3 mitos sobre la automatización de la gestión de proyectos

La automatización ha cambiado sustancialmente la forma en que vivimos dentro y fuera de la oficina. Podemos establecer recordatorios semanales de calendario en nuestro teléfono, configurar el pago automático de facturas para que se paguen a tiempo e, incluso, adquirir un alimentador automático para que tus queridas mascotas nunca pasen hambre.

La finalidad de la automatización es delegar las tareas repetitivas y tediosas de manera que las personas puedan dedicar su tiempo y energía al trabajo de mayor impacto (o más divertido). Es más, automatizar las tareas repetitivas proporciona un nivel de consistencia y precisión que, con frecuencia, los humanos no consiguen mantener.

Por esa razón, la automatización de la gestión de proyectos se ha convertido en un elemento diferenciador en la gestión de cómo se realiza el trabajo. Los proyectos pueden pasar de ser simples a complejos con diversos grados de colaboración entre varios equipos. El trabajo de un gestor de proyectos es asumir la responsabilidad y conseguir que todos hagan su trabajo en cualquier proyecto asignado, sin importar el nivel de complejidad. A medida que aumenta la producción y se agotan los recursos, la necesidad de automatizar las tareas más insignificantes se vuelve decisiva para lograr el éxito. Si los procesos no se optimizan a través de la automatización, se desperdicia energía en trabajos tediosos y se pierde el ritmo del trabajo.

Estas tareas de bajo impacto están más presentes de lo que pensamos. De hecho, casi el 70% de los trabajadores tiene la sensación de que el 40% de su tiempo en el trabajo se dedica a tareas rutinarias, de acuerdo con nuestro Informe de excelencia operativa. Además, las tareas que ocupan el 45% del tiempo de los empleados se podrían automatizar mediante la adopción de tecnologías de eficacia probada, según estudios de McKinsey & Company. Entonces, ¿por qué las organizaciones dudan tanto sobre incorporar la automatización?

Vamos a echar un vistazo a los principales mitos sobre la automatización de la gestión de proyectos y cómo usar la automatización a tu favor:

1. La automatización destruye empleos

Cuando la mayoría de la gente piensa en automatización, imagina un ejército de robots conquistando el mundo. Aunque suene a absurdo, sí que hay algo de verdad en ello. En el verano de 2018, Amazon Go abrió en Seattle su primera tienda “sin cajeros” con las palabras: “Sin colas. Sin pasar por caja” pegadas en el frontal. Esta imparable marcha hacia la automatización se traduce en un miedo colectivo y muy real sobre la seguridad del trabajo.

Por qué es falso: la automatización de la gestión de proyectos en realidad devuelve la vida al trabajo al abordar las tareas insignificantes que se requieren para hacer tu trabajo.

Pensemos sobre el tema en términos de cocina. Cuando vas a hornear algo, previamente es necesario mezclar todos los ingredientes y, a menudo, es un proceso laborioso. Puedes mezclar los ingredientes bien de manera manual o bien usando una batidora eléctrica que mezcle los ingredientes por ti. La batidora no va a cocinar por ti: se trata simplemente de automatizar una tarea tediosa para que tus manos puedan centrarse en otra cosa.

La automatización de procesos de los software de gestión de proyectos no hace literalmente tu trabajo (aunque haya gente que deseara que así fuera). Lo que hace es agilizar y estandarizar el trabajo repetitivo para que te puedas centrar en el trabajo que una máquina no puede hacer, como resolver problemas o tomar decisiones.

Cómo ayuda Wrike: las plantillas de Wrike te ofrecen un punto de partida para el trabajo repetitivo para que así no tengas que estar constantemente solucionando el mismo problema. Las plantillas también te ayudan a crear estándares y mejorar la calidad al generar un entorno consistente para ejecutar proyectos. Asigna tareas automáticamente y configura flujos de trabajo personalizados para atajar las reuniones de estado y devolverle tiempo productivo a tu equipo en su día a día.



2. La automatización reprime la creatividad

Otro de los mitos sobre la automatización es que inhibe la creatividad debido a su naturaleza. En 1913, Henry Ford revolucionó la industria manufacturera utilizando cintas transportadoras para la producción en masa. Esto permitió que los productos manufacturados se produjeran a gran escala de manera consistente y con muy poco margen de error.

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Hoy en día, la creatividad y la experimentación están al frente de la innovación. La idea de usar una máquina para crear el mismo resultado una y otra vez parece vaga y con falta de libertad creativa.

Por qué es falso: la automatización potencia la creatividad al liberar tiempo para que puedas ser creativo. Hasta los procesos más creativos requieren un conjunto de procesos y límites definidos para tener éxito.

Algunos creativos estarían de acuerdo en que disponer de libertad total en realidad paraliza la creatividad. "Normalmente, necesitas algún tipo de límite para ser creativo", dice Alyssa Kibiloski, diseñadora gráfica de Exploding Kittens. "Si es algo totalmente abierto, tendrás la libertad de ir a donde quieras ir, pero no estarás seguro de los parámetros".

