p>L'été arrive enfin ! Le soleil brille, vous êtes loin du bureau, une boisson à la main.

Ping ! Qu'est-ce que c'est ? C'est un texto de vos collègues annonçant que le projet le plus important de l'année est sur le point d'être lancé alors que vous êtes en vacances et qu'ils ont besoin de votre aide urgemment.

Ça vous dit quelque chose ? Aux membres de votre équipe, certainement. Environ 63 % des américains prévoient de prendre 6 jours de congés ou plus cet été, selon notre rapport sur la productivité de l'été 2018. Cependant, 34 % affirment prévoir de travailler ou de se rendre disponible pendant cette période. De plus, 32 % des personnes travaillant pendant leurs vacances justifient leur choix en affirmant qu'ils « profitent mieux ainsi », en sachant que tout se passe bien au bureau. Moins de la moitié des répondants affirment quant à eux être prêt à retourner au travail à la fin de leurs vacances.

 

Vous avez une minute ? Téléchargez le rapport complet ici

 

Tous les salariés ont besoin d'un temps pour se déconnecter. Les études montrent que travailler plus que de mesure entraîne des problèmes de santé tels que l'insomnie et la dépression. Ces problèmes, en retour, influent sur les capacités de concentration, d'innovation et de rendement d'un salarié.

Comment éviter alors le burn-out des salariés et garantir le repos dont ils ont besoin, sans perdre le rythme des incessantes demandes au bureau ?

Le secret est dans la planification. Préparer votre équipe pour des vacances détente et de déconnexion aidera vos collaborateurs à revenir de congés avec un état d'esprit neuf (et un magnifique bronzage !). Au lieu de ressentir une pression pour « se connecter » alors qu'ils devraient « se déconnecter » pendant leurs vacances, explorons d'autres façons de faire, pour que vos collègues puissent rester hors connexion et tranquilles lorsqu'ils sont en congés.

1. Désignez une personne référente

Dès qu'un collaborateur soumet une demande de congés, désignez un autre membre de l'équipe qui agira comme substitut en l'absence de ce dernier. Annoncez le plan d'action à l'équipe et aux clients en avance pour qu'ils soient informés.

« Cette personne devrait être en capacité d'assurer la permanence pour toi pendant que tu seras en congés ; et tu pourras faire la même chose lorsqu'il ou elle sera en vacances », annonce à Forbes Mary Hladio, spécialiste des lieux de travail et présidente du groupe Ember Carriers Leadership. « Ton adjoint devra prendre des notes pour toi lors des réunions importantes, traiter les appels et les e-mails urgents si tu ne peux pas être joint, prendre des décisions et répondre aux questions en ton nom. »

Désigner une personne référente permet de faire avancer le travail lorsque le propriétaire du projet est absent. Cela offre aussi une transition douce pour les membres de l'équipe en congés et les assure de pouvoir profiter de leurs vacances bien méritées !

2. Communiquez constamment

Annoncer à l'équipe les congés à venir en avance est une bonne idée, mais ne soyez pas dupes, beaucoup l'auront prochainement oublié. Rappelez constamment à votre équipe les moments où il manquera un membre, notamment lorsque vous discutez des échéances à venir et des charges de travail. Cela facilitera la planification et la répartition des projets et futures tâches.

Vous n'avez pas le temps de jongler avec les rappels de congés ? Vous avez peur que les plages temps programmées ne puissent être respectées ? Créez un calendrier des congés vous permettant de consigner les congés approuvés. Revenez sur ce calendrier lors de vos réunions d'équipe hebdomadaires, et assurez-vous qu'il soit facilement accessible par l'ensemble de vos collaborateurs.

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3. Assurez la visibilité du travail de votre équipe

Les messages accumulés pendant les congés correspondent souvent à un manque de visibilité. Les membres de l'équipe qui sont en congés seront dérangés si leurs supports ne trouvent pas ce dont ils ont besoin pour avancer.

Adoptez une solution de gestion du travail fiable comme source d'informations unique, centralisant toutes les données liées aux projets. Les intégrations avec d'autres outils utilisés par votre équipe, comme Gmail et Slack, favorisent une plus grande centralisation des informations clés. Des fonctionnalités telles que les structures faciles à parcourir et les fonctions de recherche robustes permettent de vous assurer que rien ne passe au travers des mailles du filet.

