La gestión de proyectos es un ámbito desafiante. Los equipos de gestión de proyectos crecen y cambian constantemente durante el curso de un proyecto, hay múltiples canales de comunicación de los que hacerse cargo y parece que las necesidades de los clientes están siempre evolucionando.

Si a esto le sumamos la competitividad de un mercado en constante cambio y la presión para encontrar continuamente procesos más eficientes, el resultado es un entorno cada vez más estresante.

Las hojas de cálculo y los correos electrónicos son ineficientes para gestionar todos los asuntos que un gestor de proyectos necesita mantener bajo control. Confiar demasiado en estas herramientas puede conducir a errores de datos, mala comunicación, confusión y frustración, ya que la entrada de información es manual y a menudo existen múltiples versiones de datos.

Tu equipo acabará quemado y tus proyectos se echarán a perder si no encuentras una mejor manera de encajar todas estas piezas y agilizar la colaboración y el trabajo.

El software de gestión de proyectos es la solución obvia. Sin embargo, hay toneladas de opciones en el mercado hoy en día, así que ¿cómo saber cuál es la más adecuada para tu equipo?

Aquí están las 6 preguntas que debes hacerte para reducir la investigación al preguntarte cuál es el mejor software de gestión de proyectos.

1. ¿Hace que sea más fácil gestionar el tiempo y los recursos de mi equipo?

A medida que los proyectos avanzan, las necesidades de recursos cambiarán y será casi imposible hacer un seguimiento de los recursos disponibles, necesarios y asignados en una simple hoja de cálculo.

Pero si no se lleva a cabo una gestión adecuada del tiempo y de los recursos, el proyecto puede fracasar. De hecho, el 18 % de los proyectos fracasa debido a las malas previsiones de recursos y el 21 %, por no disponer de un número adecuado de recursos disponibles.

Es importante buscar una herramienta de gestión de proyectos que te permita supervisar la utilización global de los recursos y volver a priorizar los proyectos y las tareas a medida que los requisitos y las prioridades cambian.

El mejor software de gestión de proyectos es el que ofrece una vista consistente de la carga de trabajo que te muestra quién ha alcanzado su capacidad máxima y quién está disponible para realizar más tareas.

Ver esta información en formato de cronograma o de calendario te ayudará a visualizar qué tareas están en curso ahora y cuáles serán las próximas actividades. A continuación, puedes utilizar esta información para priorizar, asignar y programar tareas de forma eficaz.

El mejor software de gestión de proyectos ofrece una vista de cronograma o de diagrama de Gantt que también te permite añadir o reprogramar proyectos en un par de clics. Las mejores herramientas de gestión de proyectos proporcionan la capacidad de arrastrar y soltar proyectos o tareas en el cronograma para cambiar sus fechas de vencimiento y desplazar los plazos correspondientes de cualquier tarea dependiente o subtarea.

2. ¿Ayudará a mi equipo a poner en marcha proyectos de forma rápida y eficaz?

Para crear un equilibrio entre una planificación consistente y una ejecución rápida, es importante buscar un software que apoye la creación y configuración eficiente de proyectos. Una de las mejores prácticas en la gestión de proyectos es utilizar formularios y plantillas para ayudar en el procesamiento eficiente de nuevas tareas y proyectos.

Por ejemplo, dos características clave que debería incluir el mejor software de gestión de proyectos son:

  • Plantillas de proyecto. Busca una herramienta que te proporcione la capacidad de crear y modificar plantillas de proyectos y tareas. Esto te permitirá crear nuevos proyectos a partir de una referencia, en lugar de desde cero. Reducirá la cantidad de tiempo necesario y mejorará la planificación.
  • Formas de recibir el trabajo. Selecciona un software que incluya formularios de solicitud personalizables. Esto asegurará que tu equipo obtenga toda la información importante sin hacer preguntas innecesarias.

Las mejores herramientas de gestión de proyectos online vienen con un formulario de solicitud dinámico. Esta función cambia las preguntas del formulario dependiendo de la información que el solicitante proporciona a medida que lo rellena.

