¿En qué consiste exactamente la ruta crítica en la gestión de proyectos?

El método de la ruta crítica (CPM) es un algoritmo matemático que sirve para programar una serie de actividades en un proyecto. Fundamentalmente, para usar el CPM es necesario desarrollar un modelo del proyecto que incluya lo siguiente:

  • una lista de todas las actividades necesarias para finalizar el proyecto,
  • las dependencias entre dichas actividades, y
  • una aproximación del tiempo (o duración) de cada actividad.

Con estos valores, el CPM normalmente calcula la ruta más larga para llevar a cabo las actividades planificadas hasta el final del proyecto, y los puntos más tempranos y más tardíos en los que cada actividad puede empezar y finalizar sin que por ello se retrase el proyecto. Este proceso determina qué actividades son "críticas" (es decir, pueden alargar la ruta del proyecto) y cuáles tienen "flexibilidad total" (es decir, se pueden demorar sin que el proyecto se retrase).

La ruta crítica en un proyecto sencillo

A continuación, trataremos de ilustrar este concepto con un proyecto sencillo de la vida cotidiana: colgar un cuadro en la pared. ¿Qué hay que hacer para completar este pequeño proyecto correctamente? En primer lugar, tenemos que definir y enumerar todas las tareas que hay que llevar a cabo para finalizar el proyecto.

  • Elegir un lugar en la pared
  • Comprar los tacos
  • Elegir el cuadro
  • Realizar un agujero con el taladro
  • Colocar los tacos
  • Colgar el cuadro

Cuando pensamos en estas tareas, nos damos cuenta de que algunas de ellas no se pueden empezar antes de finalizar otras. Es decir, unas tareas dependen de las otras. Fíjate en el siguiente gráfico:

Gráfica en la que se muestra que algunas tareas dependen de otras

Las acciones "realizar un agujero con el taladro", "colocar los tacos" y " colgar el cuadro" forman una secuencia de tareas que se debe realizar siguiendo un orden concreto, una detrás de otra, para garantizar un buen resultado. Dichas tareas se denominan "secuenciales".

Estas tres tareas, junto con el inicio del proyecto ("elegir un lugar en la pared") en nuestro ejemplo, son los pasos fundamentales se deben dar para llegar a una solución apropiada para nuestro problema. Por lo tanto, estas acciones se incluyen en la ruta crítica para realizar este proyecto. La clave del análisis de la ruta crítica es que no puedes empezar determinadas actividades hasta que no finalices otras. Hay que realizar estas actividades siguiendo un orden y completar cada fase más o menos antes de que empiece la fase siguiente.

En este ejemplo puedes ver cual sería el resultado (diagrama de Gantt):

Un ejemplo de programa con el formato del diagrama de Gantt

La ruta crítica esta formada por la secuencia más larga de actividades, desde el inicio hasta el final del proyecto, que tiene que empezar y terminar exactamente cuando se ha previsto para garantizar la finalización del proyecto en una fecha determinada. Las actividades de la ruta crítica deben gestionarse minuciosamente. Si las tareas fallan, hay que tomar medidas inmediatas para que el proyecto siga según lo programado. De lo contrario, no se podrá completar a tiempo.

Imagina que tienes un proyecto que va a durar 300 días en completarse. Si la primera actividad de la ruta crítica finaliza un día más tarde de lo previsto, el proyecto durará 301 días en completarse, a menos que otra actividad de la ruta crítica se pueda completar un día antes de lo previsto. De esta manera, la ruta crítica engloba todas las tareas que determinan la fecha final del proyecto.

Puede haber más de una ruta crítica en un proyecto, de forma que haya varias rutas que se ejecuten en paralelo. Por ejemplo, en nuestro caso, "elegir un cuadro" y "colgar el cuadro", así como "comprar los tacos", "colocar los tacos" y "colgar el cuadro" forman otras secuencias de tareas que también son importantes para que podamos completar el proyecto.

 

La ruta crítica en la gestión de proyectos puede contener todas las actividades importantes, o no. De hecho, algunas veces las actividades de la ruta crítica no son las partes principales del proyecto. Al mismo tiempo, puede haber tareas que no estén en la ruta crítica, pero que determinan el éxito del proyecto. Conocer la ruta crítica implica establecer qué actividades deben completarse a tiempo. Sin embargo, otras actividades, que se sitúan fuera de la ruta crítica, también pueden ser vitales y requerir una diligencia y una concentración adicionales.

¿Qué es la limitación de recursos y por qué es importante?

Los programas tradicionalmente derivados de la ruta crítica se basan únicamente en dependencias causales (lógicas). Ya hemos señalado estas dependencias en nuestro plan (es decir, es imposible realizar un agujero en la pared antes de elegir un lugar en ella). No obstante, un proyecto puede tener limitaciones de recursos que también deberían tenerse en cuenta. Estas limitaciones crearán más dependencias. Estas relaciones a menudo se denominan "limitaciones de recursos".

