Travailler efficacement : 13 stratégies à adopter aujourd'hui

Quel que soit notre travail ou notre secteur d'activité, nous voulons tous apprendre à travailler efficacement et à atteindre nos objectifs professionnels. Mais la productivité réelle, ce n'est pas simplement de valider les tâches d'une liste de choses à faire : c'est faire plus de choses qui comptent vraiment. Heureusement, il suffit de quelques ajustements de vos habitudes quotidiennes de travail pour voir une amélioration, alors commencez avec ces simples astuces et regardez votre productivité décoller.

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13 façons d'être plus productif au travail

Réduisez votre liste de tâches

Nous savons tous à quel point nous pouvons être paralysé à l'idée de démarrer un projet important ou de s'attaquer à une liste extravagante de choses à faire. Alors ne vous surchargez pas vous-même avec une liste de tâches massive ! Donnez-vous 3 à 5 objets importants que vous devez accomplir en une journée, et concentrez-vous sur ces derniers. Si vous les finissez en avance, vous pouvez toujours ajouter quelques éléments de plus à votre liste, mais la garder gérable vous maintiendra productif, au lieu de simplement vous maintenir occupé.

Troquez votre liste de choses à faire pour un calendrier

Posez-vous un instant, regardez votre temps disponible pour la journée, et soyez réaliste sur ce que vous pouvez accomplir. Puis préparez un plan d'action : planifiez des plages horaires spécifiques pour chacune de vos tâches importantes ; et assurez-vous de prévoir des pauses. En consacrant du temps et en structurant votre journée, vous pouvez tirer parti des périodes de la journée où vous êtes naturellement plus concentré et motivé, faire des progrès tangibles sur le travail important, et vous assurer de faire les pauses nécessaires pour rester mentalement dispos.

Arrêtez-vous dans votre lancée

L'une des raisons principales qui nous poussent à procrastiner est simplement liée au fait de ne pas savoir par où commencer. Mais si vous vous arrêtez de travailler sur une tâche en sachant exactement ce que vous devez faire ensuite, il sera beaucoup plus facile de vous y remettre. Finissez chaque tâche avec une « étape suivante » bien définie pour vous concentrer à nouveau rapidement la fois suivante.

Restez organisé

Les personnes extrêmement efficaces adoptent des systèmes les aidant à trouver l'information exacte dont ils ont besoin, au moment précis où ils en ont besoin. Un système simple tel que la méthode Getting Things Done (GTD, titre français : Faire avancer les choses) de David Allen, peut soulager la charge mentale liée au stock de rappels et d'idées, et libérer de l'espace pour du travail plus significatif et efficace. Voici un aperçu de la fameuse méthode GTD.

N'encouragez pas les mauvaises habitudes

Les distractions constantes minent votre productivité et vous ne pouvez pas travailler efficacement si vous n'êtes pas à votre meilleur niveau. Créez donc des barrières simples pour vous aider à vous concentrer. Si vous sortez en permanence votre téléphone en travaillant pour envoyer un SMS à un ami où pour jeter un coup d'oeil aux réseaux sociaux, par exemple, mettez votre téléphone dans un tiroir fermé à clé, et rangez la clé dans un placard à l'étage, ou demandez à un collègue digne de confiance de la conserver jusqu'au déjeuner.

Établissez des priorités

Une étape importante pour travailler efficacement consiste à savoir dire non. Trouvez ce qui compte vraiment : quelles tâches font en réalité bouger l'aiguille vers vos objectifs premiers ? Quels projets ont le plus d'impact en fin de compte ? Supprimez les petites tâches qui n'apportent pas vraiment quoi que ce soit. Utiliser une technique basées sur les données et visant à fixer des objectifs, telle que les OKR (Objectifs et résultats clés), est une façon pratique de concentrer vos efforts quotidiens sur des objectifs clairement définis et mesurables qui contribuent directement à des objectifs plus grands de l'entreprise.