Por ejemplo, si un miembro del equipo técnico está solicitando un cambio de ingeniería, el formulario le pedirá información diferente a la que le pediría al miembro del equipo de ventas que esté solicitando un cambio en los términos y condiciones del contrato. De esta manera, los miembros del equipo no tienen que rellenar información que sea irrelevante para una solicitud concreta.

3. ¿Con qué precisión podré seguir el progreso de mi equipo?

A medida que tu proyecto avanza y tu empresa crece y cambia, puede resultar difícil realizar un seguimiento y gestionar proyectos sin la ayuda de una herramienta potente. Intentar asimilar los detalles a través de conversaciones informales, reuniones de equipo o correos electrónicos puede causar estragos a medida que las actualizaciones se pierden, se malinterpretan o se olvidan.

El mejor software de gestión de proyectos para Mac o PC debería ayudarte a seguir el progreso de tu equipo para que no tengas que intentar mantener toda la información en tu cabeza o en tu bandeja de entrada. Necesitas una herramienta que te permita mantenerte al día sin tener que microgestionar tu equipo.

Busca un software que apoye el trabajo colaborativo permitiéndote ver lo que se está haciendo en tiempo real y que envíe notificaciones automáticas cuando se avanza en tareas clave. También debe indicar las tareas que se están retrasando o las que cuya fecha de entrega ha vencido.

Seleccione una herramienta que proporcione el nivel adecuado de visibilidad a todos los interesados. Por ejemplo:

  • ¿Tienes vistas personalizables en el tablero de control que pueden ser compartidas con el equipo para que todos puedan seguir el progreso?
  • ¿Incluye vistas que muestran el estado de todas las tareas activas y cuándo deben realizarse para que puedas evaluar rápidamente el progreso e identificar cualquier señal de alerta?

4. ¿Agilizará la colaboración, la comunicación y las aprobaciones de contenido?

Cuando se promueve el trabajo en equipo y se apoya la diversidad, la probabilidad de éxito del proyecto aumenta. Pero, sin un sistema que permita una colaboración eficiente, el trabajo puede duplicarse, las tareas pueden perderse, pueden surgir problemas y puede haber confusión.

Es importante seleccionar una herramienta que pueda recopilar todos el feedback y el procesamiento de aprobaciones de contenido para que no se pierda información valiosa y se mantenga un registro de todas las decisiones y cambios.

Confiar en correos electrónicos o en unidades de disco compartidas puede dar lugar a que la información se pierda, se duplique o no se le dé la prioridad adecuada. Además, estas opciones no proporcionan un medio para hacer un seguimiento de las revisiones y las firmas.

El mejor software de gestión de proyectos te permite reunir todos los archivos y comentarios en un solo lugar. Esto se traduce en que los documentos pueden estar vinculados a sus proyectos o tareas asociadas, de forma que todo el mundo sabrá dónde encontrarlos y los colaboradores recibirán alertas en tiempo real cada vez que haya nuevos comentarios o @menciones, lo que agilizará la comunicación.

El mejor software de gestión de proyectos también debe permitir revisiones y aprobaciones, lo que eliminará las vagas suposiciones en el proceso de revisión. La capacidad de marcar visualmente los documentos minimiza la información ambigua y permite a los participantes ver los cambios de los demás y trabajar con ediciones conflictivas en tiempo real.

Algunos de los mejores programas de gestión de proyectos también son compatibles con las integraciones para que los archivos se puedan subir directamente desde Google Docs, Box y otras herramientas de gestión de activos digitales. Gestionar las revisiones en un solo lugar crea un registro claro de edición y aprobación.

5. ¿Es lo suficientemente flexible para satisfacer las diversas necesidades y requisitos de mi equipo?

A menudo, los softwares de gestión de proyectos gratuitos se centran en ofrecer solo un aspecto de la gestión de proyectos o se apoyan en una sola metodología. Por ejemplo, ¿qué pasa si tu software solo admite una vista única de tareas y algunos miembros de tu equipo tienen dificultades para trabajar de esa manera?

Incluso el mejor software de gestión de proyectos fallará si tu equipo se niega a utilizarlo. Uno de los métodos más eficaces para aumentar la adopción de los usuarios es asegurarse de que el software se puede personalizar según sus estilos de trabajo y preferencias.

