. Sans visibilité sur la disponibilité actuelle des ressources, les entreprises ne sont pas en mesure de planifier efficacement leurs futurs projets.

La réussite des projets et portefeuilles réside souvent dans le fait de disposer des bonnes ressources pour les bons projets. Un outil de gestion des ressources peut aider les entreprises à prendre des décisions stratégiques concernant le projet, le recrutement et le budget, et cela ne peut que contribuer à la croissance de l'entreprise. 

Wrike pour les services professionnels

Afin d'être compétitives, et surtout rentables, les sociétés de services professionnels ont besoin de solutions de gestion du travail sachant anticiper leurs besoins. Wrike leur offre cette possibilité, et bien plus encore.

En quoi consiste le logiciel Wrike pour les services professionnels ?

Avec Wrike, les entreprises bénéficient d'une solution logicielle complète et intuitive fusionnant PGI (progiciel de gestion intégré), PSA (automatisation des services professionnels) et CWM (logiciels de gestion du travail collaboratif), des fonctionnalités logicielles qu'on ne présente plus.

Wrike offre aux utilisateurs les outils suivants :

• Analyses avancées
• Gestion de portefeuilles de projets
• Gestion des ressources
• Suivi du temps
• Intégration de la gestion de la relation client (CRM)
• Modèles d'intégration 
• Intégration avec Quickbooks 
• Wrike Proof et autres 

Accroître les marges bénéficiaires et répondre aux attentes des clients requièrent une bonne visibilité à chaque étape du cycle de vie du projet. Une solution logicielle basée dans le cloud comme Wrike fait le lien entre la gestion des tâches, la gestion des ressources, la Business Intelligence, le suivi du temps et des dépenses, ainsi que les outils collaboratifs, en réunissant toutes ces fonctionnalités dans une seule et même solution.

Un tel niveau de visibilité permet aux entreprise de prendre des décisions stratégiques basées sur les données tout en permettant à leurs équipes de collaborer efficacement.

Réduction des délais de livraison des projets
Automatisez et rationalisez le travail répétitif pour vous épargner les tâches administratives laborieuses et chronophages. Les utilisateurs peuvent accélérer la livraison des projets et collaborer plus efficacement et rapidement grâce à une communication centralisée. En outre, les mises à jour en temps réel permettent aux membres de l'équipe d'être toujours tenus informés.  

Les processus d'évaluation et d'approbation inefficaces représentent également une sacrée perte de temps : 40 % des équipes créatives déclarent que les approbations ne sont pas délivrées à temps. Wrike Proof rationalise les approbations de sorte que les équipes puissent collaborer et intégrer au plus vite les différents retours.

Optimisation de l'allocation des ressources
Ajustez les charges de travail des équipes en allouant les ressources par simple glisser-déposer. Traitez intelligemment les demandes impromptues et gérez les ressources en prenant des décisions stratégiques pour les initiatives à court et à long terme.

Amélioration des marges
Optimisez les ressources de sorte que les équipes puissent se consacrer davantage au travail facturable sans s'encombrer des tâches administratives. Les analyses et rapports de projet permettent en outre de prendre des décisions plus stratégiques et d'obtenir de meilleurs résultats.

Si vous cherchez un logiciel de gestion de projet fiable, convivial et abordable, Wrike s'impose sans mal. Avec Wrike, les utilisateurs peuvent collaborer facilement et gérer divers processus, de la gestion des ressources à la facturation, etc.

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