Guide pour les services professionnels

Visibilité du projet

Améliorer la visibilité des projets pour les services professionnels

Pour les services professionnels, la gestion de projet connaît toujours quelques ratés. Malheureusement, cela se paye. Une étude de 2004 réalisée dans l'UE révèle que les systèmes d'information défaillants engendrent un coût de 142 milliards d'euros. Une « communication insuffisante » et des exigences peu claires et mal définies sont identifiées comme de véritables obstacles. La visibilité du projet et la circulation des informations sont donc cruciales. 

La visibilité du projet est un moyen efficace pour les entreprises d'intégrer la transparence, la responsabilité et le partage d'informations dans leurs flux de travail. 

Qu'est-ce que la visibilité du projet dans la gestion de projet ?

La « visibilité du projet » peut paraître un peu trop vague et pas assez technique, car elle renvoie globalement à la manière dont les informations importantes sont communiquées au sein des entreprises. Au début du cycle de vie d'un projet, l'objectif de documents tels que la charte de projet consiste à définir la portée, les parties prenantes et les rôles avec clarté. Cette visibilité en amont permet de s'assurer que chacun comprend comment son travail s'inscrit dans les objectifs du projet et du portefeuille. 

Au fur et à mesure de l'avancement du projet, les rapports d'avancement réguliers et les tableaux de bord partagés offrent une visibilité sur la santé de l'initiative.

Les tableaux de bord de Wrike peuvent, par exemple, être configurés pour pouvoir faire le point en un coup d'œil sur l'avancement des tâches, la réception des demandes, la disponibilité des membres de l'équipe, et plus encore. 

Pourquoi la visibilité du projet est-elle si importante ?

La visibilité du projet peut améliorer la façon dont les équipes communiquent, optimisent les processus et gèrent les ressources. Pour les équipes des services professionnels, la visibilité est essentielle, car elle tient compte des activités importantes telles que la planification de la capacité et la gestion de la relation client.

Si un gestionnaire de ressources n'a aucune visibilité au point de ne pas être en mesure de savoir quels membres de l'équipe seront disponibles et quand, difficile alors de déterminer si les ressources seront suffisantes pour pouvoir répondre aux besoins dynamiques des clients. La gestion des demandes repose notamment sur la prévision et sur l'accessibilité de l'historique des données, car elle implique d'analyser les activités antérieures de l'entreprise. Un manque de visibilité sur ces chiffres peut conduire les gestionnaires de ressources et les chefs de projet à prendre des décisions sur la base d'informations obsolètes, inexactes ou incomplètes.

La visibilité n'est pas seulement utile pour les chefs de projet et leurs équipes. En gestion de projet, la visibilité est également importante pour les relations et la satisfaction client, car elle permet aux clients de suivre la maturité de leurs projets, de maintenir une bonne communication et de fournir un retour, si besoin est.

Comment accroître la visibilité d'un projet

  • Personnalisez le tableau de bord de votre projet en fonction des besoins spécifiques de votre équipe 
  • Créez une charte de projet complète et rédigez un énoncé de la portée 
  • Faites régulièrement des mises au point sur l'avancement du projet
  • Utilisez un logiciel collaboratif pour les vérifications et approbations 
  • Laissez aux clients un accès aux outils de gestion de projet

Qu'est-ce qu'un projet à haute visibilité ? 

Dans leur ouvrage « Project Leadership » (2016), Sarah Coleman et Donnie MacNicol définissent le projet à haute visibilité comme un projet « essentiel pour rester en bonne position sur le marché » ou comme un projet présentant un risque d'échec élevé ou susceptible « d'entacher la réputation ». Ces projets attirent souvent l'attention des chefs de projet en charge.

Harvard Business Review estime que la participation à des projets à haute visibilité constitue l'un des « facteurs clés » pour être promu à un poste à responsabilité au sein d'une entreprise. 

Prenons, par exemple, une agence de publicité de taille relativement petite souhaitant conforter les activités d'une entreprise en organisant la diffusion d'une publicité à l'échelle nationale lors du Superbowl, une première pour l'entreprise en question. Le contrat stipule que l'agence de publicité doit élaborer le concept créatif et coordonner la production. Les enjeux sont élevés et les dépenses publicitaires le sont encore plus. La stratégie est donc essentielle.