Esta teoría, llamada "paradoja de la elección" y desarrollada por el psicólogo estadounidense Barry Schwartz, explica por qué disponer de demasiada libertad resulta en realidad apabullante y no liberador. Tener una estructura integrada en el proceso creativo añade parámetros al poder, lo que permite que los creativos se centren en el trabajo que les encanta hacer.  

Cómo ayuda Wrike: los formularios de solicitud de Wrike te permiten personalizar las solicitudes de proyectos entrantes desde otros equipos. De este modo, recibirás por adelantado la información que necesitas y podrás empezar de inmediato. También optimizan el proceso al canalizar todas las solicitudes entrantes a través de un solo sistema para que no tengas que estar saltando entre diferentes plataformas intentando priorizar las solicitudes.

Wrike Proof facilita la opción de dejar comentarios y aprobar el trabajo directamente en la tarea, para que tu equipo no esté persiguiendo todo el día a las partes interesadas. Simplemente asigna aprobadores a una tarea y se les notificará instantáneamente cuándo es su turno para unirse.

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"Me gusta cómo Wrike ofrece a los creativos límites en cuanto a dónde se encuentran sus cronogramas y hacia dónde debería ir el proyecto, pero todavía pueden seguir siendo creativos y libres con él. No inhabilita la creatividad, la fomenta". - Alyssa Kibiloski, diseñadora gráfica de Exploding Kittens.

3. La automatización de la gestión de proyectos reduce la necesidad de colaboración

Automatizar algo que una vez fue hecho a mano provoca que muchos teman la pérdida de autenticidad. Hay un cierto toque que solo las personas pueden aportar cuando trabajan juntas para crear algo original.

El auge del sintetizador en la industria de la música es un excelente ejemplo. La finalidad del sintetizador es manipular e imitar las características de sonido de una actuación acústica o de orquesta. Al principio se recibió bien en el rock progresivo, pero estaba muy mal visto en el rock clásico por razones obvias. Sus adversarios creían que los sintetizadores eran deshonestos por naturaleza, despojando a la música de su autenticidad y despreciando la destreza que los músicos trabajan tan duro para dominar. Cuando algo se siente como artificial y forzado, las personas tienen dificultades para adoptarlo.

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Por qué es falso: la automatización de la gestión de proyectos en realidad crea conciencia y mejora la colaboración al romper los silos.

Todo el mundo tiene problemas para mantenerse al día con el estado de los proyectos. Los ejecutivos son los que más luchan tratando de mantenerse en lo más alto de iniciativas clave mientras buscan formas de tender puentes entre los equipos para dirigir así un negocio cohesionado. Si los niveles directivos no tienen conocimiento del progreso de los objetivos comerciales y marketing no le cuenta a ventas en qué están trabajando, todos podrían estar operando para diferentes empresas. Las reuniones se acumulan, las actualizaciones de estado entran por un oído y salen por otro y, con el tiempo, todos volverán a ignorarse.

Disponer de un lugar compartido donde ejecutivos y equipos puedan tener una visión general de los proyectos en desarrollo mantiene a todos trabajando en conjunto. Las partes interesadas pueden detectar problemas potenciales y corregir su curso antes de que se conviertan en problemas mayores.  

Cómo ayuda Wrike: los paneles de control y los informes automáticos de Wrike logran que todos trabajen de manera sincronizada en una ubicación centralizada. Esta intensificada visibilidad y conocimiento de las iniciativas clave permite a las partes interesadas profundizar en los aspectos básicos de un proyecto o simplemente comprobar el estado de un proyecto. Genera automáticamente informes semanales, mensuales o trimestrales para que gestores y ejecutivos puedan ver dónde se están empleando los recursos y tomen decisiones estratégicas basadas en las métricas de rendimiento.

Deja de vivir con miedo a la automatización de la gestión de proyectos

Es el momento de empezar a adoptar la automatización de la gestión de proyectos. Al automatizar las insignificantes, pero necesarias, tareas, tu equipo quedará libre para hacer el trabajo que se supone que deben hacer. La automatización de la gestión de proyectos aumenta la visibilidad y conecta a los equipos, fomentando la colaboración y el compromiso.

Recuerda que la automatización no es una práctica de configurar y olvidar. Como todo, requiere el compromiso constante de tu equipo para optimizarla y desarrollarla a medida que va cambiando tu negocio.

No obstante, la verdad básica sigue siendo la misma: la automatización no sustituye el componente humano para trabajar. Lo mejora. "Hay cierta cantidad de ingenio humano que no es posible sustituir porque estamos resolviendo problemas para otros humanos", dice Daniel Codella, responsable de marketing de contenidos senior de Wrike. "Y no habrá nada jamás que conozca tan bien a los humanos como nosotros mismos".

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