Шесть вопросов, которые следует задать при выборе системы управления проектами

Управление проектами — дело очень непростое. Пока идет работа над проектом, состав проектной группы постоянно меняется, обмен информацией ведется по разным каналам, запросы клиентов растут. А если вспомнить про изменчивые рыночные условия с высоким уровнем конкуренции и растущую потребность в поиске более эффективных процессов, вы поймете, с каким немыслимым уровнем стресса связана эта работа. Зачем же нужны системы управления проектами? 

Электронная почта и таблицы не позволяют эффективно управлять всеми аспектами, связанными с управлением проектом. И если вы в первую очередь полагаетесь именно на них, это может привести к потере данных, недоразумениям из-за того, что добавляются вручную и вам приходится иметь дело с несколькими версиями документов.

Ваши сотрудники утратят мотивацию, а проекты начнут срываться, если вы не найдете более удобный способ организовать работу и оптимизировать взаимодействие.

Очевидное решение этой проблемы — приобретение нового ПО для управления проектами. Но на рынке сейчас доступны сотни инструментов, и как же выбрать наиболее подходящий для вашей команды?

Вот вам список из шести вопросов, который поможет сократить число возможных вариантов при выборе наилучшего инструмента для управления проектами.

1. Упрощается ли управление рабочим временем и загруженностью команды благодаря системам управления проектами?

С ростом объемов работ изменяются требования к управлению загруженностью команды, и отслеживать все доступные, затребованные и задействованные ресурсы в простой электронной таблице становится практически невозможно.

Но неспособность вести эффективный учет рабочего времени и управлять загруженностью команды может привести к срыву проекта. В действительности около 18% проектов срываются из-за ошибок при прогнозировании ресурсов, а 21% — из-за нехватки рабочих рук.

Очень важно подобрать такую систему управления проектами, которая позволила бы вести мониторинг использования ресурсов и изменять приоритеты проектов и задач по мере изменения требований.

Лучшие системы управления проектами предлагают удобный график рабочей загрузки, на котором сразу видно, кто из участников команды загружен полностью, а кто может взяться за выполнение дополнительной задачи.

Просмотр этой информации в виде временной шкалы или календаря поможет вам понять, какие задачи выполняются в данный момент, а какие уже на подходе. Затем вы сможете использовать эти данные для эффективной приоритизации, назначения и планирования задач.

Кроме того, в лучших системах управления проектами есть такая функция, как временная шкала (она же — диаграмма Ганта), позволяющая добавлять проекты и переносить их сроки c помощью пары щелчков мыши. Перетаскивание проектов или задач на временной шкале изменяет сроки их выполнения и автоматически сдвигает любые зависимые задачи и подзадачи.

2. Сможет ли моя команда быстро и эффективно приступить к работе над проектом?

Чтобы соблюсти баланс между надежным планированием и быстрым выполнением, очень важно подобрать программное обеспечение, позволяющее быстро и эффективно создавать и настраивать проекты. Один из наилучших подходов к настройке новых задач и проектов состоит в использовании форм и шаблонов.

Мы считаем очень важными возможностями системы управления проектами две следующие функции:

  • Шаблоны проектов. Ищите инструмент, позволяющий создавать и изменять шаблоны задач и проектов. В результате вы сможете создавать проекты, уже включающие в себя исходные данные, и вам не придется каждый раз начинать с нуля. Вы будете тратить меньше времени, а качество планирования повысится.
  • Формы входящих запросов. Выбирайте программное обеспечение, в котором есть настраиваемые формы запросов. Это позволит команде сразу получать всю необходимую информацию, обходясь без лишней переписки и выяснений.

В лучших системах управления проектами есть функция динамических форм запросов. Благодаря этой возможности вопросы в форме изменяются в зависимости от данных, которые вводит автор запроса при заполнении формы.

Например, если руководитель технического отдела запросит какие-то изменения, связанные с разработкой, форма будет иметь другой вид, чем если бы руководитель отдела продаж попросил внести корректировки в условия контракта. Таким образом специалистам не приходится вносить информацию, не имеющую отношения к конкретному запросу.

3. Насколько точно я смогу отслеживать результаты работы команды в системе управления проектами?

С ростом объемов работ и развитием компании управлять проектами без помощи мощного инструмента становится все сложнее. Попытки сбора данных в ходе неформального общения, командных совещаний или электронной переписки могут привести к полному хаосу, потому что ценная информация имеет свойство теряться, забываться или бывает неправильно интерпретирована.

Хорошая система управления проектами для помогает следить за результатами работы вашей команды, так что вам больше не придется держать информацию в голове или хранить в почтовом ящике. Вам нужен инструмент, позволяющий отслеживать ситуацию в режиме реального времени.

Ищите программное обеспечение с поддержкой совместной работы, которое позволит вам видеть все происходящее в режиме реального времени и получать автоматические уведомления об изменении статуса задач. Также оно должно отмечать отстающие от графика или просроченные задачи.

Выберите инструмент, обеспечивающий необходимый уровень прозрачности данных для всех участников проекта. Вам нужны ответы на следующие вопросы:

  • Предлагает ли ПО настраиваемые панели задач, доступ к которым можно открывать всем участникам команды, чтобы любой из сотрудников имел возможность следить за выполнением работ?
  • Имеются ли режимы просмотра, позволяющие видеть статусы и сроки всех активных задач, чтобы можно было быстро оценить ход выполнения и выявить проблемные места?