Si trabajas en equipo, el proyecto se puede dividir entre sus miembros. En nuestro caso, mientras eliges un lugar en la pared y realizas un agujero con el taladro, uno de tus amigos puede comprar los tacos por ti y tu esposa puede elegir el cuadro. Las tareas se pueden llevar a cabo en paralelo, como en el gráfico anterior.

Sin embargo, si eres la única persona responsable del proyecto, tienes una limitación de recursos (es decir, no puedes taladrar el agujero e ir a comprar los tacos simultáneamente). En este caso, tu ruta crítica tendrá un aspecto diferente.

En la gráfica anterior, se supone que primero tienes que elegir el cuadro y, después, comprar los tacos. Sin embargo, dependiendo de las condiciones del proyecto, estas tareas se pueden realizar siguiendo un orden diferente.

Esta ruta crítica se llama ruta de "recursos críticos". Este método se propuso como extensión al CPA tradicional para permitir la inclusión de recursos relacionados con cada actividad. Un programa equilibrado por los recursos podría incluir demoras debidas a obstáculos provocados por estos (por ejemplo, no disponer de un recurso en el momento necesario) y podría ocasionar la prolongación de una ruta que antes era más corta. Eso es lo que se refleja en la gráfica anterior.

El cálculo de la duración del proyecto

En el ámbito de la gestión de proyectos, una ruta crítica es la secuencia de actividades del proyecto que van sumando tiempo a la duración total. Esto determina el plazo más corto posible para completar el proyecto.

Volviendo a nuestro ejemplo, supongamos que tienes que hacerlo todo tú solo. Considera la duración estimada de cada actividad. Además, tienes que establecer el momento inicio aproximado de cada tarea en la ruta crítica. A continuación, te mostramos cómo se puede hacer en nuestro ejemplo.

Ahora, si sumamos la duración total de las tareas críticas, obtenemos un cálculo aproximado del tiempo necesario para completar todo el proyecto. En nuestro caso, 1 hora y 26 minutos. Añade la duración a la hora de inicio y podrás calcular el plazo más breve para terminar el proyecto (10:26 a. m. en nuestro ejemplo).

La flexibilidad de la ruta crítica

El método de la ruta crítica se desarrolló para proyectos complejos, aunque bastante predecibles. No obstante, en la vida real, muy pocas veces gestionamos este tipo de proyectos. Un programa desarrollado siguiendo las técnicas de ruta crítica normalmente no se cumple con precisión. Como ya hemos mencionado, toda demora de una actividad de la ruta crítica influye directamente en la fecha de finalización prevista del proyecto. Pueden aparecer nuevos requisitos, así como otras limitaciones de recursos.

 

Supongamos que estás planificando la redecoración de la sala de estar junto con tu esposa. Entre las tareas se incluyen las siguientes:

  1. Tirar los muebles viejos
  2. Pintar las paredes
  3. Arreglar el techo
  4. Colocar los muebles nuevos

Tu esposa se encargará de lo siguiente:

  1. Elegir las cortinas nuevas
  2. Colgarlas

Las tareas relacionadas con las cortinas forman un subproyecto y se pueden tratar como ruta no crítica. Tu esposa puede "elegir las cortinas nuevas" y "colgarlas" en cualquier momento antes de la finalización del proyecto. Por lo tanto, estas tareas son flexibles respecto a las fechas de inicio y finalización. Son tareas paralelas y que no se encuentran en la ruta crítica. A continuación se muestra cuál sería el aspecto del proyecto en un diagrama de Gantt:

No obstante, si alguna de las tareas paralelas sufre un retraso considerable, esto impediría que todo el proyecto finalice a tiempo. Por lo tanto, controla siempre las tareas paralelas. Ahora, supongamos que elegir las cortinas le llevó a tu esposa más tiempo del esperado inicialmente. Este hecho retrasará la fecha final del proyecto.

La redecoración estará incompleta sin las cortinas nuevas, por lo que la ruta que antes era no crítica pasará a ser crítica para finalizar del proyecto. Así pues, debes cambiar la ruta crítica inicial.

Para controlar las tareas no críticas, tienes que mantener actualizado el programa. Esta es la única forma de saber exactamente en qué punto se encuentra el proyecto en un momento determinado y si se entregará según lo previsto.

En el siguiente vídeo de 17 minutos se ofrece una excelente introducción a la ruta crítica.

¿Crees que el método CPM es efectivo para tus proyectos? Si no, ¿por qué? Cuéntanoslo en los comentarios.

Por mi parte, creo que el método tradicional puede ajustarse con una serie de consejos y trucos que pretendo aportar en mi próxima publicación.

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