Il s'agit ici d'un projet à haute visibilité, car la publicité sera diffusée lors du Superbowl et cela suscitera un fort intérêt en interne de la part des dirigeants et chefs de projet. Un tel projet ne pourra que bénéficier de la transparence accrue qu'offrent les rapports d'avancement hebdomadaires et les tableaux de bord personnalisables dans un outil comme Wrike. 

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Qu'est-ce qu'un rapport d'avancement de projet ?

Un rapport d'avancement de projet est un document renseignant les différents membres de l'équipe ainsi que les parties prenantes sur les principaux indicateurs clés de performance (KPI). En gestion de projet, les rapports d'avancement sont un moyen d'assurer une communication efficace tout au long du cycle de vie d'un projet. Si l'on devait comparer un projet à une virée en voiture, le rapport d'avancement serait le système GPS, faisant régulièrement le point sur les conditions de circulation, le temps qu'il reste avant d'arriver à destination et les sorties à prendre.  

Les rapports d'avancement doivent être fournis avec une certaine régularité (à déterminer au cas par cas selon le destinataire). Les membres de l'équipe, les clients et autres parties prenantes sont censés recevoir ces rapports tout au long du cycle de vie du projet. 

Le chef de projet devra éventuellement tenir compte de certaines variables au moment de décider de la fréquence à laquelle il compte transmettre ces rapports aux clients et aux différents membres de l'équipe. Par exemple, un client peut vouloir recevoir des rapports une fois par mois, tandis qu'un client plus investi peut exiger de recevoir un rapport d'avancement toutes les semaines.

S'il s'agit de rapports d'avancement internes, un chef de projet peut également estimer que le PDG d'une grande entreprise n'a pas besoin de recevoir des mises au point hebdomadaires sur des projets de faible envergure.

Que doit inclure un rapport d'avancement de projet ?

Un rapport d'avancement de projet doit inclure des informations indiquant clairement où en est actuellement le projet par rapport à sa livraison effective. Pour être réellement utile et efficace, un rapport d'avancement doit inclure : 

  • Les éléments d'identification
    Quel est le nom du projet ? Qui est le chef de projet ? Quelles sont les dates clés du projet ? 
  • Des résumés sur le projet et son statut
    Il s'agit généralement d'un bref résumé rappelant les objectifs du projet, ainsi que les mises à jour apportées depuis le dernier rapport.
  • Les jalons 
    Quels jalons ont été franchis, le cas échéant ? Les mises au point sur les jalons du projet offrent une visibilité sur les étapes importantes et sont autant de repères permettant d'en savoir plus sur l'avancement d'une initiative. Si le projet vise à réactualiser une marque, l'approbation du nouveau logo de l'entreprise peut constituer un jalon
  • Les ordres de modification
    Il n'est pas rare qu'un projet soit modifié en cours de route ou voit sa portée élargie. Si un client demande à ce que les services soient modifiés, cela doit figurer dans le rapport d'avancement du projet.
  • Les risques 
    Tout rapport d'avancement doit identifier et informer les parties prenantes des risques susceptibles de survenir. Admettons, par exemple, qu'une équipe de construction a le plus grand mal à s'approvisionner en matériaux essentiels. Le chef de projet devra alors anticiper les retards au niveau de la chaîne logistique et prévoir un dépassement des délais. Tout cela doit être signalé afin que les parties prenantes puissent se préparer et éventuellement rectifier le tir.
  • Les étapes à venir 
    Quelle est la prochaine étape du projet ? Quelles sont les tâches à venir ou les prochains jalons du projet ? Il peut s'agir d'un bref résumé des différentes activités entreprises pour faire avancer le projet. 

Les rapports d'avancement avec une telle visibilité fournissent aux équipes et aux clients des informations claires, précises et actualisées tout au long du cycle de vie du projet.

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Utilisation des tableaux de bord de projet

Les tableaux de bord de gestion de projet s'appuient sur des données actualisées en temps réel et offrent ainsi une vue d'ensemble sur les tâches, les jalons, les ressources, etc. Les tableaux de bord sont des outils de gestion de projet essentiels, car ils offrent aux chefs de projet ainsi qu'aux dirigeants d'équipe une autre occasion de rendre leurs flux de travail plus transparents et efficaces. 

