Grandes consejos para adoptar el mejor software de gestión de proyectos

Has invertido una cantidad significativa de tu valioso tiempo y dinero en la investigación, compra e instalación del mejor software de gestión de proyectos. Desafortunadamente, todo será en vano si tu equipo no lo usa.

Una mala adopción se traduce en que tu equipo no consigue las ventajas del software, como por ejemplo:

  • Facilidad para crear y modificar proyectos
  • Creación de una base de datos de conocimiento
  • Mejora de las comunicaciones y los informes
  • Mejoras en el control de cambios y procesos
  • Mayor flujo de trabajo y gestión de recursos
  • Mejor gestión y previsión de riesgos

Una mala adopción por parte del usuario también puede llevar a que no se capturen los suficientes datos dentro de la herramienta. Esta falta de datos precisos y valiosos dará lugar a que no se obtenga información de valor para la empresa.

Hemos investigado las principales razones por las que las empresas no adoptan ni siquiera el mejor software para la gestión de proyectos y hemos recopilado cinco de los mejores consejos para asegurarnos de que esto no te suceda a ti.

5 razones por las que las empresas no lograron la adopción de un software de gestión de proyectos

Razón n.º 1: Falta de compromiso de los empleados

Para que tus empleados adopten cualquier cambio, primero necesitan entender, estar de acuerdo y comprometerse con el cambio propuesto.

Al implementar un nuevo software de gestión de proyectos, podrías experimentar una falta de aceptación por una de estas dos razones:

  • Los empleados no están convencidos de que una herramienta de gestión de proyectos sea necesaria o beneficiosa.
  • Los empleados no están convencidos de que el software que has elegido sea la mejor herramienta de gestión de proyectos.

Solución: gestionar el cambio a nivel individual

Hay 7 tipos de personalidades diferentes con los que puedes encontrarte a la hora de implementar cualquier cambio. Entender estas personalidades y adaptar tu enfoque a cada una de ellas aumentará el nivel de aceptación de la herramienta.

Por ejemplo, es probable que a un escéptico no le guste cualquier cambio propuesto; este tipo de persona quiere que las cosas permanezcan como están. Para conseguir que se sumen al cambio de manera positiva, involúcralos en el proceso de selección del mejor software de gestión de proyectos empresariales.

A un tecnófobo, por el contrario, no le gustaría participar en el proceso de selección, ya que podría fácilmente resultarle abrumador. En cambio, ofrecer sesiones de formación individuales sobre la herramienta final elegida influirá positivamente en la aceptación de la misma. Proporcionar apoyo individual, paciencia y refuerzos positivos es importante para este tipo de personas.

Razón n.º 2: Falta de formación e incorporación

Incluso las mejores aplicaciones para la gestión de proyectos fallarán si tus empleados no pueden utilizarlas con confianza y comodidad. Tu equipo necesita información y formación adecuadas para adaptarse correctamente a tu nuevo software de gestión de proyectos.

Algunas de las mejores soluciones de software de gestión de proyectos gratuitas vienen sin soporte: esto implica que los proveedores de software no proporcionan procesos de formación o familiarización. Te quedas tú solo con la obligación de asegurarte de que tus empleados tengan el conocimiento y la habilidad suficiente para sentirse cómodos usando la nueva herramienta. Hasta que no alcancen ese nivel de comodidad, es casi imposible llevar a cabo una satisfactoria y completa adopción de un software de gestión de proyectos.

Solución: invertir en el proceso de iniciación

Puedes proporcionar la formación e impulsar el proceso de iniciación desde tu propia empresa o puedes pedirle al proveedor que te proporcione un formador experto. De cualquier manera, la iniciación requerirá una inversión inicial para asegurar que tu equipo adopte con éxito la nueva herramienta.

A menudo, la formación proporcionada por los proveedores es más eficiente, ya que tienen el conocimiento, la experiencia y los materiales ya disponibles. Cualquiera que sea el camino que elijas, debes incorporar los siguientes métodos en tu plan de formación:

  • Porporciona solo el nivel de formación necesario. No querrás abrumar a la gente con un montón de información que nunca necesitarán saber.
  • Crea superusuarios. Seleccione algunas personas que se convertirán en los expertos internos del sistema. Estas personas serán probablemente los administradores, con el mayor nivel de acceso. Ellos serán las personas a las que otros pueden acudir en busca de apoyo cuando surjan problemas. Asegúrate de tener más de uno y elige a personas que estén ansiosas de aprender y ayudar.
  • Ofrece la formación por dosis. Céntrate en proporcionar breves sesiones de formación donde la gente pueda aprender un fragmento de información y luego ir a probarlo. Las sesiones de formación demasiado voluminosas y prolongadas pueden dificultar el recordar todo lo que se cubrió.
  • Seguimiento. Haz comprobaciones con los empleados para confirmar que han comprendido la formación y que pueden implementarla con éxito. También es importante recabar feedback y abordar cualquier inquietud que pueda haber.

Razón n.º 3: Solo es otra herramienta más que utilizar

El mercado digital actual ofrece a los empleados herramientas para todo, desde acortar direcciones web hasta generar firmas de correo electrónico. Facebook ofrece a sus empleados 175 herramientas diferentes.

A todo el mundo le encanta disponer de diferentes opciones, pero también es cierto que puede existir una sobrecarga de aplicaciones. Tener que aprender y cambiar entre decenas de herramientas cada día es más un obstáculo que una ayuda. Por no mencionar que la información importante está aislada, o compartimentada, cuando estas herramientas no se "hablan" entre sí, lo que requiere que los empleados pierdan un tiempo valioso navegando y copiando y pegando texto a través de las pestañas del navegador u otras interfaces.

