OKR dans Wrike : notre guide en 6 étapes et modèles

On vous a vendu les objectifs et résultats clés (OKR) comme la recette secrète de Google et comme la clé du succès fulgurant de géants de la technologie comme Intel et LinkedIn. Mais vous n'avez pas besoin d'être une multinationale pour que la méthode OKR fonctionne pour vous. Si vous ne savez pas exactement ce que sont les OKR et comment ils fonctionnent, lisez d'abord cette présentation. Prenez votre temps, rien ne presse !

Maintenant que vous en savez plus sur les OKR et que vous êtes convaincus de leurs avantages, vous allez peut-être avoir envie de les essayer. Comment commencer ? Et comment votre équipe peut-elle intégrer cette nouvelle méthode de management à son schéma de fonctionnement ?

Voici un guide étape par étape sur les OKR pour vous aider à créer un modèle OKR dans Wrike, suivre votre progression et veiller au bon déroulement de vos processus.

Étape 1 : créez le modèle OKR de votre équipe

Définissez conjointement les objectifs de l'équipe reflétant les aspirations de l'entreprise. Assurez-vous également d'aborder tout objectif semblant important aux yeux des employées. Même si les OKR sont définis aussi bien au niveau individuel qu'au niveau de l'équipe et de l'entreprise, tous devraient toutefois être reliés aux principaux objectifs de l'entreprise et les soutenir.

Fixez des objectifs spécifiques. La puissance des OKR tient en partie au fait qu'il ne s'agit pas que de grandes ambitions générales. Ils sont précis et détaillés et ils reposent toujours sur des données permettant le mesure de leur progression. Tous vos OKR doivent répondre à des critères essentiels.

Les OKR doivent être :

  • Ambitieux - vos OKR doivent vous sortir de votre zone de confort. Faites preuve d'ambition !
  • Mesurables - dates, pourcentages, montants — tout résultat clé doit être associé à un chiffre.
  • Transparents - l'ensemble de l'entreprise doit pouvoir voir les OKR, pas seulement vos subordonnés directs. La visibilité est la clé de la collaboration et de l'innovation.
  • Faire l'objet d'une évaluation : à l'issue du processus, utilisez les données sur les résultats pour évaluer chaque résultat clé sur une échelle de 0 à 10.

Vous pouvez avoir plusieurs objectifs par trimestre, mais pas plus de 5.

Voici un exemple de stratégie marketing intégrant les OKR :

Objectif : augmenter la visibilité et la notoriété de la marque

  • Résultat clé 1 : augmenter l'engagement média de 20 %
  • Résultat clé 2 : lancer le programme de recommandation des clients d'ici le 1er janvier
  • Résultat clé 3 : étendre la portée et la visibilité des médias sociaux à 2 nouveaux marchés cible
  • Résultat clé 4 : élargir le programme de leadership en publiant 4 articles invités sur des sites d'entreprises du secteur avec un rang Alexa d'au moins 30 000

À vous d'essayer maintenant ! Utilisez le modèle suivant pour définir les OKR de votre entreprise :

Objectif :

— « Résultat clé mesurable 1 » — état d'avancement actuel : __ %    évaluation ___

— « Résultat clé mesurable 2 » — état d'avancement actuel : __ %      évaluation ___

— « Résultat clé mesurable 3 » — état d'avancement actuel : __ %     évaluation ___

— « Résultat clé mesurable 4 » — état d'avancement actuel : __ %    évaluation ___

Comment mettre en place l'étape 1 dans Wrike :

  • Organisez une séance de planification des OKR et utilisez un outil d'édition collaboratif en temps réel pour impliquer l'ensemble de l'équipe. Créez de nouvelles tâches au moment où vous les envisagez, ajoutez-y des détails importants et assignez-les immédiatement afin de ne rien perdre ou oublier.
  • Une fois que vous avez défini les OKR de votre équipe, créez un dossier partagé dans le dossier de votre département et réorganisez ou créez les OKR définitifs de votre équipe dans des tâches et des sous-tâches adéquates.

