¿Sabes de qué se encarga cada miembro del equipo en todo el proceso de un proyecto? ¿Qué sucede cuando tu equipo experimenta retrasos en las entregas o misteriosos atascos en la producción? ¿Sabes cómo resolver estos problemas? Cuando hablamos con Bailey Shemenski, antigua jefa de operaciones de la empresa de análisis predictivo SimpleRelevance, nos explicó cómo solía resolver estos problemas llevando un pequeño cuaderno de notas en el que incluía todos los detalles del proyecto. Al mismo tiempo, sus compañeros usaban sus propias pizarras con listas de tareas pendientes. Bastante lejos de una organización ideal. Su equipo de operaciones tenía que malgastar el tiempo buscando elementos en blocks de notas o cadenas de correo electrónico para poder hacer seguimiento de las tareas. En palabras de Shemenski: "En ocasiones, los pequeños detalles se nos escapaban sin establecer fechas de entrega o por no poder compartir mis notas con los miembros de mi equipo". De modo similar, la empresa de alquiler de apartamentos Only-apartments se enfrentó a los mismos problemas. Su departamento de marketing tenía ocho divisiones diferentes, y se encontró lanzando un nuevo sitio web al tiempo que sacaba adelante el trabajo diario. Sobrevivieron enviando cientos de correos electrónicos y celebrando decenas de reuniones. De nuevo, muy lejos de la organización ideal. Según Ramon Glieneke, director de marketing de Only-apartments, necesitaban una visión clara sobre cómo cada una de las divisiones estaba colaborando y quién se encargaba de tareas específicas. La solución consistía en una visibilidad adecuada del flujo de trabajo completo del equipo.

¿Qué es la visibilidad empresarial?

La visibilidad empresarial es uno de los términos de moda sobre los que leemos en cada sitio web de Software como Servicio B2B (de empresa a empresa). Pero no se trata del espeluznante sentido de cámaras de vigilancia o espionaje de escritorio, sino la creencia de que la información transparente ofrece una visión más completa de lo que sucede en las empresas.
Por lo tanto, la visibilidad no implica una microgestión ni una vigilancia del empleado. Se trata de entender mejor el trabajo interno del equipo para poder mejorar el modo en que se lleva a cabo.

Una mejor visibilidad repercute en los resultados

En los casos de SimpleRelevance y Only-apartments, lograron mejorar su tan deseada visibilidad con la implementación de Wrike, que se convirtió en la plataforma central para concentrar todos los datos de proyectos y acceder a ellos. Actualmente, los equipos pueden encontrar datos o información de clientes sin tener que buscar entre cadenas de correos electrónicos, celebrar reuniones de estado o esperar respuestas de correo. "Nos permite entregar el trabajo mucho más rápido", cuenta Steve Rose, responsable de satisfacción y operaciones de clientes de SimpleRelevance. "La ventaja de tener todo en un solo sistema facilita muchísimo la colaboración en los proyectos y rompe algunas de las habituales barreras de conocimiento". Añadió Shemenski: "La claridad y la posibilidad de disponer de una visión general de la carga de trabajo de todos los miembros del equipo nos ha permitido hacer nuestras entregas a los clientes de manera mucho más rápida y eficaz". Pero, ¿cuál fue el resultado final de esta visibilidad? SimpleRelevance consiguió aumentar rendimiento en un 30 %.

¿Cómo se mejora la visibilidad con las herramientas adecuadas?

La visibilidad no se logra simplemente diciendo que quieres ver cómo están las cosas. Necesitas la herramienta de trabajo correcta con las funciones adecuadas. Al buscar una herramienta, es necesario que incluya las siguientes funcionalidades:
  • Paneles de control: para poder acceder a datos fundamentales de un solo vistazo.
  • Elaboración de informes: informes recurrentes y automatizados sobre el rendimiento del equipo, los estados de proyectos y otros datos específicos personalizables.
  • Vista de carga de trabajo: un modo de visualizar la carga de trabajo de los miembros del equipo a nivel individual o de conjunto.
  • Gestión de recursos: un modo de gestionar los recursos del equipo, ya sean los físicos o los monetarios.
Glieneke de Only-apartments afirma que: “Los informes personalizados y detallados sobre proyectos, empleados y progreso del equipo nos ayudaron a lograr grandes resultados en el lanzamiento de nuestros proyectos”.

¿Listo para mejorar la visibilidad empresarial?

Puedes seguir procediendo del mismo modo que siempre para gestionar tu empresa, esforzándote en ver lo que tu equipo está haciendo y cómo progresan los proyectos. Probablemente lo conseguirás enviando más correos electrónicos y celebrando más tediosas reuniones. O puedes considerar otras opciones para mejorar tu visibilidad mediante la implementación de una herramienta de gestión de trabajo como Wrike.
Comentarios 0