Une source d'informations unique pour toute votre équipe aide également les membres absents à s'assurer que les informations relatives aux projets sont à jour et pertinentes, avant qu'ils ne paramètrent leur message d'absence. Ceux qui restent auront tout ce dont ils ont besoin pour les jours à venir : plus besoin de message de dernière minute !

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4. Assurez-vous de joindre les deux bouts

Même si vous avez désigné d'autres personnes qui les couvriront pendant leur absence, faites en sorte que les membres de l'équipe sur le départ accomplissent le travail dû avant leur départ. Tous les e-mails sans réponse, les approbations en attente, ou les actions entamées figurant sur leur liste doivent être terminés ou marqués d'un statut précis.

La plupart des solutions de gestion du travail permettent de visualiser facilement les tâches terminées et celles en cours. Tirez parti des statuts de flux de travail personnalisés tels que « En cours de révision » ou « En attente des autres » pour annoter clairement les étapes des projets et suivre les tâches de façon globale. Cela permet aux salariés qui reviennent de vacances de reprendre le travail là où ils l'avaient laissé et de relancer la collaboration de l'équipe. Cela aide également les référents désignés à mieux gérer les éventuelles étapes suivantes.

5. Planifiez leur retour

Ne rendez pas le retour de vacances plus difficile qu'il ne l'est déjà. Donnez aux personnes qui reviennent de vacances tout le temps nécessaire pour se mettre à jour, et essayez de ne pas programmer de délai trop serré immédiatement après leur retour. Demandez aux référents de traiter toutes les demandes urgentes reçues le jour de leur retour et éventuellement le lendemain.

Veillez à ce que les personnes qui partent en vacances réalisent un bref résumé des éléments qui demanderont leur attention particulière à leur retour. Cette stratégie ne leur donne pas seulement une direction claire, elle les aide également à se concentrer sur leur repos et leur détente pendant leurs congés, au lieu de faire des listes sans fin de ce qu'ils devront faire de retour au travail.

6. Dirigez en donnant l'exemple

Faites vous-même ce que vous leur dites de faire : si vous emmenez votre ordinateur portable dans vos bagages, attendez-vous à ce que votre équipe en fasse de même. Selon notre enquête, 45 % des individus de la génération Y acceptent de travailler pendant les vacances si leur responsable le fait.

Si vous avez peur de l'irruption d'e-mails pendant votre absence, suivez la voie de Brad Feld, directeur général de Foundry Group. Il crée un message d'absence qui prévient les destinataires de ce qui arrive exactement à leur message lorsqu'il est absent :

Je ne lirai pas cet e-mail. À mon retour, j'archiverai tout et recommencerai avec une boîte de réception vide.

S'il s'agit d'une urgence devant être traitée avant le 12/08, veuillez l'envoyer à mon assistante Mary (mary@foundrygroup.com). Elle s'assurera que votre message parvienne à la personne compétente.

Si vous souhaitez que je lise ce message, veuillez l'envoyer à nouveau après le 12/08.

Cela vous semble trop compliqué ? Il est peut-être temps pour vous de vous séparer des e-mails.

Conclusion pour une bonne relaxation

Les vacances ne doivent pas stresser votre équipe. Tout le monde a besoin de repos et de détente (et le mérite bien !). Avec suffisamment de préparation et des outils adéquates, les membres de votre équipe vont profiter au maximum de leurs vacances et revenir au bureau revigorés, motivés à reprendre le travail !

  • Désignez une personne référente pour continuer à faire avancer les projets, prendre des notes en réunion, répondre aux questions et plus, au nom de la personne en vacances.
  • Créez un calendrier des congés en temps réel et revoyez-le régulièrement avec votre équipe pour que tout le monde soit informé.
  • Établissez une source d'informations unique pour toutes les données relatives aux projets, afin de fournir aux membres de votre équipe une bonne visibilité sur le travail de chacun.
  • Assurez-vous que les membres qui partent en vacances terminent le plus possible de tâches avant leur départ, et qu'ils marquent les projets non terminés avec des statuts de flux de travail clairs.
  • Aidez ceux qui partent en vacances à planifier le travail à réaliser à leur retour et donnez-leur un jour ou deux pour se réadapter.
  • Dirigez en donnant l'exemple, et laissez votre ordinateur portable à la maison quand vous partez en vacances. Vos salariés en feront de même.

Pour plus d'informations sur les habitudes des salariés en vacances et ce que les responsables peuvent faire pour s'assurer que les membres de leur équipe profitent de leurs congés, téléchargez notre rapport d'enquête gratuit.

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