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  • Créez un sous-dossier dans votre dossier d'entreprise/racine pour enregistrer les objectifs de l'entreprise et rassembler les OKR de chaque équipe et de chaque département.
  • Encouragez les équipes à commenter les tâches ou à @mentionner des collègues pour offrir de l'aide ou donner un conseil.

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Étape 2 : créez votre modèle d'OKR individuel

Après avoir défini les objectifs de l'entreprise et du département, il incombe à chaque employé de réfléchir à la manière dont il pourra contribuer, durant le prochain trimestre, à l'atteinte de ces objectifs. Comment peut-il utiliser son temps judicieusement ? Comment définirait-il le succès une fois le trimestre terminé ? Il s'agit d'une excellente occasion pour les membres de l'équipe de s'engager à réaliser un travail qui leur est cher et de les motiver en ce sens.

Comment mettre en place l'étape 2 dans Wrike :

  • Créez un dossier nommé OKR de [Votre nom]. Dans ce dossier, créez une série de nouvelles tâches, une pour chaque objectif.

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  • Créez une sous-tâche pour chaque résultat clé de façon à la connecter à l'objectif. Notez bien que vous pouvez créer plusieurs niveaux de sous-tâches si vous le souhaitez : une tâche pour l'objectif, une sous-tâche pour le résultat clé et un troisième niveau de sous-tâches avec une liste des activités nécessaires pour atteindre le résultat clé.

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  • Utilisez l'extension de Wrike pour Chrome pour créer des tâches pour les objectifs ou les résultats clés en rapport avec le Web : mises à jour de site, idées design, articles, etc. Incluez une capture d'écran qui servira de référence ou qui sera utilisée dans un rapport.

Étape 3 : abordez les OKR individuels avec les responsables

Les OKR individuels ne devraient pas être imposés par les dirigeants ; au moins 60 % des objectifs de l'entreprise devraient venir d'en bas. Laissez les membres de votre équipe définir leurs OKR personnels en fonction des objectifs de l'équipe. Programmez des réunions individuelles avec les employés pour aborder et mettre au point les détails des OKR personnels.

Comment mettre en place l'étape 3 dans Wrike :

  • Demandez à votre équipe de partager leurs tâches personnelles avec vous une fois qu'ils ont terminé leur ébauche, soit en vous l'assignant, soit en vous @mentionnant dans un commentaire. Vous pouvez ensuite discuter des détails en personne, laisser un commentaire directement dans les tâches, ou modifier les détails directement dans la description de la tâche (édition collaborative).

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  • Une fois la réunion terminée, demandez à tous les membres de l'équipe d'inclure leur dossier OKR de [Prénom/Nom] en tant que sous-dossiers du dossier contenant les OKR de l'équipe. Leurs collègues pourront ainsi voir leurs objectifs et y contribuer dès que possible. Cela offre également une bonne visibilité sur la manière dont s'intègre chaque tâche dans les objectifs plus larges.

Étape 4 : suivez votre progression et corrigez le tir

Ne perdez pas de vue vos OKR tant que le trimestre n'est pas terminé. Tenez une réunion de mi-trimestre pour faire le point avec votre équipe, évoquer les progrès et apporter des modifications. Si les suppositions que vous avez faites au moment de créer vos OKR étaient incorrectes, cela ne vaut pas la peine de vous attarder. L'avantage de Wrike est que vous pouvez effectuer un suivi, partager des réussites, demander des retours et corriger le tir tous les jours, ce qui vous permet de ne pas consacrer du temps et des efforts sur un travail qui ne tient pas le route.

Comment mettre en place l'étape 4 dans Wrike :

  • Vous pouvez créer, pour vos OKR personnels, un widget de tableau de bord « Mes objectifs » pour mettre en évidence vos objectifs et vos tâches importantes.

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  • Pour faire le suivi des OKR d'une équipe (ou de l'ensemble de l'entreprise), vous pouvez créer et partager un tableau de bord à part, affichant un résumé de tous les OKR.