4. Есть ли возможность оптимизировать совместную работу, обмен отзывами и процесс согласования?

Если вы активно продвигаете командную работу и поддерживаете многообразие, вероятность успеха становится выше. Но если у вас нет системы с эффективной поддержкой сотрудничества, вы можете столкнуться с выполнением двойной работы, забытыми задачами, ошибками и недоразумениями.

Очень важно выбрать инструмент, поддерживающий сбор отзывов и проведение согласования и позволяющий сохранить всю важную информацию, в том числе записи обо всех принятых решениях и внесенных корректировках.

Лучшие решения для управления проектами позволяют собирать все файлы и комментарии в едином хранилище. Это значит, что все документы привязаны к соответствующим проектам или задачам, все знают, где их можно найти. Обмен информацией улучшается благодаря тому, что гостевые пользователи получают сообщения в реальном времени о каждом новом комментарии или @упоминании.

Кроме того, программное обеспечение должно поддерживать функцию согласования, которая делает процесс проверки более упорядоченным. Возможность оставлять наглядные пометки на документах сводит к минимуму число непонятных отзывов. Это также позволяет участникам видеть правки друг друга и устранять конфликты в режиме реального времени.

Некоторые из лучших систем управления проектами также поддерживают возможности интеграции, позволяя загружать файлы непосредственно из Google Документов, Box и других интегрированных инструментов для управления активами. Централизованное управление исправлениями позволяет получить четкую последовательность правок и согласований.

5. Хватит ли гибкости для удовлетворения потребностей моей команды?

Бесплатные системы управления проектами часто предлагают только один аспект или поддерживают только одну методологию управления проектами. Представьте, например, что ваше программное обеспечение предлагает лишь один режим просмотра задач, а некоторые участники вашей команды считают его слишком неудобным.

Даже наилучший инструмент для управления проектами не даст вам никаких преимуществ, если им не станет пользоваться вся команда. Один из самых эффективных способов повысить уровень освоения системы пользователями — это убедиться, что систему можно адаптировать к их предпочтениям и стилям работы.

Возможность настраивать следующие пять аспектов обеспечит необходимый уровень гибкости для вашей команды:

  • Рабочие процессы. Важно выбрать инструмент, способный поддерживать рабочие процессы, которые используются в вашей организации.
  • Обновления статуса. Статусы проектов и задач должны соответствовать этапам работы над проектом. Если статусы слишком общие или не подходят для вашей отрасли или сферы деятельности, то обновление статусов становится бессмысленным.
  • Иерархии и структуры. У каждой компании и в каждом проекте есть свой набор иерархий, определяющих место проекта в портфеле или подпапки в папке. Эти структуры нужно сформировать в программном обеспечении для поддержки стратегического управления и отчетности.
  • Требования к согласованию. Процесс согласования может быть разным. Например, любые корректировки, изменяющие смету, объем работ или график проекта более чем на 10%, могут потребовать дополнительного утверждения. Ваше программное обеспечение должно адаптироваться к этим правилам. Режимы просмотра задач и проектов. Возможность изменить режим просмотра повышает уровень освоения системы пользователями. Некоторые специалисты предпочитают работать со списком задач, другие выбирают более наглядное представление и используют диаграмму Ганта.

6. Сможет ли моя команда избавиться от рутинной работы и уделять больше времени стратегическим вопросам?

Рутинная работа отнимает у вашей команды время и силы, но не приносит особой пользы ни проекту, ни вашей компании в целом. Вот примеры рутинной работы:

  • Составление отчетов
  • Выполнение рутинных проверок
  • Учет рабочего времени
  • Обновление статусов
  • Ответы на электронные сообщения

Все эти задачи необходимо выполнять, но нужно стремиться к тому, чтобы они отнимали как можно меньше времени. Лучшее программное обеспечение для управления проектами помогает автоматизировать и оптимизировать выполнение менее важных задач, чтобы высвободить время для более важных.

Ищите инструмент, который позволит вам хранить все обсуждения в контексте определенных проектов, задач или файлов. Тогда участники проектов будут знать, что к чему относится, и вам не нужно будет это объяснять в электронной переписке.

Кроме того, при выборе системы управления проектами следует оценивать возможности интеграции. Вам ведь нужно решение, способное интегрироваться с инструментами, которыми ваши сотрудники пользуются изо дня в день, такими как Gmail или Slack.

Взаимодействие между различными инструментами позволит вам централизованно хранить все обсуждения, но при этом участники проекта будут работать так, как им удобно.

Шаблоны — это отличный способ освободить ваших сотрудников от рутинной работы. Лучшие системы управления проектами позволяют сохранять часто используемые задачи, проекты и структуры, чтобы их можно было копировать каждый раз, когда вы создаете новую задачу или предлагаете внести очередное изменение.

В этом случае зависимости, сроки задач, исполнители и отчеты, будут автоматически копироваться, а не создаваться с нуля. Предсказуемость работы над новым проектом делает его планирование и выполнение менее напряженным и более эффективным.

Оцените предлагаемые варианты

Сейчас на рынке представлены сотни систем для управления проектами, и выбрать лучшую из них не так-то просто. Предложенные шесть вопросов помогут вам выявить основные функции, имеющие значения для участников вашей команды, и сузить область поиска.

Почему бы не попробовать бесплатную версию Wrike? Наша популярная платформа управления проектами может оказаться именно тем решением, которое вам нужно для быстрого запуска проектов, оптимизации командной работы, принятия более продуманных решений и многого другого.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности