Después de todo el tiempo, la investigación y el dinero empleados en buscar la herramienta de gestión del trabajo correcta, tú y tu equipo debéis sentiros un tanto aliviados (y, al cabo de unos meses, deberíais empezar a ver ciertas mejoras derivadas del uso de la nueva tecnología). Las comunicaciones deberían ser más fluidas, los datos tendrían que ser más fáciles de encontrar y el equipo debería utilizar verdaderamente el software. ¡Todo debería ser maravilloso!

Pero, ¿qué pasa cuando la herramienta de gestión del trabajo que has adoptado no está a la altura de las expectativas?

En nuestra encuesta sobre gestión del trabajo, el 34 % de los trabajadores afirmaron estar insatisfechos con los procesos de gestión del trabajo de sus empresas y citaban la "información perdida" como la principal causa de estrés en el lugar de trabajo. Esto muchas veces se debe al uso de herramientas desfasadas para llevar a cabo tareas para las que no fueron inicialmente diseñadas, resultando en más trabajo y otras ineficiencias.

Ha llegado el momento de dejar de poner excusas para mantener tu sistema de gestión del trabajo y buscar uno que realmente mejore la eficiencia, la colaboración y la productividad en el equipo.

Antes de nada: ¿por qué necesito una herramienta de gestión del trabajo?

Si no utilizas programas de gestión del trabajo o de gestión de proyectos, lo más probable es que acudas al correo electrónico y a las hojas de cálculo para hacerlo todo.

Si este es tu caso, necesitas una nueva herramienta de gestión del trabajo.

Las herramientas prehistóricas, como el correo electrónico y las hojas de cálculo, se diseñaron hace décadas para gestionar el trabajo y la comunicación en línea. Con la aparición de tantas nuevas soluciones tecnológicas, ¿qué sentido tiene seguir vinculado a estas herramientas obsoletas?

Claro que siguen funcionando para compartir archivos básicos, comunicarse y planificar; pero el problema surge cuando estiramos estas herramientas más allá de sus capacidades máximas y las usamos para tareas para las que no fueron diseñadas. Por si no lo sabíais, el correo no es un sitio para guardar archivos.

Kelly Services México se encontró en un problema similar cuando intentaron registrar las actualizaciones de estado de las implementaciones de los nuevos clientes. "Seguir el avance de los proyectos para cada uno de nuestros clientes era demasiado complejo — explica Verónica Sánchez, Sr. Implementations Success Partner en Kelly Services México — La información se recogía en un documento Excel con extensas celdas intentando capturar el historial de cada proceso, que acababa desactualizado a medida que se creaban nuevas versiones o que era demasiado complicado de interpretar”.

Empieza a tomar nota de cuánto utilizas las herramientas desfasadas (como el correo electrónico y las hojas de cálculo) para otras tareas para las que no se diseñaron inicialmente. Elabora una lista de funciones concretas de las que crees que tanto tú como tu equipo os podríais beneficiar. De este modo, podréis acotar la búsqueda de herramientas que tengan integradas estas funciones en cuestión.

¿No estás seguro de si estás listo para invertir en una nueva herramienta de gestión del trabajo? Esto es lo que te costará si no usas una.

¿Qué problema hay con la herramienta de gestión del trabajo que utilizo ahora?

1. Se pierde productividad

Si la herramienta requiere muchas labores de configuración, así como la asistencia del equipo a innumerables webinars y sesiones de formación obligatorias, te puede restar tiempo para tus proyectos más importantes y obstaculizar la productividad. La cuestión es encontrar una herramienta que permita a tu equipo ponerse en marcha lo antes posible, no convocar más reuniones y deberes para casa.

Un estudio de 2013 realizado por MIT Sloan Management Review y Capgemini Consulting descubrió que el 78 % de los encuestados creían que conseguir la transformación digital sería vital para sus organizaciones en los próximos dos años. No obstante, el 63 % afirmaron que el ritmo con el que cambian de la tecnología en su organización es demasiado lento y citaron la "ausencia de urgencia" como la principal responsable.