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  • Utilisez l'affichage Tableau pour voir comment chaque tâche est reliée à un dossier d'OKR spécifique, à des dates de début et de fin, à une durée de tâche, à un statut de tâche et à des chargés de mission. Vous aurez un aperçu de toutes les personnes impliquées, du temps nécessaire pour réaliser les tâches hautement prioritaires et vous aurez accès à des statistiques clés. Si quelque chose ne se passe pas comme prévu, vous pouvez intervenir avant qu'il ne soit trop tard.
  • Si vous avez besoin de faire une modification, déplacez les tâches d'une liste par glisser-déposer (ou faites glisser-déposer l'ordre des tâches) pour modifier les priorités facilement. Toutes les personnes impliquées verront instantanément les changements reflétés dans leur espace de travail et tout le monde sera en phase sur les tâches les plus importantes.

Étape 5 : évaluez les OKR et générez des rapports sur les résultats

A la fin du trimestre (ou de l'année), tenez une réunion bilan où tout le monde partagera ses évaluations, expliquera ses résultats, et décrira les corrections qu'il compte apporter la prochaine fois.

Au moment de l'évaluation, concentrez-vous sur les chiffres. Si l'OKR est de « Diminuer le nombre de plaintes des clients de 20 % » et que vous avez réussi à le diminuer de 10 %, votre score est de 0,5. Vous pouvez faire la moyenne des évaluations des résultats clés pour déterminer la progression totale vers l'atteinte de l'objectif général.

Modèle de rapport sur les OKR :

Objectif 1                     Évaluation :

    Résultat clé 1 Évaluation :

    Résultat clé 2 Évaluation :

    Résultat clé 3 Évaluation :

Objectif 2                    Évaluation :

    Résultat clé 1 Évaluation :

    Résultat clé 2 Évaluation :

    Résultat clé 3 Évaluation :

Objectif 3                     Évaluation :

    Résultat clé 1 Évaluation :

    Résultat clé 2 Évaluation :

    Résultat clé 3 Évaluation :

Évaluation totale tout objectif confondu :

Comment mettre en place l'étape 5 dans Wrike :

  • Au fur et à mesure que vous atteignez les objectifs et que vous marquez les sous-tâches de résultats clés comme terminées, la barre de progression verte se remplira dans la tâche parente de l'objectif. Vous verrez un visuel indiquant votre progression, et ce qu'il vous reste à faire.

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  • Les utilisateurs des comptes Business et Entreprise peuvent tirer profit des champs personnalisés de Wrike pour voir quels sont les objectifs d'une équipe ou d'une entreprise que chaque tâche ou projet soutient. Utilisez ces champs personnalisés pour générer, en toute simplicité, des rapports sur l'impact des efforts de votre équipe sur les objectifs plus larges.

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Étape 6 : célébrez les réussites, tirez des leçons et définissez les prochains OKR

Le travail de votre équipe ne doit pas s'arrêter au moment où vous cochez la case « Terminée » d'une tâche. Sinon, vous perdez l'opportunité précieuses de revenir sur le processus et d'apporter des améliorations. Tenez une petite réunion rétrospective avec votre équipe pour discuter du processus des OKR et célébrez vos réussites.

Comment mettre en place l'étape 6 dans Wrike :

  • Créez un dossier dans Wrike où vous rassemblerez tous les ressentis, qu'il s'agisse de suggestions pour perfectionner le processus des OKR, de conseils sur la génération de rapports, ou d'un résumé des réussites de votre équipe. Créez une mini base de connaissances sous la forme d'un dossier partagé dans Wrike, ajoutez une nouvelle tâche pour chaque leçon apprise et demandez aux membres de votre équipe d'ajouter leurs propres expériences. Jetez un coup d’œil à ce dossier régulièrement (ou à chaque fois que vous vous sentez dépassé) pour vous rappeler tout ce que vous avez accompli et tout le chemin que vous avez parcouru.

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Félicitations !

Vous venez de créer votre premier modèle d'OKR dans Wrike. Maintenant, il est temps de commencer à œuvrer pour atteindre vos prochains objectifs.

Si vous avez des conseils sur les OKR pour vos lecteurs, accédez aux commentaires et partagez-les !

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