Imagina que te quedas abandonado en una isla desierta. ¿Qué tres cosas te llevarías?

¿Tienes todo lo necesario? Bien hecho, acabas de poner en práctica la gestión de recursos. Tienes un objetivo (sobrevivir) y tienes que decidir cómo conseguirlo con la menor cantidad posible de recursos (tres objetos).

En los negocios, sin embargo, no siempre es tan sencillo. La gestión de recursos requiere un conocimiento exhaustivo y una transparencia total sobre los objetivos y capacidad. Al establecer un buen proceso para la planificación de la gestión de recursos, se maximiza la eficiencia y se controla la utilización de los recursos.

¿Qué es la gestión de recursos?

Entonces, ¿qué es la gestión de recursos? La gestión de recursos es el proceso de planificar, programar y asignar previamente los recursos para maximizar su eficacia.

Un recurso es lo que hace falta para ejecutar una tarea o un proyecto y puede ser el conjunto de habilidades de los empleados o la adopción de software. Por ejemplo, si tienes que planificar un evento, los recursos incluyen la programación del personal para el evento, la planificación de qué proveedores hay que emplear para el material promocional o el empleo de software que permita a los asistentes registrar y presupuestar todo, desde el merchandising hasta el catering.

¿Por qué es importante la gestión de recursos?

La gestión de recursos como parte de la gestión de proyectos trata de hacer más con menos. A nadie le gusta malgastar, especialmente en el mundo empresarial. La gestión de recursos se centra en la optimización y la eficiencia. Cuando sabes lo que necesitas para que un proyecto alcance el éxito, puedes planificar eficientemente la forma adecuada de utilizar esos recursos.

Para algunas empresas, una eficiencia óptima es tan importante que contratan a alguien para dedicarse en exclusiva a la gestión de recursos; un cargo que se conoce como gestor de recursos. ¿Qué cometido tiene el gestor de recursos? Mientras que los gestores de proyectos son responsables de crear y asignar tareas para llevar a cabo el proyecto, los gestores de recursos se encargan de asignar los recursos necesarios para que el proyecto alcance el éxito.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de recursos?

  1. Evita dificultades imprevistas: al conocer los recursos de antemano y planificar la forma de usarlos, puedes solucionar carencias o problemas antes de que aparezcan.
  2. Impide el desgaste: una gestión de recursos eficaz te permite evitar la “sobreasignación” o la “dependencia” de los recursos obteniendo una visión general de la carga de trabajo del equipo.
  3. Proporciona una red de seguridad: supongamos que el proyecto no ha tenido éxito debido a la falta de recursos (a veces pasa). La planificación y la gestión de recursos establece que tienes que hacer lo que puedas con lo que tienes a tu disposición.
  4. Consigue transparencia: otros equipos pueden obtener visibilidad de la capacidad que tiene tu equipo, y planificar en consecuencia si tu equipo está al máximo de su capacidad o si está disponible para asumir nuevos proyectos. 
  5. Mide la eficacia: con una comprensión general de lo que se necesita para gestionar y ejecutar un evento próximo, puedes planificar y medir el retorno de la inversión eficazmente.
Fuente: Gartner

¿Qué técnicas hay para la gestión de recursos?

Ahora que sabes lo que es la gestión de recursos, hablemos de cómo puedes empezar a implementarla en tus proyectos.

1. Asignación de recursos

La asignación de recursos ayuda a sacar el máximo partido posible de los recursos disponibles. En función de las habilidades y la capacidad del equipo, la asignación de recursos es el proceso de abordar los proyectos empleando los recursos que tienes a tu disposición de la forma más eficaz posible.

Para obtener una visión clara de la asignación, los gestores de proyectos a menudo usan informes de asignación de recursos. Estos pueden ofrecer desde una visión general a un resumen detallado de la disponibilidad de los recursos, lo que te ayuda a evitar las demoras de la planificación y las salidas del presupuesto. Cuanto mejores sean las habilidades de elaboración de informes a tu disposición, mayor transparencia y eficacia tendrás en tus proyectos.

2. Nivelación de recursos

Otro tipo de gestión de recursos es la nivelación de recursos. Esta técnica pretende descubrir los recursos poco usados o usados ineficazmente en la organización y utilizarlos en tu beneficio. Un ejemplo de nivelación de recursos es tener un redactor de contenidos con experiencia en diseño gráfico para que ayude al equipo de diseño asumiendo pequeñas tareas de contenido que requieran trabajos de diseño. Si un miembro del equipo puede extender sus habilidades de diseño, el equipo de diseño no tendrá que contratar a personal externo si, de repente, se ven abrumados con una avalancha de solicitudes de diseño.

3. Previsión de recursos

Contar con un plan de gestión de recursos es fundamental para optimizar la eficacia del personal, los materiales y el presupuesto. La previsión de recursos te permite predecir las futuras necesidades de recursos antes de que empiece el proyecto. Durante las fases de planificación de un proyecto, la previsión de recursos determina el objetivo del proyecto, las posibles limitaciones, los costes imprevistos y los riesgos potenciales.

Para realizar estas predicciones, los gestores de proyectos tienen que conocer bien el ciclo vital y los objetivos del proyecto, además de disponer de una visión general de los recursos disponibles de la organización. El software de gestión de proyectos ofrece este nivel de visibilidad, así como acceso a los proyectos y a los recursos, todo desde un solo lugar.

¿Cuáles son tus herramientas de gestión de recursos favoritas?

Escribe tus sugerencias en los comentarios.

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