Solución: integrarla con las herramientas existentes

Las mejores herramientas de gestión de proyectos están diseñadas para integrarse con muchos otros sistemas. Esto se debe a que incluso el mejor software de gestión de proyectos no se utilizará si se trata de una herramienta más independiente con la que se espera que tu equipo tenga que lidiar.

Para obtener el mayor nivel de adopción, asegúrate de integrar el software con herramientas que tu equipo ya utiliza a diario y sin las cuales no puede vivir. Integrar tu software de gestión de proyectos con tus herramientas de comunicación diarias, como Gmail y Slack, es un gran método para fomentar el uso regular.

Conectarse a herramientas como Adobe Creative Suite permitirá a la gente seguir trabajando con las herramientas que más les gustan mientras se mantiene conectada al software de gestión de proyectos. Esto ayuda a asegurar que el software de gestión de proyectos sea la nueva y única fuente de confianza, de la que la gente se fía y la que acabarán adoptando.

Razón n.º 4: Una única versión no sirve para todos

Otra desventaja del software gratuito de gestión de proyectos es que a menudo está diseñado solo para adaptarse a un tipo de proyecto o metodología. Puede carecer de la adaptabilidad y personalización necesarias para ser útil en toda la empresa.

Las diferentes personas interesadas desearán utilizar la herramienta de diferentes maneras. Los diferentes patrocinadores y clientes pueden desear ver diferentes informes. La conclusión es que las personas son diferentes y si la herramienta elegida no puede seguirle el ritmo a estas diferencias, la probabilidad de que sea adoptada disminuye.

Solución: tener presente la personalización

Es importante elegir una herramienta que sea lo suficientemente flexible para ser compatible con los diferentes requisitos del proyecto y los estilos de trabajo únicos de las diferentes personas.

Digamos que actualmente sigues la metodología Agile de gestión de proyectos, por lo que has seleccionado el mejor software de gestión de proyectos Agile. ¿Qué pasa si dentro de seis meses se propone un nuevo proyecto que se adapte mucho mejor a la metodología PRINCE2?

Te verás obligado a hacer una de las siguientes acciones:

  • Cambiar las herramientas.
  • Trabajar fuera de la herramienta.
  • Intentar forzar el proyecto a la herramienta.

Ninguna de estas opciones es ideal para el éxito de tu proyecto y puede crear frustración y resistencia entre los miembros de tu equipo.

Permitir a los usuarios personalizar sus propias experiencias dentro de la herramienta también ayuda a mejorar la adopción. Por ejemplo, si pueden crear vistas e informes individuales que reflejen su estilo de trabajo, se sentirán más cómodos con el software. Algunas personas que son más visuales pueden preferir trabajar con una cronograma, mientras que otras pueden preferir una vista de tabla.

Razón n.º 5: Existe falta de respaldo

Las investigaciones muestran que las personas tienen una tendencia natural a cumplir con las solicitudes cuando conocen y entienden la razón de ser de las mismas. Si la gente no está adoptando con entusiasmo un nuevo cambio, puede significar que no entienden del todo la razón del cambio.


Esto puede deberse a una de las siguientes razones:

  • No hay un fuerte defensor del cambio en una posición de poder. Alguien influyente y respetado, a menudo un líder senior, debería estar promocionando y abogando por el nuevo software.
  • Hay falta de transparencia y comunicación. Cualquier cambio exitoso requiere transparencia sobre por qué está ocurriendo, cuándo y cómo. La gente no quiere sentir que se les está ocultando información.  
  • La comunicación ha sido vaga o ineficaz. Incluso una comunicación frecuente no es suficiente si no se comparte la información pertinente, de la manera adecuada, a través de los canales correctos.  

Solución: centrarse en "el porqué"

Como con cualquier proyecto, es importante tener un promotor o defensor fuerte y construir y facilitar una excelente comunicación.

Para asegurar que la gente escuche lo que necesita para entender y adoptar la herramienta, enfatiza "el porqué". Es importante no centrarse únicamente en cómo utilizar el nuevo software de gestión de proyectos o en qué funciones tan simples y a la vez tan grandiosas ofrece. No debes imponer directamente al equipo el uso de la herramienta.

Asegúrate de que entiendan por qué es importante para la compañía y qué es lo que les conviene. ¿Hará su trabajo más fácil o les ahorrará tiempo? ¿Los liberará para hacer un trabajo más valioso? Asegúrate de resaltar los beneficios que obtendrán del uso de las herramientas. Siempre que sea posible, utiliza datos para ilustrar estos puntos.

Estos pueden ser datos de otras empresas que muestren cómo experimentaron una mayor eficiencia y efectividad al utilizar la misma herramienta. O pueden ser tus datos internos a medida que implementas el nuevo software y empiezas a experimentar tus propias victorias.

Estas son algunas de las razones por las que puedes compartir con tu equipo por qué deberían querer utilizar el mejor software de gestión de proyectos:

  • Pasarán menos tiempo persiguiendo los detalles del proyecto.
  • Podrán completar los proyectos en menos tiempo.
  • Estarán en mejores condiciones de mostrar el valor de su trabajo a los principales interesados.

Adopción del mejor software de gestión de proyectos con éxito

La clave para cualquier cambio exitoso es asegurarse de que los empleados estén comprometidos. Céntrate en involucrarlos en formas que coincidan con su personalidad y comunícate con ellos a lo largo de todo el proceso. Destaca los beneficios que experimentarán y apóyalos a medida que se adapten.  

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