La implementación de la herramienta debería ser rápida y hecha a medida según la forma en que se usará. No es necesario mostrar todas y cada una de las funciones ocultas si no tenéis pensado utilizarlas. Contar con una herramienta fácil de usar que precise relativamente poca formación también facilitará la incorporación de nuevos miembros al equipo, de forma que todos puedan trabajar al unísono desde el inicio.

2. Se pierde el tiempo

Si estás dedicando más tiempo a intentar permanecer organizado (como cuando tienes que actualizar constantemente las hojas de cálculo), entonces simplemente estás añadiendo otra entrada más a tu interminable lista de tareas pendientes.

Powering Productivity encuestó a líderes empresariales sobre las ineficiencias en el trabajo y dijeron que la principal causa del tiempo perdido durante la jornada laboral eran los procesos ineficientes (44 %). La encuesta también reveló que no solo son los empleados, sino también los clientes (48 %), quienes sufren los efectos de dichas ineficiencias.

En Procurify se esforzaron por buscar una herramienta que les proporcionara un medio de comunicación tanto dentro del equipo como entre varios departamentos. Para ellos, usar la solución de gestión de trabajo equivocada provocaba pérdida de datos, errores de comunicación y plazos incumplidos.

"Probamos varios sistemas: Asana, Basecamp, Jira y Google Docs"—, reconoce Eugene Dong, cofundador y responsable tecnológico de Procurify. "Los sistemas funcionaron para el equipo en sí. Sin embargo, era realmente complicado conseguir una comunicación fluida entre varios equipos. Necesitábamos una herramienta que pudiera exponer el progreso del proyecto, la cronología y los plazos para que otros equipos lo vieran y conseguir unos productos eficientes".

3. La gente no la usará

Es complicado que los empleados cambien sus hábitos en el trabajo. Las rutinas laborales pueden ser difíciles de moldear y definir cuando los miembros del equipo se han estancado en su propia forma de hacer las cosas, especialmente si una herramienta es complicada de usar y no les resulta familiar. De hecho, implementar una nueva herramienta actualmente consigue tan solo un 30 % de tasa de adopción de media si no se aplican estrategias de gestión de cambios.

Las herramientas de gestión del trabajo se han diseñado para mejorar la colaboración y la comunicación entre muchas personas. Si solo la usan unas pocas, el valor se pierde.

El equipo de F5 Networks se enfrentó a la cruda realidad de tener que adoptar una herramienta que nadie usaba. "Uno de principales motivos por los que Workfront no funcionaba en nuestro caso era la baja tasa de adopción", afirma Patricia Davis, directora del área de gestión de proyectos de F5 Networks. "Solo unas 55 personas de 400 usaban Workfront y la mayoría de ellas solo la utilizaban como sistema de emisión de tiques para que las personas que quisieran un trabajo hicieran cola".

En F5, las tasas de adopción siguieron reduciéndose porque la formación era considerable y lenta. "Su formación era probablemente de cuatro horas para cada una de sus funciones", afirma Davis. "Había una gran cantidad de documentación que consultar para aprender sus funciones. Simplemente no teníamos tiempo para ello".

Es importante consultar con el equipo y pedir opinión acerca del nuevo programa colaborativo de gestión del trabajo. No hay que obligar a nadie, tienen que empezar poco a poco a introducir la herramienta en su rutina diaria para ver si les gusta. Si tienen problemas para usarla, entonces quizá sea el momento de probar otra cosa.

Encuentra la herramienta de gestión del trabajo adecuada para tu equipo

No es fácil romper con un sistema de gestión del trabajo (como el correo electrónico y las hojas de cálculo) que tanto has estado usando y que tantas satisfacciones te ha dado (pero que has acabado odiando) durante años, o incluso una herramienta que has adoptado recientemente para que, finalmente, no sirva. No obstante, es peor que estés apegado a una herramienta con la que no haces más que malgastar tiempo y energía intentando mantener el ritmo de los proyectos entrantes y las solicitudes ad hoc.

Empieza a buscar una herramienta que satisfaga las necesidades de tu equipo. Y, si consigues que todos formen parte de este proceso, seguro que acabas encontrando una herramienta de gestión del trabajo que satisfaga a todo el mundo.

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