Attaquez-vous aux tâches les plus importantes en premier

Votre motivation et votre créativité atteignent un niveau élevé le matin. Donc au lieu de commencer votre journée en lisant vos e-mails (ce qui peut rapidement faire dérailler vos plans, étant donné que ce que vous aviez l'intention d'accomplir se retrouve reporté ou perdu au milieu de l'arrivée de demandes), attendez quelques heures avant de consulter votre boîte de réception, et travaillez sur un projet plus important tant que votre énergie mentale est toujours élevée.

Prévoyez demain dès ce soir

Tandis que vous ne devriez pas veiller en agonisant sur tout le travail qui vous attend demain, créer une courte liste de choses simples à faire le soir peut vous aider à partir sur les chapeaux de roue dès le matin, en établissant un élan productif qui vous portera tout au long de la journée. Essayez d'inclure au moins une tâche à difficulté modérée dans votre liste : selon le Dr Mihaly Csiksgentmihalyi, il existe un point idéal où votre cerveau intègre plus facilement cet état de « pilote automatique » et où il ronronne ; c'est là que vous êtes au mieux pour travailler. Cela se produit lorsque le degré de difficulté et vos capacités se rencontrent à un point élevé. (si la tâche n'est pas assez difficile, vous vous ennuierez, et si elle l'est trop, vous serez anxieux et stressé).

Utilisez votre temps libre pour éliminer les tâches administratives

Faire la queue à l'épicerie, à l'arrêt de bus, à la banque, dans l'ascenseur, etc. ne doit pas forcément être du temps de perdu. Amenez un livre que vous vouliez lire, lisez quelques e-mails, ou tenez vous au courant des dernières mises à jour de l'état du projet. Ou laissez simplement vos pensées se balader et observez le monde autour de vous. Vous ne pouvez pas savoir quand est-ce que votre prochaine bonne idée arrivera !

Planifiez des réunions avec vous-même

Créez une zone sans distractions où vous pouvez aller pour vous concentrer lorsque cela est nécessaire. Réservez du temps dans votre calendrier où vous ne serez pas perturbé, éteignez les notifications d'e-mails et de messagerie (ou encore mieux, déconnectez-vous entièrement d'internet), et concentrez-vous sur une seule tâche importante pendant une heure ou deux.

Changez le discours que vous avez envers vous-même

Au lieu de dire « J'ai trop de choses à faire aujourd'hui ! » et « Je suis vraiment stressé en ce moment ! », dites « Voilà les deux choses sur lesquelles je dois me concentrer aujourd'hui. » Un simple déplacement de votre perspective peut faire des merveilles pour travailler efficacement.

Communiquez et clarifiez

Nous devons tous collaborer avec les autres à un certain niveau afin de faire notre travail ; apprendre à travailler efficacement avec les autres représente donc une part essentielle de l'amélioration de votre propre efficacité au travail. L'une des meilleures façons d'éviter le travail à refaire inutilement et le temps perdu est d'éliminer les incompréhensions et la mauvaise communication. Si vous comprenez dès la première fois, vous vous épargnerez un temps et une énergie mentale incroyables passés à revoir et refaire des tâches.

Trouvez des façons d'accomplir plus de tâches que vous appréciez

Lorsque le travail que vous faites vous intéresse, vous stimule, et que vous êtes doué pour le faire, vous êtes plus impliqué... et plus efficace. Réfléchissez aux aspects de votre travail que vous attendez avec impatience, aux compétences pour lesquelles vous êtes le plus doué, et aux types de projets pour lesquels vos collègues vous demandent de l'aide.

Bien que tout ce que vous faites au travail ne puisse pas toujours être un projet qui vous passionne, avec un peu de créativité, même les tâches fastidieuses peuvent être amusantes ou stimulantes. La prochaine fois que vous devrez générer une feuille de présence ou un rapport de dépenses, chronométrez-vous et voyez si vous pouvez battre votre record personnel. Faites de votre mieux pour apprendre quelque chose de nouveau tous les jours, ou lancez-vous pour essayer une chose que vous n'avez jamais testée.

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