La capacidad de personalizar los siguientes 5 aspectos puede proporcionar la flexibilidad que tu equipo necesita:

  • Flujos de trabajo de proyectos. Es importante seleccionar una herramienta que sea compatible con los procesos y flujos de trabajo ya utilizados en tu empresa.
  • Actualizaciones de estado. Los estados del proyecto y de las tareas deben reflejar el progreso de tu proyecto. Si las opciones son demasiado genéricas o no son relevantes para tu industria o negocio, las actualizaciones carecen de sentido.
  • Jerarquías y estructuras. Cada empresa y proyecto tiene su propio conjunto de jerarquías, ya sean proyectos dentro de una cartera o subcarpetas dentro de carpetas. Estas estructuras necesitan ser construidas dentro del software para permitir la gestión estratégica y la presentación de informes.
  • Requisitos de aprobación. El proceso de aprobación puede ser diferente en ciertas acciones. Por ejemplo, cualquier cambio que altere el presupuesto, el alcance o el programa del proyecto en más de un 10 % puede requerir aprobaciones adicionales. El software debe tener en cuenta estas reglas, tanto en las vistas de tareas como en las de proyectos. Cambiar de opinión puede aumentar la adopción por parte del usuario. Algunas personas prefieren trabajar con una vista de lista de tareas, mientras que otras son más visuales y prefieren un diseño de diagrama de Gantt.

6. ¿Aligerará la carga excesiva de trabajo de mi equipo y nos dará más tiempo para pensar en la estrategia?

Una carga de trabajo excesiva suele estar compuesta por tareas administrativas que os mantienen ocupados a tu equipo y a ti y, sin embargo, no aportan mucho valor a tu proyecto o a tu empresa. Algunos ejemplos de tareas administrativas pesadas son:

  • Crear informes
  • Recopilar datos
  • Hacer registros rutinarios
  • Registrar las horas trabajadas
  • Actualizar el progreso del proyecto
  • Responder correos electrónicos

Estas tareas todavía tienen que realizarse, pero el objetivo es que ocupen el menor tiempo posible. El mejor software de gestión de proyectos ayudará a automatizar y agilizar estas tareas de bajo valor para que puedas centrarte en las de alto valor.

Las principales soluciones de gestión de proyectos centralizan las conversaciones en un único espacio de trabajo compartido. Esto suprime la necesidad de depender en el correo electrónico, las hojas de cálculo y otros medios complicados, y te ahorra la molestia de combinar notas y elementos de acción de fuentes diferentes.

Busca una herramienta que permita que toda la comunicación se mantenga en el contexto de proyectos, tareas o archivos específicos. De esta manera, todo el mundo sabrá siempre con qué esta relacionado y tú podrás evitar los largos correos electrónicos de recapitulación.

La capacidad de integración también es importante a la hora de evaluar cuál es el mejor software de gestión de proyectos. Necesitarás una solución que sea capaz de integrarse con las herramientas que tu equipo ya utiliza a diario, como Gmail o Slack.

Esta integración permitirá mantener una sola fuente de confianza, mientras que sigue permitiendo el acceso y la introducción de información a través de las herramientas existentes. Su capacidad de "hablar unos con otros" centraliza la comunicación de manera efectiva, al tiempo que permite a los colaboradores trabajar de la forma que les resulte más cómoda.

Las plantillas son una gran manera de liberar a tu equipo de las tareas administrativas pesadas dentro del proyecto. El mejor software de gestión de proyectos te permitirá guardar tareas, iniciativas y estructuras comunes, para que puedas simplemente clonarlas cada vez que inicies una nueva tarea, registres un nuevo riesgo o propongas un nuevo cambio.

En lugar de empezar de cero, los componentes clave como las dependencias, la duración de la tarea, los asignados y los informes se copian automáticamente. Saber exactamente lo que implica la nueva iniciativa hace que la programación y la ejecución sean menos estresantes y más eficientes para todos los involucrados.

Evaluar tus opciones de software

Con cientos en el mercado, encontrar el mejor software de gestión de proyectos para tu equipo puede llevar algo de trabajo. Hacerte estas 6 preguntas te ayudará a identificar las funciones clave que son importantes para tu equipo y limitar tus opciones.

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