Les tableaux de bord de gestion de projet sont une ressource utile pour les équipes, les clients et les parties prenantes, car ils évitent la perte de données et la déformation des informations. Le recours aux tableaux de bord pour accroître la visibilité du projet présente un autre avantage : les équipes savent désormais quelles tâches les attendent, quelles tâches ont du retard et qui est responsable de quoi.  

Les tableaux de bord de Wrike sont hautement personnalisables : les équipes ont en effet la possibilité de les configurer en fonction des informations et des flux de travail dont elles doivent assurer le suivi. Par exemple, dans Wrike, les utilisateurs peuvent configurer des tableaux de bord pour pouvoir suivre leurs propres activités, les tâches de l'équipe, les tâches en retard, les tâches qui leur ont été assignées, etc. Lorsqu'ils sont bien utilisés, ces tableaux offrent une excellente visibilité et un avantage considérable lors de la supervision d'une équipe ou d'un projet donné. 

Malgré leur grande utilité, les tableaux de bord de gestion de projet ne sont pas des rapports d'avancement de projet : ils offrent une vue d'ensemble, mais ne fournissent aucun contexte ni aucune information détaillée. Même si un client a accès aux tableaux de bord du projet, ce dernier devra toujours être régulièrement tenu informé. 

Si une équipe n'utilise pas de tableaux de bord comme celui de Wrike, elle passera à côté d'un outil indispensable pour pouvoir rester à la page et ne manquer aucune information cruciale. 

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Gestion et rétention des clients

Selon une étude menée par Bain & Company, une amélioration du taux de rétention des clients de seulement 5 % peut engendrer jusqu'à 25 % de hausse de bénéfices. Privilégier la gestion et la rétention des clients est donc bon pour l'entreprise comme pour le résultat opérationnel.

Les sociétés de services professionnels répondent aux exigences des clients en déployant les ressources requises en vue de pouvoir travailler sur les projets et initiatives convenus. Ces sociétés doivent également être proactives dans leurs efforts de gestion et de rétention des clients. Après tout, 82 % des agences, cabinets et sociétés de SP déclarent qu'il revient moins cher de fidéliser des clients existants que d'en acquérir de nouveaux, ce qui fait de la rétention des clients un enjeu commercial stratégique. 

Comment améliorer la gestion et la rétention des clients 

Une bonne visibilité du projet permet aux équipes SP d'optimiser leurs activités liées à la gestion et à la rétention des clients. Pour y parvenir, vous devez définir le projet en amont, être transparent sur la portée du projet, fournir des rapports d'avancement hebdomadaires et laisser les clients accéder à vos tableaux de bord ainsi qu'aux différentes tâches de gestion de projet pour leur permettre de fournir un retour, s'ils le souhaitent. 

Satisfaire les besoins d'un client de manière proactive est également une bonne stratégie en matière de gestion et de rétention des clients. Par exemple, une entreprise de SaaS peut constater un faible taux d'adoption de son logiciel auprès des employés de l'un de ses clients clés. Ce faible taux est susceptible d'impacter la rétention, car le client risque de juger que le produit fourni ne répond plus aux besoins de ses employés.

Pour éviter cela, l'entreprise de SaaS a la possibilité de solliciter des spécialistes du déploiement qui sauront expliquer la valeur et l'intérêt du logiciel et fournir des conseils sur comment exploiter au mieux ses fonctionnalités et intégrer le produit au flux de travail quotidien des employés. 

Ce type de gestion client tient compte des besoins du client, anticipe les conséquences d'une éventuelle insatisfaction et déploie les ressources nécessaires pour solutionner les problèmes.  

En communiquant clairement sur les risques et les changements de leadership, les clients pourront anticiper les retards et rester informés sur la santé de leur projet.

La gestion des clients est un processus continu qui implique de la transparence, une bonne communication et des résultats solides. Tous ces éléments contribuent à l'instauration et au maintien d'une relation prestataire-client mutuellement bénéfique. 

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